檔案管理的現代化趨向論文

　　摘要：隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現檔案管理現代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習和掌握現代科學(xué)知識，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。本文對此進(jìn)行了論述。

　　關(guān)鍵詞：檔案 虛擬化 縮微化 數字化 信息化 網(wǎng)絡(luò )化

　　檔案是社會(huì )發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì )信息的“儲存庫”。檔案管理實(shí)現計算機化是大勢所趨。作為檔案工作者，必須認清檔案管理現代化的趨向，努力學(xué)習微機使用、管理知識，以實(shí)現檔案管理規范化。

　　一、檔案管理將實(shí)現無(wú)紙化、虛擬化

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)的普及和網(wǎng)絡(luò )的不斷延伸，無(wú)紙化辦公將變?yōu)楝F實(shí)，傳統的以紙質(zhì)為載體的檔案管理方式將發(fā)生根本的變革。無(wú)紙化辦公和自動(dòng)化已成為當今的發(fā)展趨勢。文件可以通過(guò)網(wǎng)上收發(fā)，報告可以通過(guò)網(wǎng)上傳輸，這樣既簡(jiǎn)化了文件收發(fā)過(guò)程中的手續，又使文件的傳遞更加安全、快捷。這是科技發(fā)展給辦公自動(dòng)化帶來(lái)的變革，同時(shí)也給傳統的檔案管理工作提出了新的挑戰。

　　檔案資源共享是檔案管理的目的，而支持檔案資源的是一定量的檔案館藏，虛擬化就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )互聯(lián)和館際互借來(lái)增加館藏，豐富檔案資源。如果把全世界的檔案信息都并入互聯(lián)網(wǎng)+，從一定意義上說(shuō)，檔案資源可以無(wú)限擴大，遠至大洋彼岸，近到同城鄰里，都可以在極短的時(shí)間里查到你所需要的信息資料，從根本上解決了傳統檔案管理的難題，而且具有占地小、容量大、投入少、管理簡(jiǎn)便、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)。

　　二、檔案管理將實(shí)現縮微化、數字化

　　縮微攝影技術(shù)和數碼影像技術(shù)的應用，為檔案管理實(shí)現數字化提供了有力支持。所謂檔案信息數字化，就是通過(guò)計算機、掃描儀等現代電子技術(shù)將館藏檔案資料轉化為電子文件�？s微攝影技術(shù)是把大量的紙質(zhì)文件縮微在很小的縮微品上并制成電子文件，數碼影像是通過(guò)數碼相機和光磁轉換實(shí)現對影像的高清晰處理，其共同的特點(diǎn)都是以計算機進(jìn)行識別、存儲和管理的電子文件。實(shí)行檔案信息數字化后，可通過(guò)計算機進(jìn)行智能化檢索，檢索速度快、范圍廣，這就從根本上解決了紙質(zhì)檔案給庫容帶來(lái)的壓力，克服了檔案管理過(guò)程中的諸多矛盾。特別是縮微技術(shù)、數碼技術(shù)與計算機的結合應用，對檔案管理中的照片、圖片出現的退色、滲化和消褪，能有效地進(jìn)行技術(shù)處理，使原始面貌還原，有利于影像長(cháng)期保存和準確復制，有利于計算機查閱照片案卷。圖文并茂，聲像俱全，這是檔案管理發(fā)展的必然趨勢。

　　三、檔案管理將實(shí)現信息化、網(wǎng)絡(luò )化

　　當今社會(huì )是一個(gè)信息社會(huì )，計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及應用，使地球變得越來(lái)越小，信息空間越來(lái)越大，沒(méi)有“國界”，沒(méi)有距離，“足不出戶(hù)知大小”已成為現實(shí)。這不僅提高了整個(gè)社會(huì )的辦事效率，而且也密切了整個(gè)社會(huì )的聯(lián)系。這就為實(shí)現檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò )化提供了客觀(guān)的條件。

