怎樣做好檔案信息的數字化管理論文

　　摘要:檔案與我們的生活關(guān)系親密，檔案記載著(zhù)我們日常生活中的個(gè)人信息、學(xué)歷情況、工作實(shí)踐狀況以及獎懲信息，在檔案中的這些信息是最為真實(shí)的無(wú)法人為竄改的，因而檔案關(guān)于我們來(lái)說(shuō)的重要性在這一方面也就得以全面表現了。受經(jīng)濟全球化的影響，我國的經(jīng)濟體系建立日益完善起來(lái)，而得益于經(jīng)濟的發(fā)展，我國的數字化進(jìn)程也逐步浸透進(jìn)日常生活的各個(gè)范疇，相關(guān)于檔案管理體系而言，檔案的信息化管理就顯得尤為重要。因而本文主要剖析了如何做好檔案信息數字化管理的相關(guān)事項，以期為相關(guān)工作提供一定的理論支持。

　　關(guān)鍵詞:檔案數字化論文

　　檔案是我們個(gè)人信息的最真實(shí)載體，而在當今科學(xué)技術(shù)日益發(fā)展的時(shí)期背景之下，計算機從一定角度而言為我們帶來(lái)了跨時(shí)期意義的信息化數據化改造，而這一點(diǎn)關(guān)于檔案管理來(lái)說(shuō)無(wú)疑是非常有協(xié)助的，借助相關(guān)的科技化、信息化、數字化技術(shù)，檔案管理體系的改造就可以得到進(jìn)一步提升。而借助這一檔案管理體系的時(shí)期性革新，相應的計算機技術(shù)就可以完成與檔案管理技術(shù)的分離，進(jìn)而使檔案管理的效率和檔案管理的整體流程都在此根底上得到系統性的規劃，進(jìn)而完成檔案管理的全面信息數字化轉型。

　　1檔案數字化管理綜述

　　國度檔案局所發(fā)布的《全國檔案信息化建立施行綱要》明白指出：檔案信息化建立要順應國度信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的請求，把檔案信息化歸入國度信息化建立的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò )建立為根底，以檔案信息資源建立為中心，以擴展檔案信息資源開(kāi)發(fā)應用為目的，加快推進(jìn)檔案資源數字化，信息管理規范化、信息效勞網(wǎng)絡(luò )化的進(jìn)程，促進(jìn)檔案事業(yè)持續快速安康發(fā)展。檔案數字化即數字檔案，是指經(jīng)過(guò)計算機進(jìn)行操作、傳輸、存儲和應用的文件。數字檔案是人類(lèi)社會(huì )真實(shí)活動(dòng)的數字化記載，是辦公自動(dòng)化和信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)快速發(fā)展的必然結果，它必將深入地改動(dòng)檔案工作的相貌和信息環(huán)境。

　　2檔案信息數字化管理的現狀

　　當今檔案信息數字化管理主要面臨著(zhù)四個(gè)問(wèn)題，一是電子檔案與紙質(zhì)檔案同時(shí)存在，形成資源的極大糜費。很多單位在理論數字檔案的過(guò)程中，由于缺乏對其正確的認識和系統的把握，總是對數字檔案心存芥蒂。為了順應上級數字檔案工作的請求，在積極理論數字檔案的過(guò)程中，又將電子檔案以紙質(zhì)的方式進(jìn)行了一次傳統的歸檔管理，這就形成了很多反復的、不用要的勞動(dòng)和資源的極大糜費，不利于數字檔案的鼎力推行應用和檔案資源的共享。二是數字檔案管理系統與辦公自動(dòng)化系統的不兼容給歸檔帶來(lái)費事。由于二者的不兼容，經(jīng)常形成辦公自動(dòng)化所產(chǎn)生的電子文檔等材料需求轉換格式。三是電子檔案由于隨時(shí)可以修正，動(dòng)態(tài)記載檔案信息，所以，很難像紙質(zhì)檔案一樣依據規則和其價(jià)值肯定保管時(shí)限。四是數字檔案的應用認識淡薄，形成了檔案資源得不到充沛應用。很多企業(yè)工作人員對數字檔案缺乏正確的認識，未能順應數字檔案給其查閱帶來(lái)的便當，常常因沒(méi)有紙質(zhì)檔案而放棄對資源的應用。

