檔案館危機管理問(wèn)題研究論文

　　由于信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的不斷引入，各種檔案管理系統的生成及普遍應用以及信息公開(kāi)、信息共享等理念的深入人心，檔案館一方面獲得了難得的發(fā)展機會(huì )；另一方面也導致檔案館在檔案館管理、資源建設、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行安全、檔案館服務(wù)等方面“危機四伏”。

　　一、檔案館危機及其管理

　　檔案館危機是由于檔案館系統內部以及系統與外部環(huán)境之間的一種由不平衡而引發(fā)的矛盾狀態(tài)，往往表現為對檔案館生存與發(fā)展帶來(lái)威脅的事件。這些看起來(lái)“突發(fā)”的事件都要經(jīng)歷一個(gè)檔案館內部與外部的構成要素、運作規則、發(fā)展秩序由常態(tài)到異化、裂變的過(guò)程。因此檔案館應以系統的視角全程管理的觀(guān)點(diǎn)協(xié)調系統結構和系統中各要素的關(guān)系，從而達到防止危機、優(yōu)化系統的目標。[1]如解決檔案館的服務(wù)危機，需要將新媒體技術(shù)的發(fā)展、Web2。0技術(shù)、智能手機等移動(dòng)終端的使用，檔案從內容到形式的變化以及用戶(hù)需求等都納入到考慮之中。雖然近年來(lái)檔案館的危機事件大多表現為庫房及檔案實(shí)體面臨危險，但任何檔案館外部環(huán)境與內部子系統的不協(xié)調都可能導致檔案館危機。檔案館危機既存在于與外界環(huán)境或相關(guān)組織的不平衡或沖突中，也存在于檔案自生成到流轉至檔案館的整個(gè)過(guò)程中。據此，本文將檔案館危機歸納為四類(lèi)，即管理危機、資源危機、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行安全危機、服務(wù)危機，各類(lèi)危機。

　　二、關(guān)于檔案館危機管理的認識誤區

　　檔案館危機管理，就是針對檔案館在運營(yíng)管理及發(fā)展過(guò)程中可能發(fā)生或正在發(fā)生的危機，進(jìn)行事先防范、事中反應、事后及時(shí)妥善處理的一種戰略管理手段。[2]《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》的第四部分為“建立健全確保檔案安全保密的檔案安全體系”，涉及到加大安全保密執法檢查、建立完善檔案安全應急管理制度、改善檔案保管保密條件、重要檔案實(shí)行異地異質(zhì)備份保管、保障檔案信息安全共五個(gè)方面。[3]可見(jiàn)，檔案館危機管理已引起了普遍關(guān)注，但由于檔案館自身結構及外部環(huán)境的復雜性，對檔案館危機及其管理的認識還存在著(zhù)誤區。

　�。ㄒ唬�檔案館危機管理是全面管理而非局部的管理

　　檔案館與外界環(huán)境或相關(guān)組織的任何不平衡或沖突都可能導致檔案館危機。檔案在收集、整理、鑒定、保管、利用、展覽等整個(gè)過(guò)程中，每個(gè)環(huán)節的疏忽或處理不當也都可能引發(fā)危機，制定危機預案以及處理危機時(shí)，應系統分析和統籌安排，不能“頭痛醫頭腳痛醫腳”。另外，危機管理是檔案館的重要管理職能，是一項系統的、有計劃、有組織、決策非程序化的管理過(guò)程，有效的危機管理應該包括培養危機意識和危機管理能力、設置危機管理機構、制定相關(guān)的法律法規、完善檔案館管理制度、妥善安排危機管理的人、財、物等各個(gè)方面，只有全面地為危機預警和處理做好各種安排，才能真正做到未雨綢繆，防患于未然。

　�。ǘ�）檔案館的危機管理是全程管理而非某一階段的管理

　　危機生命周期理論指出，危機從出現到結束過(guò)程有不同階段，且不同階段有不同特征。危機管理需要按階段確定工作重點(diǎn)。檔案館應根據各種征兆來(lái)辨別危機，并著(zhù)手處理。許多檔案館投入大量精力于危機后的救治及恢復工作，殊不知，有些損失本可以避免的。檔案館危機管理應是事前、事中、事后全程監控處理的連續鏈條，是一個(gè)系統工程，絕不等于危機后的救治，也不僅是危機前的預防。

　�。ㄈ�）檔案館危機管理是全員管理而非某部門(mén)的管理

　　危機管理作為檔案工作的重要內容，各級檔案行政管理部門(mén)應將其納入到所制定的法規、制度、方針、政策中。檔案館領(lǐng)導者是危機管理中主要的管理主體，領(lǐng)導者的危機意識、創(chuàng )新管理能力、專(zhuān)業(yè)技能以及對技術(shù)發(fā)展和外界環(huán)境變化的敏感性決定了檔案館危機管理的有效性。檔案館工作人員是檔案業(yè)務(wù)工作的主要承擔者，要對檔案信息資源進(jìn)行加工整合、組織、提供利用，因此需要熟練掌握相關(guān)信息技術(shù)、正確操作各種信息系統，時(shí)刻注意保護檔案實(shí)體安全及檔案信息資源的安全營(yíng)造有益于危機管理的組織文化。

