檔案信息化建設與檔案管理思考論文

　　在當代，計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用對各行各業(yè)都發(fā)揮著(zhù)巨大影響，通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)對傳統檔案管理方式進(jìn)行改革，是當今提高檔案管理質(zhì)量的主要方法，建設檔案信息化已經(jīng)迫在眉睫。傳統的方式中通過(guò)紙張來(lái)進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿(mǎn)足不了當今社會(huì )的需求，相比之下，信息化檔案能夠更加方便地對檔案相關(guān)資料進(jìn)行保存與管理，通過(guò)計算機的強大運行能力，能夠將檔案相關(guān)資料的作用最大程度上發(fā)揮出來(lái)。通過(guò)令檔案信息化建設與檔案管理相關(guān)結合，來(lái)促進(jìn)檔案管理進(jìn)一步發(fā)展。

　　1檔案信息化建設的優(yōu)勢與特點(diǎn)

　　通常情況下，檔案信息化建設便于檔案管理的優(yōu)勢主要體現在以下幾個(gè)方面：首先通過(guò)相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)建設的信息化檔案，能夠更加方便地保存檔案資料。相較于以往的通過(guò)把檔案資料記錄在紙張上用于保存，信息化檔案只需要占據計算機極小內存，就能夠很好地把檔案資料保存下來(lái)。以往的紙質(zhì)檔案管理方法可能受天氣或時(shí)間的影響，記錄檔案資料的紙張很容易就會(huì )發(fā)霉變質(zhì)，而檔案資料的也會(huì )遭到損壞，檔案資料也會(huì )因此失去價(jià)值。通過(guò)建設信息化檔案完全不受此影響，能夠非常長(cháng)久有效的保存檔案信息。

　　其次，建設信息化檔案能夠在很大程度上滿(mǎn)足閱讀者查詢(xún)檔案資料。傳統檔案管理經(jīng)過(guò)長(cháng)時(shí)間的檔案資料積累之后，檔案資料會(huì )越來(lái)越多，在一定程度上加大閱讀者查詢(xún)檔案資料的難度，而通過(guò)信息化檔案閱讀者，只需要通過(guò)搜索關(guān)鍵字就能夠短時(shí)間內找到想要的資料，這也在很大程度上的提高檔案使用率，發(fā)揮檔案資料所存在價(jià)值。最后通過(guò)建設檔案信息化徹底改變了傳統檔案管理模式，以往的檔案管理模式大多數都需要通過(guò)人工手動(dòng)完成，相關(guān)的資料收集、歸類(lèi)與保存都需要相關(guān)操作人員來(lái)進(jìn)行。這種模式極其消耗工作人員的時(shí)間與精力，而且工作人員在進(jìn)行相關(guān)工作時(shí)難免會(huì )出錯，導致檔案資料的準確性有所降低。通過(guò)建設信息化檔案能夠有效地防止這一問(wèn)題的產(chǎn)生，相關(guān)技術(shù)人員只需將檔案信息歸來(lái)在網(wǎng)絡(luò )平臺的相關(guān)行列當中就可，這種模式在很大程度上方便了檔案管理，確保檔案資料的準確性。

　　2檔案管理信息化建設現狀

　　當前，檔案信息化建設已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，但是，仍有有許多相關(guān)單位并沒(méi)有對此非常重視，這也造成了在進(jìn)行相關(guān)建設過(guò)程中，仍有些許地方不夠完善。就當前所存在較為顯而易見(jiàn)的操作人員技術(shù)問(wèn)題而言，當前從事相關(guān)檔案管理的操作人員有絕大部分的綜合技術(shù)不能夠滿(mǎn)足建設檔案信息化的需要，如操作人員對于電腦的使用方法不夠了解，無(wú)法高效使用電腦來(lái)進(jìn)行相關(guān)檔案管理工作。另外，相關(guān)操作人員對管理工作不夠嚴謹，沒(méi)有足夠重視自身工作。許多檔案管理工作人員沒(méi)有能夠清楚自身職責所在，只注重檔案的保管而忽視檔案的利用價(jià)值。這些原因都會(huì )很大程度上降低檔案信息化使用效率，從而使得這些檔案資源不能夠發(fā)揮價(jià)值。

　　3檔案信息化建設相關(guān)介紹

　　檔案信息化所包含的內容具有多樣性，從大范圍角度來(lái)說(shuō)，檔案信息化所指的是結合各個(gè)行業(yè)的檔案資料通過(guò)準確合理的整合，從而形成信息化的檔案。另外該檔案的內容涵蓋了經(jīng)濟、文化以及政治方面的資料。將各種資料進(jìn)行準確合理的整合，有利于將其分享與使用。從小范圍來(lái)說(shuō)，檔案信息化就是指通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的參與使得檔案原有的信息能夠更好的歸類(lèi)，能夠使閱讀者在進(jìn)行閱讀檔案資料的過(guò)程中更為方便，給閱讀者帶來(lái)更具真實(shí)性、多樣性的檔案資料。通過(guò)檔案信息化建設利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)能夠有效地把許多現代化的檔案資源結合在一起，通過(guò)合理地歸類(lèi)能夠使得閱讀者極為方便查詢(xún)最具現代化的檔案信息，從而使得檔案資源最大程度上發(fā)揮作用，服務(wù)社會(huì )以及大眾。

