新常態(tài)下農業(yè)科技檔案管理思路論文

　　摘要：分析了新常態(tài)下農業(yè)科技檔案呈現出的新特點(diǎn)以及檔案管理工作面臨的主要問(wèn)題，并從創(chuàng )新農業(yè)科技檔案管理理念、管理模式、管理手段、服務(wù)方式以及加強檔案管理人才隊伍建設等方面，闡述了如何進(jìn)一步提高農業(yè)科技檔案的歸檔效率和服務(wù)質(zhì)量，提升檔案利用價(jià)值，從而提高農業(yè)科技檔案管理水平的對策。

　　關(guān)鍵詞：農業(yè)科技檔案；新常態(tài)；創(chuàng )新；管理；問(wèn)題；對策

　　隨著(zhù)我國經(jīng)濟發(fā)展步入新常態(tài)，農業(yè)科研體制機制改革不斷深入，現代農業(yè)發(fā)展依靠科技創(chuàng )新驅動(dòng)的要求越來(lái)越強烈，農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng )新成為發(fā)展新趨勢，農業(yè)科技檔案也呈現出新特點(diǎn)，需要歸檔的有價(jià)值的科研材料呈爆發(fā)式增長(cháng)，檔案載體多樣化，傳統的農業(yè)科技檔案管理模式、管理手段、服務(wù)方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足飛速發(fā)展的科研需求。農業(yè)科技檔案管理需要積極適應新常態(tài)，運用新思維、新理念、新方法，增強責任意識，突出創(chuàng )新驅動(dòng)，構建農業(yè)科技檔案管理的新體系，切實(shí)為現代農業(yè)科技創(chuàng )新發(fā)展服務(wù)。

　　1新常態(tài)下農業(yè)科技檔案管理面臨的主要問(wèn)題

　　1.1管理理念保守，不利于農業(yè)科技檔案管理水平的提高

　　農業(yè)科研單位長(cháng)期受傳統觀(guān)念影響，工作重心放在科研上，對檔案管理不夠重視，檔案意識普遍不強，科技檔案管理封閉狹隘、重藏輕用，存在“為保管而保管”“看攤守庫”等舊觀(guān)念，使得科技檔案的作用未能發(fā)揮出來(lái)，無(wú)法適應新形勢的需要。檔案管理部門(mén)往往屬于單位的邊緣部門(mén)，專(zhuān)職檔案管理人員缺乏，兼職檔案人員往往身兼數職，根本無(wú)暇在檔案管理上尋求創(chuàng )新，墨守成規，周而復始，對檔案管理工作如何更好地服務(wù)科研工作和社會(huì )發(fā)展知之甚少，更談不上主動(dòng)對檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用，促進(jìn)科技成果轉化和推廣。

　　1.2管理模式陳舊，跟不上農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng )新機制的步伐

　　目前，大部分科研院所仍延續計劃經(jīng)濟條件下傳統的管理模式，難以實(shí)現對重點(diǎn)科研課題檔案質(zhì)量的全面控制[1]。檔案管理部門(mén)只發(fā)揮了存儲功能，科研管理部門(mén)負責本單位的科研檔案的收集，二者的作用相分離，未形成系統性。但是隨著(zhù)協(xié)同創(chuàng )新機制的推進(jìn)，協(xié)同合作的項目越來(lái)越多，而且農業(yè)科研工作周期較長(cháng)、空間跨度大，期間會(huì )形成多種載體的檔案材料，材料往往分散在課題組成員中，他們主動(dòng)上交檔案材料的意識又比較弱，在檔案收集上存在一定難度。檔案管理人員與課題組之間的溝通也不夠積極，對課題（項目）的研究進(jìn)展情況、科研人員的活動(dòng)情況、會(huì )議材料等的收集，缺乏系統性、協(xié)調性和同步性，檔案收集的被動(dòng)，造成檔案材料歸檔的不及時(shí)、不完整、不規范。因此，傳統收集材料的模式已無(wú)法滿(mǎn)足現代科研檔案管理的發(fā)展需求。

