學(xué)校檔案管理中服務(wù)意識的強化方法論文
摘要：21世紀，在激烈的社會(huì )競爭中，人才顯得尤為重要。為適應社會(huì )的發(fā)展，越來(lái)越多的人開(kāi)始走進(jìn)學(xué)校充實(shí)自己，以便自己能夠在社會(huì )中擁有更強的競爭力。為滿(mǎn)足現代人的學(xué)習需求，許多學(xué)校紛紛選擇擴大自己的建造規模，這給學(xué)校的管理帶來(lái)了大量的麻煩，必須對其進(jìn)行有效的改革。通過(guò)研究分析學(xué)校檔案管理在學(xué)校建設過(guò)程中的作用，發(fā)現學(xué)校檔案管理在學(xué)校管理中的重要性。針對現階段我國學(xué)校檔案管理過(guò)程中存在的一系列問(wèn)題，進(jìn)行討論，進(jìn)而提出解決這些問(wèn)題的一些方案。
關(guān)鍵詞：學(xué)校，檔案管理，服務(wù)意識，強化方法，決策
學(xué)校的檔案包含了本校師生和其他工作人員的基本信息、社會(huì )實(shí)踐、教學(xué)成果等一系列資料，對學(xué)校師生以后的就業(yè)和晉升有著(zhù)重要的作用，因此，學(xué)校的相關(guān)人員必須對學(xué)校檔案管理給予足夠的重視�，F階段，我國居民對于知識的重視程度不斷加深，學(xué)校的學(xué)生日益增多，學(xué)科資料、學(xué)生信息、檔案資料等也越來(lái)越多，這給學(xué)校的資料管理人員造成了極大的困難。針對這些問(wèn)題，進(jìn)行研究分析。借此平臺，與各位相關(guān)研究人員切磋討論。
一、學(xué)校檔案管理的作用
1、記錄學(xué)校發(fā)展史
一般來(lái)說(shuō)，人的記憶是有限的，所以有時(shí)候需要利用文字來(lái)記錄過(guò)去時(shí)間內發(fā)生的事情。學(xué)校檔案的功能就在于此。學(xué)校的檔案應記載著(zhù)自學(xué)校建立以來(lái)所發(fā)生的各個(gè)重大事項，包括教學(xué)、科研、學(xué)生檔案、教師履歷等等，是整個(gè)學(xué)校運行過(guò)程中不可缺少的一部分。學(xué)校檔案一般以文字或者電子圖像的形式，記載了學(xué)校發(fā)生的重要事件，蘊含了大量可靠的信息。伴隨著(zhù)時(shí)間的流逝，許多事情只能通過(guò)學(xué)校的檔案來(lái)查詢(xún)獲得。
2、為決策提供依據
學(xué)校檔案記錄了學(xué)校的發(fā)展歷程，匯集了學(xué)校的知識成果、教育經(jīng)驗等，可以為學(xué)校的各種決策提供依據，具有極大的價(jià)值。主要體現在以下兩個(gè)方面：第一，教學(xué)管理作為學(xué)校工作的核心，引起了學(xué)校相關(guān)部門(mén)的強烈重視。在對本校的教師進(jìn)行教學(xué)質(zhì)量評估的過(guò)程中，需要對參與教學(xué)評估的教師的論文發(fā)表、研究發(fā)明、就業(yè)情況等一系列教育成果進(jìn)行調查對比，而這些程序的進(jìn)行主要是依據學(xué)校的現存檔案來(lái)實(shí)現的。第二，學(xué)校的領(lǐng)導決定了學(xué)校的運營(yíng)軌跡，但是大多數學(xué)校領(lǐng)導層的任期都具有一定的時(shí)間限制，他們只是學(xué)校某一時(shí)間段的參與者，對于學(xué)校的具體狀況并不十分清楚。為了保證工作的順利展開(kāi)，學(xué)校的領(lǐng)導階級必須通過(guò)查閱學(xué)校檔案來(lái)了解學(xué)校的發(fā)展與前景。并在此基礎上，做出正確的決策，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。
二、現階段我國學(xué)校檔案管理中存在的問(wèn)題
1、學(xué)校對檔案管理重視度欠缺
受過(guò)去舊式思想觀(guān)念的影響，現階段我國大多數學(xué)校并不能真正的意識到檔案管理的重要性。因此，在平時(shí)的工作中，并沒(méi)有許多學(xué)校對檔案管理給予應有的重視，導致很多麻煩的產(chǎn)生。例如：在現實(shí)的學(xué)校管理中，許多工作人員由于缺乏對學(xué)校檔案管理的足夠重視，所上交的材料不及時(shí)或者材料內容不健全，導致學(xué)校的年立檔歸卷無(wú)法按時(shí)完成，給以后學(xué)校工作的展開(kāi)帶來(lái)了極大的不便。
