人事檔案管理工作改進(jìn)思考論文
摘要：人事檔案管理工作是一項特殊的工作，是檔案管理中的重要內容。人事檔案要具有真實(shí)性，全面性，人事檔案管理要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規范的原則。我國人事檔案管理工作至今已經(jīng)形成了一套完整的管理體系，但還存在著(zhù)管理上的不足。筆者不揣淺陋，提出相應的對人事檔案管理工作改進(jìn)的一點(diǎn)思考，以期對健全我國的人事檔案管理工作有所助益。
關(guān)鍵詞：人事檔案管理與社會(huì )發(fā)展同步
一、對人事檔案管理工作的簡(jiǎn)要認識
人事檔案管理工作是檔案管理中的重要工作內容。人事檔案管理就是人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和提供利用的活動(dòng)。人事檔案是人事管理活動(dòng)中形成的，記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現，以個(gè)人為單位組合起來(lái)，以備考察的文件材料。人事檔案管理工作一直被認為是帶有保密性與謹慎性的一種工作。熟知人事檔案的操作細節以及操作流程是每一位檔案管理者所要具備的基本工作內容。說(shuō)到人事檔案管理就不得不想到我國的人事檔案管理開(kāi)始于哪個(gè)時(shí)期，哪個(gè)朝代開(kāi)始有的管理制度。據史料記載，我國最早出現人事檔案管理是在商朝，那時(shí)候的人事檔案管理與現在的人事檔案管理完全不是一個(gè)概念，所包括的內容也不一樣。在商朝，那時(shí)候的人事檔案叫做譜牒。商朝所建立的譜牒檔案無(wú)外乎是為了延續本朝的血緣統治以及鞏固世襲制度。到了漢代，我國在用人制度上重視對候選人家庭出身、社會(huì )關(guān)系、政治歷史等方面的審查。人事檔案管理的內容逐漸增加。中國封建王朝統治時(shí)期的人事管理大多是為了加強中央集權的統治而開(kāi)設的，開(kāi)設的目的是為了便于帝王了解與使用人才。近幾十年來(lái)隨著(zhù)我國政治經(jīng)濟的不斷發(fā)展，我國的人事檔案管理制度不斷完善，人事檔案管理工作也不斷進(jìn)步，并逐漸形成了適合中國特色社會(huì )主義道路的檔案管理制度。我國的人事檔案管理正向著(zhù)制度化、現代化、規范化的道路去發(fā)展。隨著(zhù)我國社會(huì )各方面的快速發(fā)展，我國的人事檔案也要同社會(huì )發(fā)展相適應。任何事物以及制度的發(fā)展都必須統一在一個(gè)國家社會(huì )發(fā)展之下，人事檔案管理工作也不例外。它必須要與本國的社會(huì )發(fā)展相適應，不能脫離社會(huì )而單獨發(fā)展。
二、我國人事檔案管理工作所存在的不足之處
國家以及有關(guān)行政部門(mén)非常重視人事檔案的管理工作，因為它涉及國家以及用人單位的用人情況。必須要充分了解被雇用人的基本情況才能保證國家事業(yè)的順利進(jìn)行。了解被雇用人的基本信息和情況是選拔人才與用人的最基本要求。企事業(yè)單位了解被雇用人的基本信息有利于以后工作的順利進(jìn)行，才能在用人方面做到“心中有數”。有時(shí)候國家還要對用人進(jìn)行政審以及其他方面的審查，這時(shí)首先要做的就是了解其檔案材料。這就需要人事檔案管理工作要做到真實(shí)、全面、準確無(wú)誤，檔案管理工作不容有半點(diǎn)忽視與錯誤。這樣不但影響國家對于公民的統一管理，也影響和關(guān)乎公民的前途以及命運。所以人事檔案管理工作是一項特殊而又細致的工作。人事檔案收集歸檔工作一定要遵循真實(shí)、全面、及時(shí)、規范的原則。雖然說(shuō)我國近幾年來(lái)的人事檔案管理工作已經(jīng)初步形成了完整的體系，但還是存在著(zhù)一些不足之處。
1.人事檔案管理體系“僵化”。就全局而言，目前我國的人事檔案管理體系還停留在十年前的發(fā)展狀況，存儲檔案的空間狹小，設施老化。人事檔案存儲系統的科技含量不高。
