事業(yè)單位檔案管理信息化建設問(wèn)題分析論文

　　摘要：信息化是事業(yè)單位在檔案管理工作上發(fā)展的必然趨勢，信息化管理目的是在保障原始檔案完整性的基礎之上，利用電子技術(shù)轉變檔案的存儲方式。如今的大數據時(shí)代，信息化管理有利于實(shí)現檔案資源利用的多元化。但是檔案管理信息化的過(guò)程并不順利，本文就其中產(chǎn)生的問(wèn)題進(jìn)行詳盡的分析，并提出針對性的解決措施。

　　關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

　　如今，事業(yè)單位傳統的檔案管理方式已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì )的需求。新時(shí)期的信息傳遞要求快速、完整、真實(shí)，要求信息整理不再通過(guò)紙張展示，而是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、電子等技術(shù)手段快速完成。事業(yè)單位檔案管理采用信息化的管理模式除了具備與傳統方式一樣的功能外，還能形成網(wǎng)絡(luò )數據庫，將物質(zhì)的信息資源實(shí)現數據轉化，使事業(yè)單位能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、計算機等途徑與工具便利的使用，為事業(yè)單位的發(fā)展注入新的活力。檔案管理的傳統方式是經(jīng)過(guò)長(cháng)期工作經(jīng)驗積累的結晶，對信息化建設具有很好的借鑒意義。因此，檔案管理的信息化建設不可脫離傳統管理方法，二者相結合，才能創(chuàng )造出更好的效果。

　　一、事業(yè)單位檔案管理實(shí)現信息化的重要性

　　事業(yè)單位是我國計劃經(jīng)濟體制的產(chǎn)物，在我國改革事業(yè)單位體制后，事業(yè)單位更能夠發(fā)揮促進(jìn)經(jīng)濟進(jìn)步、社會(huì )和諧的重要作用。事業(yè)單位已經(jīng)成為我國有中國特色社會(huì )主義發(fā)展的重要支撐體系。由此一來(lái)，事業(yè)單位的檔案工作就是保障事業(yè)單位有效運行的重要環(huán)節，進(jìn)行事業(yè)單位檔案的信息化建設，有利于中國特色社會(huì )主義的建設。事業(yè)單位檔案管理如同歷史王朝中的史官記錄王朝的發(fā)展歷程一樣，事業(yè)單位檔案則是記錄現代社會(huì )的發(fā)展進(jìn)程，并且通過(guò)政府的力量帶動(dòng)社會(huì )向好的方向進(jìn)步。建立與現代經(jīng)濟發(fā)展相媲美的檔案管理方法有利于我國現代化社會(huì )的發(fā)展。隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨的挑戰也越來(lái)越大，新時(shí)期經(jīng)濟發(fā)展與人民生活方式的轉變對事業(yè)單位的檔案管理工作提出了更高的要求，檔案管理工作信息化勢在必行。事業(yè)單位檔案管理工作采用數字化、信息化的管理手段能夠有效保障原始檔案數據的完整性、準確性和真實(shí)性。利用電子科技管理檔案能夠使檔案的整理、分類(lèi)工作更加簡(jiǎn)單、便捷，有利于檔案的擴充和檔案資源利用的多樣化，有助于規范檔案管理工作�，F代社會(huì )信息的傳遞和發(fā)展相當迅速，事業(yè)單位應緊跟時(shí)代步伐，引進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)、電子技術(shù)等促進(jìn)檔案管理的信息化，從而帶動(dòng)事業(yè)單位整體的信息化，使事業(yè)單位為社會(huì )主義建設發(fā)揮更大的價(jià)值。檔案信息管理的信息化能夠減輕檔案管理人員處理數據的負擔，使工作更加便捷，從而提升檔案的處理效率，增強檔案管理工作的效率，并且檔案管理工作的信息化有助于精簡(jiǎn)檔案管理工作人員，節約檔案部門(mén)所占用的空間和辦公經(jīng)費�？偟膩�(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理工作應盡可能地利用信息技術(shù)改變傳統的工作方式，為社會(huì )主義建設事業(yè)增添光彩。

　　二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�檔案信息資源開(kāi)發(fā)不合理。據統計，我國已經(jīng)建立4000多個(gè)信息化的檔案數據庫，并且檔案數據庫的管理取得了良好的成效。但是檔案資源的內容較少，存在重復加工問(wèn)題，檔案信息化資源質(zhì)量水平較低。目前，我國綜合性檔案資料館開(kāi)放的檔案共計為6897萬(wàn)卷，僅為整個(gè)檔案資料總量的20%。所以我國檔案管理信息化還處于較低水平，檔案資源尚未得到有效開(kāi)發(fā)、利用。

　�。ǘ�）檔案信息內容缺少安全措施。事業(yè)單位由于其性質(zhì)的特殊性，其管理的檔案資料很多涉及國家機密，是不可以外泄與公之于眾的。事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行信息化建設時(shí)必須防范必要文件的外泄，以保障檔案資源的安全。目前檔案管理的信息化建設中，信息的安全問(wèn)題在某些事業(yè)單位尚未得到重視，例如工作人員使用外網(wǎng)瀏覽網(wǎng)頁(yè)，對公開(kāi)信息審核的程序不嚴格等，這些都會(huì )導致檔案信息的泄露。

