電力工程檔案管理的現狀完善策略論文
【摘要】當前電力工程建設發(fā)展迅速，電力工程檔案管理也隨之發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越不可忽視的作用。作為一項專(zhuān)業(yè)性強、內容復雜的工作，電力工程檔案管理工作需要不斷提高管理人員的綜合專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能水平。為了讓電力工程管理工作更加規范化，本文對電力工程檔案管理工作中的一些問(wèn)題提出建議，旨在拋磚引玉，共同促進(jìn)電力企業(yè)改革，加快電力工程行業(yè)發(fā)展。
【關(guān)鍵詞】電力工程；檔案管理；策略
1引言
隨著(zhù)電力體制不斷改革，電力工程檔案信息管理的準確性和完整性日趨重要。作為工程項目的重要組成部分，電力工程檔案不僅記錄了企業(yè)自建業(yè)以來(lái)的工程建設成果及榮譽(yù)，還記錄了電力工程企業(yè)的發(fā)展歷程，表現出企業(yè)檔案管理水平和企業(yè)施工水平。因此，做好檔案管理工作，是當前工程建設工作中不可忽略的部分，直接影響到電力工程建設完工質(zhì)量，甚至是企業(yè)經(jīng)濟效益。
2電力工程檔案管理現狀
在電力工程檔案管理工作中，既要求檔案管理人員跟上項目施工進(jìn)度，保持步調一致，及時(shí)收集整理各方面信息，又要求其全程參與項目施工過(guò)程，做好管理工作統籌和規劃，從而提高電力工程檔案管理水平，提高電力工程建設質(zhì)量。然而，隨著(zhù)社會(huì )發(fā)展和電力工程體制不斷改革，企業(yè)對檔案管理工作提出更多要求，當前檔案管理工作還存在一些不盡如人意的地方。
2.1檔案管理工作重視度低
傳統電力工程建設中只注重工程施工相關(guān)工作，把工作中心放在工程成本控制、進(jìn)度及質(zhì)量上，卻忽略電力建設檔案管理工作，甚至在工程建設中沒(méi)有設檔案管理部門(mén)，造成檔案數據信息材料丟失，從而影響工程進(jìn)度[1]。同時(shí)，由于企業(yè)管理者缺少相關(guān)檔案管理意識，造成下屬基層人員思想認識不高，對檔案管理工作不夠重視。在工作中不僅不配合從事人員進(jìn)行材料交接，甚至對其排斥抵抗，從而影響工程施工進(jìn)度和質(zhì)量。
2.2檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)低
由于電力工程檔案管理部門(mén)建設歷史時(shí)間較短，其管理人員有的是從其他部門(mén)臨時(shí)調用過(guò)來(lái)，大多沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)系統培訓，無(wú)法將檔案管理工作系統科學(xué)、合理有序地展開(kāi)。同時(shí)，由于沒(méi)有專(zhuān)業(yè)固定人員從事此專(zhuān)項工作，檔案管理工作相關(guān)人員在崗位上從事時(shí)間短且其綜合素質(zhì)不高，不能有效順利開(kāi)展工作，甚至出現消極懈怠現象。此外，在檔案管理工作中，鑒于環(huán)境等外在因素，檔案管理人員在工作中缺少檢查核對環(huán)節，無(wú)法驗證上報文件材料真實(shí)性，甚至導致檔案信息源丟失。
2.3檔案信息化程度低
在管理工作中，由于上級部門(mén)重視度不高，資金不到位等外在因素影響，檔案管理工作數字化普及率極低。工程材料記錄工作多依賴(lài)于紙質(zhì)文檔，從而給檔案查閱、歸檔等工作造成極大不便。而隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )發(fā)展，數字化、智能化管理系統在工作學(xué)習中逐步普及，如電力企業(yè)無(wú)法跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)行企業(yè)電力工程檔案信息化管理，將會(huì )在項目工程工作中形成短板，嚴重制約項目工程開(kāi)展。
3電力工程檔案管理工作建議
3.1加強企業(yè)重視程度
企業(yè)高層管理者應樹(shù)立檔案管理意識，重視檔案開(kāi)發(fā)管理工作。只有通過(guò)自上而下地開(kāi)展工作，才能讓基層人員明確自身責任，讓檔案管理規范制度落到實(shí)處，從而提高檔案管理工作效率。根據我國對電力工程企業(yè)檔案管理工作相關(guān)法律要求，企業(yè)相關(guān)人員應加深有關(guān)法律認識，將檔案管理工作融入到企業(yè)管理中，建立健全相關(guān)制度規范。實(shí)施責任到人，落實(shí)到崗，專(zhuān)項工程專(zhuān)人負責，確保在管理工作中出現問(wèn)題時(shí)，能夠及時(shí)找到根源，及時(shí)解決，避免出現互相推諉而影響施工效率情況。當然，在制度推行中，施工單位高層人員應向基層人員灌輸積極思想：?jiǎn)?wèn)責制不是為了限制檔案管理人員工作自由度，而是為了提高檔案管理效率并減輕檔案管理人員工作負擔，從而減少基層人員排斥心理，促進(jìn)檔案管理制度的有效推行。
3.2提高管理人員素質(zhì)
