源流控制法在建設項目檔案管理中的應用論文

　　本文首先介紹了“源流控制法”的內涵，接著(zhù)對我國目前建設項目中檔案管理工作現狀做了簡(jiǎn)要分析，最后闡述了源流控制法在歸檔工作中對檔案接收和組卷歸檔的控制。

　　一、源流控制法的內涵

　　“源流控制法”是指對某項工程或管理過(guò)程從源頭到終了的全過(guò)程中各環(huán)節、各條件、各要素，通過(guò)對制定、實(shí)施標準以及對實(shí)施效果的監督實(shí)現科學(xué)的管理。對檔案運用“源流控制法”就是把歸檔工作逐步細化，業(yè)務(wù)工作和歸檔工作從規劃部署到考核和總結的整個(gè)過(guò)程同步進(jìn)行，同時(shí)將檔案和資產(chǎn)的流轉統一起來(lái)，但檔案統計內容和物資進(jìn)出的財務(wù)收支情況相吻合則說(shuō)明符合質(zhì)量控制要求，反之則可能存在不和規范的情況。工作內容主要包括對檔案接受前的審查和歸檔過(guò)程中的審查兩個(gè)方面。

　　二、建設項目檔案管理現狀

　　目前建設項目中的歸檔工作，整體上比以前更加規范，歸檔效果有所好轉，但仍然存在一些問(wèn)題。比如管理責任人認識不夠深入，項目單位往往注重施工而輕視歸檔，普遍存在著(zhù)“重建輕檔”的思想;工程監管不到位，工程監理方不負責，對于檔案上交拖沓或期中存在的造假行為歸檔部門(mén)也不追問(wèn);歸檔科學(xué)性差，存在著(zhù)分類(lèi)不科學(xué)、案卷題名不精確、文件結構不完整、目錄中文件名簡(jiǎn)化、卷內文件順序錯亂等問(wèn)題;歸檔信息化發(fā)展遲滯等，目前建設項目檔案管理信息化建設還不全面，而且信息資源凌亂沒(méi)有整合，在信息傳遞過(guò)程中難免出現紕漏。

　　三、“源流控制法”在建設項目檔案管理中的應用

　　(一) 檔案接收的控制�！霸戳骺刂品ā痹趯�(shí)際運用中首先是對檔案接收過(guò)程控制，就是在檔案部門(mén)接收檔案時(shí)首先要進(jìn)行審查，審查的指標包括歸檔率、準確率、案卷合格率、檔案制度執行率和完整率等，切實(shí)做到從檔案源頭處開(kāi)始進(jìn)行質(zhì)量項目管理，實(shí)現歸檔工作科學(xué)取材，有效管理。其中歸檔率= 實(shí)際歸檔項目數/ 應歸檔的項目數;完整率= 完整文件總數/ 歸檔文件數;準確率= 準確文件總數/ 歸檔文件總數;案卷合格率= 抽查案卷合格數量/ 抽查案卷總數量;制度執行率=(抽查制度次數-發(fā)現違規次數)/抽查制度次數。

　　這些公式里面應歸項目數量是不好掌握的，只能依據基礎材料確定。如工程總包范圍內的歸檔案卷，要求只有確認簽字的審查表方可認定其完整率為 100%。再如設備文件，應該包含合同以及相關(guān)附件，如簽訂前的論證、調研和記錄，招標過(guò)程中的招、投標文件，合同質(zhì)量驗收標準等。合同執行過(guò)程中的驗收記錄和違約處理情況以及設備制造的質(zhì)量文件、安裝運維手冊等也需按規定歸檔。對于擬歸檔文件要進(jìn)行抽樣調查，發(fā)現存在造假行為的文件視為無(wú)效文件，按比例確定出不準確文件數量。上述幾項審核標準可換算成標準分值實(shí)現歸檔文件質(zhì)量的定量考。

　　(二)組卷歸檔的控制。1.“源流控制法”的核心是對歸檔文件質(zhì)量的監管，控制主線(xiàn)是項目歸檔文件質(zhì)量標準細化，控制內容包括以下兩方面：質(zhì)量數量細化檢查：組卷歸檔過(guò)程中要對項目進(jìn)行細化，把綜合項目細化為單項工程，單項工程再細化為單位工程。比如綜合項目是綜合檢測辦公大樓，第一步先將整個(gè)工程細化為辦公樓建設、實(shí)驗室建設和食堂建設等單項工程。第二步，再將各個(gè)單項工程細化為土建、二裝、信息化、電梯、空調、消防等單個(gè)工程。做到對檔案的系統管理，單個(gè)細化監管，形成項目的整套文件材料。歸檔文件質(zhì)量檢查：首先確定材料的完整性。如項目前期檔案應該包括項目調研、可行性報告、實(shí)施大綱、任務(wù)書(shū)、成果報告、評審會(huì )議紀要、主管部門(mén)批復等全過(guò)程文件�？梢酝ㄟ^(guò)筆跡、紙張新舊等細節著(zhù)手，結合監理人員的施工記錄、業(yè)主單位施工日志等檢查文檔的原始性;另外通過(guò)檢查文檔條款的合法性和責任人簽章的完整性、完備性來(lái)確定文件的合法性。2. 用“源流控制法”查找漏洞。通過(guò)查找項目執行過(guò)程的大事記、各項公告以及相關(guān)的行業(yè)標準、業(yè)務(wù)規范，檢查工程必須形成的文件技術(shù)要求，對照現有材料進(jìn)行檢驗。如招投標資料的歸檔，按照《招標法實(shí)施條例》相關(guān)規定，必須將中標人的文件存檔，是候選人但未中標的兩家公司文件保管期限定為定期，保證可追溯。用 “源流控制法”的控制包括三方面：一是核查工程項目資金總賬，通過(guò)核實(shí)項目參建單位和資金支出內容，以及與建設方簽訂的各項協(xié)議和合同，從而確定必備文件是否齊全。二是核查物流臺賬、固定資產(chǎn)臺賬等賬目，如材料和設備采購應歸檔文件，發(fā)現項目檔案目錄中的漏洞。三是通過(guò)對圖紙會(huì )審記錄、變更通知單、監理日志、施工日志、竣工圖等已歸工程項目檔案的審查，發(fā)現工程中可能存在的變更、失真或造假等。

　　四、總結

　　源流控制法是一種有效的檔案質(zhì)量管理手段，可有效提高檔案的準確性和真實(shí)性，只要抓住檔案的源頭，就抓住了其核心。從另一個(gè)層面來(lái)講，該管理模式可以保障違法行為取證合法有效，同時(shí)能夠推動(dòng)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展。

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