　　1.3管理手段落后，無(wú)法滿(mǎn)足現代化檔案管理的發(fā)展需求

　　傳統的檔案資料使用紙質(zhì)記載，存儲量大，存放空間較大，信息量大且檢索不便�，F階段，隨著(zhù)電算化的普及，新型載體檔案尤其是電子文件所占比重將不斷上升[2]。以信息化、數字化為管理手段在檔案工作中發(fā)揮越來(lái)越大的作用。而農業(yè)科技檔案管理信息化建設進(jìn)程相對緩慢，數字化應用只停留在檔案立卷目錄的檢索上，很多科研單位的檔案管理手段還以傳統的手工方式對檔案進(jìn)行編輯與檢索處理，檢索方法單一、速度慢、準確率低，無(wú)法滿(mǎn)足檔案資源共享、深化利用等現代化管理的需要。

　　1.4服務(wù)方式被動(dòng)，阻礙了農業(yè)科技檔案的有效利用

　　隨著(zhù)農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng )新模式的不斷發(fā)展，科研課題由單一研究?jì)热菹虼蟮木C合性研究方向發(fā)展，科研需要大量的、綜合性的科技信息作支撐。多年來(lái)，農業(yè)科研單位的檔案管理人員多為兼職人員，缺乏對檔案管理的系統性與專(zhuān)業(yè)性認識，檔案編研開(kāi)發(fā)工作開(kāi)展甚少，科技檔案信息的匱乏直接影響到科技檔案的利用。另外，檔案信息檢索傳遞方式也遠不能滿(mǎn)足現代科技檔案的利用需求。檔案服務(wù)大多為“坐等服務(wù)”，有人來(lái)查閱就提供檔案，沒(méi)人查閱就存放庫房，完全是自我封閉動(dòng)式服務(wù)管理，缺乏主動(dòng)性，阻礙了農業(yè)科技檔案的有效利用。

　　2新常態(tài)下創(chuàng )新農業(yè)科技檔案管理的對策

　　2.1創(chuàng )新管理理念，提升農業(yè)科技檔案管理水平

　　農業(yè)科技檔案管理工作的創(chuàng )新，首先需要一個(gè)有創(chuàng )意的思想理念[3]。要破除計劃經(jīng)濟條件下形成的思維定式，需要檔案管理工作者創(chuàng )新管理思維和觀(guān)念，培養現代化檔案管理理念，提升管理效率。同時(shí)，不斷總結新經(jīng)驗與方法，實(shí)現理論與科技手段上的創(chuàng )新，從而落實(shí)農業(yè)科技檔案管理工作的時(shí)代性發(fā)展思路[4]。檔案管理工作者要充分發(fā)揮檔案工作的資源和技術(shù)優(yōu)勢，創(chuàng )新服務(wù)理念與服務(wù)意識，促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng )新發(fā)展。

　　2.2創(chuàng )新管理模式，實(shí)現農業(yè)科技檔案協(xié)同管理

　　農業(yè)科技協(xié)同創(chuàng )新機制的核心就是重點(diǎn)凝練現代農業(yè)發(fā)展的重大科技需求和重點(diǎn)研發(fā)任務(wù)，共同立項和組織實(shí)施國家科技計劃重點(diǎn)項目，將個(gè)體、分散的科研力量凝聚成為一個(gè)有機的整體，加強聯(lián)合科技攻關(guān)。隨著(zhù)這種科研模式的不斷推進(jìn)，科技創(chuàng )新資源進(jìn)一步整合共享，科研檔案的管理模式也應隨之調整和創(chuàng )新。農業(yè)科技檔案管理在落實(shí)原來(lái)的“三納入”“四同步”的基礎上，也要實(shí)現科研檔案的協(xié)同管理，實(shí)現科研檔案管理各要素的最優(yōu)配置和整體部署，形成“三位一體，統一規范，各司其職，資源共享，互相促進(jìn)，協(xié)同高效”的科研檔案協(xié)同管理模式，使各科研項目組、科研管理部門(mén)和檔案管理部門(mén)密切協(xié)作，對科研檔案管理工作的全過(guò)程進(jìn)行有效控制[5]。項目立項后，科研管理部門(mén)可以采用預立卷方式，以項目（課題）組為單位，在科研任務(wù)書(shū)中添加檔案歸檔時(shí)間、內容等項目[6]，由項目負責人明確專(zhuān)員收集科研項目過(guò)程中形成的材料，科研管理部門(mén)實(shí)時(shí)對檔案材料收集情況進(jìn)行指導和檢查，當項目結題后由項目負責人審核確認后，將檔案材料統一送至科研管理部門(mén)把關(guān)，然后正式立卷裝訂，再交至檔案部門(mén)歸檔保管利用。這樣檔案管理滲透到項目實(shí)施的各個(gè)環(huán)節，使科研項目材料的形成和積累、整理和歸檔都處于受控狀態(tài)，確保歸檔材料的完整、準確、系統。同時(shí)，將科技檔案是否齊全作為驗收和評獎的必備條件，提高科技人員的歸檔意識，讓檔案管理部門(mén)參與到科研項目管理中來(lái)。