首先，電力企業(yè)在選擇聘用檔案管理人員時(shí)，應選擇經(jīng)過(guò)系統培訓的專(zhuān)業(yè)人員，能夠運用專(zhuān)業(yè)理論進(jìn)行檔案信息篩選歸檔，從而幫助電力企業(yè)單位建立起規范科學(xué)的檔案管理體系。同時(shí)，在正式開(kāi)展工作前，企業(yè)單位還應集合新進(jìn)人員進(jìn)行短期崗前培訓，針對本單位具體情況進(jìn)行系統學(xué)習，從而讓檔案管理人員能夠結合實(shí)情開(kāi)展工作，避免出現一刀切解決問(wèn)題的情況。其次，在工作管理中，檔案管理部門(mén)應定期開(kāi)展培訓交流會(huì )，總結當前檔案管理工作中存在問(wèn)題并進(jìn)行有效研討，根據同期行業(yè)內檔案管理變革發(fā)展提出結合本單位實(shí)情提出解決辦法，并形成規范文件在部門(mén)內瀏覽傳達，從而利于檔案管理工作系統性、延續性。最后，企業(yè)既可選派優(yōu)秀骨干人員去往其他企業(yè)進(jìn)行交流學(xué)習，從而提高本企業(yè)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能水平，進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作。也可請業(yè)內專(zhuān)業(yè)人士到企業(yè)內部進(jìn)行指導工作，針對個(gè)體情況提出優(yōu)化建議。
3.3信息化管理電力檔案
信息化建設有利于推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作，促進(jìn)電力工程有序化發(fā)展。因此，在電力工程建設中，必須要結合現代信息技術(shù)，促進(jìn)電力工程檔案資料管理工作開(kāi)展。一方面，在檔案管理中，企業(yè)應建立文檔一體化管理系統，將在工程建設過(guò)程中積累整理的資料以電子文檔的形式進(jìn)行備份記錄，同時(shí)附上檔案保存、鑒定、利用和歸檔信息以保證檔案資料完整性。此外電力企業(yè)檔案管理應實(shí)時(shí)監管電子文件信息，確保檔案資料信息真實(shí)性和有效性。另一方面，企業(yè)還應加強檔案管理系統安全性，做好保密工作。由于電力工程檔案資料涉及到相關(guān)知識產(chǎn)權和商業(yè)機密，因此在管理工作中，電力企業(yè)單位應建立起檔案數據一體化管理，將文字圖片信息和視頻等內容都錄入數據庫中。在此基礎上建立檔案資源目錄，從而方便使用者進(jìn)行信息檢索，且利于保護檔案資料信息安全，不易造成信息遺失[2]。
3.4三同步管理電力檔案
由于電力工程檔案內容復雜、管理量大且加上電力工程完工時(shí)間具有不確定性，造成檔案管理工作難以開(kāi)展。因此，在電力工程檔案管理工作中，應采取三同步的工作方式以保證檔案管理工作科學(xué)性、完整性和準確性。三同步工作法要求檔案資料管理工作的開(kāi)展進(jìn)度要和電力工程建設施工進(jìn)度保持一致，同時(shí)檔案管理工作要實(shí)時(shí)跟進(jìn)電力工程企業(yè)竣工資料的收集、整理、積累和審核等工作，最后檔案管理人員要確保檔案資料的驗收工作要和電力工程完工驗收工作同時(shí)進(jìn)行。
3.5實(shí)行二交底、三控制
在工程立項后，檔案管理人員應做好工程前期和竣工驗收材料收集、整理、歸檔等文件工作，對項目管理部門(mén)進(jìn)行交底工作，做好前端控制；在工程項目開(kāi)工前，檔案管理人員應實(shí)時(shí)收集整理工程項目設計、施工、監理等參建單位進(jìn)行檔案交底，確保各單位能及時(shí)分解檔案工作任務(wù)目標，根據規程規范文件，做好技術(shù)材料形成、積累工程，同時(shí)確保材料質(zhì)量。此外，文件材料要與工程項目同時(shí)計劃，同時(shí)布置，同時(shí)核查，保證文件資料真實(shí)可靠性，從而做好工程中期控制。在整個(gè)檔案管理過(guò)程中，管理人員一定要全程參與，加強現場(chǎng)檢查指導力度，實(shí)現終端控制。
4結語(yǔ)
電力工程檔案真實(shí)完整地記錄了電力企業(yè)工程建設過(guò)程、實(shí)體情況和建設質(zhì)量，是維護企業(yè)合法權益、保證企業(yè)經(jīng)濟效益并反映企業(yè)歷史真實(shí)面貌的一項重要基礎工作，同時(shí)也是工程項目投產(chǎn)后進(jìn)行運行檢修、擴建改建工作的重要材料依據。在電力工程建設中實(shí)時(shí)收集整理檔案資料，精確核查工程文件材料，規范化管理技術(shù)檔案，保證企業(yè)檔案資料系統性和完整性，有利于為當前工程建設工作開(kāi)展各項服務(wù)，也有利于為電力企業(yè)工程后續投產(chǎn)工作做好基礎準備工作。
【參考文獻】
[1]馮雪.探討電力檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016，24(01)：105.
[2]劉霞.淺談電子信息時(shí)代電力檔案管理工作的創(chuàng )新策略[J].現代國企研究，2016，8(04)：77.
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