檔案信息的管理和利用論文

　　對檔案信息加以科學(xué)高效地管理，靈活地對檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，并使其在高校各單位實(shí)現更好地服務(wù)，是當今檔案信息管理人員繼續重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。通過(guò)對檔案信息管理技巧論述的同時(shí)，還提出了檔案信息的利用策略。

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展和時(shí)代的進(jìn)步，人們對于信息的需求量也越來(lái)越大，而檔案信息也開(kāi)始發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越重要的作用。因此，如何對檔案信息加以科學(xué)高效的管理，靈活地對檔案信息資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)和利用，并使其在高校各單位實(shí)現更好的服務(wù)，是當今檔案信息管理人員繼續重點(diǎn)考慮的問(wèn)題之一。

　　一、檔案信息管理技巧

　　檔案信息是一種重要的信息資源，新形勢下可以運用以下管理技巧來(lái)做好檔案信息的管理工作：

　　1提高管理人員素質(zhì)

　　要想做好檔案信息管理，首先必須提高管理人員的素質(zhì)。因為，檔案管理人員水平的高低、專(zhuān)業(yè)知識的好壞，直接關(guān)系到檔案信息管理的成效和發(fā)展。因此，提高管理人員的素質(zhì)顯得尤為重要。

　　比如，應組織培訓讓管理人員掌握熟練的專(zhuān)業(yè)知識，并通過(guò)不斷學(xué)習來(lái)提高他們的現代化管理技能以及科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)檔案資源的能力，只有通過(guò)培訓和學(xué)習才能有效提高檔案人員對檔案資源的使用效益。所以，相關(guān)單位應充分充實(shí)檔案管理人員的繼續教育培訓工作。

　　同時(shí)，還應組織管理人員集中學(xué)習現代化科學(xué)知識，計算機操作技能等。因為隨著(zhù)信息化時(shí)代的到來(lái)，檔案信息電子化、辦公自動(dòng)化是檔案管理的發(fā)展趨勢，只有提高檔案管理者的專(zhuān)業(yè)知識、計算機操作技能以及綜合能力，才能使之成長(cháng)為時(shí)代需要的復合型人才或信息專(zhuān)家，才能促進(jìn)檔案事業(yè)高水平的持續發(fā)展。

　　并且還應積極培養檔案工作人員的敬業(yè)愛(ài)崗精神以及樂(lè )于奉獻、全心全意為用戶(hù)服務(wù)的品質(zhì)和良好的職業(yè)道德。還應讓他們了解一定的法律法規，以做好相關(guān)檔案信息的保密工作。只有這樣，才能真正促使他們做好檔案信息管理工作，才能為用戶(hù)和各單位，甚至為社會(huì )提供快速、優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。

　　2完善檔案信息管理制度

　　要想對檔案進(jìn)行科學(xué)規范的管理，還必須完善檔案信息管理制度。只有建立健全的管理制度，才能保障檔案信息管理工作的順利開(kāi)展，并使高校的檔案資源充分發(fā)揮出應有的效用。

　　比如，可以根據高校檔案資源管理的實(shí)際情況，制訂科學(xué)合理的兩級檔案管理制度，如一級管理主要是由高校檔案室來(lái)進(jìn)行檔案信息管理工作，另一極管理則由基層立卷單位來(lái)進(jìn)行高校檔案的管理工作。兩級同時(shí)進(jìn)行管理，并制訂相應的管理細則，就可以在分工明確的基礎上，依據制度來(lái)進(jìn)行管理。這樣可以取得良好的管理效果。

　　在高校的檔案管理過(guò)程中，建立有效的檔案管理機制，可以規范檔案管理并形成規范的檔案信息管理體系。比如，對檔案管理人員建立崗位責任制，對失職失責的管理人員依照懲罰制度進(jìn)行相應的懲罰，可以防范或杜絕泄密違法事件發(fā)生，比如，建立檔案信息借閱或使用制度，可以在保障信息安全的同時(shí)充分發(fā)揮其利用價(jià)值。只有建立健全的管理制度，才能使整個(gè)檔案信息管理工作做到有章可循。

　　3加快檔案信息現代化管理

　　當今是科學(xué)技術(shù)高度發(fā)展的社會(huì )，檔案信息管理只有順應時(shí)代發(fā)展加快現代化管理進(jìn)程才能更好地發(fā)揮其作用和價(jià)值。因為傳統的檔案管理，大多是以紙質(zhì)檔案為主進(jìn)行保存，或者以照片、錄音、錄像等實(shí)體作為檔案載體，工作人員主要是以手工操作為主完成檔案管理，因此，費時(shí)費力，管理過(guò)程繁瑣且工作量較大，以致很多有價(jià)值的檔案信息資源大量被閑置或浪費。