2、學(xué)校檔案管理中硬件設施較差
目前，我國學(xué)校的檔案管理人員仍處于舊式的檔案管理服務(wù)意識中，不能適應新時(shí)期的學(xué)校檔案服務(wù)管理。過(guò)去，學(xué)校的檔案管理工作長(cháng)期處于手工操作進(jìn)行歸檔的階段，方式比較落后，管理效率較差。隨著(zhù)科技的發(fā)展，計算機技術(shù)不斷進(jìn)步，舊式的管理方式早已不能滿(mǎn)足日益發(fā)展的社會(huì )的需要，必須對其進(jìn)行技術(shù)的革新。為更好地保管檔案，學(xué)校應配備較為先進(jìn)的計算機設備與相關(guān)軟件，對學(xué)生檔案實(shí)行集中管理。對于紙質(zhì)的檔案，也應注重防潮、防蛀、防火等，使學(xué)校的檔案可以長(cháng)期保存。
3、缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員
由于缺乏對學(xué)校檔案的認知度，一些學(xué)校并沒(méi)有按照相關(guān)規定設置專(zhuān)門(mén)管理學(xué)校檔案的職位，而是讓學(xué)校的教師或者學(xué)生來(lái)兼職，致使學(xué)校的檔案管理工作出現了大量的問(wèn)題。一方面，這些兼職人員并不是檔案管理專(zhuān)業(yè)出身，對于檔案管理流程并不十分了解，缺乏對于檔案管理的專(zhuān)業(yè)素養。有的兼職人員甚至沒(méi)有經(jīng)過(guò)一些適當的培訓，使學(xué)校的檔案管理工作存在著(zhù)較大的不確定性。另一方面，這些檔案管理人員平時(shí)還忙于其他的工作，并沒(méi)有多余的時(shí)間來(lái)進(jìn)行學(xué)校檔案管理工作方面的培訓，更沒(méi)有多余的時(shí)間與精力來(lái)管理學(xué)校的檔案。
三、如何更好的強化學(xué)校檔案管理中的服務(wù)意識
1、增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度
思想是一切行動(dòng)的前提和基礎，只有從根本上轉變觀(guān)念，才能最終體現在行動(dòng)上。因此，要想強化學(xué)校檔案管理的服務(wù)意識，就必須首先從思想上轉變觀(guān)念，增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度。這不僅僅要求檔案的管理人員重視檔案的管理，同時(shí)也要求學(xué)校其他人員對于檔案管理給予充分的配合。更重要的是，學(xué)校相關(guān)領(lǐng)導應準確認識到檔案管理對于學(xué)校發(fā)展的重要性，通過(guò)自己的實(shí)際行動(dòng)，為全體師生樹(shù)立一個(gè)良好的榜樣。同時(shí)，學(xué)校應對檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳講解，讓全體師生了解到學(xué)校的檔案管理與他們自身的利益息息相關(guān)。由于檔案管理的目的是為學(xué)校的各個(gè)部門(mén)、機構提供有用的信息，所以，學(xué)校各個(gè)職能部門(mén)之間的默契配合也是對學(xué)校檔案進(jìn)行有效管理的重要條件。針對這種情況，學(xué)校應定期對各個(gè)部門(mén)進(jìn)行檔案管理的培訓，使大家明確了解自己的職責，增加各個(gè)部門(mén)之間的默契度，提高學(xué)校的工作效率。
2、強化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平
