高校教學(xué)檔案信息化管理探析論文

　　【論文關(guān)鍵詞】信息化 教學(xué)檔案 安全性

　　【論文摘要】高校教學(xué)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，教學(xué)檔案管理信息化可以有效促進(jìn)教學(xué)管理水平的提高。本文對教學(xué)檔案管理信息化提出了有效的方法，并針對存在的問(wèn)題提出了相應對策。

　　高校教學(xué)檔案是高等院校對教學(xué)實(shí)施過(guò)程、教學(xué)管理、學(xué)生管理、教師管理、實(shí)驗室管理的真實(shí)記錄，是在日常的教學(xué)活動(dòng)中所形成的具有保存價(jià)值的原始記錄，可全面反映高等院校教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，也是評估教學(xué)質(zhì)量的重要依據。教學(xué)檔案管理是高校檔案管理工作的一個(gè)重要部分。隨著(zhù)各個(gè)高等院校的教學(xué)水平評估的展開(kāi)，教學(xué)檔案管理日趨重要。隨著(zhù)信息技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案數字化、電子化、網(wǎng)絡(luò )化管理方法的推進(jìn)，實(shí)現教學(xué)檔案的信息化管理是提高教學(xué)檔案的管理水平，是提高高校教學(xué)管理水平的重要途徑。

　　一、教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)

　　教學(xué)檔案是教學(xué)過(guò)程中形成的原始材料，其特點(diǎn)如下：

　　1．教學(xué)原始性材料分類(lèi)多，數量大。

　　教學(xué)檔案有來(lái)自上級各主管部門(mén)對教學(xué)工作、教學(xué)改革、人才培養、實(shí)驗實(shí)習等方面的工作安排、管理制度、規定條例等，也有各教學(xué)單位對教學(xué)過(guò)程記錄的原始材料、教學(xué)工作安排的工作文件，還有教研室活動(dòng)、教研室建設、學(xué)生活動(dòng)、學(xué)生管理原始記錄和相關(guān)材料，分類(lèi)較多；由于涉及到的內容多、范圍大、人數多，因此檔案數量相對較大。

　　2．教學(xué)檔案整理的周期性比較強

　　教學(xué)過(guò)程以學(xué)期為單位開(kāi)展，原始材料的產(chǎn)生具有較強的周期性，因此，教學(xué)檔案整理歸檔應按學(xué)期進(jìn)行，形成周期性的檔案。

　　3．教學(xué)檔案學(xué)科專(zhuān)業(yè)性強

　　除了學(xué)生工作有一定的共性外，高等院校的各系的專(zhuān)業(yè)性都比較強，在人才培養過(guò)程中，需要按不同的專(zhuān)業(yè)特色實(shí)施教學(xué)，各種教學(xué)活動(dòng)存在很大的差異性，因此，不同學(xué)科專(zhuān)業(yè)院系的教學(xué)檔案的整理具有很強的學(xué)科專(zhuān)業(yè)特性。

　　4．教學(xué)檔案資料的形式多樣化

　　各個(gè)院系教學(xué)活動(dòng)的形式多種多樣，有課堂教學(xué)、課外教學(xué)、課內實(shí)驗、校內實(shí)訓、校外實(shí)習、野外考查、社會(huì )調研等。不同的教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的原始材料的形式也是多樣的，有紙質(zhì)材料、照片、光盤(pán)、標本、樣本等，這種多樣性檔案原始資料，可以真實(shí)確切地反映多樣性教學(xué)活動(dòng)的面貌，更能體現檔案的作用和價(jià)值。

　　二、教學(xué)檔案管理現狀

　　教學(xué)檔案管理由各個(gè)教學(xué)院系獨立完成，由于缺乏統一的應用系統協(xié)調管理，管理的信息化還處于初級階段，沒(méi)有充分利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)來(lái)提高管理效率。

　　第一，以紙質(zhì)檔案為中心，管理對象是紙質(zhì)載體檔案，檔案的收集、整理、保管、利用等業(yè)務(wù)環(huán)節大多是手工進(jìn)行。

　　第二，電子檔案保存不統一，通常采用按目錄整理保存的方式，缺乏系統的電子檔案管理系統，給電子檔案查詢(xún)利用帶來(lái)很大的不便。

　　第三，電子檔案保存比較分散，缺乏統一的標準和規范，沒(méi)有依靠強大的計算機網(wǎng)絡(luò )系統進(jìn)行系統集成，資源不能共享，導致很多檔案重復建檔，利用率低，利用手段單一。

　　第四，電子檔案查詢(xún)利用過(guò)程中，沒(méi)有有效的安全保障措施，在受到計算機病毒攻擊時(shí)，會(huì )使計算機系統癱瘓，電子檔案存儲目錄結構遭到破壞，造成數據丟失，嚴重時(shí)會(huì )造成災難性的錯誤，導致數據完全破壞。