2.人事檔案管理工作人員的學(xué)歷以及素質(zhì)不高。我國的人事檔案管理工作人員普遍學(xué)歷都不高。有的甚至都沒(méi)接受過(guò)高等教育，大家普遍認為人事檔案管理工作不需要技術(shù)含量，也不需要有很高的文化修養，只要能做到將檔案保存好就可以了，不需要更多的專(zhuān)業(yè)知識和專(zhuān)業(yè)技能。這種思想實(shí)際阻礙了人事檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)行。
3.人事檔案管理在個(gè)別地方還存在漏洞�，F階段我國的人事檔案管理體系還有待進(jìn)一步完善，甚至個(gè)別地方還存在很大的漏洞，極端的例子就是有的人甚至可以隨意調取自己的檔案，進(jìn)行隨意改動(dòng)。人事檔案管理工作的嚴肅性和管理手段亟待加強。
4.國家對于人事檔案管理的投入有待進(jìn)一步提高。國家每年對于人事檔案管理的投入資金不是很大，個(gè)別基層單位有時(shí)候還有缺少資金的現象發(fā)生，這樣就阻礙了人事檔案管理工作的正常發(fā)展與改進(jìn)。
5.上下級之間的人事檔案管理分工不明確。各級之間的分工不明確以至于出現問(wèn)題，大家互相推卸責任，沒(méi)有形成一套完整的各級之間如何管理分配的方案，上下級之間的分工不明確，導致人事檔案管理工作容易陷入一種混亂的局面。
三、對人事檔案管理工作改進(jìn)的一點(diǎn)思考
伴隨著(zhù)我國社會(huì )政治經(jīng)濟的全面發(fā)展和檔案事業(yè)的整體進(jìn)步，人事檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，在社會(huì )的發(fā)展中作出相應的調整。我們也可以借鑒其他國家的人事檔案管理工作，取其精華去其糟粕，可以借鑒他們的人事檔案管理經(jīng)驗，為我國的人事檔案管理工作提供有力的理論依據和實(shí)踐經(jīng)驗借鑒。就拿美國來(lái)說(shuō)，由于社會(huì )制度的差別，美國在人事檔案管理方面有公有系統與私有系統兩大塊。各級政府以及其他公立組織的人事檔案均由其所在機構的人事部門(mén)集中統一保管。私立系統是企業(yè)、公司或其他的私立組織雇員的人事檔案由本單位的人事部門(mén)保管。此外，美國人事檔案管理的最大特色是一些專(zhuān)業(yè)部門(mén)也保留著(zhù)大量的個(gè)人數據。例如，美國的成年人有美國的社會(huì )保障署頒發(fā)的社會(huì )保障號。如果有公民有違法的行為，那么其違法記錄就會(huì )被記錄在號碼中，并進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)。公民的所有基本信息都被記錄在數據庫中，憑借著(zhù)社會(huì )保障號，使得公民的所有信息都能在第一時(shí)間及時(shí)調出。其實(shí)還有很多國家在人事檔案管理中形成了具有自己特色的人事檔案管理體系，在這里就不一一列舉了。人事檔案管理的好處是用人單位在選拔人才與使用人才方面，可以根據其個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷、家庭背景、道德品質(zhì)、工作能力、業(yè)績(jì)表現、獲獎情況、處罰情況方面的記錄，作出考察與任用的決定。人事檔案是個(gè)人在社會(huì )的發(fā)展以及在社會(huì )工作中的方方面面表現的真實(shí)反映。所以在人事檔案管理方面一定要做到真實(shí)可信，不允許有半點(diǎn)的參假與欺騙，這是關(guān)乎到一個(gè)人的未來(lái)以及誠信的問(wèn)題，所以不容忽視。人事檔案管理工作最大的特點(diǎn)是具有保密性，因為它涉及個(gè)人的隱私以及其他方面的工作和生活問(wèn)題。一般人是不能夠查看和調取他人的檔案的，這樣做是違法的行為，要負法律責任。人事檔案管理要做到保密性強，管理嚴謹。不能在工作中疏忽大意，不能隨意將他人的檔案交給別人或是遺忘、錯拿他人的檔案。從事人事檔案工作的人員要遵守保密協(xié)議與職業(yè)道德。簡(jiǎn)之，筆者認為改進(jìn)人事檔案管理工作應該做到以下幾點(diǎn)：
