對檔案從實(shí)體管理、信息管理到知識管理的探討論文

　　從檔案管理的發(fā)展過(guò)程來(lái)看，可以分為實(shí)體管理階段、信息管理階段和知識管理階段，每一個(gè)管理階段工作內容都存在的一定的差別，本文主要從檔案管理的各個(gè)階段中工作的內容、方法、研究對象及價(jià)值取向等進(jìn)行分析和探討。

　　在企業(yè)的發(fā)展中，檔案是重要的資源組成，對企業(yè)各方面經(jīng)營(yíng)活動(dòng)能夠從檔案中真實(shí)反映出來(lái)，是企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，因此企業(yè)管理中，檔案管理是重要的組成部分，對檔案進(jìn)行規范化管理，也是企業(yè)管理中最基本的要求。從檔案管理發(fā)展的歷程來(lái)看，可劃分為實(shí)體管理階段、信息管理階段、知識管理階段，對每一個(gè)階段檔案管理工作的重點(diǎn)進(jìn)行研究，才能促使企業(yè)檔案管理朝著(zhù)更好的方向發(fā)展。

　　一、檔案實(shí)體管理階段

　　(一)主要工作內容及管理方法

　　在實(shí)體管理階段，還沒(méi)有將文件內容與載體嚴格區別開(kāi)，因此工作內容主要是針對載體而言的，在該時(shí)期的檔案管理工作中，物本管理理念在各個(gè)方面都被貫徹，實(shí)際工作中，管理人員針對檔案實(shí)體進(jìn)行收集與整理，進(jìn)行統計、保管及利用，所以檔案管理工作是圍繞著(zhù)檔案實(shí)體開(kāi)展起來(lái)的，缺少信息開(kāi)發(fā)力度，在物本管理理念下，管理人員也主要采用手工管理方法收集、整理檔案，采用的是簡(jiǎn)單的物理、化學(xué)技術(shù)對檔案進(jìn)行保管與保護。當然在后期也對先進(jìn)的計算機技術(shù)逐漸應用到檔案管理中，但是管理功能相對比較單一。

　　(二)理論研究對象

　　該階段，檔案管理工作人員主要針對的是檔案實(shí)體進(jìn)行研究。從封建時(shí)期開(kāi)始，為了能夠便于書(shū)寫(xiě)史書(shū)，史學(xué)家對檔案史料開(kāi)始有意識的進(jìn)行分類(lèi)與整理。進(jìn)入到20世紀后，在檔案的研究方面才開(kāi)始有專(zhuān)業(yè)傾向，此時(shí)對檔案理論的研究還處于直觀(guān)的、淺顯的層面。直至上世紀中期，檔案學(xué)真正出現，但還沒(méi)有座位獨立的學(xué)科存在，此時(shí)研究的主要對象是機關(guān)檔案管理，對其它方面的內容涉及比較少。新中國成立后，檔案學(xué)作為一門(mén)獨立學(xué)科劃分出來(lái)，關(guān)于檔案管理的理論研究也取得了巨大的發(fā)展。

　　(三)價(jià)值取向

　　檔案其本質(zhì)是對歷史的分類(lèi)與整理，對歷史進(jìn)程能夠真實(shí)的反映出來(lái)，上世紀以前的檔案，以史料價(jià)值表現最為突出，將管理檔案的部門(mén)也稱(chēng)為史志部門(mén)，檔案日常管理工作也由專(zhuān)門(mén)的史官負責。隨著(zhù)社會(huì )的不斷發(fā)展，檔案的重要性也逐漸受到人們的重視，借助檔案可對生活中出現的一些問(wèn)題進(jìn)行解決，此時(shí)檔案的價(jià)值以憑證價(jià)值最為突出。尤其是在新中國成立后，社會(huì )與政府都開(kāi)始設置相關(guān)檔案管理機構，對檔案管理機制也開(kāi)始建立，并逐步完善，這也就表明了檔案的價(jià)值取向也在發(fā)生轉變。

　　二、檔案信息管理階段

　　(一)工作內容及管理方法

　　進(jìn)入到檔案信息管理階段后，在原有檔案管理工作內容的基礎上，檢索與編研兩項內容增加出來(lái)。上世紀末，政府開(kāi)始對檔案管理工作進(jìn)行改革，也采取了多種措施，使得檔案管理工作的側重發(fā)生改變，在信息化開(kāi)發(fā)方面投入加大，更深層次上對編研工作進(jìn)行了深化。此時(shí)，從檔案管理方法可以看出，已經(jīng)發(fā)生了改變，傳統手工管理方式逐漸被摒棄，先進(jìn)的計算機技術(shù)在檔案管理中的應用也越來(lái)越多，信息技術(shù)的應用，也促使檔案管理部門(mén)開(kāi)始利用網(wǎng)絡(luò )檔案管理平臺的建立，對檔案資料進(jìn)行在線(xiàn)歸檔，將紙質(zhì)檔案數字化，實(shí)現自動(dòng)檢索檔案資料，同時(shí)檔案資料縮微保存也得以實(shí)現。

