單位人事檔案規范化管理措施論文
【摘要】目前我國許多單位中人事檔案存在著(zhù)很多弊端，主要是人事檔案管理不規范，現代化管理程度不高，造成這一狀態(tài)的原因并不是單一的，而是由管理的意識、管理的技術(shù)、管理的標準化等諸多因素造成的。因此認清當前單位人事檔案管理現狀，強化任務(wù)需求，完善人事檔案管理標準化制度，適應當前單位高級人才的快速流動(dòng)，適應社會(huì )發(fā)展的需求，是單位檔案管理工作者面臨的急迫任務(wù)。
【關(guān)鍵詞】單位檔案；人事管理；規范化；管理措施
一、當前單位人事檔案管理存在的主要問(wèn)題
�。ㄒ唬┈F狀分析。一是存在傳統的單位人事檔案信息化改造不完善，還有很大一部分的人工紙質(zhì)檔案建檔沒(méi)有數字化處理，與數字化網(wǎng)絡(luò )平臺結合不好，沒(méi)有充分發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò )平臺的快捷效能，自然造成單位人事檔案信息交流慢，更難達到資源共享；高層次的人才信息儲備不足，也不全面；單位最新人才需求信息收集不全面；單位人事檔案沒(méi)有一個(gè)完整的標準化的管理制度，造成單位數字化設備管理利用程度不高，對一些單位人才快速變動(dòng)的信息收集變更不同步，很容易出現單位人才檔案管理的空白。二是對新的用人機制的檔案信息管理滯后，當前國家對單位干部人事制度的管理變更比較大，對單位原有的與新進(jìn)的員工一改過(guò)去單一的固定工管理模式，采用全新的聘用制、代理制、兼職制以及社會(huì )購買(mǎi)服務(wù)的新型用人機制，這都需要對過(guò)去的用人機制進(jìn)行改造，采用全新形勢下的人事檔案管理模式。三是單位人事檔案管理形式呈現出多樣化，對于當前單位的人才利用渠道來(lái)說(shuō)大學(xué)畢業(yè)生不是唯一的，而是有社會(huì )招聘、不同單位的調入、還有國際的人才招聘。由此而形成的人才檔案管理也出現多樣化，有原有的體制內人事關(guān)系，還會(huì )有許多其他形式的聘用關(guān)系，比如社會(huì )購買(mǎi)服務(wù)、代理等；人事關(guān)系中的工資關(guān)系變化也比較大，新出現的基礎工資、工齡工資、各種津貼、績(jì)效工資等，豐富了單位人事檔案的內容。因此，傳統的人事檔案管理模式確實(shí)到了需要進(jìn)行改造的時(shí)候。（二）單位人事管理制度的問(wèn)題�？焖侔l(fā)展的單位，人才流動(dòng)大，要求人事檔管理“短平快”，而許多單位的人事檔案管理制度跟不上人才流動(dòng)的節奏，影響了單位對急需人才的招聘與使用，出現了一些單位人才的檔案的空檔與缺檔，甚至棄檔與死檔。急需人才的單位在招聘人員時(shí)，無(wú)法及時(shí)得到有用的人才信息，更不能完成引進(jìn)人才的同步建檔，對后期的人才使用造成很大的麻煩。有很多單位由于人事管理制度不完善，以至于單位人事檔案信息錄入不同步，信息現代化程度不高，由此形成的數據庫既不先進(jìn)又不全面，根本不可能真實(shí)的反映單位人才的真實(shí)情況，由于制度的不完善，單位人事檔案的可信性與利用情況不可能有一個(gè)好的結果。還有，由于人事檔案管理制度的落后，相關(guān)的考核與檢查措施也要求不高，直接會(huì )造成單位人事檔案信息質(zhì)量低下，充分的人事檔案利用也就無(wú)從談起。
二、單位人事檔案管理規范化應采取的措施
�。ㄒ唬﹦�(chuàng )新思路，采取人事檔案管理新措施。單位人事檔案管理在領(lǐng)導健全，人員到位的情況下，根據新形勢下國家人事檔案管理新規定，首先轉變思想觀(guān)念，創(chuàng )新思路，制定單位切實(shí)可行的單位人事檔案管理制度，讓從事人才檔案管理的工作者，都有依據地開(kāi)展工作，這樣單位的人事檔案面廣，質(zhì)高，確實(shí)起到人才交流的重要作用。其次在人事檔案管理制度的框架下，充分利用檔案管理的現代化設備，實(shí)現單位人才信息全數據管理，并充分利用網(wǎng)絡(luò )優(yōu)勢，實(shí)現單位人才信息的資源共享。再次細化單位人事檔案管理要求，開(kāi)始環(huán)節的人才信息的采集、建檔要真正實(shí)現標準化。要對本單位各類(lèi)人才進(jìn)行分類(lèi)建檔，區分專(zhuān)業(yè)人才與非專(zhuān)業(yè)人才。專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，在完善其基本的信息要求下，重點(diǎn)要對展現專(zhuān)業(yè)性人員的內容進(jìn)行重點(diǎn)錄入，反映其專(zhuān)業(yè)的特長(cháng)，以便于人才的后期使用與交流。單位內的辦公人員的在錄入基本信息的基礎上，多錄其平常方面的優(yōu)秀表現，重點(diǎn)是平時(shí)品德的表現；后勤保障方面的工作人員，應當根據不同工作的錄入個(gè)人信息的基礎上，再集中錄入一些個(gè)人在特殊事件中的一些優(yōu)秀表現。通過(guò)人事檔案管理制度的管理，讓從事人事檔案管理工作者的政治覺(jué)悟普遍特到加強，職業(yè)水準更加提高，真正樹(shù)立起人事檔案管理就是單位對人才的管理并為單位發(fā)揮最好服務(wù)的思想意識，從而為單位交流人才、利用人才、選拔人才、培育人才發(fā)揮出最佳作用。（二）加強單位人事檔案管理中的數據庫建設。單位人事檔案數據庫建設至關(guān)重要，人事檔案管理規范化建設的首要的就是完成單位人才信息資料的數據庫建設，含有的信息比較多，要分類(lèi)分時(shí)期建立，主要包括：出生年月、畢業(yè)學(xué)校、個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)位、專(zhuān)業(yè)等基礎信息。其次單位人事檔案管理工作者，根據單位每年或每次人才錄用與交流，及時(shí)錄入各類(lèi)人才的基礎信息資料，利用人事檔案管理的先進(jìn)設備，實(shí)現單位對人才的完整與準確的動(dòng)態(tài)管理，同時(shí)做好單位人才信息資源的保密，并對單位人才的工作業(yè)績(jì)隨時(shí)進(jìn)行量化管理，最大限度的滿(mǎn)足單位對人才高效利用的信息需求，實(shí)現單位人事制度改革的人才管理目標。
三、總結語(yǔ)
總之，每個(gè)單位的人事檔案管理工作規范化管理，是當前單位快速發(fā)展的必然要求，是單位人事檔案工作者全面開(kāi)展工作的重要依據，是單位發(fā)展過(guò)程中的一項基礎性的工作，刻不容緩，單位分管人事檔案的領(lǐng)導必須引起高度的重視，充分利用網(wǎng)絡(luò )化管理平臺，讓人事檔案中的人才信息發(fā)揮出真正的價(jià)值，實(shí)現單位人事檔案信息真正意義上的可操作性，最終為單位優(yōu)秀人才資源的開(kāi)發(fā)與利用發(fā)揮更大的作用。
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