農業(yè)推廣教育檔案管理分析論文
1農業(yè)推廣碩士研究生的培養特征
在人才培養體系中，農業(yè)推廣碩士研究生屬于研究生教育系列中較為特殊的教育種類(lèi)，農業(yè)推廣碩士專(zhuān)業(yè)學(xué)位具有特定的職業(yè)背景，與農業(yè)技術(shù)推廣和農村發(fā)展領(lǐng)域任職資格相聯(lián)系，與相應學(xué)科的農學(xué)碩士學(xué)位處于同一層次。農業(yè)推廣碩士專(zhuān)業(yè)學(xué)位的招收對象主要為獲得學(xué)士學(xué)位后，具有3年以上農業(yè)推廣實(shí)踐經(jīng)驗的優(yōu)秀在職人員。獲得學(xué)士學(xué)位的應屆大學(xué)本科畢業(yè)生考取攻讀農業(yè)推廣碩士專(zhuān)業(yè)學(xué)位，在修完研究生課程并從事農業(yè)推廣實(shí)踐2～3年，結合工作實(shí)際完成學(xué)位論文，方可申請學(xué)位論文答辯。其招收對象和專(zhuān)業(yè)定位的特殊性決定了農業(yè)推廣碩士研究生具有以下培養特征。
1.1明確性
多數研究生為提高自身職場(chǎng)競爭力，解決在農業(yè)一線(xiàn)工作中遇到的實(shí)際困難，提高自身科學(xué)素養和解決問(wèn)題能力而進(jìn)入高校攻讀農業(yè)推廣碩士學(xué)位，他們一般是“干什么，學(xué)什么”，有一定的期望和學(xué)習目標，有的甚至希望能在學(xué)習中解決自身工作方面存在的難題。因此，院系培養單位對他們的培養目標一般也比較明確，新生一入學(xué)就在導師的指導下制定具體的個(gè)人培養計劃。
1.2靈活性
農業(yè)推廣碩士研究生“進(jìn)校不離崗”，在選課方面具有較大的自主權，學(xué)習方式也是根據其工作特點(diǎn)和性質(zhì)進(jìn)行相對應的安排，學(xué)習時(shí)間更為靈活，具體可以采取業(yè)余時(shí)間上課、周末或每月集中授課等方式。同時(shí)，由于他們還有繁重的工作任務(wù)，集“學(xué)、研、產(chǎn)”于一體，部分學(xué)員還身兼數職，學(xué)習時(shí)間難以保證，學(xué)校對學(xué)生的控制程度較低，工學(xué)矛盾突出，這給高校對此類(lèi)研究生的培養與管理模式提出了新的挑戰。
1.3應用性
與學(xué)術(shù)型全日制研究生培養不同，農業(yè)推廣碩士學(xué)位有其特定的職業(yè)背景，與農業(yè)技術(shù)推廣和農村發(fā)展領(lǐng)域技術(shù)資格相聯(lián)系，主要為農業(yè)技術(shù)研究、應用、開(kāi)發(fā)及推廣、農業(yè)發(fā)展、農業(yè)教育等企事業(yè)單位和行政管理部門(mén)培養應用型、復合型高層次人才，應用性特征明顯。他們大多緊密?chē)@著(zhù)生產(chǎn)和本職工作而進(jìn)行學(xué)習，在研究中學(xué)習，在工作中研究，在學(xué)習中工作，注重理論運用于實(shí)踐，希望能通過(guò)學(xué)習、研究用于指導解決實(shí)踐中遇到的問(wèn)題。因此，學(xué)校除了培養學(xué)生具有所從事農業(yè)推廣領(lǐng)域的基礎理論和專(zhuān)業(yè)知識外，更注重其解決農業(yè)推廣中實(shí)際問(wèn)題能力的培養，導師應該指導學(xué)生撰寫(xiě)具有應用價(jià)值的農業(yè)方面科研論文，把研究成果應用到實(shí)踐工作中或參與導師的課題研究。
1.4差異性
由于農業(yè)推廣研究生是在職人員，大多數已經(jīng)離開(kāi)學(xué)校工作了一段時(shí)間，他們之間個(gè)體差異明顯：一是畢業(yè)時(shí)間不同，教育背景不同，專(zhuān)業(yè)基礎和知識結構不同；二是工作經(jīng)歷和職業(yè)背景不同，學(xué)員們有的來(lái)自高等院校，有的來(lái)自科研單位，有的來(lái)自政府機關(guān)，而有的來(lái)自農業(yè)生產(chǎn)、管理一線(xiàn)；三是年齡跨度大，學(xué)員們有的20多歲，有的30多歲，有的甚至已經(jīng)40歲以上。因此，在他們培養教育實(shí)踐中，要以學(xué)生為中心，充分考慮個(gè)體特點(diǎn)和存在的差異，準確定位，因材施教，因需施教，實(shí)施個(gè)性化培養。