　�。ㄈ�）檔案管理人員素質(zhì)普遍較低。我國社會(huì )主義市場(chǎng)經(jīng)濟的建立，自由、民主成為人民的基本權利，計劃經(jīng)濟時(shí)代的統一管理和調配制度已經(jīng)取消，人們更傾向于高薪酬、富有挑戰性的工作。事業(yè)單位的檔案管理工作往往枯燥、乏味，并且需要從業(yè)經(jīng)驗豐富且長(cháng)期穩定的員工，如果員工經(jīng)常更換會(huì )使檔案管理工作出現斷層。此外，沒(méi)有高學(xué)歷、高水平員工也會(huì )阻礙管理工作的發(fā)展。

　�。ㄋ模┬畔⒓夹g(shù)利用率低。在檔案信息化建設中，計算機檢索技術(shù)是基本要件。計算機檢索技術(shù)能夠提升檢索效率和準確性。雖然很多事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)建立信息化的管理方式，但是職員傳統的手工檢索方式依舊存在，對新技術(shù)的使用率低，從而阻礙了信息化的推廣。

　　三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效途徑

　�。ㄒ唬┲贫ㄒ幏兜臋n案管理制度。事業(yè)單位是我國社會(huì )主義建設中的重要組織，法律對事業(yè)單位傳統的管理具有明確規定，檔案管理的日常工作受法律的約束。新時(shí)期事業(yè)單位信息化建設改變了原有的事業(yè)單位檔案管理模式，在法律上尚未出現對事業(yè)單位信息化管理的法律規定。事業(yè)單位的特殊性要求其必須加強管理，建立有章可循、有法可依的規章制度，以保障信息的安全和杜絕違規事件的發(fā)生。不同的事業(yè)單位所從事的工作和重要性并不相同，因此建立自身的規章制度可以依據自身的實(shí)際情況，制定符合本單位的檔案資料管理制度。

　�。ǘ�）合理規劃事業(yè)單位的檔案管理信息化建設�，F代市場(chǎng)經(jīng)濟要求事業(yè)單位建立信息化處理機制，事業(yè)單位在發(fā)展信息化檔案管理的進(jìn)程中要結合自身的發(fā)展目標，深入了解事業(yè)單位內部的發(fā)展機制，結合檔案管理的長(cháng)期以及近期的發(fā)展目標，有秩序地推進(jìn)檔案管理信息化建設。

　�。ㄈ�）提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設需要具備信息技術(shù)的專(zhuān)業(yè)人才。事業(yè)單位工作人員需要提升自身文化素養以應對信息化建設的要求。檔案管理部門(mén)也應注意人才的培養和新人才的引入，以增加檔案管理事業(yè)的活力和生機。

　�。ㄋ模┩晟剖聵I(yè)單位檔案信息化的監督管理機制。完善的監督管理機制能夠保障事業(yè)單位信息化建設的順利進(jìn)行，監督員工工作的合法性，保障檔案信息的安全性。事業(yè)單位檔案信息化監督機制應充分利用事業(yè)單位的內部監督和外部監督，兩者相互補充，全面監督信息化建設的過(guò)程，減少信息化過(guò)程中的安全隱患，從而建立安全、有效的檔案信息化管理模式。

　�。ㄎ澹┲饾u實(shí)現檔案管理工作的數字化。檔案信息資源的數字化是檔案文件保存的重要方式，事業(yè)單位應充分利用先進(jìn)的科學(xué)手段建立完善的檔案數據庫。網(wǎng)頁(yè)管理是檔案管理的主要模式，也是員工進(jìn)行檔案管理工作的重要途徑，完善的檔案網(wǎng)站管理是十分重要的。網(wǎng)絡(luò )技術(shù)處于不斷更新的狀態(tài)，事業(yè)單位檔案管理信息的長(cháng)遠發(fā)展離不開(kāi)技術(shù)的更新和設備的維護。事業(yè)單位做好網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用和設備的維護，是滿(mǎn)足檔案管理信息化的必要條件，也是充分利用信息資源的必要技術(shù)手段。綜上所述，隨著(zhù)我國社會(huì )主義經(jīng)濟與科技的發(fā)展，事業(yè)單位對檔案管理的需求也更加多樣化，檔案數量的增加對原有的管理方式產(chǎn)生很多困擾，傳統的檔案管理方法已經(jīng)不適合當前事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展需求，建立信息化檔案管理體系已是大勢所趨。事業(yè)單位檔案建設要充分抓住時(shí)代機遇，結合傳統的檔案管理模式，引用新技術(shù)，積極創(chuàng )新，實(shí)現事業(yè)單位檔案管理工作的可持續發(fā)展。

　　參考文獻：

　　[1]張爽.芻議加快事業(yè)單位檔案信息化建設具體措施[J].城市建設理論研究(電子版）,2013(23).

　　[2]楊宇.事業(yè)單位檔案信息化建設的現狀及對策[J]網(wǎng)友世界云教育,2014(19).

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