檔案數字化管理創(chuàng )新論文

　　一、促進(jìn)教學(xué)檔案數字化管理理念創(chuàng )新

　　(一)高職院校領(lǐng)導應加強對教學(xué)檔案數字化管理的重視。要充分認識到，數字化管理不同于傳統的管理，在管理的手段、方式以及技巧上都有一個(gè)全新的改變，要制定相關(guān)數字化管理的制度和政策，提高全體教職員工的數字化意識，這樣才能保證數字化管理的有效實(shí)施。

　　(二)確立教學(xué)檔案數字化管理的“全過(guò)程”理念，在教學(xué)過(guò)程中將數字化管理理念融入其中。高職院校教學(xué)檔案數字化管理的實(shí)施，并不是某一個(gè)部門(mén)或某部分教師就能開(kāi)展起來(lái)的，它需要全院教職員工的配合和支持。尤其是教學(xué)一線(xiàn)教師，要樹(shù)立數字化管理意識，從源頭上下手，對教案、教學(xué)計劃制訂固定的統一格式，對自己的教學(xué)資源按照數字化管理要求進(jìn)行標準化整理，對學(xué)生的畢業(yè)作品、社會(huì )調查報告、社會(huì )實(shí)踐報告也按數字化管理要求進(jìn)行整理。

　　二、完善教學(xué)檔案數字化管理的硬軟件條件

　　加大經(jīng)費投入，搭建并完善教學(xué)檔案數字化管理的硬軟件平臺，是高職院校教學(xué)檔案數字化管理的重要基礎。做好這項工作，可以從以下幾個(gè)方面入手:

　　(一)加大經(jīng)費投入。數字化管理對硬件提出了更高的要求，如計算機、打印機、掃描儀、照相機等設備都是實(shí)現數字化管理的基本保障。除了這些基本的設備外，隨著(zhù)技術(shù)的進(jìn)步和市場(chǎng)的變化，還要適時(shí)進(jìn)行設備更新和系統升級。電子檔案的管理不同于紙質(zhì)檔案，它從形成到利用都離不開(kāi)技術(shù)設備。要實(shí)現數字化管理的目標，計算機等硬件設備的質(zhì)量和性能是一個(gè)重要因素。

　　(二)進(jìn)一步完善信息服務(wù)平臺。一個(gè)良好的信息服務(wù)平臺可以大大提高檔案利用率。信息服務(wù)平臺要保證廣大教職員工、學(xué)生能夠在最短的時(shí)間內找到最準確、最有效的相關(guān)教學(xué)資源，這不僅要有一個(gè)暢通的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，更要有一個(gè)科學(xué)合理的信息服務(wù)系統。

　　(三)搭建教學(xué)檔案數字化管理信息共享與交流平臺。教學(xué)檔案管理工作的技能方面，包括網(wǎng)絡(luò )基礎和文字處理、數據處理等。為進(jìn)一步提高檔案職業(yè)隊伍的信息化素養，需要加強構建信息化研討和交流的平臺，加大專(zhuān)題會(huì )議、現場(chǎng)觀(guān)摩、網(wǎng)絡(luò )討論、聯(lián)合進(jìn)行課題研究等，并通過(guò)繼續教育等多種手段提高從業(yè)人員的工作技能。［1］

　　三、推進(jìn)教學(xué)檔案管理的機制創(chuàng )新

　　推進(jìn)教學(xué)檔案數字化管理，不僅是理念和技術(shù)的問(wèn)題，同時(shí)也是機制的問(wèn)題。機制不活、機制不順，教學(xué)檔案數字化管理就落不到實(shí)處。檔案工作規范化、標準化是實(shí)現檔案管理現代化的重要環(huán)節。

　　(一)建立標準化工作流程。推進(jìn)數字化檔案管理機制創(chuàng )新，就應當變革現有的教學(xué)檔案管理機制，診斷其中存在的問(wèn)題，建立新的適合數字化教學(xué)檔案管理的工作機制，建立上下銜接、靈活有效的工作流程，為數字化教學(xué)檔案管理提供條件。

　　(二)建立健全數字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導機制。建立由學(xué)校分管領(lǐng)導、教務(wù)處主管部門(mén)以及下屬學(xué)院組成的數字化教學(xué)檔案管理的領(lǐng)導機構，作為推進(jìn)數字化教學(xué)檔案管理的決策部門(mén)，及時(shí)發(fā)現并解決其中的問(wèn)題。

　　(三)以人為本，建立教學(xué)檔案人性化服務(wù)機制。高職院校教學(xué)檔案服務(wù)機制堅持以人為本，就是要將利用者的需求作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，不斷滿(mǎn)足廣大師生員工對檔案信息的需要，開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)、主動(dòng)化服務(wù)。個(gè)性化服務(wù)，就是要滿(mǎn)足不同檔案利用群體的不同需求，針對不同的利用者采取不同的服務(wù)方式，擴展檔案利用服務(wù)的范疇。開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)，必須分析高職院校教學(xué)檔案用戶(hù)類(lèi)型、需求，這是檔案服務(wù)的出發(fā)點(diǎn)和依據。主動(dòng)服務(wù)實(shí)際上可理解成為檔案找利用者，它需要通過(guò)檔案工作者的主觀(guān)努力，發(fā)揮創(chuàng )造精神，以各種形式為高職院校各項工作提供服務(wù)。［2］

