高校檔案管理工作思與行論文

　　社會(huì )形勢的轉變帶動(dòng)了社會(huì )各層面的改革，高等教育領(lǐng)域的改革勢在必行，改革的核心目標是建立高校管理的新體制，要體現中國特色，融合社會(huì )發(fā)展。高校檔案管理要把握新時(shí)機，探求順勢而動(dòng)的發(fā)展出路，最關(guān)鍵的是要準確理解社會(huì )新形勢，在發(fā)展契機中反思問(wèn)題，在問(wèn)題中尋求契機。

　　一、對新形勢下高校檔案管理工作的反思

　�。ㄒ唬┮婪ㄖ螄�的新時(shí)代

　　1999年，依法治國方略的提出使我國步入法制時(shí)代。2014年，國家重申依法治國，10月，黨的十八屆四中全會(huì )研究了全面推進(jìn)依法治國若干重大問(wèn)題，確定了依法治國的治國方略，提出要建設有中國特色的社會(huì )主義法制體系，改革要在法治的框架下進(jìn)行。對于高校檔案管理來(lái)說(shuō)，實(shí)現依法治檔是順應形勢的改革出路。所謂依法治檔，是各級檔案管理人員在職權范圍內，管理檔案各類(lèi)事務(wù)并承擔相應責任，依法治檔能夠轉變檔案管理部門(mén)職能，完善執法與監管機制。依法治國新時(shí)代的到來(lái)推動(dòng)了依法治檔的發(fā)展進(jìn)程，為高校檔案發(fā)展創(chuàng )造了新平臺。為此，我們要反思怎樣提高檔案法制意識，現有的檔案法規能否適應新時(shí)代的發(fā)展要求，高校檔案法規是否完善，能否在檔案管理實(shí)務(wù)中得到落實(shí)等問(wèn)題。

　�。ǘ�）信息公開(kāi)的新要求

　　人們獲得知情權意識的不斷提高，以及信息化程度的不斷深入，信息公開(kāi)的呼聲越來(lái)越高。2010年9月，《高等學(xué)校信息公開(kāi)辦法》出臺（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《辦法》），明確提出了高校需公開(kāi)的信息范圍，開(kāi)創(chuàng )了高校政務(wù)公開(kāi)的先河，促進(jìn)了高校行政職能的轉變�！掇k法》要求公開(kāi)的信息涵蓋了高校管理各個(gè)方面，包括辦學(xué)活動(dòng)、社會(huì )公共服務(wù)的信息等，同時(shí)也對信息公開(kāi)進(jìn)行了限制規定，要求建立保密審查機制，不得公開(kāi)各類(lèi)涉密信息。同樣對于高校檔案工作而言，一方面面臨著(zhù)檔案信息公開(kāi)的要求，另一方面又必須嚴格遵守涉密檔案的保密要求。信息公開(kāi)與信息安全如何兼顧成為新問(wèn)題。

　�。ㄈ�）檔案保密的新形勢

　　國際環(huán)境的變化以及國家政治、經(jīng)濟的發(fā)展使保密工作面臨的形勢更加嚴峻。2014年國家頒布了《中華人民共和國保守秘密法實(shí)施條例》，從多方面對國家秘密、保密制度、監督管理、法律責任做了明確、規范的說(shuō)明，這都是國家在新的歷史條件下為維護國家安全和利益進(jìn)行的法律修訂與決策部署，具有重大的戰略意義。高校保密工作一直是國家保密工作的重點(diǎn)，每年有大量的科研成果出自高校，其中不乏涉及國家經(jīng)濟、文化、軍事等重要領(lǐng)域的涉密信息。高校中檔案的保密又是工作重點(diǎn)，關(guān)系到各類(lèi)信息的存儲與積累。怎樣將保密法的規定落實(shí)到工作中，怎樣在保密與開(kāi)發(fā)服務(wù)中尋找契合點(diǎn)，怎樣將檔案保密工作制度化等都是新時(shí)期需要思考的問(wèn)題。

