探析企業(yè)檔案管理信息化的策略論文
十五規劃明確提出以信息化帶動(dòng)工業(yè)化，促進(jìn)我國經(jīng)濟結構調整和國家經(jīng)濟跨越式發(fā)展的戰略方針，信息化被擺在了實(shí)現我國經(jīng)濟發(fā)展第三步戰略目標的關(guān)鍵地位。信息化作為社會(huì )進(jìn)步的發(fā)展趨勢，無(wú)論是政府信息化、企業(yè)信息化、以及各行各業(yè)的信息化，離開(kāi)了對信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就失去了信息化自身的價(jià)值。盡管企業(yè)檔案工作是依附企業(yè)的各項活動(dòng)，但它卻制約著(zhù)企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節，因此企業(yè)檔案走信息化道路是企業(yè)檔案工作發(fā)展的必然之路，也是企業(yè)發(fā)展的基礎要求。盡管我國企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗取得了重大進(jìn)展，但是在實(shí)際的信息化檔案管理過(guò)程中，很多問(wèn)題仍然存在。本文主要研究我國企業(yè)在信息化檔案管理方面存在問(wèn)題，探討信息化檔案管理策略，為我國企業(yè)在信息化檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒。
一、企業(yè)檔案管理信息化內涵
信息化建設就是充分利用先進(jìn)的企業(yè)思想以及先進(jìn)的技術(shù)手段，對企業(yè)內部的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)以及管理活動(dòng)進(jìn)行有效的資源配置以及調控，使得企業(yè)的管理做到科學(xué)化、有效化，從而促進(jìn)企業(yè)利潤的增加，不斷提高企業(yè)的核心競爭力。對于檔案管理工作來(lái)說(shuō)也是如此，企業(yè)檔案管理信息化，可以極大地提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性以及有效性，實(shí)現對于企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡(luò )、信息化，通過(guò)檔案管理信息化以及數字化，實(shí)現企業(yè)檔案服務(wù)的高效化，從而實(shí)現企業(yè)檔案管理的資源共享，提高企業(yè)檔案管理的效率，為企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展提供便利。
二、企業(yè)檔案管理信息化存在問(wèn)題
企業(yè)檔案管理信息化是一項復雜科學(xué)的工作，企業(yè)檔案管理信息化建設好壞直接影響著(zhù)企業(yè)的檔案管理的健康穩定發(fā)展，對于提高企業(yè)檔案管理科學(xué)性以及有效性至關(guān)重要。我國企業(yè)在檔案管理信息化建設方面經(jīng)驗還不是很豐富，在實(shí)際的企業(yè)檔案管理信息化建設中存在著(zhù)眾多的問(wèn)題�？傮w來(lái)講，企業(yè)檔案管理信息化建設存在的問(wèn)題主要由以下幾個(gè)方面，第一，檔案信息化建設發(fā)展不平衡。我國很多企業(yè)進(jìn)行了檔案管理信息化建設，但是總體來(lái)講，檔案管理信息化建設水平與程度都存在著(zhù)不平衡的現狀。規模大、效益好的企業(yè)可以實(shí)現檔案管理信息化建設高效化，但是對于那些規模小、效益差的企業(yè)，檔案管理信息化建設設置無(wú)從談起。第二，基礎條件薄弱，技術(shù)、資金不足。檔案管理信息化建設對于企業(yè)基礎條件、技術(shù)、資金的要求很高，很多企業(yè)尤其是中小型企業(yè)很難做到基礎條件、技術(shù)、資金的高水準，加上企業(yè)檔案管理信息化人才缺乏，甚至缺少相應的設備以及技術(shù)支持，導致企業(yè)對于企業(yè)檔案管理信息化建設深度以及力度不夠，給企業(yè)檔案管理帶來(lái)不便。第三，缺乏統籌規劃，盲目建設。目前我國企業(yè)在檔案管理信息化建設方面普遍存在著(zhù)規劃以及組織建設，另外，加上企業(yè)在檔案管理信息化建設規章制度以及標準建設缺乏統一的規定，導致企業(yè)檔案管理信息化低效率、高重復建設建設問(wèn)題嚴重。第四，與其他信息管理沒(méi)有實(shí)現有效銜接。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是孤立的，是同企業(yè)其他管理以及建設項目相結合的，例如文書(shū)處理、生產(chǎn)活動(dòng)等方面都與檔案管理信息化密切相關(guān)。由于我國企業(yè)在檔案管理信息化建設機制以及管理機制上存在問(wèn)題，導致企業(yè)檔案管理信息化同其它管理環(huán)節以及生產(chǎn)環(huán)節缺乏必要的聯(lián)系，為能夠實(shí)現檔案管理信息化建設同其他信息化管理的有效結合。
三、企業(yè)檔案管理信息化策略探析
(一)加強檔案管理信息化人才培養
