電力工程電子檔案的歸檔管理論文
一、我們的做法與措施
1．理順關(guān)系，制定制度，強化電子檔案的歸檔管理。2003年，檔案管理部門(mén)開(kāi)始接手電子檔案的歸檔管理后，建立健全規章制度，制定了電子檔案歸檔管理制度和有關(guān)規定，得到院領(lǐng)導的高度重視。以技術(shù)管理通報的形式，發(fā)布了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實(shí)施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規章制度和規定，做到責任落實(shí)到人。檔案人員嚴格把關(guān)，認真核對。從源頭上杜絕電子文件的丟失，保證了歸檔電子檔案成套性、連續性、準確性、真實(shí)性、完整性、有效性，提高了電子檔案的歸檔率。
2．重視電子文件歸檔后的檢查驗收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時(shí)，力求全面，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)與專(zhuān)業(yè)人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關(guān)工作。此外，檔案部門(mén)還定期對電子檔案進(jìn)行了數據備份，實(shí)行異地保存，保證了電子檔案數據和信息的安全。
3．獎罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發(fā)《進(jìn)一步加強規范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進(jìn)一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時(shí)，對電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經(jīng)出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規定。檔案部門(mén)定期檢查，并把檢查結果納入院月度雙文明考核中，對違規者給予處罰，對執行好的設計人員給以獎勵。4．嚴格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調用和轉換、拷貝，采取事先填寫(xiě)CAD成品調用審批單，實(shí)行院領(lǐng)導逐級簽字審批制度。通過(guò)一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設計的電子檔案管理工作，有了長(cháng)足的的發(fā)展。
二、今后工作的對策
為了改進(jìn)和加強電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專(zhuān)業(yè)設計工作服務(wù)，今后應做好以下幾個(gè)方面的工作。
1．取得領(lǐng)導的重視和有關(guān)部門(mén)的配合。從電子檔案形成的過(guò)程看，它既來(lái)源于工程設計部門(mén)和信息管理部門(mén)，也來(lái)源于上級領(lǐng)導機關(guān)等，其涉及面廣、內容多、專(zhuān)業(yè)性強。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級領(lǐng)導和相關(guān)部門(mén)的支持和通力協(xié)作。為此，各級領(lǐng)導要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領(lǐng)導工作日程，納入工程計劃管理，幫助協(xié)調好檔案人員與有關(guān)部門(mén)的關(guān)系。
2．做好宣傳教育工作，增強全員檔案意識。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實(shí)處，檔案部門(mén)應認真貫徹《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規范》等有關(guān)規定，會(huì )同有關(guān)部門(mén)積極開(kāi)展檔案法規和安全保密條例知識的普及教育工作，使每個(gè)專(zhuān)業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應承擔的責任和義務(wù)，進(jìn)而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。
3．加強崗位培訓教育，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過(guò)培訓，不但要學(xué)習檔案專(zhuān)業(yè)知識，還要學(xué)習其他現代科學(xué)知識，使檔案人員成為復合型的檔案工作者。通過(guò)組織學(xué)習《檔案法》，增強全體檔案人員的法制觀(guān)念，依法治檔，是今后做好電子檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要依據。
4．重視電子檔案的安全保管和利用。確保檔案實(shí)體和檔案信息的完整與安全，檔案部門(mén)的頭等大事和重要任務(wù)。要根據電子檔案形成的特殊屬性，針對電子文件易于傳播、易于復制、易于修改的特點(diǎn)，制定相應地秘密級和相關(guān)制度，規范利用方式，嚴格執行相關(guān)規定，保證院屬知識產(chǎn)權資源的安全、有效保管與利用。
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