　　3完成檔案信息數字化管理的措施

　　3.1完善檔案數字化管理軟硬件控制機制

　　數字化的完成需求借助一定的物質(zhì)載體，而這一載體表如今當今信息數字化管理進(jìn)程中就是相關(guān)的軟硬件技術(shù)。首先詳細可表現在數字檔案的樹(shù)立上，數字檔案看似很簡(jiǎn)單，但是實(shí)踐執行起來(lái)要以傳統的紙質(zhì)檔案為根底，將紙質(zhì)檔案上的大量信息歸集到數字程序之中，并且經(jīng)過(guò)最為直觀(guān)的數字信息方式將之展示給閱讀這一數字信息的群眾。而這一過(guò)程的完成需求大量的時(shí)間來(lái)對龐大的紙質(zhì)檔案進(jìn)行梳理和整合，由于紙質(zhì)到信息的轉化必需經(jīng)過(guò)一定的錄入時(shí)間，而時(shí)間的提升除了提升錄入速度和借助一定的掃描類(lèi)儀器之外，別無(wú)他法。所以在當今信息化的數字處置環(huán)節會(huì )采用錄入和掃描輸入相分離的方式來(lái)完善錄入工作，但是掃描類(lèi)儀器的智能化水平也是有限的，因而檔案的轉化性錄入進(jìn)程完成起來(lái)照舊需求一定的時(shí)間。在完成這一復雜工序之后，還需求進(jìn)行一定的軟件開(kāi)發(fā)維護、檔案材料分類(lèi)歸檔、電子二次掃描、備份以及檔案的系統化電子管理等流程，這些數字化流程的而完成都要以軟硬件的配合為根底，因而數字化管理類(lèi)軟件和硬件的開(kāi)發(fā)環(huán)節作為數字檔案樹(shù)立的根底必需為建立方認真看待，進(jìn)而保證其他工序可以以此為基而調和有序地發(fā)展。

　　3.2完善檔案管理數字化與其它系統的銜接

　　檔案數字化管理系統的執行相對獨立，通常會(huì )由特地的管理部門(mén)指派專(zhuān)人操作，但是這種獨立性只是相對的，檔案數字化管理系統的施行照舊需求其它部門(mén)的協(xié)同配合，進(jìn)而使整個(gè)系統進(jìn)程得到全方位的優(yōu)化，通常狀況下，辦公自動(dòng)化系統與檔案數字化管理系統的聯(lián)絡(luò )最為嚴密，并且這兩個(gè)系統在實(shí)踐的工作進(jìn)程中會(huì )有一定的交集，因而檔案數字化管理系統的施行也要恰當地遵照辦公自動(dòng)化的施行規范，進(jìn)而統一檔案材料的公用查詢(xún)接口，并且使兩個(gè)系統均可以順利地運用接口中開(kāi)放的檔案數據信息網(wǎng)絡(luò )查詢(xún)與調取機制，以便于完成檔案數字化管理體系中的財務(wù)體統優(yōu)化、分配以及人事管理的無(wú)縫對接分配機制之類(lèi)的相關(guān)科技化功用。

　　3.3用數字檔案取代傳統的紙質(zhì)檔案

　　數字檔案在一定水平上作為紙質(zhì)檔案的替代物，具有可復制性、易保管性等許多優(yōu)秀屬性，對這些屬性加以應用并對這些屬性的載體———數字檔案進(jìn)行合理的規劃，可以在一定水平上取代紙質(zhì)檔案的位置。紙質(zhì)檔案作為傳統檔案的承載物，在過(guò)去信息化、數字化并未全面發(fā)展的時(shí)期起著(zhù)一定的信息交互性作用。但是由于傳統的紙質(zhì)檔案的便攜性、可閱性較差，再加上繁雜的紙質(zhì)檔案不利于檔案管理的完成，因而紙質(zhì)檔案曾經(jīng)慢慢退出了歷史舞臺。數字檔案是順應檔案信息化客觀(guān)請求的新穎事物，必需鼎力推行。同時(shí)，為了避免“雙套制”的存在，需鼎力推行數字檔案，避免二者并存帶來(lái)的資源閑置和糜費。在此根底上，信息時(shí)期進(jìn)行數字檔案管理就請求檔案管理工作者具備較高的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和高程度的計算機操作和應用程度，因而，需求經(jīng)過(guò)展開(kāi)培訓學(xué)習，鼎力提高管理者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，以滿(mǎn)足數字檔案對人才專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的客觀(guān)需求，更好地勝任數字檔案管理工作。

　　完畢語(yǔ)

　　總而言之，當下檔案信息數字化管理體制的推出較為合適當今時(shí)期的發(fā)展趨向，因而對這種新型數字化檔案管理形式的提高有利于完善新時(shí)期我國檔案的相關(guān)整合工作，有利于使檔案的調動(dòng)和管理更具機動(dòng)化，便當人們對檔案體系整體進(jìn)行一定的規劃和變動(dòng)。同時(shí)還有利于我國檔案管理事業(yè)的改造與發(fā)展，而這對我國的科技事業(yè)和信息事業(yè)來(lái)說(shuō)也都是具有積極而提高的意義的，國度必需對此予以鼎力支持。

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