隨著(zhù)我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，越來(lái)越多的人認識到了知識的重要性，紛紛選擇走進(jìn)學(xué)校充實(shí)自己。為給越來(lái)越多的學(xué)生提供更好的學(xué)習環(huán)境，我國大多數學(xué)校選擇擴充自己的學(xué)校規模。學(xué)生數量不斷增多，學(xué)校規模不斷擴大，導致學(xué)校的檔案越來(lái)越厚，給學(xué)校的檔案管理人員帶來(lái)了一定程度的困難。很明顯，舊式的檔案管理模式已不再適應日益發(fā)展的社會(huì )的需要。近幾年來(lái)，計算機技術(shù)快速發(fā)展，給我國學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)了極大的方便。檔案管理數字化主要包括檔案數字化信息采集、檔案數字化查閱系統與檔案日常管理系統三個(gè)方面。這三個(gè)系統之間相互影響，相互聯(lián)系。如果其中一個(gè)系統出現差錯，勢必會(huì )影響其他兩個(gè)系統的正常運行。例如：檔案數字化信息采集系統出現錯誤，信息采集的不準確、不及時(shí)，勢必會(huì )影響檔案數字化信息查閱系統對于所收集信息的快速反應。檔案日常管理系統也由于檔案數字化信息采集系統所采集信息的失誤，不能及時(shí)有效地對所采集的信息進(jìn)行歸類(lèi)整理。這嚴重違背了學(xué)校進(jìn)行檔案管理的初衷，降低學(xué)校的工作效率。
3、提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養
學(xué)校的檔案管理工作瑣碎，涉及面廣，牽扯人員眾多，任務(wù)量重�，F階段，我國大多數學(xué)校并沒(méi)有配備專(zhuān)門(mén)的管理人才對于學(xué)校的檔案進(jìn)行管理，不能滿(mǎn)足學(xué)校對于檔案管理的要求。針對這一現象，學(xué)校應聘請專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員對學(xué)校檔案實(shí)行嚴格的監管，并定期對學(xué)校檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的檔案管理培訓，不斷加強學(xué)校檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，為學(xué)校全體師生提供更好的服務(wù)，進(jìn)而提高整個(gè)學(xué)校工作效率。值得注意的是，在對檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓時(shí)，不僅要加強對檔案管理人員專(zhuān)業(yè)理論知識和先進(jìn)技術(shù)實(shí)際操作能力的培訓，還應注重對于檔案管理人員的思想教育，增強檔案管理人員的職業(yè)道德。此外，為提高學(xué)校的檔案管理效率，學(xué)校還可以建立激勵制度，對于表現突出的檔案管理人員進(jìn)行適當的獎勵。
總體來(lái)說(shuō)，隨著(zhù)人們對于知識的重視程度不斷加強，越來(lái)越多的人選擇再一次走進(jìn)校園，充實(shí)自己。學(xué)校為適應現階段的發(fā)展需求，不斷擴大學(xué)校的規模。不斷增加的學(xué)生數量，不斷發(fā)展的學(xué)校進(jìn)程，導致學(xué)校的檔案資料越來(lái)越厚重。這給我國學(xué)校的檔案管理工作造成了極大的困難，必須采取一系列積極有效的措施去解決這些問(wèn)題，提高學(xué)校的辦公效率，給全校師生提供方便。目前，我國學(xué)校的檔案管理工作中存在著(zhù)包括學(xué)校對檔案管理重視度欠缺、學(xué)校檔案管理中硬件設施較差、缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員等幾個(gè)方面的問(wèn)題。針對這些問(wèn)題，通過(guò)一系列的研究分析，對如何才能更好的強化學(xué)校檔案管理工作中的服務(wù)意識進(jìn)行了大量的討論，提出應在增強學(xué)校對于檔案管理的重視程度的基礎上，利用計算機技術(shù)，強化學(xué)校檔案管理的信息化服務(wù)水平。同時(shí)，應對檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓，使其緊跟時(shí)代的發(fā)展潮流，提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養，更好地為全校師生服務(wù)。
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