知識管理的檔案價(jià)值探究論文
【摘要】在知識經(jīng)濟時(shí)代背景下，知識管理逐漸成為管理發(fā)展的主要趨勢。檔案作為知識資產(chǎn)的主要組成部分，具有知識價(jià)值。在知識管理中，檔案價(jià)值得以凸顯�，F針對知識管理中的檔案價(jià)值，展開(kāi)論述分析，意在加深人們對檔案價(jià)值的認識。
【關(guān)鍵詞】知識管理；檔案價(jià)值；資源
現階段，人們處于知識時(shí)代背景下，知識作為一種具有無(wú)限挖掘潛在價(jià)值的寶貴資源，對于各行各業(yè)的發(fā)展都起著(zhù)決定性的作用，而檔案管理同樣具有重要地位。從實(shí)際情況來(lái)說(shuō)，部分管理者對于檔案價(jià)值的認識程度不夠，在管理工作中，注重對人的管理，忽略了檔案的價(jià)值，難以有效提升管理水平。在強調知識流轉的環(huán)境下，檔案價(jià)值有了新的特質(zhì)，在知識管理中，發(fā)揮著(zhù)重要的作用。
1知識管理背景下檔案價(jià)值特性和體現
傳統意義上的檔案價(jià)值特性，依托檔案業(yè)務(wù)流轉，體現了檔案的記錄性特性。經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)篩選后，用作資料使用，檔案的實(shí)用性?xún)r(jià)值才得以體現。在知識管理背景下，檔案價(jià)值發(fā)生了變化，如圖1所示，具有以下特性：①集成性和靈活性。檔案價(jià)值主要體現實(shí)用性方面，當主體利用檔案來(lái)解決相應的問(wèn)題時(shí)，檔案才具備了使用價(jià)值。知識管理背景下，強調全過(guò)程管理，為循環(huán)往復的管理過(guò)程。不僅轉變了檔案使用價(jià)值實(shí)現的模式，也改變了檔案價(jià)值呈現的模式，使得檔案價(jià)值貫穿于知識流轉的全過(guò)程，具有集成化和靈活性特點(diǎn)。②多元化和共享性。在知識資源共享的背景下，檔案知識也具有開(kāi)放性和共享性特點(diǎn)。對于檔案的利用，不再是單一的模式，多元化模式，能夠為不同的利用主體，提供相應的服務(wù)。利用主體按照自身的實(shí)際需求，來(lái)獲取相應知識，實(shí)現知識共享。依托知識共享，檔案價(jià)值的實(shí)現擺脫了時(shí)間和空間的限制，便利了使用者，實(shí)現了資源共享。③顯性化和增值性。知識具有顯性和隱性區分，檔案是顯性知識，能夠促進(jìn)檔案增值，檔案價(jià)值的增值性可以加速檔案價(jià)值的顯性化。④知識化和永久性。知識管理背景下，檔案價(jià)值是以知識為著(zhù)眼點(diǎn)，注重知識屬性，促使檔案價(jià)值體現�；趦r(jià)值鏈分析，通過(guò)知識管理，實(shí)現價(jià)值鏈和知識鏈的無(wú)縫對接。如圖2所示，組織內外部知識均為知識獲取的主要來(lái)源和保障，通過(guò)獲取和處理利用等，形成知識鏈體系。檔案作為組織內外部知識固化的信息記錄，是隱性知識經(jīng)過(guò)價(jià)值鏈的循環(huán)運動(dòng)轉化為顯性知識的表現，所以說(shuō)，組織內外部知識的流轉運動(dòng)與檔案價(jià)值的實(shí)現密不可分，檔案參與知識管理，其價(jià)值體現在知識循環(huán)體系的各個(gè)環(huán)節。
2知識管理中檔案價(jià)值的形成機理
2.1檔案的社會(huì )需求
檔案價(jià)值遵循“沒(méi)有使用價(jià)值的事物是沒(méi)有價(jià)值的”規律，從知識價(jià)值角度來(lái)說(shuō)，持有檔案價(jià)值二元論的研究學(xué)者認為，知識價(jià)值的實(shí)現是基于使用價(jià)值的實(shí)現，知識價(jià)值的實(shí)現載體為檔案價(jià)值�；诖�，若想實(shí)現檔案價(jià)值，需要符合社會(huì )需求。當實(shí)物檔案被應用時(shí)，才能夠具備檔案價(jià)值，在此之前僅具備知識自身的價(jià)值，屬于非需求性?xún)r(jià)值。知識管理背景下，此規律被無(wú)限放大。隨著(zhù)社會(huì )需求的變化，推動(dòng)著(zhù)檔案電子化和管理系統化發(fā)展�；诖�，為了實(shí)現檔案價(jià)值，要從社會(huì )需求出發(fā)，滿(mǎn)足社會(huì )應用要求。