　　第五，教學(xué)檔案管理獨立于校園網(wǎng)進(jìn)行，沒(méi)有采用有效手段來(lái)協(xié)調各部門(mén)統一完成，不但造成校園網(wǎng)資源浪費，而且浪費大量的人力資源進(jìn)行重復建設。

　　三、教學(xué)檔案信息化管理方法

　　考慮到教學(xué)檔案信息化建設的現狀，結合實(shí)際工作需要，進(jìn)行了初步的探索，逐步實(shí)現信息化建設。

　　1．構建有效多級網(wǎng)絡(luò )化教學(xué)檔案管理平臺，充分利用校園網(wǎng)絡(luò )，提高管理效率和檔案的利用率。

　　通過(guò)采用基于Web的網(wǎng)絡(luò )化檔案管理系統，實(shí)現教學(xué)主管部門(mén)、教學(xué)院系、教研室的多級管理體系。Web系統的優(yōu)勢在于實(shí)施、維護簡(jiǎn)單，特別是在校園網(wǎng)內運行，通過(guò)設置訪(fǎng)問(wèn)控制列表，可較好的實(shí)施安全管理策略，保證系統運行的安全性，提高整個(gè)系統運行效率。

　　2．系統采用多級存儲體系，提高檔案數據存儲的安全性。

　　數據存儲采用磁盤(pán)、磁盤(pán)陣列、磁帶庫的多級存儲體系，實(shí)現數據的多級存儲，保證數據的安全。有效的實(shí)施RAID技術(shù)，一般情況下通過(guò)RAID1（磁盤(pán)鏡象結構）來(lái)確保數據安全，在條件允許的情況下通過(guò)RAID5（分布式奇偶校驗的獨立磁盤(pán)結構）方式，即可保證數據有較高的安全性，同時(shí)可以提高數據讀取的性能。

　　3．檢索工具多樣化，采用案卷檢索和全文檢索相結合的方式，提高檔案查詢(xún)的效率和準確度。

　　檔案檢索工具是記錄、查找、報道檔案材料的手段，是管理和利用檔案的工具。為了更加有效的進(jìn)行檔案檢索，除了設置常用的分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、全宗文件目錄、案卷目錄以外，還需要設置全文檢索，將檔案中的各種事物名稱(chēng)、檔號、關(guān)鍵字等進(jìn)行編排，通過(guò)輸入特定的詞來(lái)實(shí)現全庫數據檢索，可有效提高檢索效率，增強系統的實(shí)用性。

　　4．檔案數據的數字化分級實(shí)施，分學(xué)期完成。

　　由于教學(xué)檔案的分類(lèi)多，檔案的產(chǎn)生涉及的部門(mén)較多，檔案數據的采集必須按不同的部門(mén)分別同步進(jìn)行。對教學(xué)管理部門(mén)、教學(xué)單位、教研室等不同級別的處室分別規定數字化檔案的范圍，同步實(shí)施檔案數據采集，有效避免重復勞動(dòng)或相互推諉。由于教學(xué)檔案的量較大，必須以學(xué)期為單位進(jìn)行歸檔立卷，并有效的實(shí)施數據的電子化；對于類(lèi)似學(xué)生活動(dòng)等較為頻繁開(kāi)展的活動(dòng)需要縮短歸檔的周期。 5．檔案收集時(shí)，采用“雙套制”，在進(jìn)行紙質(zhì)、實(shí)物檔案的歸檔的同時(shí)，還要有效的完成檔案的電子化。

　　由于印章和簽署是文件生效的主要標示，所以對于有憑證作用的文件必須以紙質(zhì)形式保存；由于電子檔案的載體不穩定性，加上電子檔案的易修改性，所以紙質(zhì)檔案的保存很有必要。歸檔時(shí)采用不同的編目方法，資質(zhì)檔案和電子檔案都必須在備注部分加以說(shuō)明，注明對應的電子檔案和紙質(zhì)檔案的檔案編號，以便利用時(shí)相互參照。

　　6．檔案的查閱采用分權分級流程審核方式，保證檔案的保密性。

　　由于教學(xué)檔案的查閱利用會(huì )涉及到教學(xué)管理的各個(gè)部門(mén)，而檔案的保密性針對不同的檔案內容會(huì )有不同的要求，所以必須進(jìn)行分級別、按權限進(jìn)行查閱；對于低級別權限的用戶(hù)需要查閱高保密檔案時(shí)，必須嚴格執行流程審批制度，層層落實(shí)責任，確保檔案信息的安全。