2農業(yè)推廣碩士研究生檔案的重要性、范圍及特點(diǎn)
上述培養特征貫穿于農業(yè)推廣碩士生檔案管理全過(guò)程，形成了其檔案管理的特殊性。研究生學(xué)位檔案是在培養研究生的過(guò)程中和在教學(xué)、科研中活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的材料的總體[1]，是學(xué)校、單位考察、了解和選拔人才的重要依據。它記載與反映了研究生與導師兩者教與學(xué)互動(dòng)活動(dòng)中的學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)水平和學(xué)術(shù)成果，是研究生管理部門(mén)和教學(xué)培養單位管理情況和管理水平的客觀(guān)反映。它不僅為廣大研究生進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗、撰寫(xiě)論文、開(kāi)展課題研究提供借鑒，而且為學(xué)校制訂在職研究生管理規章制度、人才培養方案提供可靠依據，是高校教學(xué)管理與科研的一個(gè)重要內容。由于農業(yè)推廣碩士研究生人事檔案不轉入學(xué)校，仍然留在工作單位，與全日制普通碩士研究生比較而言，立卷相對較少。具體來(lái)說(shuō)，其檔案主要包括：
�。�1）學(xué)籍管理類(lèi)。報考農業(yè)推廣碩士學(xué)位研究生登記表、專(zhuān)家推薦書(shū)、研究生入學(xué)名冊、入學(xué)通知書(shū)、委托培養合同書(shū)、報到注冊學(xué)籍表、休學(xué)復學(xué)、轉專(zhuān)業(yè)、轉導師手續、辦理結業(yè)、肄業(yè)、畢業(yè)等手續以及學(xué)習各階段獎勵或懲處材料等。
(2)理論學(xué)習類(lèi)。個(gè)性化專(zhuān)業(yè)培養方案、理論課程學(xué)習計劃、開(kāi)課計劃與授課計劃書(shū)、專(zhuān)業(yè)基礎課、專(zhuān)業(yè)必修課和選修課等各種課程成績(jì)冊、理論課程學(xué)習總結材料、培養中期考核材料。
�。�3）實(shí)踐科研類(lèi)。實(shí)踐教學(xué)培養方案和計劃、實(shí)踐教學(xué)報告書(shū)、參與導師課題科研活動(dòng)總結和成果、實(shí)踐科研總結與成果、公開(kāi)發(fā)表科研論文、學(xué)位論文開(kāi)題報告和畢業(yè)論文。
�。�4）學(xué)位管理類(lèi)。學(xué)位申請書(shū)、導師及校外兼職導師申請報告及審批表、學(xué)位論文開(kāi)題報告、學(xué)位論文研究工作階段匯報審查簡(jiǎn)表、學(xué)位論文、學(xué)位評定專(zhuān)家組成名單及畢業(yè)論文評議書(shū)、論文答辯表決票、論文答辯會(huì )議記錄、學(xué)位授予結果材料。
農業(yè)推廣碩士研究生檔案具有以下特點(diǎn)：
�。�1）形成時(shí)間長(cháng)。從入學(xué)到畢業(yè)，有2到5年，從學(xué)位申請登記表、學(xué)籍檔案入學(xué)登記表到授予學(xué)位審批表就有幾年，時(shí)間跨度長(cháng)。
�。�2）經(jīng)手人數多。根據培養管理特點(diǎn)，教學(xué)培養單位負責學(xué)位檔案類(lèi)管理，研究生職能管理部門(mén)負責學(xué)籍檔案類(lèi)管理。修完規定學(xué)分后，把檔案移交給研究生職能管理部門(mén)審核，作為申請學(xué)位的憑證，其過(guò)程涉及培養單位、管理部門(mén)及學(xué)位委員會(huì )等部門(mén)。