　�。ㄋ模┚W(wǎng)絡(luò )發(fā)展的新力量

　　網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的到來(lái)，為社會(huì )的發(fā)展帶來(lái)了巨大變化，網(wǎng)絡(luò )信息的高速產(chǎn)生與傳播，迅速淘汰了舊的信息傳播方式，社會(huì )中的事物已經(jīng)無(wú)法離開(kāi)網(wǎng)絡(luò )，檔案工作亦是如此。一方面網(wǎng)絡(luò )信息時(shí)代的到來(lái)為檔案工作的發(fā)展帶來(lái)契機，帶領(lǐng)檔案向數字化、信息化邁進(jìn)。新的平臺和高度，提高了檔案的現代化管理水平，拓展了檔案利用和服務(wù)領(lǐng)域，適應了社會(huì )發(fā)展的需要；另一方面，網(wǎng)絡(luò )信息發(fā)展的弊端也不容忽視，且引起了國家和社會(huì )的高度關(guān)注，通過(guò)檔案泄密的事件也時(shí)有發(fā)生。要保證國家信息和網(wǎng)絡(luò )安全，必須加強對網(wǎng)絡(luò )的依法管理，規范互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展。對于高校而言，檔案信息化法規的缺失、檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理如何與傳統檔案管理相互融合、如何應對高科技的網(wǎng)絡(luò )竊密手段等都是突出問(wèn)題。

　�。ㄎ澹�檔案服務(wù)的新局面

　　檔案在新時(shí)期發(fā)揮著(zhù)不可替代的重要作用，在國家政治、經(jīng)濟、外交等方面扮演著(zhù)越來(lái)越重要的角色。檔案揭開(kāi)了神秘的面紗，開(kāi)始出現在大眾的視野中，人們從檔案中了解歷史真相的需求也日益高漲。2014年，《關(guān)于加強和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見(jiàn)》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《意見(jiàn)》）成為檔案發(fā)展新時(shí)代到來(lái)的標志�！兑庖�(jiàn)》進(jìn)一步強調了建立健全檔案利用體系的重要性，提出要加快數字化檔案進(jìn)程，加大檔案的開(kāi)放與共享力度，創(chuàng )新服務(wù)體系，完善利用形式。高校檔案工作要把握有利時(shí)機，思考新問(wèn)題，開(kāi)創(chuàng )新局面，正確認識檔案利用與安全、保密和信息公開(kāi)的關(guān)系。

　　二、依法治檔是新形勢下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵

　　在挑戰與機遇并存的新形勢下，反思舊問(wèn)題、正視新問(wèn)題，才能促進(jìn)新發(fā)展。依法治國新時(shí)代的到來(lái)不僅開(kāi)創(chuàng )了社會(huì )發(fā)展的新局面，同時(shí)也是做好高校檔案工作的“尚方寶劍”。依法治檔要從法制建設入手，完善法制體系、監督體系，真正實(shí)現有法可依、有法必依、執法必嚴。依法治檔的實(shí)現，可以在一定程度上打破檔案工作束手無(wú)策的局面，為工作實(shí)務(wù)提供方向與政策支持，是新形勢下高校檔案工作發(fā)展的關(guān)鍵。

　�。ㄒ唬┮�加快高校檔案法規體系的構建,實(shí)現有法可依

　　國家檔案法規體系的核心是《中華人民共和國檔案法》，由符合立法規定的若干有關(guān)檔案工作的法律、行政法規、地方性法規和規章所構成的相互聯(lián)系、相互協(xié)調的統一體。分為檔案法律、檔案行政法規、地方性檔案法規、檔案規章四個(gè)層次[1]。在國家檔案法規體系中，除普遍適用的法規外，針對高校檔案工作的法規、行業(yè)標準并不多。因此，要在現有檔案法規的基礎上，構建高校檔案法規體系，形成以國家檔案法為綱領(lǐng)，以地方性檔案法規為參考，以高校檔案制度為核心，以高校檔案行業(yè)標準為指導的完整的檔案法規體系。體系建立的關(guān)鍵在于檔案法規的立改廢。在法規的制定上，國家宏觀(guān)層面要進(jìn)一步加大高校檔案立法覆蓋面，出臺多層次、多角度的檔案法規。依照《國家檔案法規體系方案》，研究需調研論證以及由規范性文件上升為法規、規章的立法項目，廢止一批不再適用的過(guò)時(shí)的法規。要以國家立法精神為引領(lǐng)，把握工作的脈搏，完善制度建設。橫向可以遵循檔案類(lèi)目的劃分依據，縱向可以覆蓋檔案管理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節。根據工作實(shí)際，制定適用于學(xué)校檔案工作實(shí)務(wù)的行業(yè)標準，對檔案發(fā)展面臨的問(wèn)題進(jìn)行針對性立法，比如制定檔案信息公開(kāi)法規，與時(shí)俱進(jìn)的保密、服務(wù)與利用制度以及獎懲體制等，同時(shí)廢止不合時(shí)宜的舊制度、舊規定，從而完成高校檔案法規體系的構建。