　　除此以外，檔案館危機管理還涉及檔案界研究人員、學(xué)術(shù)團體、學(xué)會(huì )、協(xié)會(huì )、社會(huì )公眾以及相關(guān)部門(mén)工作人員（有關(guān)政府部門(mén)、電信管理部門(mén)、交通運輸部門(mén)等），實(shí)現這些主體在分工基礎上的通力合作是進(jìn)行有效危機管理的基本策略。

　　三、改進(jìn)我國檔案館危機管理的策略

　�。ㄒ唬﹥�(yōu)化檔案館管理危機的管理

　　管理危機是由于檔案館管理水平落后，思想意識保守，管理體制不健全，責權利不明確，缺乏激勵機制和競爭機制，缺乏可供借鑒的標準等原因而造成的危機，[4]實(shí)現檔案館的可持續發(fā)展，必須在管理理念和管理方法上與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng )新。

　　首先，提升戰略規劃水平。戰略規劃是在全面了解檔案館所處環(huán)境及發(fā)展趨勢的基礎上，制定面向未來(lái)的使命、遠景、目標、戰略及其實(shí)施計劃的思維過(guò)程與框架。提升戰略規劃水平，檔案館應主要從以下三點(diǎn)入手：一是準確定位，即根據本館的組織結構、人員素質(zhì)、服務(wù)能力、館藏狀況、研究與開(kāi)發(fā)能力、設備與財務(wù)狀況、檔案館外部環(huán)境特征等，制定其長(cháng)期與短期發(fā)展目標。二是在戰略規劃中要突出數字資源管理開(kāi)發(fā)與創(chuàng )新檔案館服務(wù)，以更好地滿(mǎn)足用戶(hù)需求。三是強化評估體系，監督戰略規劃的實(shí)施過(guò)程，以確保其戰略目標的實(shí)現。

　　其次，創(chuàng )新檔案館組織結構。傳統的檔案館組織結構，是根據檔案在檔案館的流動(dòng)而進(jìn)行的分工，因為部門(mén)與部門(mén)之間缺乏溝通而不免會(huì )存在重復勞動(dòng)、責任推諉現象。在《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》中，也明確提出“有條件的地方要對機關(guān)檔案機構和人員進(jìn)行有效整合，進(jìn)一步降低行政成本，提高工作效能�！盵5]創(chuàng )新組織結構是在檔案業(yè)務(wù)流程重組的基礎上，對檔案館組織結構進(jìn)行的改革，使檔案館成為一個(gè)緊湊、富有彈性的組織。

　　最后，完善管理制度�！盁o(wú)規矩無(wú)以成方圓”，制度是檔案館管理不可缺少的工具，是檔案館工作順利進(jìn)行的重要保障。檔案館所面臨的管理危機、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行的安全危機、資源危機、服務(wù)危機等都需要通過(guò)制定、執行完善的制度而減免。

　�。ǘ�）優(yōu)化檔案館資源危機的管理

　　首先，優(yōu)化館藏資源建設。一方面，綜合檔案館、高校檔案館、專(zhuān)門(mén)檔案館、城建檔案館等由于社會(huì )分工不同，在資源建設方面側重點(diǎn)也應有所不同。檔案館應根據本館定位建設館藏，如綜合檔案館作為社會(huì )記憶保存的主要場(chǎng)所，其資源體系也應是多維的，要能反映社會(huì )活動(dòng)的方方面面。另一方面，應將數字檔案資源與傳統檔案資源進(jìn)行整合。大量檔案以電子郵件、音（視）頻等電子形式生成、傳輸、利用，這些記錄作為人類(lèi)社會(huì )生活的產(chǎn)物，在構建社會(huì )記憶中起著(zhù)不可替代的作用�？上驳氖�，數字檔案資源的建設在上海、青島等地的檔案館已經(jīng)取得了較大的進(jìn)展。

　　其次，完善檔案組織存儲效果。組織是使檔案資源程序化的過(guò)程，是其可用的前提。檔案組織是為了更好地揭示和利用檔案及其價(jià)值，然而，大多數檔案組織是專(zhuān)業(yè)性有余而可用性不足。筆者在訪(fǎng)問(wèn)國內大多數檔案信息網(wǎng)站時(shí)發(fā)現，各檔案館能夠從多個(gè)角度組織檔案信息，進(jìn)而提供多個(gè)檢索途徑，如分類(lèi)號、檔號、關(guān)鍵詞、責任者、發(fā)文時(shí)間等，但這些組織方式無(wú)不是從檔案工作的角度出發(fā)，很少用戶(hù)能真正了解這些術(shù)語(yǔ)的含義，更別說(shuō)利用這些途徑檢索檔案了。因此完善檔案信息組織效果，應以用戶(hù)需求為中心，從完善館藏分類(lèi)體系、優(yōu)化檔案著(zhù)錄效果、優(yōu)化電子文件元數據標準、采用XML等資源描述方法等方面入手。