　　隨著(zhù)電子信息時(shí)代的到來(lái)，為了提高檔案信息的利用價(jià)值，

　　為了優(yōu)化其存儲環(huán)境，可以借鑒計算機存儲技術(shù)，以便于檔案信息的長(cháng)期保存，同時(shí)還可以有效避免紙質(zhì)檔案造成的受潮、蟲(chóng)蝕以及火災等災害，減少一定的損耗和保管經(jīng)費等。同時(shí)，現代化的科學(xué)技術(shù)管理還有利于檔案信息的反復借閱。

　　在傳統的檔案管理的基礎上加快檔案信息現代化管理，運用電腦多媒體技術(shù)等科學(xué)技術(shù)的信息管理，不僅順應了信息社會(huì )的發(fā)展趨勢，還能加快檔案信息系統化建設，并且能有效地實(shí)現檔案管理工作各個(gè)環(huán)節的現代化發(fā)展，比如，借助計算機、光盤(pán)、縮微、多媒體等技術(shù)進(jìn)行管理可以更好地為當代檔案管理的現代化提供良好的幫助。

　　二、檔案信息利用策略

　　檔案信息是檔案管理者進(jìn)行各項管理工作的依據，作為檔案管理者可以運用以下策略，充分發(fā)揮高校檔案信息的利用價(jià)值：

　　1打破傳統的檔案信息服務(wù)形式

　　檔案工作服務(wù)的目的是為用戶(hù)提供他們需要的檔案信息服務(wù)，尤其是在當今信息化的社會(huì )，信息服務(wù)顯得越來(lái)越重要。因此，管理人員必須打破傳統的檔案信息服務(wù)形式，將過(guò)去檔案信息待查的服務(wù)模式轉變?yōu)闄n案信息的開(kāi)發(fā)利用，這樣才能真正發(fā)揮檔案信息的使用價(jià)值。

　　打破傳統的檔案信息服務(wù)形式，還要求工作人員將檔案的工作重心進(jìn)行轉移，應積極主動(dòng)地對那些需要檔案服務(wù)的用戶(hù)提供引導，提高檔案信息的利用率。比如，對那些處于雪藏式的檔案信息，應將其分類(lèi)重新歸檔，并設置索引編號，加注檔案類(lèi)別，以供用戶(hù)查閱并發(fā)揮出檔案本身應用的價(jià)值；同時(shí)還應改變傳統的被動(dòng)坐等服務(wù)形式，應積極改變單一的查詢(xún)檢索

　　工具，同時(shí)還應積極做好檔案利用信息反饋等工作，這樣才能充分發(fā)揮出檔案信息資源的利用價(jià)值，并促使檔案信息管理的健康發(fā)展。因此，作為管理者必須主動(dòng)轉變服務(wù)觀(guān)念，強化服務(wù)意識，積極改變傳統的檔案管理和服務(wù)形式，創(chuàng )造新的服務(wù)模式，以為用戶(hù)提供他們所需要的檔案資料，并有效實(shí)現檔案信息的服務(wù)價(jià)值。

　　2創(chuàng )建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò )平臺

　　檔案信息的有效利用還需要積極創(chuàng )建檔案信息開(kāi)發(fā)利用的網(wǎng)絡(luò )平臺，以借助網(wǎng)絡(luò )來(lái)充分發(fā)揮檔案信息的利用價(jià)值。比如，利用網(wǎng)絡(luò )傳輸速度快、存儲容量大，以及資源共享效率高等特點(diǎn)搭建信息網(wǎng)絡(luò )平臺，以方便用戶(hù)、服務(wù)用戶(hù)。

　　例如，以一個(gè)檔案館為中心，組建網(wǎng)絡(luò )中心，在網(wǎng)上利用數據庫進(jìn)行檔案信息收集、存儲各種檔案信息源等，再集中取舍分析、定量分析、效益分析，并利用網(wǎng)絡(luò )平臺高校圖書(shū)館以及各級直屬單位等進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )信息樞紐相互交流，對有價(jià)值的信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)共享，以發(fā)揮出檔案信息的利用價(jià)值。

　　利用網(wǎng)絡(luò )平臺還可以創(chuàng )建虛擬空間來(lái)發(fā)揮相應的檔案數據信息，將那些可選性強、目的性強、利用效果好的檔案信息，提供在線(xiàn)瀏覽功能，檔案管理者可以根據用戶(hù)的需要及時(shí)補充信息內容，以為用戶(hù)及時(shí)提供準確的檔案信息。因此，利用網(wǎng)絡(luò )平臺可以對檔案資源的開(kāi)發(fā)利用帶來(lái)理想的效果。

　　高校檔案信息是高校辦學(xué)資源中重要的組成部分，現代檔案信息資源的管理和利用是[文秘站－中國最強免費！]聯(lián)系在一起的，是一個(gè)整體，科學(xué)高效的管理方式可以有效促進(jìn)檔案信息的利用，通過(guò)對檔案信息資源的利用也可以很好地促進(jìn)檔案信息的管理，甚至還可以提升檔案信息資源的社會(huì )貢獻力。因此，作為檔案信息管理人員，應積極做好這兩方面的工作。

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