淺談水利工程檔案管理問(wèn)題與對策論文
水利工程檔案是在水利工程建設活動(dòng)中直接形成的，由水利工程建設項目從立項、可研、設計、決策、施工、驗收到試運行等過(guò)程形成的資料組成，是具有保存價(jià)值的各種載體的文件材料。這些文件資料不僅是水利工程規劃與建設的重要依據，同時(shí)也包含著(zhù)建設過(guò)程中的諸多經(jīng)驗教訓。完善的水利工程檔案管理體系不僅有利于這些寶貴一手資料的保護，還有助于相關(guān)部門(mén)和建設單位做出正確的決策。面對我國水利工程檔案管理工作比較滯后的現狀，針對存在的問(wèn)題提出相應的解決對策，對促進(jìn)水利事業(yè)的跨越式發(fā)展具有重要價(jià)值。
1水利工程檔案的價(jià)值
近年來(lái)，隨著(zhù)水利科技進(jìn)步和水利工程項目建設數量迅速增加，水利工程在合理利用和分配水資源、預防洪澇災害、促進(jìn)經(jīng)濟和社會(huì )發(fā)展等領(lǐng)域發(fā)揮著(zhù)越來(lái)越大的作用。水利工程不僅是水利工作者的智慧與汗水的結晶，更是重要的基礎設施和國家與人民的寶貴財富。
在水利工程項目的立項、建設、管理過(guò)程中會(huì )不斷產(chǎn)生大量的文件資料，這些一手材料是各個(gè)建設環(huán)節的原始記錄，能夠全面、真實(shí)、準確地反映水利工程建設的實(shí)際情況。水利工程檔案雖然不能直接轉化為經(jīng)濟效益，但是其潛在的價(jià)值卻不容忽視。首先，在水利工程建設過(guò)程中，各種檔案資料是所有參建單位制定施工計劃、做出正確決策的重要參考依據;其次，在工程施工全部結束后的竣工驗收與質(zhì)量評定過(guò)程中，檔案資料是最重要的查考依據之一;再次，在施工過(guò)程中，一旦發(fā)生工程事故，檔案資料是確定事故性質(zhì)、查明事故原因以及進(jìn)行事故責任判定和劃分的重要憑證;最后，水利工程檔案還具有重要的研究?jì)r(jià)值，是進(jìn)行水利科技研究、促進(jìn)水利科技創(chuàng )新的寶貴資源。
水利工程是重要的基礎設施，是一種永久性建筑，其建筑質(zhì)量必須要能保證其在幾十年甚至上百年的運行中不發(fā)生或少發(fā)生事故。鑒于水利工程所處的自然環(huán)境具有顯著(zhù)的不確定性，必須從工程立項、工程建設以及后期維護等環(huán)節做好資料收集、整理和保存工作，確保水利工程檔案的科學(xué)性、真實(shí)性和系統性，充分發(fā)揮其應有的價(jià)值，為水利工程的建設和運行維護服務(wù)。
2水利工程檔案管理存在的問(wèn)題
2.1管理體制層面
水工程領(lǐng)域的檔案管理工作開(kāi)展較晚，在管理體制上仍然存在明顯的缺陷。上世紀八十年代以前，水利工程領(lǐng)域的檔案管理屬于行政管理的范疇，文件資料由不同單位各自保留。從上世紀九十年代起，我國的水利工程檔案管理逐步正規，相關(guān)部門(mén)也陸續出臺了一系列文件，但是水利工程檔案管理建設相對于其它行業(yè)仍然嚴重滯后，到目前為止仍沒(méi)有形成全面、系統、有效的檔案管理制度體系，導致水利工程領(lǐng)域的檔案執法力度明顯不足。此外，水利工程作為綜合性工程項目，建設管理工作包括為數眾多的施工企業(yè)，涵蓋了眾多國家機關(guān)和主管部門(mén)，這些單位之間關(guān)系不清、權責不明也給檔案管理工作帶來(lái)不小難度。
2.2管理機構層面
近年來(lái)，隨著(zhù)水利工程建設項目數量的迅速增加，國家檔案行政管理部門(mén)加大了水利工程檔案管理力度，加強了對水利工程檔案管理的指導與監督。但是各參建單位對檔案管理的重視程度還遠遠不夠，大多數單位沒(méi)有設置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)。部分單位工程檔案管理仍由單位的安全、財務(wù)、人力資源等部門(mén)的行政人員兼職管理，這直接影響到建設單位的檔案管理水平。此外，由于基層單位的檔案管理機構缺乏專(zhuān)業(yè)性，而國家層面的檔案管理機構又沒(méi)有條件全程參與水利工程建設，兩層管理機構之間無(wú)法銜接也直接影響到水利工程的檔案管理質(zhì)量。
2.3管理技術(shù)層面
隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅速發(fā)展，正在逐步進(jìn)入信息社會(huì )。在這一時(shí)代背景下，檔案管理信息化已經(jīng)成為大勢所趨。應該注意到水利工程建設管理與普通企事業(yè)單位的行政管理不同。水利工程建設涉及到眾多的建設單位，這些單位因為工程建設臨時(shí)聚集，并隨著(zhù)施工結束而再次分散。不同性質(zhì)、不同規模的水利工程項目，其建設與管理的復雜程度往往也有所不同。因此，一般的管理軟件并不適合水利工程檔案管理，而開(kāi)發(fā)適合的管理軟件不僅難度較大而且會(huì )增加投資成本。在這種情況下，各單位之間文件與信息傳輸仍以紙質(zhì)文件為主，嚴重制約了檔案管理的信息化進(jìn)程。
2.4管理人員層面