　　四、提升教學(xué)檔案管理人員的基本素質(zhì)

　　目前，人員素質(zhì)參差不齊，也是影響教學(xué)檔案數字化管理的一個(gè)重要因素。傳統意義上的檔案管理人員，通常由教師家屬擔任，對于文化水平和相關(guān)業(yè)務(wù)水平?jīng)]有太多要求，從事著(zhù)簡(jiǎn)單的整理、裝訂和編號、入庫工作。在推進(jìn)數字化檔案管理的要求下，這些工作人員的素質(zhì)亟待提升。一般來(lái)說(shuō)，數字化管理下的檔案管理人員應該既有一定的專(zhuān)業(yè)水平，還有較強的專(zhuān)業(yè)知識，是集知識與技能于一身的綜合型人才。概況起來(lái)，主要有如下幾個(gè)方面的要求:

　　(一)具有一定的計算機操作能力。［3］現代科技的發(fā)展，為教學(xué)檔案數字化管理提供了條件。同時(shí)這也要求從事數字化教學(xué)檔案管理的工作人員應該具備相應的技術(shù)素質(zhì)，能夠操作教學(xué)檔案數字化管理系統，能夠提供相應的錄入、管理、更新等服務(wù)。否則，教學(xué)檔案數字化管理就難以實(shí)施。

　　(二)具備一定的網(wǎng)絡(luò )查找能力及外語(yǔ)能力。作為一名高職院校檔案管理人員，不僅要了解國內相關(guān)信息，更應該充分利用互聯(lián)網(wǎng)全面、快速、準確的特點(diǎn)，查找國外重要檔案信息

　　資源。當然，這也要求高職院校檔案管理人員需具備一定的外語(yǔ)能力。

　　(三)具備操作現代辦公設備的能力。檔案管理工作需要涉及的辦公設備很多，如打印機、復印機、裝訂機、掃描儀等。只有在熟練掌握這些設備的性能和功能的基礎上，才能有效完成檔案管理工作。同時(shí)，電子電器類(lèi)設備更新?lián)Q代頻繁，高職院校檔案管理人員除掌握已有的設備外，還要不斷探索和學(xué)習，以適應新產(chǎn)品的功能。

　　(四)具備一定的科研能力。要想檔案管理工作有更大更好的發(fā)展，除了完成日常的工作外，高職院校檔案管理人員還需要有對檔案管理工作進(jìn)行科學(xué)研究的能力，在實(shí)踐中不斷總結經(jīng)驗，并進(jìn)行理論提升。

　　五、創(chuàng )設教學(xué)檔案快速服務(wù)和高效使用平臺

　　檔案工作除了要重收集，更要重利用。目前，各高職院校的教學(xué)檔案都還只是做到了整理、收集、存檔，而對這些庫存檔案的利用少之又少，甚至是無(wú)人問(wèn)津。由于檔案沒(méi)有得到利用，沒(méi)有發(fā)揮它本來(lái)的價(jià)值，檔案工作甚至是檔案管理人員不受重視，久而久之，檔案便成了一潭死水。信息化時(shí)代的到來(lái)，可以說(shuō)為沉睡的檔案燃起了希望之光，可以充分利用網(wǎng)絡(luò )、計算機等設備使檔案利用率更高，更好地服務(wù)于廣大教職員工。

　　(一)針對廣大師生員工開(kāi)放教學(xué)檔案網(wǎng)絡(luò )服務(wù)平臺。目前各高職院校都有自己的網(wǎng)站，只要在網(wǎng)站上設置一個(gè)檔案查詢(xún)專(zhuān)欄，教師和學(xué)生都可以通過(guò)自己的用戶(hù)名和密碼輕松在網(wǎng)上找到自己需要的檔案信息，既不需要專(zhuān)程去檔案室查詢(xún)，也不需要翻閱大量的檔案材料，只需在網(wǎng)上搜索相關(guān)主題，就能看到與此相關(guān)的信息，真正實(shí)現在網(wǎng)絡(luò )平臺上與校內檔案網(wǎng)站有效銜接，大量節省了人力、物力和財力。

　　(二)提高全院教職員工的檔案查詢(xún)和利用意識。教職員工多學(xué)習優(yōu)秀的教學(xué)資源，多學(xué)習其他高職院校甚至高等院校的教學(xué)資源，為我所用，能夠提高教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，促進(jìn)學(xué)院教學(xué)整體水平上一個(gè)新臺階。因此，高職院校要多方面宣傳和號召教職員工、學(xué)生多瀏覽學(xué)院網(wǎng)頁(yè)，多查看學(xué)院教學(xué)檔案，為課堂教學(xué)、教學(xué)管理提供有益的參考和借鑒。

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