婦幼保健工作檔案管理論文

　　摘要：婦幼保健專(zhuān)業(yè)工作要求的嚴謹性和婦幼保健工作日益增長(cháng)記錄的產(chǎn)生，有必要對婦幼保健工作實(shí)踐過(guò)程產(chǎn)生的各式各樣可視聽(tīng)記錄進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、排序、篩選、歸集和保存。通過(guò)對婦幼保健專(zhuān)業(yè)知識實(shí)踐、傳承和專(zhuān)業(yè)技術(shù)發(fā)展過(guò)程中各式各樣可視聽(tīng)記錄的保留點(diǎn)、依據、期長(cháng)、流程的歸納總結，婦幼保健工作產(chǎn)生并管理的檔案在實(shí)踐過(guò)程中被依法、有序、科學(xué)、安全地保留在特定地作為后續婦幼保健工作的參照。

　　關(guān)鍵詞：婦幼保健 檔案 管理

　　婦幼保健在工作實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的婦幼兩個(gè)保健系統管理記錄及其它特定科研項目的計劃、樣本記錄、統計資料、研究論文、一般工作計劃總結、經(jīng)費投入的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進(jìn)行婦幼保健工作的同時(shí)進(jìn)行管理。對這項婦幼保健包含卻具備檔案保管性質(zhì)的專(zhuān)項工作，中國婦幼保健雜志曾收納多篇專(zhuān)項論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點(diǎn)、國家婦幼保健人事檔案管理角度對其進(jìn)行了實(shí)踐總結。它的產(chǎn)生是一個(gè)連續復雜循序漸進(jìn)的過(guò)程，它的管理是與特定科研項目伴生的另一項特定的婦幼保健專(zhuān)項工作并且不能與之分割。婦幼保健工作檔案在產(chǎn)生和管理的過(guò)程中遇到的共同問(wèn)題是婦幼保健工作記錄管理在哪里，依據什么管理，管理多久，怎樣管理，管理過(guò)程中出現問(wèn)題怎樣解決，本文就上述問(wèn)題作如下陳述。

　　一、婦幼保健檔案定義和目的

　　婦幼保健檔案是指一定范圍內的婦幼保健工作實(shí)踐涉及的一系列內容，包括婦幼保健工作特定實(shí)踐和科研項目計劃，收集到的眾多樣本，形成的科研論文；常規工作計劃總結、衛生部及市縣區級報表、涉及經(jīng)費投入的成本核算、物資劃撥憑證報表等，在特定婦幼保健工作目的未實(shí)現前提下經(jīng)婦幼保健專(zhuān)業(yè)人員及記錄管理者評估前，在一定期限內不能刪除作廢的形式以紙質(zhì)、電子、文字、影聲像、圖片等存在的按一定規則保存著(zhù)的可重復視聽(tīng)記錄集合。婦幼保健專(zhuān)業(yè)檔案建立、管理的目的是實(shí)現婦幼保健專(zhuān)業(yè)知識實(shí)踐總結、參閱與傳承。

　　二、婦幼保健檔案管理點(diǎn)選擇

　　1.婦幼保健工作室

　　優(yōu)點(diǎn)：保留若干婦幼保健論文形成基礎的樣本，若干婦幼保健實(shí)踐工作原始記錄，且所保存樣本分科分類(lèi)相對單純，易檢索、易修改。缺點(diǎn)：樣本存儲空間有限，多年積累后，存儲空間相對不足

　　2.婦幼保健工作受測對象家中

　　優(yōu)點(diǎn)：作為需要按時(shí)規律接受生長(cháng)監測或產(chǎn)前檢查的婦幼保健工作對象，系統管理手冊留在受測試對象手中有利于受測對象自覺(jué)遵守受檢測時(shí)間和了解自己受測結果結論、指導意見(jiàn)。缺點(diǎn)：研究者需要對婦幼保健系統管理項目進(jìn)行項目統計總結時(shí)，樣本記錄收集、統計難度大，實(shí)驗項目總結論證成文難。

　　三、婦幼保健檔案管理時(shí)間參照

　　婦幼保健留檔記錄期長(cháng)，無(wú)專(zhuān)法可依，可采取專(zhuān)科實(shí)踐總結法，根本法、近似法參照。第一，婦幼保健工作實(shí)踐參照。婦幼保健工作檔案保健期長(cháng)，有公式可參照T≥T1++T2 +T3。T為某婦幼保健科研項目樣本檔案保留時(shí)間，T1婦幼保健工作項目設計準備培訓時(shí)間，T2為收集完婦幼保健科研項目設計要求所必須樣本及隨訪(fǎng)記錄的社會(huì )必要勞動(dòng)時(shí)間，T 3為工作總結形成，論文撰寫(xiě)、修改、發(fā)表的一般社會(huì )必要勞動(dòng)時(shí)間。第二，中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法僅提供檔案對外開(kāi)放時(shí)限<30年或>30年。第三，《醫療機構病歷管理規定》管理時(shí)間參照：≥15或≥30年。

　　四、婦幼保健檔案記錄分類(lèi)

　　1.按學(xué)科專(zhuān)業(yè)

　　A：兒童保��；B：婦女保健。

　　2.按用途分類(lèi)

　　A：經(jīng)濟憑證、資金劃撥憑據類(lèi)；B：數據信息上報、共享的報表報告類(lèi)；C：常規工作計劃總結類(lèi)；D：專(zhuān)業(yè)專(zhuān)科技術(shù)思想總結的論文類(lèi)。