由于水利工程參建單位對檔案管理重要性的認識不足，有些未設置專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)和專(zhuān)職檔案管理人員。即使部分規模較大的水利工程建設企業(yè)設有專(zhuān)職檔案管理員，也大都是臨時(shí)抽調來(lái)的行政人員，這些人員往往沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)培訓。在檔案管理工作中均處于被動(dòng)接受地位，缺乏主動(dòng)搜集與整理檔案的意識，難以保證檔案的系統性與完整性。特別是檔案管理的信息化與網(wǎng)絡(luò )化，能夠將檔案專(zhuān)業(yè)與計算機、工程技術(shù)結合起來(lái)的復合型人才就更為缺乏，造成水利工程檔案管理水平有限。
3完善水利工程檔案管理的建議
3.1健全水利工程檔案管理制度
各水利工程參建單位要根據國家檔案管理的相關(guān)規定結合行業(yè)標準，建立符合水利工程建設實(shí)際的檔案管理工作制度。特別是要建立健全檔案管理人員崗位責任制度、檔案材料的收集整理制度、檔案材料的使用管理制度等一系列檔案管理的規章制度。通過(guò)制度約束，使水利工程檔案的搜集、整理、保管、使用等有章可循，促進(jìn)水利工程檔案管理規范化、制度化和標準化。
管理層面的重視是建立健全檔案管理制度的根本保證，要建立水利工程檔案管理的領(lǐng)導責任制。將水利工程檔案管理作為水利工程建設的重要組成部分，納入工程管理程序，明確各單位領(lǐng)導在檔案管理中的責任，做到分工明確、職責清晰。層層把關(guān)，將檔案管理工作落實(shí)到具體工作中，改變水利工程檔案管理流于形式的局面，充分發(fā)揮檔案管理的實(shí)際作用。
3.2健全基層檔案管理機構
水利工程參建單位在其項目部?jì)仍O立檔案管理部門(mén)，配齊所需設備和專(zhuān)職檔案管理人員。對于重特大水利工程，各參建單位要建立由直接領(lǐng)導參與的檔案管理領(lǐng)導小組，對本項目的檔案管理工作負責。通過(guò)建立基層檔案管理機構，實(shí)現領(lǐng)導統籌、各單位分管、檔案部門(mén)具體負責、全員參與的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò )，為水利工程檔案管理系統化、科學(xué)化和標準化提供有力的組織保障。
水利工程檔案管理是貫穿工程建設全過(guò)程的復雜工作，僅僅依靠建設單位加強檔案管理是不夠的。需要國家檔案部門(mén)以及水務(wù)部門(mén)加強對建設單位檔案管理的監督和指導，提高檔案材料的收集管理質(zhì)量，確保檔案材料的準確性和完整性，提高基層檔案管理工作質(zhì)量。
3.3加強檔案管理的信息化建設
信息科技的高速發(fā)展，信息技術(shù)已廣泛的運用到現代管理中，水利工程檔案管理也需要實(shí)現現代化信息管理。當前水利工程領(lǐng)域的檔案管理信息化程度依然較低的原因主要是檔案管理的投入不足以及“尊重”紙質(zhì)檔案的傳統心理。要促進(jìn)水利工程檔案的信息化建設，首先要改變傳統觀(guān)念，并加大檔案管理領(lǐng)域的資金投入。國家相關(guān)部門(mén)要重視水利工程檔案的信息化建設，積極與高校和相關(guān)科研機構合作，開(kāi)發(fā)適合水利工程的信息化管理系統。要從水利工程檔案利用入手，提升檔案管理的信息化水平。例如，在水利工程檔案管理工作中大力推行電子文件、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案等多種新型檔案形式，加大對檔案資料的加工和利用途徑，真正體現檔案資料的價(jià)值。
3.4加大檔案管理人才的培養力度
高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍是提升水利工程檔案管理水平的根本保證。要加大檔案管理人才的培養力度，為水利工程檔案管理工作提供充足的高素質(zhì)人才。在綜合性檔案人才的培養上應該注意以下幾點(diǎn):首先要提高檔案人員的法律意識，做到依法治檔。其次，要培養水利工程檔案管理人員的職業(yè)道德。只有基于良好的職業(yè)意識對待每一件檔案材料，才能做到對檔案材料的主動(dòng)、及時(shí)收集，確保檔案內容的準確性和完整性;再次是加強業(yè)務(wù)培訓力度，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力;要提高水利工程檔案管理人員的綜合素質(zhì)，特別是計算機和管理軟件操作能力，確保檔案管理人員的知識專(zhuān)業(yè)化、技能多樣化和管理現代化，更好地為水利工程檔案管理事業(yè)服務(wù)。
4結語(yǔ)
檔案管理是水利工程管理領(lǐng)域的一項基礎性工作。做好水利工程檔案管理，不僅可提高水利工程質(zhì)量管理水平，還可為水利工程的維護和水利工程技術(shù)研究提供重要依據。面對新時(shí)期水利工程檔案管理領(lǐng)域存在的諸多問(wèn)題，既要建立和完善基層檔案管理體系，又要充分利用現代管理技術(shù)和管理手段提升檔案管理水平。加強人才培養力度，堅持水利工程檔案管理體制的改革與創(chuàng )新，加強檔案材料在水利工程建設與管理中的應用，實(shí)現水利工程檔案的實(shí)際價(jià)值，推動(dòng)水利工程檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。
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