　　4改進(jìn)檔案管理的建議與方法

　　4.1注重檔案管理人員的服務(wù)意識與技術(shù)培養

　　優(yōu)化檔案管理的最終目的是為了能夠把檔案資料更方便、有效的提供給相關(guān)部門(mén)與相關(guān)人員參考。所以檔案管理工作人員應當牢記檔案信息化管理的最終目的，加強自身服務(wù)意識，堅持服務(wù)相關(guān)部門(mén)與人員使用檔案的核心思想。更正以往的管理模式中只注重保管而忽視檔案利用價(jià)值管理理念，在保證檔案資料的安全有效的前提下最大程度上發(fā)揮出檔案資料價(jià)值，使得檔案資料能夠更好的服務(wù)社會(huì )大眾。檔案管理工作人員需要在更正傳統管理觀(guān)念的同時(shí)加強自身專(zhuān)業(yè)素養，建設信息化檔案需要相關(guān)工作人員具有足夠的專(zhuān)業(yè)才能得以實(shí)現，信息化檔案管理相關(guān)工作需要具有較高的專(zhuān)業(yè)素養的綜合型人才，提高相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養加強對管理人員的技術(shù)培養，對檔案信息化管理具有重大意義。

　　4.2提高檔案信息管理水平

　　在先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，通過(guò)使用計算機相關(guān)軟件能夠加快信息化檔案建設進(jìn)程。通過(guò)相關(guān)計算機管理軟件能夠對信息化檔案的管理工作起到積極作用。使得檔案管理的核心內容朝檔案信息化方向發(fā)展，另外應加大檔案信息化所用設備的投入，搭建高效的檔案信息化平臺系統，從而為檔案信息化管理活動(dòng)的開(kāi)展打下良好基礎。建設電子檔案是信息化檔案建設的主要措施，電子檔案雖不能夠帶來(lái)實(shí)際效益，但是能夠在服務(wù)社會(huì )的同時(shí)發(fā)揮其潛在的經(jīng)濟效益。當越來(lái)越多的電子檔案形成時(shí)，如何合理地管理這些電子檔案成為了主要問(wèn)題。通過(guò)合理地選擇相關(guān)計算機管理軟件，是電子檔案得以有效利用的關(guān)鍵所在，但是也需要強化相關(guān)工作人員的專(zhuān)業(yè)素養，前后兩者均對提高管理質(zhì)量起到重要作用。

　　4.3加強檔案信息管理

　　在進(jìn)行檔案信息化建設過(guò)程當中，應當提前制定好相關(guān)工作流程，在整個(gè)建設過(guò)程中都應保持認真嚴謹的態(tài)度。信息化檔案建設應當結合當前社會(huì )需求進(jìn)行規劃，在構架檔案管理網(wǎng)絡(luò )平臺時(shí)，應充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )平臺所具有的擴展性、靈活性等特點(diǎn)，以結合社會(huì )需求，拓展開(kāi)發(fā)相關(guān)功能，更新軟件系統，保證檔案信息化硬件設施和軟件的有效配合，以此保證檔案信息化的正常開(kāi)展。信息化檔案管理相關(guān)人員應從以往的實(shí)物檔案管理向檔案信息化管理模式轉變。管理具有多樣性、多渠道、實(shí)時(shí)性的檔案信息化資料，另外應注重對專(zhuān)業(yè)人才的培養，同時(shí)逐步改革相關(guān)培訓與考評，提高檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素養與工作能力。另外充分結合計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，通過(guò)相關(guān)管理軟件提高檔案管理效率。電腦的廣泛使用以及網(wǎng)絡(luò )管理技術(shù)發(fā)展給檔案管理帶來(lái)了巨大的便利。采用相關(guān)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)所構建的網(wǎng)絡(luò )平臺，不僅能夠使得檔案資料更具真實(shí)性，還能夠有效提高檔案使用率，節約絕大多數人力資源。

　　5結語(yǔ)

　　通過(guò)建設信息化檔案能在很大程度上提高檔案管理水平，傳統的方式通過(guò)紙張來(lái)進(jìn)行檔案相關(guān)資料的管理，已經(jīng)滿(mǎn)足不了當今社會(huì )的需求。因此，建設信息化檔案已經(jīng)成為優(yōu)化檔案管理質(zhì)量的最佳方法，相關(guān)管理單位應從實(shí)際出發(fā)，結合社會(huì )需要，構建高效的檔案信息化平臺，實(shí)現檔案信息化管理，全面提高檔案管理水平。同時(shí)也要注重相關(guān)管理人員的專(zhuān)業(yè)素養，從而更好地推動(dòng)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程。

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