　　目前，從中央到地方，從機關(guān)到企業(yè)已普遍建立了計算機局域網(wǎng)，其中，為了加強文件資料的保密，有些部門(mén)規定不準接入互聯(lián)網(wǎng)，有的甚至是單機操作，與網(wǎng)絡(luò )實(shí)行物理隔離。但隨著(zhù)計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，如密碼技術(shù)的深化、語(yǔ)音識別、指紋識別技術(shù)的應用，將使文件資料的安全保密性大大提高。而對電子文件資料真偽的識別，也隨著(zhù)電子文件簽署技術(shù)的應用，給收文部門(mén)和單位建立了信任。這一技術(shù)的發(fā)展應用，為檔案管理過(guò)程中對電子文件真實(shí)性、可靠性的認定提供了技術(shù)保證。

　　網(wǎng)絡(luò )傳輸作為一種信息傳播方式具有無(wú)比的優(yōu)越性。一是傳播速度快，二是傳播范圍廣，三是傳播不走樣，四是傳播成本低，這已被全世界廣泛認同。檔案管理也必將隨著(zhù)這一技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展。因此，檔案管理實(shí)現信息化、網(wǎng)絡(luò )化的目標已為期不遠。

　　四、檔案管理將實(shí)現多元化、智能化

　　隨著(zhù)新技術(shù)的發(fā)展，檔案資源的載體已呈現多樣化，除傳統的紙質(zhì)、圖片、膠卷等載體外，已出現了光盤(pán)、磁盤(pán)等為載體的電子文件和數碼音像制品。多種檔案載體并存必然使檔案館藏多元化，傳統的檔案管理模式和檢索方式已不能適應形勢發(fā)展的要求，因此，檔案管理設備必須首先實(shí)現現代化。

　　計算機技術(shù)特別是未來(lái)語(yǔ)音識別技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應用，將使檔案的管理模式實(shí)現自動(dòng)化、智能化。在新的管理模式下，將實(shí)現文檔一體化，所有的檔案信息都會(huì )被計算機自動(dòng)接收，并按照設定的程序自動(dòng)地進(jìn)行分類(lèi)歸檔。實(shí)現檔案管理自動(dòng)化、智能化，不僅使傳統的靠手工整理、靠體力搬運、靠翻卷查閱的檔案管理模式成為歷史，使廣大檔案工作者從大量繁雜的腦力和體力勞動(dòng)中徹底解脫出來(lái)，而且能有效地發(fā)揮檔案信息服務(wù)社會(huì )的功能，展現檔案的自身價(jià)值，提高檔案工作者的社會(huì )地位。

　　五、檔案管理將實(shí)現社會(huì )化、市場(chǎng)化

　　其一，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案“共存共享”的實(shí)現。檔案資料是社會(huì )發(fā)展的“記錄儀”，有著(zhù)“鑒往知來(lái)”、服務(wù)當代、惠及后世的重要價(jià)值，是不能再生的信息資源。實(shí)行檔案資源市場(chǎng)化管理，能有效地增強人們保護檔案的意識，完善檔案共享機制，實(shí)現檔案的真正價(jià)值。

　　其二，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案信息資源是反映歷史的一面“鏡子”，其有效地開(kāi)發(fā)利用，有助于人們“鑒古知今”。

　　其三，檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理，有利于檔案事業(yè)的健康發(fā)展。一方面檔案數據庫需得到社會(huì )的支持，將社會(huì )各行各業(yè)的檔案信息匯攏起來(lái)，不斷充實(shí)和豐富庫存資源；另一方面，社會(huì )各界也需要得到檔案數據庫的支持，為其提供方方面面原始的詳實(shí)資料。二者的相互依賴(lài)的關(guān)系，為檔案資源實(shí)行市場(chǎng)化管理提供了客觀(guān)條件，可以為解決檔案經(jīng)費不足的困難開(kāi)拓出一條新路。

　　總之，隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，實(shí)現檔案管理現代化已是必然的發(fā)展趨勢。因此，每一位檔案工作者都要有緊迫感，努力學(xué)習和掌握現代科學(xué)知識，把檔案管理提升到一個(gè)全新的水平。

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