　�。ǘ�）要加大對檔案法規的貫徹實(shí)施力度，做到有法必依

　　在國家宏觀(guān)層面的檔案法規等綱領(lǐng)性文件的指導下，經(jīng)過(guò)多年工作經(jīng)驗的積累，大多數高校已經(jīng)形成了具有本校特色的檔案規章制度。對現有檔案法規的貫徹落實(shí)可以解決大多數檔案工作中存在的問(wèn)題，但僅僅做到貫徹落實(shí)，也是非常困難的。其原因主要有以下幾方面：

　�。�1）學(xué)校領(lǐng)導層對檔案工作缺乏重視，使檔案工作缺乏自上而下的保駕護航，這其中有辦學(xué)理念的原因，也有檔案工作影響力不突出的原因。

　�。�2）存在對檔案法規不熟悉、不學(xué)習的情況，只掌握與日常工作關(guān)系密切的內容，缺乏對新形勢下檔案法規的認知意識。

　�。�3）對部分法規不貫徹、不落實(shí)。比如《辦法》中已經(jīng)對“獎勵與處罰”做了明確規定，但通過(guò)調研發(fā)現，目前大多數高校均未制定結合本校檔案工作實(shí)際的獎懲制度，使獎懲法規流于形式。

　�。�4）貫徹落實(shí)有難度。在全國范圍內，高校一度因建設新校區背負了巨大的資金壓力，在資金有限的情況下，非核心的檔案工作自然在人力、物力、財力的分配上處于劣勢。要加大對檔案法規的貫徹力度，最根本的解決途徑是提高檔案意識，其中最關(guān)鍵的是提高學(xué)校管理層的檔案意識，這是高校檔案工作發(fā)展的有力保障。要實(shí)現這一點(diǎn)，首先要提高第一線(xiàn)人員的專(zhuān)業(yè)水平，改變“大雜燴”的現狀，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)檔案人才，使他們成為高校檔案工作的中堅力量，尋求檔案工作突破口，變被動(dòng)為主動(dòng)服務(wù)，對學(xué)校行政與教學(xué)進(jìn)行有效輔助。

　�。ㄈ�）建立行之有效的獎懲機制，堅持執法必嚴

　　有法可依是前提，有法必依是根本，執法必嚴是保障。法規的制定與貫徹落實(shí)僅靠提高檔案意識是不夠的，必須輔之以行之有效的獎懲措施。獎勵是工作動(dòng)力的源泉，懲處是工作規范的保障，賞罰分明才能樹(shù)立威信，形成合力，為繼續前行掃清障礙。檔案工作要進(jìn)行績(jì)效考核，制定一套詳細、規范、量化的考核制度，可以與學(xué)�？�(jì)效考核、先進(jìn)評選掛鉤進(jìn)行年度測評，也可以爭取學(xué)校政策、資金支持，設立單獨的檔案工作考核途徑。其中，獎懲的內容可以參考以下方面：

　�。�1）對檔案科研進(jìn)行考核獎勵，鼓勵檔案工作者開(kāi)展學(xué)術(shù)研究與討論，發(fā)表科研論文與成果；

　�。�2）對檔案工作量進(jìn)行評估與獎懲，獎勵按時(shí)按量或超額完成工作或成績(jì)顯著(zhù)人員，反之進(jìn)行處罰；

　�。�3）設立專(zhuān)項獎勵，比如在檔案保密、服務(wù)與利用、信息化建設方面有突出貢獻的人員；

　�。�4）對工作中存在重大過(guò)失，或對檔案造成不可修復損害或遺失的行為進(jìn)行處罰；

　�。�5）對泄露國家秘密等涉密檔案信息以及其他違反檔案法規的行為進(jìn)行處罰。

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