2.2檔案價(jià)值構成因素的相互作用
檔案主體、檔案以及檔案實(shí)踐活動(dòng)為檔案價(jià)值實(shí)現的主要因素，處于檔案實(shí)踐環(huán)境下，各種因素的相互作用，實(shí)現了檔案價(jià)值。檔案實(shí)踐環(huán)境因素作用于檔案要素，若社會(huì )環(huán)境變化，檔案管理理論發(fā)生變化，則上述三要素也會(huì )發(fā)生改變，此類(lèi)變化具有系統性，屬于全面塑造，對檔案價(jià)值理論，有著(zhù)極大的沖擊影響。知識管理興起后，為了更好適應環(huán)境變化，檔案保管理論發(fā)生了變化，出現了電子化檔案保管模式。電子化檔案保管模式包括新來(lái)源觀(guān)、知識服務(wù)以及宏觀(guān)鑒定部分構成，通過(guò)優(yōu)化檔案保管以及管理流程，更好的發(fā)揮知識價(jià)值。
2.3檔案主體的技術(shù)和技能
在檔案實(shí)踐活動(dòng)中，檢驗檔案主體技術(shù)以及技能為檔案價(jià)值形成的檢驗性因素。從某種角度來(lái)說(shuō)，檔案實(shí)踐活動(dòng)相當于檔案使用和服務(wù)民眾的過(guò)程。在具體實(shí)踐的過(guò)程中，檢驗檔案主體技術(shù)技能，要以便捷和有效為基準。檔案價(jià)值的實(shí)現和具體體現，貫穿于檔案實(shí)踐活動(dòng)，是否可以滿(mǎn)足檔案使用主體的需求，達到其使用期望，是檔案價(jià)值的核心部分�；诙撚^(guān)點(diǎn)，可以將檔案價(jià)值分為信息價(jià)值、工具價(jià)值。檔案價(jià)值的體現在于其使用以及使用價(jià)值[1]。
3知識管理中檔案價(jià)值的發(fā)揮
3.1加強檔案管理部門(mén)建設
�。�1）做好人才隊伍建設。在知識管理中檔案價(jià)值的充分發(fā)揮，首要任務(wù)是做好檔案管理工作�；诖�，需要加強檔案管理部門(mén)建設。在具體工作中，要做好檔案管理人員把關(guān)。檔案管理工作人員要具有較強的責任意識，能夠高效的完成檔案管理工作，認識到檔案的價(jià)值，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。（2）做好人員培訓。隨著(zhù)檔案價(jià)值實(shí)現環(huán)境的改變，使得檔案價(jià)值的體現和實(shí)現，有了新的變化，這需要檔案管理人員能夠不斷更新檔案管理知識體系，樹(shù)立終身學(xué)習的意識，積極學(xué)習新技術(shù)和新知識，更好的適應檔案管理以及服務(wù)工作。在具體工作中，要注重組織檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓，使其能夠掌握電子化檔案管理以及應用相關(guān)知識，進(jìn)而充分發(fā)揮檔案價(jià)值[2]。（3）要建立獎懲機制。檔案價(jià)值的實(shí)現，在于其使用價(jià)值的實(shí)現�；诖�，為了發(fā)揮出檔案價(jià)值，要從檔案采集和處理等全過(guò)程入手，做好嚴格的把控。這需要檔案管理人員具有責任心，能夠積極投入，參與檔案管理工作。因此，發(fā)揮獎懲機制的作用，對于工作表現較好的人員給予相應的獎勵，反之給予一定的懲罰，進(jìn)而調動(dòng)其工作積極性。（4）要加大資金投入力度。知識共享時(shí)代下，若想提高檔案資源的利用率，提升其利用價(jià)值，實(shí)施電子化管理模式，已經(jīng)成為發(fā)展的必然�；诖�，需要加大信息化建設，購置檔案管理必須的自動(dòng)化設備以及用品，提高檔案管理工作的效率以及質(zhì)量，進(jìn)而提高服務(wù)質(zhì)量。