　　3.按性質(zhì)劃分

　　A：保密類(lèi)；B：非保密類(lèi)。

　　4.按記錄存儲介質(zhì)劃分

　　A：紙質(zhì)類(lèi)；B：影像圖片類(lèi)；C：電子類(lèi)。

　　5.婦幼保健檔案記錄整理與歸集

　　A：樣本排序法：現有應用多年的全球各區約定俗成的基礎計數用類(lèi)型碼供樣本收集整理排序用，使用原則按當地使用頻率最高向最低原則使用，一種類(lèi)型碼使用于一次性整理工作切忌混碼使用，混碼使用需多次整理，且需要一種數碼對應一種數碼整理。第一，平面單位型計數用碼：純阿拉伯10位數碼、純羅馬5位數碼、.純希臘24位數碼……；第二，平面復位型計數用碼：日期碼、時(shí)間碼、姓氏碼、區域碼、條形碼等。

　　B：樣本歸集法。第一，散裝按規則整齊堆放；第二，散裝外包；第三，臺柜架裝；第四，仿書(shū)式裝訂；第五，前述綜合。

　　C：歸結裝訂物質(zhì)選擇

　　一般原則需與檔案保管期長(cháng)相匹配，檔案裝訂犢影響檔案保管期長(cháng)，在選定時(shí)要考慮：存儲介質(zhì)搞氧化性、搞霉變性、搞蟲(chóng)蛀性、搞高低溫性、吸濕性。

　　五、婦幼保健檔案保留點(diǎn)地一般注意事項

　　第一，定期不定期整理歸集。第二，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題以檔案生產(chǎn)、整理、歸集、歸結、置放、管理規律找到正確方法解決清潔、除塵、溫濕度、光照、風(fēng)控等行為需與檔案存儲介質(zhì)及人員匹配。第三，婦幼保健記錄檔案中的錯誤。檔案在其產(chǎn)生至保管的整個(gè)環(huán)節中會(huì )發(fā)現管理的樣本上的顯著(zhù)和不顯著(zhù)錯誤。而這種錯誤與樣本制作責任人密切相關(guān)，這種錯誤一經(jīng)發(fā)現一般直接找樣本制作人修改。婦幼保健檔案生產(chǎn)流程開(kāi)展，功能性混用，很多時(shí)候這種方法不現實(shí)，可以根據專(zhuān)業(yè)樣本產(chǎn)生的基本規律和一定的邏輯性在婦幼保健檔案記錄中進(jìn)行修改，但在原始樣本上修改后要留下修改人姓名和時(shí)間。

　　六，婦幼保健檔案失蹤、損失評估

　　婦幼保健工作者因為工作目的留檔，因此檔案損失通常包括以下三方面：

　　第一，經(jīng)濟損失：作為物資劃撥憑證的檔案在物資劃撥前丟失會(huì )發(fā)生該類(lèi)損失。第二，參考損失：頭幾年的樣本論文報表丟失，會(huì )令當年相同工作失去同環(huán)比參照。第三，時(shí)間損失：生產(chǎn)可供參照的丟失的同類(lèi)檔案會(huì )付出幾乎與原檔案相同時(shí)間代價(jià)。

　　損失補救與下列因素有關(guān)：第一，發(fā)現失蹤時(shí)間。第二，參與檔案生產(chǎn)、整理、歸結、保管環(huán)節及人員多少。第三，檔案備份情況。第四，失蹤檔案多寡。

　　七、婦幼保健檔案失蹤、損失處置

　　依據婦幼保健專(zhuān)項統計學(xué)樣本收集論證成文的經(jīng)驗和艾賓浩斯遺忘規律描述的記憶遺忘規律，檔案失蹤與損失有如下16種可能：

　　A前提：a自我無(wú)意；b自我故意；c他人無(wú)意；d他人故意。

　　B原因：a保留點(diǎn)記憶誤或遺忘；b保留規則變更，檔案規則相異納入、多規則納入；c保留點(diǎn)變更；d不經(jīng)評估刪除、作廢。

　　C結果：42=16可能性。

　　AB中的aa結合對應的在現實(shí)中的必然性結果俗稱(chēng)放失迷，AB中的dd結合對應的必然結果不告知相關(guān)人員俗稱(chēng)失蹤、失竊。aa是婦幼保健檔案記錄發(fā)現失蹤后最常見(jiàn)的必然結果。管理正規的單位dc、dd不容易發(fā)生，一旦發(fā)生婦幼保健工作人員應依法采取補救措施。故檔案失蹤損失必然性有上述AB結合式中由aa→dd降低的一般規律，當一個(gè)婦幼保健工作實(shí)踐者發(fā)現自己的檔案失蹤與損失事實(shí)成立后宜第一時(shí)間循規律找尋和補救。

　　婦幼保健工作一個(gè)點(diǎn)可能出現記錄缺失和不完整，轉移、擴大區域則可能找。前者稱(chēng)為婦幼保健檔案主體需要者檔案保留搜索視點(diǎn)限制性缺失或事實(shí)點(diǎn)保留缺失，后者稱(chēng)為婦幼保健檔案主體需要者擴展或轉移視點(diǎn)搜索檔案保留完整。但因為婦幼保健工作檔案生產(chǎn)和管理的繁復性，婦幼保健工作檔案不能像病歷一樣有專(zhuān)法可依有專(zhuān)人管理，婦幼保健工作人員發(fā)生功能性混用后檔案主體需要者需要的少數檔案原始樣本在一定時(shí)限內可能真找不到。

　　參照文獻

　　[1]黃蕾，范慧之.淺談建立區產(chǎn)科質(zhì)量管理檔案的過(guò)程與體會(huì )[J].中國婦幼保健，2013（15）

　　[2]徐茁.加強婦幼保健科研檔案的收集與利用[J].中國婦幼保健雜志，1998（5）：476

　　[3]易紅，徐斌.強化婦幼保健機構檔案管理[J].中國婦幼保健雜志，1999（11）

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