檔案管理信息化人才是企業(yè)做好檔案管理信息化的關(guān)鍵，畢竟信息化檔案管理工作是由檔案管理信息化人才來(lái)執行的。為此，企業(yè)應該加強檔案管理信息化人才招聘以及培養。檔案管理信息化建設是一項極其科學(xué)。專(zhuān)業(yè)性強的工作，它對于檔案管理信息化人才的要求極高。檔案管理人員應該不斷增加檔案管理信息化管理基礎以及專(zhuān)業(yè)知識學(xué)習，包括信息技術(shù)、法律、管理學(xué)科以及計算機技術(shù)的學(xué)習。另一方面，檔案管理信息化人才還應該轉變思想觀(guān)念，樹(shù)立檔案管理市場(chǎng)意識，使得檔案管理信息化適應市場(chǎng)需求。另外，企業(yè)還應該加大對于新技術(shù)的引進(jìn)，從資金、技術(shù)等各個(gè)方面做好檔案管理信息化建設，加強檔案管理信息化隊伍建設。
(二)加快檔案信息化標準規范制定
標準規范以及規章制度是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設的基礎，是企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設的制度保障，只有在一定的標準規范以及規章制度約束下，才可以更好地做好檔案管理信息化建設。首先，企業(yè)應該建立檔案管理信息化管理機構，增強人員檔案管理信息化管理責任意識，強化檔案管理信息化管理機構管理職能。其次，建立健全檔案管理信息化管理制度體系建設，在基本信息化管理制度體系的基礎上，還應該加強信息化管理制度體系執行力，使得企業(yè)檔案管理真正的做到有法可依、有規章制度可依，從而促進(jìn)信息化檔案管理的科學(xué)化。
(三)企業(yè)檔案管理信息化建設注意原則
企業(yè)檔案管理信息化建設注意的問(wèn)題有很多，總體來(lái)講，檔案管理信息化建設應該注意以下原則。第一，實(shí)用性原則。企業(yè)檔案管理信息化建設的目的在于促進(jìn)企業(yè)檔案管理信息資源的共享，提高企業(yè)的社會(huì )效益以及經(jīng)濟效益，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、有效化。第二，逐步推薦原則。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是一朝一夕所能解決的，它需要企業(yè)投入大量的時(shí)間以及精力，企業(yè)應該抓住檔案管理信息化建設大好時(shí)機，實(shí)現企業(yè)管理與檔案管理信息化建設同步前進(jìn)。第三，效益原則。企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化建設的主要目的是為了獲得更多的利潤，一旦進(jìn)行檔案管理信息化建設，企業(yè)應該將檔案管理信息化建設同企業(yè)的短期以及長(cháng)期效益相結合。第四，全面協(xié)調發(fā)展。企業(yè)檔案管理信息化建設并不是孤立的，需要同其他部門(mén)其他人員進(jìn)行相應的合作，必須與企業(yè)的信息化建設和經(jīng)濟基礎相協(xié)調，必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調，必須與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調，必須與全國信息化工程相協(xié)調。
四、總結
隨著(zhù)企業(yè)電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理也伴隨著(zhù)企業(yè)信息資源的交流進(jìn)人到社會(huì )信息網(wǎng)絡(luò )的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的企業(yè)內部網(wǎng)而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個(gè)網(wǎng)絡(luò )。檔案人員除了繼續做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求。一方面配合現代企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)手段，檔案人員應建立企業(yè)信息資料庫，樹(shù)立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)。另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導經(jīng)營(yíng)決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設發(fā)展提供服務(wù)。我國企業(yè)在信息化檔案管理方面積累了豐富的經(jīng)驗，但是在實(shí)際的信息化檔案管理過(guò)程中，很多問(wèn)題的存在嚴重影響著(zhù)企業(yè)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。企業(yè)應該深入研究自身信息化檔案管理現狀，創(chuàng )新信息化檔案管理策略，為我國企業(yè)在信息化檔案管理方面的進(jìn)一步發(fā)展提供借鑒與參考。
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