�。�3）具有開(kāi)發(fā)價(jià)值。其檔案尤其是科研檔案不僅為指導研究生進(jìn)行科學(xué)實(shí)驗、撰寫(xiě)論文提供借鑒，為深入開(kāi)展課題研究和培養人才提供可靠依據，而且可能創(chuàng )造一定的經(jīng)濟產(chǎn)值。這是由于農業(yè)推廣碩士研究生絕大多數來(lái)自農業(yè)技術(shù)推廣戰線(xiàn)的一線(xiàn)工作人員，具有一定的科研成果轉化為高科技產(chǎn)品及科技產(chǎn)業(yè)的能力和環(huán)境條件。而集中了農業(yè)推廣碩士智慧的專(zhuān)業(yè)學(xué)位論文選題更是大多直接來(lái)源于實(shí)踐，真實(shí)地反映了在農業(yè)技術(shù)推廣實(shí)踐中亟待解決的現實(shí)問(wèn)題，甚至包括了有重要應用價(jià)值或應用背景的科技攻關(guān)項目，有很強的現實(shí)意義，并具有一定的技術(shù)含量。因此他們的檔案不僅只是真實(shí)的歷史憑證，而可能成為高科技產(chǎn)業(yè)開(kāi)發(fā)的專(zhuān)利技術(shù)資料，并對其所在工作單位具有一定的技術(shù)價(jià)值，對后人繼續研究也具有參考價(jià)值。因此，做好農業(yè)推廣碩士研究生檔案的建設與管理意義重大，影響深遠。
3農業(yè)推廣碩士研究生檔案管理存在的問(wèn)題
農業(yè)推廣專(zhuān)業(yè)學(xué)位自2000年招生以來(lái)，經(jīng)過(guò)10年的實(shí)踐，為國家培養了大批的高層次人才，但檔案管理方面仍存在諸多問(wèn)題。
3.1認識不足責任不清，規章制度缺位
由于以前無(wú)章可循，許多新增農業(yè)推廣碩士點(diǎn)培養學(xué)校尚未建立適合該類(lèi)在職專(zhuān)業(yè)碩士研究生的檔案管理制度。研究生管理部門(mén)和學(xué)校檔案主管部門(mén)，對農業(yè)推廣專(zhuān)業(yè)學(xué)位培養類(lèi)型的認識上存在不足，認為他們是在職專(zhuān)業(yè)型研究生，對其管理不用像全日制學(xué)術(shù)型普通研究生那么嚴格規范，在檔案管理上更是放寬要求，降低標準，對其重視程度不夠和認識不足，導致檔案管理工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)。同時(shí)，研究生職能管理部門(mén)與院系培養單位對于檔案管理范圍與責任尚未理順，出現檔案收集不全、建檔重復或遺漏情況。再之，學(xué)校對于該類(lèi)研究生約束力不如全日制研究生，理應上交的檔案材料上交不及時(shí)，導致收集困難，很難做到及時(shí)歸檔，適時(shí)整理立卷。
3.2檔案構成界定模糊，歸檔范圍不明確，立卷管理不規范
與學(xué)術(shù)型全日制研究生不同，在職研究生人事關(guān)系檔案無(wú)需轉入就讀學(xué)校。因此，許多農業(yè)高等學(xué)校尤其是新增碩士授予點(diǎn)對此類(lèi)檔案構成的界定十分模糊，歸檔收集范圍不明確。哪些是需要重新建檔，哪些屬于收集范圍，尚無(wú)明確規定，檔案不全、建檔內容隨意性大的現象普遍存在。由于規章制度不健全，歸檔立卷管理工作比較混亂，不僅各校之間的檔案內容不同，就是不同院系，不同時(shí)期也由于工作人員變化，檔案也不相同，存在立卷內容缺乏規范性和制度性。
3.3缺乏檔案管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員，管理水平有待提高
農業(yè)推廣碩士研究生學(xué)位管理主要依托研究生培養管理隊伍，大多數培養單位將其管理設置在全日制普通碩士研究生管理部門(mén)或院系，增加了管理工作量，卻沒(méi)有在管理隊伍上得到足額配置。由于編制限制，研究生管理部門(mén)一般都沒(méi)有設置專(zhuān)職檔案工作人員，院系培養單位多為辦公室工作人員兼職。因為精力有限，多數兼職檔案工作人員將其作為捎帶工作來(lái)做，難免出現疏忽或者有心無(wú)力的情形。再者，兼職檔案員無(wú)一經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)檔案基本業(yè)務(wù)培訓或者具有相應檔案管理技術(shù)專(zhuān)業(yè)資格，對檔案工作的理論原則和基本方法不太了解，也缺乏必要的檔案管理工作能力和文字表達能力，遠不能適應當今檔案管理工作的需要。
3.4檔案管理硬軟件投入不足，現代信息技術(shù)運用落后
