檔案數字化管理方式探討論文

　　摘要：檔案管理是每個(gè)單位內部管理的重要組成部分，隨著(zhù)科學(xué)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理越來(lái)越趨于信息化規范，檔案數字化、信息化管理得到了廣泛應用。檔案管理數字化方式的應用對于促進(jìn)現代檔案管理技術(shù)、優(yōu)化管理者知識結構、保存維護原紙質(zhì)檔案具有重要的意義。因此，在檔案數字化進(jìn)程中，必須要不斷探索與解決問(wèn)題，加快檔案數字化進(jìn)程，從而實(shí)現整個(gè)過(guò)程的數字化與網(wǎng)絡(luò )化建設。本文首先闡述了檔案數字化管理的重要意義，進(jìn)而分析了檔案數字化管理的利弊，從而提出檔案數字化管理的有效方式，以確保實(shí)現檔案信息化建設。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理論文；數字化；信息化；方式

　　引言

　　檔案是一種客觀(guān)的歷史記錄，隨著(zhù)社會(huì )科學(xué)的不斷發(fā)展，檔案管理的方式與技術(shù)也隨之不斷進(jìn)步，建立規范化、標準化檔案管理現代模式已經(jīng)成為各個(gè)單位檔案管理的重要內容。檔案數字化管理相比傳統管理而言，是一個(gè)新生事物，檔案信息化建設促使檔案管理模式發(fā)生了轉變，將原本以保管、利用為主的檔案轉向為數字化儲存與服務(wù)為重心，從而使檔案管理更具有規范化、標準化、社會(huì )化。

　　１檔案數字化管理的重要意義

　　檔案數字化管理是信息時(shí)代的產(chǎn)物，其促進(jìn)了現代管理技術(shù)的應用，提高了工作效率，對管理者知識結構與隊伍結構具有優(yōu)化作用，同時(shí)對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了有效保護，改變了檔案利用的方式。數字化管理是對計算機的利用來(lái)整理檔案，一是利用計算機模擬人工立卷時(shí)可以智能排序，二是避免了人工立卷中的文件遺漏三是可以降低人工立卷歸檔時(shí)的工作量，提高了工作效率。其次，檔案數字化管理要求檔案管理人員具有更加專(zhuān)業(yè)的知識，掌握計算機信息管理技能，培養一批既懂檔案管理，又能熟練操作計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的專(zhuān)門(mén)人才，從整體上促進(jìn)了管理者的綜合素質(zhì)的提高。此外，通過(guò)檔案數字化管理方式可以對許多歷史悠久的檔案進(jìn)行妥善保管，如采用計算機掃描將歷史文獻上傳，進(jìn)行數字化處理，將原本保留，副本利用，以此避免長(cháng)期翻閱造成檔案破損。

　　２檔案數字化管理方式的利弊

　　檔案數字化管理方式具有信息管理數字化、資源管理虛擬化、信息資源管理職能化，以及用戶(hù)使用更為方便等優(yōu)點(diǎn)。但是，實(shí)現數字化檔案管理也有一定的局限性，例如電子檔案如果沒(méi)有“原稿”會(huì )難以確定法律地位；在數據傳輸過(guò)程中容易泄露；對計算機硬件與軟件系統的依賴(lài)性較大；電子檔案缺少個(gè)人字跡特征，一旦篡改，無(wú)法識別；電子檔案的記錄缺乏長(cháng)期穩定性等。對此，可以看出不能過(guò)于依賴(lài)檔案數字化管理方式，必須根據各個(gè)單位的實(shí)際情況采用檔案數字化管理，才能真正發(fā)揮檔案數字化管理的作用。

　　３檔案數字化管理的方式

　�。常�１加強對電子檔案的鑒定：為了對檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，在對檔案進(jìn)行歸檔前，首先要鑒定電子文件，以確定對這些電子文件的保管期限，從而也可以對一些沒(méi)有保存價(jià)值的電子文件刪除，予以銷(xiāo)毀。電子文件自動(dòng)鑒定的方法主要是通過(guò)制定電子文件保管期限表來(lái)實(shí)施，在電子檔案管理系統的設計階段，就應該開(kāi)始對保管期限表進(jìn)行制定，能否有效的實(shí)現自動(dòng)鑒定最主要就是取決于電子文件保管期限表的制作質(zhì)量，通過(guò)系統自動(dòng)運用保管期限表可以避免審閱全部文件的低效率工作。因此，提高電子文件保管期限表的應用效率是非常重要的，根據本單位的實(shí)際情況，將生成的文件與保管期限表條款相對照，讓文件可以進(jìn)入正常的處理流程。此外，電子文件保管期限表應做的詳細、具體，以便補充新的電子文件。

　�。常�２完善電子文件著(zhù)錄：為了可以形成完整的電子文件著(zhù)錄工作，可以分為歸檔前文件級著(zhù)錄、案卷級著(zhù)錄與歸檔后案卷級以上著(zhù)錄等。對此，就必須在文件形成前考慮到著(zhù)錄的信息與收集。自檔案數字化管理系統設計初期，設計人員就必須要完成檔案部門(mén)所設計的著(zhù)錄單，之后才能進(jìn)行下一步設計。此外，為了可以使檔案數字化管理更加標準化，檔案管理人員應根據單位需要將著(zhù)錄項目統一編制表格軟件，確保檔案管理工作與系統設計工作可以相互合作。

　�。常�３加強對電子檔案的維護：由于檔案數字化管理是信息時(shí)代的新產(chǎn)物，數字化形態(tài)使日常維護的難度加大，檔案數字化對于計算機系統的依賴(lài)性很高，不僅要使電子文件的載體得以保存，還要確�？梢员４嫱暾�的讀取環(huán)境。因此，必須要加強對電子文件的維護，控制好環(huán)境的溫度、濕度及防塵工作，確保載體無(wú)恙。其次，還應加強對電子文件信息的保護與保管，重要的數據與程序應做好備份，一套封存，一套供查閱。對于加密的電子文件應解密后進(jìn)行拷貝。制定嚴格的檔案管理制度，明確管理責任。

　�。常�４提高電子檔案安全管理：除了要加強對電子檔案的維護工作，最主要的是確保檔案數據庫的安全，加強系統管理，實(shí)行身份認證來(lái)保護電子檔案的安全。在電子檔案的使用中進(jìn)行授權管理，注意防毒查殺，樹(shù)立“預防為主，防治結合”的觀(guān)念，以提高電子檔案的可靠性，為實(shí)現單位各部門(mén)資源共享奠定數字信息基礎。

　　結束語(yǔ)：

　　綜合上述，檔案是否能實(shí)現現代化管理，直接關(guān)系到各個(gè)單位的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的命脈，必須要改變傳統的檔案管理模式，跟上時(shí)代的步伐，加快檔案信息化建設，才能發(fā)揮檔案管理在各個(gè)單位管理中的作用。對此，在檔案信息化、數字化建設中，必須要充分加強數字化管理方式，加大檔案信息化建設的投入，提高電子檔案信息化管理與安全管理，并根據本單位的需要給予檔案數字化管理正確的定位，從而真正發(fā)揮檔案數字化管理的作用。

　　參考文獻

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