電子政務(wù)系統檔案管理問(wèn)題與思考論文

　　［摘要］隨著(zhù)電子政務(wù)系統的廣泛應用，電子檔案管理也遇到了各種新的挑戰。由于技術(shù)、管理等方面的原因，我國當前電子政務(wù)系統中的檔案管理依然存在很多的問(wèn)題。本文從電子檔案的文件歸檔、安全保障、整合共享、檔案移交、以及全程管理和前端控制之間的矛盾等幾個(gè)方面闡述了電子政務(wù)系統中檔案管理存在的問(wèn)題，并基于此提出了幾點(diǎn)提高電子檔案管理水平的對策。

　　［關(guān)鍵詞］電子政務(wù)；檔案管理；安全保障

　　1電子政務(wù)系統中檔案管理的問(wèn)題

　　1.1文件歸檔存在的問(wèn)題

　　電子文件歸檔中存在的問(wèn)題可以分技術(shù)障礙、管理缺陷兩方面。（1）技術(shù)層的障礙。主要體現在3個(gè)方面：①業(yè)務(wù)系統的主要功能就是處理業(yè)務(wù)，應當具備低冗余、高效率的特點(diǎn)，而檔案管理則因其要保證在較長(cháng)年限內的安全性，則需要高度的冗余；②電子政務(wù)系統可擴展性被限制，檔案管理功能嵌入面臨著(zhù)很大的挑戰；③在對數據的管理權限上，業(yè)務(wù)部門(mén)比檔案部門(mén)更加完整，但是，當清除積存數據導致鏈接變動(dòng)時(shí)，檔案部門(mén)可能不能及時(shí)找到所需的檔案，從而影響了管理和維護的進(jìn)度。（2）管理上的缺陷。①管理權限得不到保障。電子檔案是存儲在業(yè)務(wù)部門(mén)中的，所以業(yè)務(wù)部門(mén)的管理權限應比檔案部門(mén)的更大；②責任主體不明確。電子檔案的管理權限實(shí)際上是由檔案、業(yè)務(wù)部門(mén)共同分享的，一旦發(fā)生丟失或篡改的問(wèn)題，很難確認責任歸屬。

　　1.2安全保障不足

　　現階段電子檔案的安全面臨著(zhù)很多的問(wèn)題，從影響因素上看可以分為以下3方面。（1）技術(shù)原因。系統的技術(shù)水平直接關(guān)系著(zhù)電子檔案的安全性，一旦存在點(diǎn)奧不正當電腦操作者的攻擊、病毒、軟件與硬件存在漏洞、系統與設備發(fā)生故障等情況，均會(huì )造成電子檔案的丟失或者損壞。（2）社會(huì )或者自然因素。比如：檔案保管場(chǎng)地自身的條件、火災、地震等因素均會(huì )產(chǎn)生很大的影響。（3）管理上的問(wèn)題。比如：權限不明、操作不規范、工作人員失誤等。

　　1.3整合共享方式不統一

　　電子檔案整合共享概念的內涵非常模糊，從廣義與狹義，宏觀(guān)、中觀(guān)與微觀(guān)層面看均具有不同的內涵，這也就造成了電子檔案整合共享不能避免的復雜性。此外，整合共享具有很多的模式，就檔案實(shí)體而言，通常采用分散或者集中式的管理，使整合共享中經(jīng)常遇到途徑單一或多樣、橫向或縱向的體制、一致或異構的系統等矛盾，所以根據實(shí)際情況來(lái)看，整合共享的途徑、方式會(huì )有各種各樣的模式，不能統一。

　　1.4電子檔案移交不規范

　　在檔案雙軌制的背景下，電子檔案的移交面臨著(zhù)一定的問(wèn)題。（1）檔案的有機聯(lián)系缺失。當前的電子檔案移交中，大多移交的是單份的電子數據，未形成可以反應整體的檔案，從而使移交檔案缺乏關(guān)聯(lián)。（2）檔案的元數據不完整。雙軌制的實(shí)施使人們存在備份的依賴(lài)心理，導致移交工作的不規范，進(jìn)而造成元數據的丟失。（3）移交工作的效率被限制。由于紙質(zhì)、電子檔案的移交上存在時(shí)間差的問(wèn)題，造成了工作量、成本的大幅增加。

　　1.5前端控制和全程監管的矛盾

　　前端控制和全程監管在現實(shí)中存在著(zhù)一定的矛盾。前端控制、全程監管都是基于檔案部門(mén)的位置，要求自形成初始，對電子文件進(jìn)行全程的管理。但是，兩者存在一定的矛盾，若實(shí)行了全程管理，檔案部門(mén)則為主要的管理者，對前后環(huán)節進(jìn)行同等的規劃和管理，就不再需要前后端的理論；但是如果重視前端控制，那么檔案部門(mén)就成為了后面環(huán)節的管理者，就不能很難實(shí)現對前面環(huán)節的管理。

　　2提高電子檔案管理水平的對策

　　2.1規范檔案移交

　　隨著(zhù)對檔案管理需求的不斷提高，在線(xiàn)歸檔已越來(lái)越重要，且應當作為歸檔的主要方式；而離線(xiàn)歸檔能夠解決特殊格式或者一些涉密的檔案材料，所以也是不可缺少的，可作為輔助手段。因此，對于電子政務(wù)系統中的檔案應采用“在線(xiàn)為主，離線(xiàn)為輔”的歸檔方式。在歸檔規范方面應做到如下四點(diǎn)：①雙軌制管理是現階段的主要管理模式，所以應當將明確并區分電子、紙質(zhì)兩種檔案移交的基本方法；②整理分析電子檔案在線(xiàn)移交中的問(wèn)題，一定要遵循檔案的原始形式，預防復制形式下的雙套歸檔，并慢慢轉向單套歸檔；③明確檔案移交各個(gè)階段中檔案館、檔案室的各自責任，以保證檔案的完整、安全；④制定檔案移交的標準規范，并完善移交的技術(shù)，促進(jìn)單軌化的轉型。

　　2.2安全保障措施

　　電子檔案的安全會(huì )受到很多因素的影響，所以，要進(jìn)行全方位的考慮：①技術(shù)上，強調自主研發(fā)管理系統的重要性，制定相應的加密、殺毒、備份、隔離等措施；②管理上，提高工作人員的安全意識，建立健全的監督管理體系，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)水平等；③法律法規上，對檔案管理的法規、標準進(jìn)行完善，確定檔案的憑證性，從而使檔案的安全管理工作規范化。

　　2.3整合共享策略

　　檔案管理工作應從檔案本身拓展到現行文件的生成背景、環(huán)境及整個(gè)過(guò)程，因此在信息整合中應做到如下兩點(diǎn)：①明確整合共享的內涵，在實(shí)踐中基于信息、實(shí)體的整合共享聯(lián)系密切，應當把兩種相結合，形成信息、實(shí)體一體化的共享方式；②分散式和集中式電子檔案的整合共享策略的實(shí)施效果是不同的，建議從共享效率、整合深度上分析各自的優(yōu)缺點(diǎn)和應用的條件。

　　3結語(yǔ)

　　將檔案工作融入到電子政務(wù)建設中，電子檔案管理模式發(fā)生了很大的變化，同時(shí)使我國電子政務(wù)系統中的檔案管理產(chǎn)生了很多新的問(wèn)題，面對這些變化和問(wèn)題，檔案工作的所有部門(mén)應當針對各個(gè)環(huán)節的問(wèn)題，制定相應的對策，做好每個(gè)環(huán)節的工作，以提高電子檔案管理水平。

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