近年來(lái)，農業(yè)推廣碩士研究生數量增加勢頭迅猛，但是檔案管理還是沿用幾十年來(lái)的傳統管理模式，即手工管理方式，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需要對其進(jìn)行再加工，如調整與編目。這種手工作業(yè)的方式實(shí)際是一種機械的重復性勞動(dòng)，工作量大、時(shí)間長(cháng)、速度慢，不僅立卷效率低，極易出錯，還大大地限制了檔案的處理速度。而且這樣的管理模式，使得檔案工作人員無(wú)暇及利用現代化技術(shù)對存檔進(jìn)行科學(xué)研究、開(kāi)發(fā)和利用，無(wú)法適應研究生教育的快速發(fā)展和管理需要，不能更好地服務(wù)于師生和社會(huì )需要。同時(shí)，因為管理方式落后，查閱檔案的速度也很慢，查找準確率低，查全率低。案卷查閱、調動(dòng)頻繁，也極易造成檔案的損壞或丟失。檔案電子信息化、網(wǎng)絡(luò )化建設仍處在規劃階段。
4積極探索農業(yè)推廣碩士研究生檔案管理體制的建設
農業(yè)推廣碩士研究生檔案存在的問(wèn)題實(shí)際上是管理質(zhì)量問(wèn)題。要解決以上難題，提高檔案管理水平和檔案利用率，必須要建立與時(shí)代要求和培養特點(diǎn)相適應的管理體制，并積極向檔案信息化、網(wǎng)絡(luò )化方向大力推進(jìn)。
4.1提高認識，強化責任意識
研究生檔案是在校期間記載個(gè)人學(xué)習情況、政治思想品德、科研能力、獎罰情況的具有重要保存價(jià)值的文字材料，是其工作單位再次全面考察、了解和選拔的重要依據。因此，我們要提高認識，高度重視他們的檔案工作。首先，學(xué)校要明確責任，根據高校檔案工作要求，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規劃[2]，積極推進(jìn)構建與在職研究生辦學(xué)特點(diǎn)相適應的檔案機構，落實(shí)人員編制、檔案庫房、設備以及經(jīng)費。其次，有關(guān)部門(mén)要細化責任，根據檔案管理范圍認真及時(shí)做好檔案的收集、整理、移交等工作，尤其是要做好各環(huán)節的銜接工作，避免扯皮、推諉現象的出現。再次，有關(guān)人員要落實(shí)責任，在其位謀其政，履其職盡其責，不斷強化責任意識，能根據歸檔范圍及保管期限的規定對有關(guān)材料進(jìn)行立卷、歸檔、銷(xiāo)毀等，能根據高校檔案管理要求對檔案做好保管、借閱等工作。
4.2建章立制，完善相關(guān)制度
為了加強高等學(xué)校檔案部門(mén)的業(yè)務(wù)建設，做到門(mén)類(lèi)齊全，結構合理，管理科學(xué)，有效服務(wù)，必須實(shí)行目標管理，使檔案工作各個(gè)環(huán)節規范化，提高管理水平，更有效地保護及利用檔案，為學(xué)校和社會(huì )服務(wù)[3]。各學(xué)校要積極建立適合農業(yè)推廣碩士研究生檔案管理規章制度。一是制定詳細的工作流程及工作準則。對研究生檔案的收集、立卷、整理、查詢(xún)、借閱、利用等各個(gè)工作環(huán)節均要做到有章可循，有錯必糾。二是建立檔案工作人員的績(jì)效考核機制。要由學(xué)校檔案館組織實(shí)施，定期考核研究生管理部門(mén)及院系培養單位的檔案部門(mén)專(zhuān)、兼檔案員業(yè)務(wù)工作，并與該部門(mén)綜合業(yè)績(jì)掛鉤，加強檔案行業(yè)職能管理，實(shí)行責任追究。三是建立健全收集、歸檔制度。要統一建檔標準，明確歸檔內容與范圍，使農業(yè)推廣碩士研究生檔案按照統一立卷內容和建檔標準進(jìn)行規范管理。四是厘清研究生管理部門(mén)及院系培養單位的檔案分屬關(guān)系。建議由研究生管理部門(mén)負責學(xué)籍檔案管理，院系培養單位負責本單位研究生理論、科研實(shí)踐學(xué)習與學(xué)位檔案管理，扎扎實(shí)實(shí)按照《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法與高等學(xué)校檔案工作規范》要求，做好檔案的建檔、歸檔、保管、使用、利用和轉遞等各項工作。
4.3加強培訓，提高人員素質(zhì)