1.人事檔案管理要與社會(huì )的發(fā)展同步。社會(huì )的發(fā)展同樣也會(huì )帶動(dòng)人事檔案管理工作的發(fā)展。人事檔案管理要與社會(huì )的發(fā)展同步，如果人事檔案管理工作還墨守成規，那么它就會(huì )和社會(huì )脫軌，就會(huì )不適應社會(huì )的發(fā)展。根據現今社會(huì )的發(fā)展情況，人事檔案管理工作也要作出相應的調整以適應社會(huì )的發(fā)展。
2.人事檔案管理要繼續朝著(zhù)信息化方向發(fā)展�，F今社會(huì )是一個(gè)信息化的社會(huì )，通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)的廣泛應用，使得信息存儲量增強。計算機網(wǎng)絡(luò )化可以為人事檔案的管理提供強大的存儲量，這樣既可以節省時(shí)間去整理檔案又可以節省空間，并進(jìn)一步在技術(shù)上提高保密水平。當然，最主要的是提高了工作效率。我國的人事檔案管理要堅定不移地朝著(zhù)信息化的方向發(fā)展，這樣才能進(jìn)一步改進(jìn)和完善我國的人事檔案管理制度。3.加強人事檔案管理工作人員的素質(zhì)。加強人事檔案管理工作人員的素質(zhì)是為了更好地完善我國的人事檔案管理工作。管理人員素質(zhì)的提高不僅可以提高整個(gè)部門(mén)的工作效率，而且還能使整個(gè)檔案管理部門(mén)向著(zhù)更規范、更文明的方向發(fā)展。4.人事檔案管理要朝著(zhù)專(zhuān)業(yè)化方向發(fā)展。人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)化要求整個(gè)管理部門(mén)提高管理水平，管理水平的提高可以為工作人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。管理人員要恪盡職守，嚴格遵守職業(yè)道德，并不斷地進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識的學(xué)習，自覺(jué)地增強自身的專(zhuān)業(yè)技能。要有明確和健全的人事檔案管理體系，并且要形成專(zhuān)業(yè)的工作管理體系。
四、結束語(yǔ)
改進(jìn)人事檔案管理工作其實(shí)最重要的一點(diǎn)就是要與社會(huì )的發(fā)展同步。社會(huì )的發(fā)展與人事檔案管理工作的發(fā)展有著(zhù)直接的聯(lián)系。我國社會(huì )的發(fā)展促進(jìn)了人事檔案管理制度的發(fā)展。從商朝的譜牒（類(lèi)似于人事檔案管理）一直到現在。人事檔案管理制度越來(lái)越健全，而且人事檔案管理的內容越來(lái)越多，涉及的范圍也越來(lái)越廣。社會(huì )的不斷進(jìn)步也促使了人事檔案管理的發(fā)展。同樣，人事管理制度依賴(lài)于社會(huì )的發(fā)展，是社會(huì )發(fā)展的產(chǎn)物。社會(huì )的不斷進(jìn)步和發(fā)展促進(jìn)了社會(huì )各方面的發(fā)展。社會(huì )的發(fā)展需要有一個(gè)機構來(lái)掌握與了解人民的基本信息，這就需要人事檔案管理部門(mén)要持續不斷地健全人事檔案管理制度。檔案管理制度的建立不僅是社會(huì )發(fā)展的要求，同時(shí)也是我國政治發(fā)展的保障。另一方面我們也可以看到，改進(jìn)人事檔案管理工作同樣有利于我國社會(huì )的發(fā)展，有利于人才的選拔與培養，同時(shí)也有利于社會(huì )的公平�，F在我國人事檔案管理工作正在向專(zhuān)業(yè)化、全面化，以及社會(huì )化的方向發(fā)展。在發(fā)展的過(guò)程中形成與中國特色社會(huì )主義道路相適應的管理體制。改進(jìn)我國的人事檔案管理工作是未來(lái)發(fā)展我國政治以及經(jīng)濟的重要內容與決策。我們堅信，在不遠的將來(lái)，我國在人事檔案管理工作上也可以做到更加規范，更加全面，更加實(shí)用。那時(shí)網(wǎng)絡(luò )化的廣泛應用與普及將成為人事檔案管理工作中一項重要管理手段。我國人事檔案管理制度的改革與發(fā)展將向著(zhù)更高層次的信息化大步邁進(jìn)。
參考文獻
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