　　7．檔案管理采用專(zhuān)兼職結合，提高管理效率。

　　由于教學(xué)檔案的數量較大，給立卷歸檔和數字化帶來(lái)了很大的難度，如果僅有專(zhuān)職檔案管理員統一完成會(huì )有較大難度，必須采用專(zhuān)兼職結合，專(zhuān)職檔案員負責檔案歸檔的統一規劃、立卷、審核、指導等工作，兼職檔案員負責具體材料的裝訂歸檔，并完成檔案的數字化工作。

　　四、教學(xué)檔案管理信息化建設存在問(wèn)題的對策

　　教學(xué)檔案管理信息化建設過(guò)程中，由于電子檔案建設會(huì )增加管理人員的工作量，在實(shí)施過(guò)程中存在較大阻力，我們必須克服困難，落實(shí)責任，保證建設的進(jìn)程。

　　1．加強教學(xué)管理人員的檔案建設意識和信息化管理的意識

　　加強檔案意識，進(jìn)一步增強做好檔案工作的責任感和使命感，教學(xué)管理者發(fā)揚兢兢業(yè)業(yè)、埋頭苦干、默默無(wú)聞的優(yōu)良傳統的同時(shí)，要把檔案信息資源的利用價(jià)值與教職工的切身利益結合在一起，把檔案的服務(wù)意識貫穿在整個(gè)檔案的建設過(guò)程中，真正使教學(xué)檔案為教學(xué)服務(wù)、為教師服務(wù)、為學(xué)生服務(wù)。檔案管理信息化建設是利用最新的信息技術(shù)來(lái)服務(wù)檔案管理，信息化強調的不僅是計算機軟硬件，更強調人、管理、技術(shù)之間的有機集成，其中“人”是第一位的因素，所以管理者對信息化有正確理解和足夠重視是信息化成功實(shí)施的關(guān)鍵。

　　2．不斷提高教學(xué)檔案管理者的計算機應用能力

　　教學(xué)管理人員和教學(xué)檔案管理員計算機應用能力會(huì )直接影響教學(xué)檔案信息化的進(jìn)程。特別是教學(xué)管理人員存在年齡差異性、學(xué)歷差異性，導致計算機應用能力參差不齊，對新知識接受能力也不同。因此必須針對不同人群制定不同培訓計劃，以保證管理人員團隊的綜合能力的提高。

　　3．加強制度建設，把電子檔案建設落實(shí)到管理人員的業(yè)務(wù)考核中。

　　由于電子化教學(xué)檔案建設種類(lèi)多、數量大、任務(wù)重，必須要求廣大教學(xué)管理者全員參與、專(zhuān)兼結合。為保證實(shí)施的有效性，在信息化的過(guò)程中需要加強制度建設，把建設任務(wù)制度化，并形成可以量化或者物化的指標，作為教學(xué)管理人員的業(yè)務(wù)考核內容。把建設任務(wù)與崗位責任有機結合，這樣才能夯實(shí)任務(wù)、落實(shí)責任，確保建設任務(wù)有效完成。

　　4．加大計算機硬件設備投入的力度

　　信息化建設中，除了需要大量的計算機以外，更需要配置較好的數字化設備，包括高速掃描儀、數碼相機、數碼攝像機等，這些設備的需求也是電子化檔案建設的特色。

　　五、總結

　　高校教學(xué)檔案管理工作是學(xué)校教學(xué)管理工作的重要組成部分，加強教學(xué)檔案管理的信息化建設是強化教學(xué)管理的需要，是深化教學(xué)改革的需要，也是提高教學(xué)質(zhì)量的需要。但是教學(xué)檔案管理信息化建設是一項長(cháng)期持續的工作，需要不斷提高信息化管理意識，不斷應用最新的信息技術(shù)，不斷完善基礎數據建設，提高管理效率，更好的為教學(xué)服務(wù)。

　　參考文獻

　　1紀瑋.高校教學(xué)檔案管理工作面臨的問(wèn)題和對策［J］.山東檔案，2010（4）

　　2鐘曉春.網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的教學(xué)檔案管理初探［J］.河北建筑工程學(xué)院學(xué)報，2009（4）

【高校教學(xué)檔案信息化管理探析論文】相關(guān)文章：

高校信息化管理中的人事管理論文10-26

職稱(chēng)檔案信息化建設探討論文12-11

檔案管理論文06-24

檔案管理論文08-05

關(guān)于基層工會(huì )檔案管理的論文08-09

檔案管理論文【推薦】06-25

檔案管理論文【經(jīng)典15篇】03-04

檔案管理論文精選15篇06-26

檔案管理論文15篇[經(jīng)典]06-26

檔案管理學(xué)論文參考文獻11-08