提高檔案工作人員管理專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)是檔案事業(yè)成功的關(guān)鍵。檔案工作人員應當忠于職守，遵守紀律，具備專(zhuān)業(yè)知識[4]。因此，我們要加強對檔案工作人員的素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力培養。
�。�1）要加強職業(yè)道德教育。檔案管理工作較為枯燥和機械，崗位平凡，甘于默默奉獻，所以檔案工作人員應該具備良好的職業(yè)操守，耐得住清貧，耐得住“冷板凳”，同時(shí)又需要較強的政治敏感性，有強烈的責任感、使命感和職業(yè)榮譽(yù)感。我們要通過(guò)講座、談心活動(dòng)等多種形式教育檔案工作人員熱愛(ài)自己的行業(yè)，忠于職守，淡薄名利，樂(lè )于奉獻，讓他們學(xué)會(huì )用職業(yè)操守來(lái)規范工作行為，保障檔案安全，做好檔案保密工作。
�。�2）要加強專(zhuān)業(yè)技術(shù)學(xué)習，提高崗位技能�，F代社會(huì )瞬息萬(wàn)變，競爭加劇，學(xué)習成為個(gè)人或者組織發(fā)展的有效工具和手段。社會(huì )發(fā)展迫切需要按照新形勢新要求加快檔案建設，給檔案工作提出巨大的挑戰。因此，檔案管理人員要順應檔案管理發(fā)展趨勢，及時(shí)學(xué)習最新的檔案理論知識、學(xué)習與檔案工作相關(guān)的文化知識，如歷史學(xué)、統計學(xué)、傳播學(xué)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及計算機基礎知識等，增強綜合素質(zhì)，不斷提高崗位技能和崗位適應能力，從而富有成效地開(kāi)展檔案服務(wù)工作。
�。�3）要提高信息處理能力�，F代信息技術(shù)應用日益廣泛，計算機已經(jīng)成為檔案管理工作的重要工具�，F在，許多檔案部門(mén)提供給利用者的不再只是紙質(zhì)檔案，還包括大量的電子文檔。因此，檔案管理人員要提高信息處理能力，要能將研究生進(jìn)修期間產(chǎn)生的原始檔案材料轉變?yōu)殡娮游臋n，要能對其檔案信息的性質(zhì)、特征有準確認知，能利用現代信息技術(shù)對各種檔案信息資源進(jìn)行認知、評估、選擇和重組，提煉出有價(jià)值的信息，為研究生本人提供更好地服務(wù)，為其工作單位或社會(huì )提供有益的科研攻關(guān)技術(shù)，也為研究生管理部門(mén)制定管理制度和教學(xué)單位調整培養方案的提供依據。
4.4拓展領(lǐng)域，提高檔案利用水平
要在檔案利用的深度和廣度上做文章，提高檔案利用率。規范化、科學(xué)化和有序化管理是有效利用檔案的基礎和保證。第一步利用條碼技術(shù)管理和借閱檔案。第二步，由計算機檢索目錄和部分檔案過(guò)渡到檢索全部檔案。第三步，進(jìn)行檔案信息化建設。在檔案保密工作基礎上，對檔案進(jìn)行數字化處理，建立檔案目錄、全文數據庫，構建局域網(wǎng)，建設檔案信息查詢(xún)系統，將科研、教學(xué)、學(xué)位等檔案信息，發(fā)布在互聯(lián)網(wǎng)上，研究生工作單位可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)了解其進(jìn)修期間的培養情況，也可讓更多人不受時(shí)間地點(diǎn)的限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò )瀏覽利用檔案，把服務(wù)方式由被動(dòng)服務(wù)轉變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。檔案信息網(wǎng)絡(luò )化可使同一份檔案材料可供多人同時(shí)閱讀，提高檔案查閱利用率。
總之，農業(yè)推廣碩士研究生檔案管理工作是農推碩士授予點(diǎn)學(xué)校檔案管理的新工作、新課題，我們要善于運用新觀(guān)念、新思路、新方法研究檔案工作，積極構建適合農業(yè)推廣碩士研究生特色的現代檔案管理體制，使研究生教育檔案管理工作再上新臺階。
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