　　(二)理論研究對象

　　檔案實(shí)體管理中研究對象僅限于檔案實(shí)體的現象，在檔案信息管理階段已經(jīng)開(kāi)始重視對檔案信息化的研究。隨著(zhù)現代信息化技術(shù)在檔案管理中的應用，檔案工作者一方面對檔案實(shí)體要進(jìn)行有效的管理，同時(shí)還要考慮以往的檔案實(shí)體管理制度是否適用現階段檔案信息管理，對檔案信息管理的發(fā)展過(guò)程進(jìn)行關(guān)注，重視信息的共享和交流，對檔案信息管理的方法與制度進(jìn)行研究，建立完善檔案信息管理機制，選擇合理的管理方法，提高檔案管理工作的信息化水平。

　　(三)價(jià)值取向

　　隨著(zhù)檔案信息管理階段的到來(lái)，信息價(jià)值是這一階段檔案管理的主要價(jià)值取向。通過(guò)檔案可以將人類(lèi)發(fā)展的歷程真實(shí)的反映出來(lái)，對于企業(yè)而言，檔案對企業(yè)的發(fā)展歷程也能夠真實(shí)的進(jìn)行反映，因此檔案具有社會(huì )信息的屬性。由于檔案是對最原始資料的記載，因此也是屬于信息產(chǎn)生源頭的一種存在形式。隨著(zhù)信息社會(huì )的發(fā)展，傳統的檔案以史料價(jià)值存在的價(jià)值取向已經(jīng)發(fā)生了轉變，信息價(jià)值取消逐漸變得越來(lái)越重要，從檔案資料中獲取更多的信息，服務(wù)于企業(yè)及社會(huì )的發(fā)展，因此強調的是檔案的信息價(jià)值。

　　三、檔案知識管理

　　(一)工作內容及管理方法

　　現階段，檔案管理工作發(fā)展到知識管理階段，其管理的內容也趨向于檔案知識方面，要求檔案服務(wù)體系要更加符合用戶(hù)的實(shí)際需求。所以，在檔案管理工作中，要求管理人員需要對檔案形成的全過(guò)程進(jìn)行管理，尤其是在檔案鑒定環(huán)節中，要采用宏觀(guān)鑒定的方式，即檔案的來(lái)源、時(shí)間等不再是檔案歸類(lèi)的唯一標準，而是將檔案形成的部門(mén)職能等宏觀(guān)內容作為現階段檔案歸類(lèi)的具體標準，那么檔案管理人員的職能也就發(fā)生了改變，傳統檔案管理人員可以理解為資料保管員，而在檔案知識管理階段，檔案管理人員則是以知識提供者存在的。而在管理工作中，檔案資料管理也不僅僅是依靠信息技術(shù)作為管理的唯一手段，在此基礎上，還擔負著(zhù)信息傳播的作用，二者是互相依存的，并非知識管理階段中就要將信息管理全部摒棄，而是在信息技術(shù)的支持下，對檔案資料進(jìn)行編輯、整理、出版、發(fā)行等，為檔案知識管理奠定信息化基礎。

　　(二)理論研究對象

　　該階段，檔案理論研究對象的范圍進(jìn)一步擴大，需要充分的挖掘檔案中的隱形及顯性知識，重新進(jìn)行整合，并且還要重視對知識權益的保護�，F階段，檔案工作者一方面對檔案管理工作受知識經(jīng)濟的影響進(jìn)行研究，另一方面對檔案管理還要進(jìn)一步正確進(jìn)行定位。初次以外，在企業(yè)中如何實(shí)現檔案知識管理也是研究的一個(gè)側重點(diǎn)，盡管此類(lèi)研究在當前還處于起步階段，研究還沒(méi)有完善成熟，但研究人員也已經(jīng)認識到企業(yè)中檔案知識管理的重要性。

　　(三)價(jià)值取向

　　在檔案知識管理階段，知識價(jià)值是檔案知識管理中的價(jià)值取向。隨著(zhù)知識經(jīng)濟時(shí)代的到來(lái)，社會(huì )及企業(yè)發(fā)展中，知識已經(jīng)成為重要的戰略資源，檔案知識的重要性已經(jīng)被檔案從業(yè)人員所重視，相關(guān)學(xué)者認為，對檔案知識的屬性如果能夠有一個(gè)正確的認識，那么就能夠提高檔案管理的工作效率，同時(shí)檔案自身的價(jià)值也能夠更好的發(fā)揮出來(lái)，也就是企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中，檔案知識管理發(fā)揮著(zhù)重要的作為，促進(jìn)了企業(yè)的長(cháng)遠發(fā)展。

　　四、結束語(yǔ)

　　在檔案管理發(fā)展的歷程中，其實(shí)體管理、信息管理及知識管理三個(gè)階段之間的關(guān)系是相互聯(lián)系的，不能完全分離，目前我國企業(yè)檔案管理工作正處于轉型的重要時(shí)期，是從實(shí)體管理向信息管理和知識管理過(guò)渡的重要時(shí)期，因此要求檔案管理人員對檔案管理體系要進(jìn)行深入的研究，尋找一種創(chuàng )新的管理方法與模式，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作水平的提高�，F階段，盡管在檔案管理方法和模式上也取得了一定的進(jìn)展，但距離最終目標還有很大的差距，需要進(jìn)一步研究和探索。

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