　　2.3創(chuàng )新管理手段，加強農業(yè)科技檔案信息化建設

　　除了做好紙質(zhì)檔案的管理以外，要加強農業(yè)科技檔案信息化建設。檔案信息化建設是適應社會(huì )發(fā)展的必然舉措，是農業(yè)科技檔案管理的發(fā)展方向。研發(fā)或者購置適合本單位的科研檔案管理系統，構建檔案信息數據庫。管理系統要具備適應多種文件的存儲格式，支持實(shí)時(shí)瀏覽、網(wǎng)絡(luò )檢索等功能，能夠實(shí)現搜集整理、數據存儲、檢索瀏覽、借閱管理、權限控制、數據輸入（輸出）及格式轉換的控制與管理，這樣變耗時(shí)耗力的手工操作為高效便捷的信息化處理。建立網(wǎng)絡(luò )系統，共享科研信息資源，把工作需要的各種資料、研究成果等科研信息資源組織起來(lái)，如按內容構建文件、專(zhuān)利證書(shū)、科研獎勵證書(shū)、科研項目等檔案信息資源模塊，構建科研檔案信息化共享平臺。做好網(wǎng)上管理、傳播并提供服務(wù)，可大大縮短信息資料的處理、報送、傳遞時(shí)間。

　　2.4創(chuàng )新服務(wù)方式，提供農業(yè)科技檔案多渠道服務(wù)

　　新常態(tài)下農業(yè)科技檔案工作中心已由“保管”向“服務(wù)”方向轉變，服務(wù)方式必須要由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉變，由單一性服務(wù)向多元化服務(wù)轉變。因此，在工作中要創(chuàng )新服務(wù)機制，拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)水平，才能推進(jìn)科研檔案工作事業(yè)的發(fā)展[7]。農業(yè)科技檔案人員要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，研究農業(yè)科學(xué)領(lǐng)域需求檔案的規律，了解課題研究所需檔案的服務(wù)要求，從而促進(jìn)農業(yè)科技創(chuàng )新工作的順利進(jìn)行[8]。檔案人員應把握信息需求的動(dòng)向，不能局限于查閱過(guò)去的資料服務(wù)現在的科研工作，要認真開(kāi)展科技檔案編研工作，充分挖掘科技檔案的潛在價(jià)值，擴大服務(wù)范圍，積極為農業(yè)生產(chǎn)、科學(xué)研究、科研成果推廣等提供多渠道服務(wù)。同時(shí)，建立快捷、實(shí)用的查詢(xún)檢索系統，滿(mǎn)足農業(yè)科技人員對技術(shù)檔案的需求[9]。

　　3結語(yǔ)

　　新常態(tài)下的新目標、新任務(wù)、新要求，需要廣大農業(yè)科技檔案工作者主動(dòng)把握和積極適應。隨著(zhù)社會(huì )不斷進(jìn)步發(fā)展，檔案工作已不再是傳統意義上的簡(jiǎn)單型勞動(dòng)，而是一項復雜的、創(chuàng )新型的知識勞動(dòng)。檔案工作的新常態(tài)，需要檔案部門(mén)服務(wù)的范圍越來(lái)越廣，服務(wù)質(zhì)量的要求越來(lái)越高，也就要求檔案工作的水平越來(lái)越高[10]。因此，建設一支高素質(zhì)復合型的農業(yè)科技檔案管理人才隊伍尤為重要。必須要重視對農業(yè)科技檔案專(zhuān)職（兼職）管理人員的專(zhuān)業(yè)知識培訓。農業(yè)科技檔案工作者不僅要掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識，還要了解農業(yè)科技專(zhuān)業(yè)知識，同時(shí)還要具有現代信息技術(shù)應用能力，更重要的是提高自身的職業(yè)道德素養，提高服務(wù)意識和創(chuàng )新意識，促進(jìn)農業(yè)科技檔案事業(yè)不斷發(fā)展。

　　4參考文獻

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　　[10]霍苗苗.新常態(tài)下檔案管理人員素質(zhì)建設的必要性[J].蘭臺內外，2015（1）：69.

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