　�。ㄈ�）優(yōu)化檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行安全危機的管理

　　檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行的安全是檔案館賴(lài)以存在的前提。近年來(lái)，由于天災人禍等突發(fā)事件致使庫房及檔案實(shí)體遭遇滅頂之災的事件已不罕見(jiàn)。病毒、hacker、不正當操作等對檔案管理信息系統造成的損失有時(shí)也是致命的。應對這些危機，檔案館需從以下幾個(gè)方面入手：

　　首先，加強檔案館基礎設施的安全建設。檔案館建筑設計及分區布局必須嚴格按照《檔案館建筑設計規范（JGJ25—2000）》以及相關(guān)標準進(jìn)行，在日常管理工作中要根據實(shí)際情況配備相適應的防火、防盜、除塵、加濕、空氣凈化等設備設施，做好日常的防護工作，確保各種形式的檔案在保管、利用等過(guò)程中的安全。

　　其次，確保檔案管理信息系統運行的安全。信息系統環(huán)境下，檔案著(zhù)錄、檔案檢索、原件的批量掃描與批量掛接、鑒定銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)活動(dòng)中有一大部分是通過(guò)管理信息系統來(lái)實(shí)現的。在可以預見(jiàn)的將來(lái)，檔案工作對信息系統的依賴(lài)性還會(huì )增強。因此，應注意以下三點(diǎn)：第一，保證機房的安全。在《電子信息系統機房設計規范》（GB50174—2008）中，根據機房所承載服務(wù)的重要性將其分為A、B、C、D四個(gè)等級，并對各級機房制定明確的設計規范。檔案館應為本館機房選擇合適級別并嚴格執行設計規范。除此之外，還應從機房選址、機房抗震防洪、防雷電、電磁屏蔽、通風(fēng)、供電、防火、排水以及安全保衛系統等方面確保機房的安全。[6]第二，保證計算機服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò )交換設備、存儲設備、通信設施等硬件的安全。除了要采用質(zhì)量合格的產(chǎn)品外，還必須要做好日常的監測、維護工作，以及時(shí)將問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)。第三，保證軟件系統的安全，可以從定時(shí)升級、殺毒、合理劃分使用權限、制定并執行嚴格的管理制度、用戶(hù)培訓等方面入手，防止各種有意或無(wú)意行為對管理系統造成的損害。

　�。ㄋ模﹥�(yōu)化檔案館服務(wù)危機的管理

　　為了避免在網(wǎng)絡(luò )時(shí)代慘遭淘汰，檔案館必須轉變服務(wù)觀(guān)念，提升服務(wù)能力、創(chuàng )新服務(wù)方式。首先，提高服務(wù)意識和服務(wù)能力。檔案在支持決策及業(yè)務(wù)運營(yíng)方面價(jià)值日益凸顯，這就要求檔案館工作人員不僅要具備較高的思想道德修養、條理化、精細化的品格、較高的溝通能力和業(yè)務(wù)水平，還應該有較強的服務(wù)意識，多維的知識結構、較強的專(zhuān)業(yè)素養及溝通能力，主動(dòng)將檔案信息及信息產(chǎn)品推送出去，實(shí)現檔案多元的價(jià)值。在天津、浙江等省市實(shí)施的《天津市檔案工作人員持證上崗實(shí)施辦法》、《浙江省檔案管理崗位資格證書(shū)管理辦法》等規定，就有利于提高檔案實(shí)踐工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)及理論素養。

　　其次，利用信息技術(shù)創(chuàng )新服務(wù)方式。數字環(huán)境下，用戶(hù)需求個(gè)性化越來(lái)越強，但檔案館的個(gè)性化信息服務(wù)還有待進(jìn)一步完善。若能將日前較流行的微博、微信以及一些即時(shí)交流的方式整合到檔案館服務(wù)體系中，必將大大拉近檔案館與用戶(hù)的距離。另外，檔案館應承擔起社會(huì )教育的職能，目前檔案館大多是通過(guò)成立愛(ài)國主義教育基地、舉辦展覽、講座等方式實(shí)現的，這些方式的受益人群有限。而在美國、加拿大等國家，檔案信息網(wǎng)站是履行其教育職能的重要陣地，如在NARA網(wǎng)站中，有“數字化教室”這一板塊，并根據用戶(hù)類(lèi)型（如教師、學(xué)生、科研人員、軍人等）提供不同的內容，這對我國檔案館服務(wù)領(lǐng)域的拓展是非常有借鑒意義的。

　　綜上所述，當前檔案館的生存與發(fā)展是“�！迸c“機”并存的，全面、深入分析由于外界環(huán)境及內部諸要素的變化導致的檔案館的管理危機、資源危機、檔案實(shí)體及檔案管理信息系統運行安全危機、服務(wù)危機是檔案界不可回避的問(wèn)題。有效的危機管理不僅能減少或避免危機事件對檔案及檔案工作人員的損失，更有助于迎來(lái)檔案館在數字時(shí)代的華麗轉身以及檔案資源的大放異彩。

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