3.2實(shí)施全過(guò)程管理
知識管理背景下，強調全過(guò)程管理，因此為了實(shí)現檔案價(jià)值，發(fā)揮其最大價(jià)值，實(shí)施全過(guò)程管理，有著(zhù)必要性。以電子化檔案制作為例，要做好加工全過(guò)程的管理，保證加工的效果[3]。開(kāi)展數字化加工，其具體工作包括檔案分類(lèi)管理以及圖像處理等工作，在具體落實(shí)方面，要明確工作責任和內容，分工協(xié)作，保障檔案數字化加工得以有效開(kāi)展。參與數字化檔案加工的全體人員，要嚴格按照技術(shù)標準以及工作規則，保證操作方法的規范性，進(jìn)而保障檔案數字化加工的質(zhì)量。當完成檔案數字化加工后，要從檔案接收、登記和掃描等環(huán)節入手，進(jìn)行質(zhì)量檢查。在檢查的過(guò)程中，要認真核對數據的錄入和關(guān)聯(lián)等，做好檔案質(zhì)量的把關(guān)。只有保證了檔案資料的真實(shí)性，及時(shí)做好檔案收集和整理，實(shí)現即時(shí)調閱，才能夠提升檔案的使用價(jià)值，進(jìn)而實(shí)現檔案價(jià)值�；诖�，要做好檔案的全過(guò)程管理，保證其價(jià)值的實(shí)現。
3.3做好安全管理
知識管理中，檔案價(jià)值的實(shí)現，要保證信息的安全。若檔案管理出現安全問(wèn)題，會(huì )降低檔案的價(jià)值，甚至會(huì )造成巨大的損失�；诖�，做好安全管理，有著(zhù)必要性[4]。在具體工作中，要完善檔案管理措施，健全數字化檔案審批制度，合理運用數字化技術(shù)，嚴格執行質(zhì)量控制程序，按照規范要求，移交檔案成果，保證檔案原件以及數字化檔案資料信息的安全性。從檔案管理的全過(guò)程出發(fā)，做好嚴格的把控。落實(shí)安全措施，保證檔案資料的安全性。依托計算機技術(shù)，采取網(wǎng)絡(luò )監測以及鎖定控制等措施，保證信息服務(wù)的安全性。檔案管理人員要及時(shí)備份信息，做好數據加密。需要注意的是，要做好檔案分類(lèi)標識，便于檔案資料的使用以及管理。只有檔案被使用了，其使用價(jià)值才能夠實(shí)現，進(jìn)而實(shí)現其價(jià)值。
3.4營(yíng)造良好的實(shí)踐環(huán)境
檔案價(jià)值的實(shí)現，需要良好的環(huán)境，通過(guò)檔案價(jià)值實(shí)現三要素的相互作用最終達到價(jià)值目標�；诖�，在檔案實(shí)踐活動(dòng)中，要注重營(yíng)造良好的環(huán)境。檔案實(shí)踐環(huán)境的不同，對檔案使用者的要求也不同，檔案使用活動(dòng)也不同，實(shí)現的價(jià)值自然差異。檔案主體的檔案技術(shù)應用水平，直接影響著(zhù)檔案使用的效果，而檔案客體的具體形態(tài)以及狀態(tài)會(huì )影響主體檔案使用，因此為了提升檔案價(jià)值，檔案主體和客體均需要不斷地完善，同時(shí)還需要做好檔案自身的管理，提升檔案自身的價(jià)值[5]。
4結束語(yǔ)
綜上所述，知識管理背景下，檔案價(jià)值具有靈活性和共享性等特性。檔案價(jià)值的實(shí)現，是基于社會(huì )需求，依靠檔案使用的技能和技術(shù)，挖掘檔案自身的價(jià)值，開(kāi)展檔案實(shí)踐活動(dòng)最終實(shí)現。為了實(shí)現檔案價(jià)值，需要營(yíng)造良好的檔案實(shí)踐環(huán)境，做好檔案管理工作。
參考文獻
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