高校合理人事檔案管理論文
一、高校人事檔案管理的現狀
(一)檔案分類(lèi)不明確，查閱受限
高校中的人事檔案非常繁多，且存在很多種類(lèi)，只有進(jìn)行合理的分類(lèi)管理，才能夠使管理工作更為到位，更方便與查閱和調用。然而，我國許多高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，由于受到各種條件的限制，未能進(jìn)行及時(shí)地分門(mén)別類(lèi)，即使分類(lèi)其種類(lèi)也較為稀少，并且分類(lèi)不合理，造成了人事檔案管理中存在紊亂不清的情況。這種人事檔案管理現狀，就會(huì )導致高校人員在需求查閱檔案信息時(shí)，就要耗費大量的精力去查找，檔案的調用更是困難。嚴重地影響了高校人事檔案的查閱、調用效率。
(二)人事檔案管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)技能
高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才是保證一項工作順利進(jìn)行的最基礎保障。我國高校認識檔案管理工作人員普遍存在非專(zhuān)業(yè)性，大多數的管理人員學(xué)歷都不高，并且不具備檔案管理的專(zhuān)業(yè)技能，甚至有一些管理人員由高校的其他職員兼任，并且有部分人事檔案管理人員缺乏高尚的職業(yè)道德素質(zhì)，工作中消極應付。這就降低了高校認識檔案管理隊伍的整體水平，降低了高校人事檔案管理的質(zhì)量。高校人事檔案管理是一項極為重要的工作，從信息的收集、篩選到整理成檔案、歸檔、裝訂等工作流程要求都非常嚴格，管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)的素質(zhì)，就難以按照檔案管理標準進(jìn)行工作，普遍地存在操作不夠規范，工作效率低下的問(wèn)題。
(三)人事檔案的信息來(lái)源和資源共享受限
現如今，我國許多高校的人事檔案管理工作主要是依靠管理人員的手工工作。信息的收集、整理要依靠工作人員一項一項進(jìn)行，甚至檔案的填寫(xiě)要依靠手寫(xiě)來(lái)進(jìn)行，這樣的檔案管理模式大大地限制了人事檔案的信息來(lái)源，導致了信息收集不全面，查閱費時(shí)費力。另外，由于人事檔案的建檔、復制速度慢，就很大程度上限制了人事檔案信息共享，當高校中多個(gè)部門(mén)或多個(gè)工作人員同時(shí)需要某些檔案資料時(shí)，就會(huì )造成檔案資料短缺，無(wú)法實(shí)現同時(shí)共享。而校外人員想要查閱檔案資料則更是極為困難。
二、高校人事檔案管理的有效對策
(一)強化高校人事檔案管理的意識
高校人事檔案是保障高校教育工作順利開(kāi)展的重要保證，也是我國檔案資料中最寶貴的財富。高校應當通過(guò)有效的宣傳、教育手段，向高校領(lǐng)導、教職工普及人事檔案管理的重要性，增強高校全體人員的檔案管理意識。從而使高校領(lǐng)導對人事檔案管理工作重視起來(lái)，通過(guò)為人事檔案管理工作制定有力的管理制度，來(lái)保障管理工作在正常進(jìn)行;人事檔案管理人員應當認識到自身工作的重要性，從內心深處熱愛(ài)檔案管理工作，積極地奉獻出自己的力量;高校其他各部門(mén)、工作人員積極地配合人事檔案管理工作，從而在高校中形成良好的人事檔案環(huán)境，實(shí)現人事檔案管理的全面優(yōu)化。
(二)確立高校人事檔案管理目標
高校人事檔案管理工作應當有合理的發(fā)展目標，才能夠不斷地進(jìn)步。制定切實(shí)可行的人事檔案管理目標，不僅能夠為人事檔案管理工作人員分配具體的工作內容，使其在檔案管理中通過(guò)完成自己的工作為高校管理作出貢獻，避免無(wú)效、偏離高校教育發(fā)展的工作，還能夠將高校人事檔案管理工作進(jìn)行簡(jiǎn)化，分清管理工作中的主次，大幅度地提高人事檔案管理工作的效率。除此之外，還能夠提高高校人事檔案管理水平，在高校中建立起完整、有效、便捷的檔案管理體系，為查閱、調用高校檔案提供便利，增強人事檔案的服務(wù)職能。
(三)完善高校人事檔案管理制度
高校人事檔案管理工作是一項較為復雜的工作，需要有一套完善的管理制度進(jìn)行規范。在合理有效的檔案管理制度之下，管理人員才能夠按照合理的管理程序來(lái)收集信息、整理資料，將信息建檔。合理的管理制度還能夠使人事檔案管理工作走科學(xué)化的道路，一方面可以將檔案管理工作責任落實(shí)到具體的人員身上，使每一位管理人員擔負起自己應有的責任，另一方面則能夠保證在建立檔案、管理檔案等過(guò)程中不會(huì )遺漏重要信息，保障檔案信息的完整性和真實(shí)性。合理科學(xué)的人事檔案管理制度能夠確保高校人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。
(四)建設專(zhuān)業(yè)的高校人事檔案管理人才隊伍
在高校人事檔案管理工作中，管理人員是主體，因此，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)系到人事檔案管理質(zhì)量的最重要因素。高校必須通過(guò)一定的手段來(lái)強化人事檔案管理人才隊伍。一是高校應當聘用一定數量的專(zhuān)業(yè)人事檔案管理工作人員，同時(shí)保證在不同檔案類(lèi)型、檔案結構等方面人才分配均勻;二是要通過(guò)一定的手段來(lái)增強檔案管理人員的職業(yè)道德，形成良好的職業(yè)操守;三是高校要為檔案管理人員進(jìn)行定期的培訓，增強其檔案管理技能，學(xué)習先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，提高檔案管理工作效率。
(五)強化高校人事檔案管理的保密性
高校中的人事檔案最主要的職能就是為相關(guān)人員提供查閱、使用的服務(wù)。但高校的人事檔案關(guān)系到高校人員的信息，必須進(jìn)行嚴格的保密。在對外進(jìn)行借閱、使用服務(wù)時(shí)，應當嚴格地按照規范的程序，完備借閱、使用手續。若利用信息技術(shù)提供查閱服務(wù)，則要對網(wǎng)絡(luò )用戶(hù)設定合理的權限，防止不具備權限的人進(jìn)行訪(fǎng)問(wèn)，從而保證人事檔案的保密性。當人事檔案被泄密、非法更改后，要嚴厲追究相關(guān)人員的責任。
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