工程項目檔案管理新模式探索論文

　　摘要：隨著(zhù)我國經(jīng)濟的不斷發(fā)展，對于工程項目的開(kāi)發(fā)建設，國家也給予了高度重視。新建、擴建和改建工程項目而留下了大量業(yè)內資料，這便是工程項目的檔案。這種工程檔案對于工程全過(guò)程質(zhì)量的控制和項目的監理都有著(zhù)非常重要的意義和作用。由于管理的手段和理念的逐漸進(jìn)步，檔案管理的工作也面臨著(zhù)更高的挑戰和要求，當前工程項目檔案管理的工作重點(diǎn)便是將檔案管理工作的模式向著(zhù)信息化、規范化和標準化的方向發(fā)展。因此本文深刻分析了新時(shí)期檔案管理工作的意義以及發(fā)展趨向，并探索了檔案管理工作的新模式。

　　關(guān)鍵詞：工程項目;檔案管理;新模式;探索

　　一、引言

　　作為有著(zhù)一定價(jià)值的信息資料，檔案其實(shí)既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著(zhù)大量的資源和信息，所以科學(xué)合理地利用檔案資料可以很好地促進(jìn)工程項目的順利開(kāi)展、進(jìn)行和結束。而面對著(zhù)飛速發(fā)展的經(jīng)濟社會(huì )以及日益發(fā)達的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，檔案管理工作如何正確地利用這些先進(jìn)的技術(shù)方式和管理手段，對促進(jìn)工程項目的檔案管理工作有著(zhù)不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長(cháng)工程項目檔案使用的壽命顯然有著(zhù)舉足輕重的作用。

　　二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義

　　作為一種非常重要的資料和信息數據，檔案有著(zhù)較高的保存和利用價(jià)值，這也是其會(huì )采取單獨的各種方式進(jìn)行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結合這些發(fā)展區探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時(shí)也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應有價(jià)值。而且檔案管理的工作實(shí)質(zhì)其實(shí)是對工程項目?jì)炔扛鞣N人員管理和工程施工等各方面信息進(jìn)行一個(gè)合理科學(xué)的分類(lèi)和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問(wèn)題和情況時(shí)也能夠更加快捷方便地調查問(wèn)題的所在并及時(shí)解決，同時(shí)也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時(shí)防微杜漸。

　　三、新時(shí)期下檔案管理工作的發(fā)展趨向

　　隨著(zhù)檔案管理的理念以及技術(shù)手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著(zhù)以下幾個(gè)方面的特點(diǎn)：第一，檔案資料信息高度的數字化。隨著(zhù)計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，利用計算機來(lái)進(jìn)行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質(zhì)資料和電子媒介等多種方式來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔和保存儼然成了現下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個(gè)重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著(zhù)我國經(jīng)濟社會(huì )的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時(shí)檔案資料信息也有了更高的利用價(jià)值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務(wù)的方式多元化。隨著(zhù)我國科學(xué)技術(shù)不斷的發(fā)展，檔案管理的服務(wù)方式也在不斷增多，除了紙質(zhì)資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢(xún)等服務(wù)方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價(jià)值，同時(shí)也進(jìn)一步推動(dòng)了檔案管理工作的現代化發(fā)展。

　　四、探索工程項目檔案管理工作的新模式

　　1.建立新型檔案管理機構。結合當前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點(diǎn)去建立一個(gè)專(zhuān)業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著(zhù)非常顯著(zhù)的作用。工程單位內部進(jìn)行檔案管理的部門(mén)應當積極進(jìn)行交流并學(xué)習和借鑒先進(jìn)、科學(xué)的技術(shù)方式和管理經(jīng)驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的強化培訓和教育，督促工作人員認真學(xué)習我國檔案管理方面的相關(guān)法律法規，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進(jìn)行檔案管理工作所具有重要性，同時(shí)提升工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養。以上這些措施對于促進(jìn)工程項目檔案管理的工作科學(xué)化、規范化和標準化有著(zhù)非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著(zhù)計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò )化和信息化已然在各個(gè)領(lǐng)域，包括管理領(lǐng)域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時(shí)期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術(shù)進(jìn)行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時(shí)也要構建出一個(gè)有著(zhù)數字化的錄入和系統化的加工的新型檔案管理系統。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類(lèi)、保存和輸出的效率也有著(zhù)顯著(zhù)的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著(zhù)其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開(kāi)范圍和相應查閱的權限，同時(shí)利用各種現代化的安全技術(shù)軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著(zhù)顯著(zhù)作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務(wù)之急。只有結合當前情況下的行業(yè)特點(diǎn)，分析總結出檔案管理方面的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，并制定出具有可行性的、實(shí)際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學(xué)的、專(zhuān)業(yè)的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進(jìn)行嚴格的要求，要求他們必須根據檔案管理的相應標準和相關(guān)規范進(jìn)行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實(shí)現規范化和有序化的工作，同時(shí)也能夠提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實(shí)基礎。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節，立卷歸檔同樣也是檔案管理實(shí)現高效化、標準化和規范化工作的一個(gè)關(guān)鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據檔案資料具體的時(shí)效性和文件管理的所出階段來(lái)決定立卷歸檔的工作是否要進(jìn)行。而那些需要進(jìn)行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點(diǎn)來(lái)展開(kāi)立卷歸檔的整理，同時(shí)也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點(diǎn)對檔案資料的簡(jiǎn)潔性、完整性和實(shí)用性進(jìn)行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類(lèi)、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數字化模式。檔案管理工作的數字化模式指的是有網(wǎng)絡(luò )信息的共享系統和檔案信息的綜合管理系統共同進(jìn)行檔案管理，網(wǎng)絡(luò )信息的共享系統由Web管理的子系統以及信息發(fā)布的子系統組成，而檔案信息的綜合管理系統則是由檔案信息管理的子系統、數字化處理的子系統、信息服務(wù)的子系統和數據庫管理的子系統共同組成�？偟膩�(lái)說(shuō)，數字化模式以現代信息技術(shù)作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進(jìn)的開(kāi)發(fā)模式來(lái)進(jìn)行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數據、減輕檔案管理人員的工作負擔有著(zhù)非常重要的作用。隨著(zhù)物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術(shù)在國家電網(wǎng)工作領(lǐng)域的應用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開(kāi)辟新途徑。不斷研發(fā)、實(shí)現新科技在建筑領(lǐng)域、生產(chǎn)領(lǐng)域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿(mǎn)足工程項目規劃、設計、建設等專(zhuān)業(yè)應用及社會(huì )不同部門(mén)、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問(wèn)題發(fā)生，為檔案信息化建設的深入開(kāi)展提出了新課題。

　　五、結語(yǔ)

　　綜上所述，面對互聯(lián)網(wǎng)和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術(shù)也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據新時(shí)期的特點(diǎn)來(lái)探索新的模式。面臨著(zhù)更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著(zhù)要制定出完善科學(xué)的檔案管理的規范和標準，同時(shí)建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進(jìn)行相應的教育和培訓以提高其專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素養。只有對工程項目檔案管理的工作進(jìn)行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進(jìn)其發(fā)展，同時(shí)為工程項目的順利開(kāi)展和完成提供一份保障。

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