檔案管理現代化的有效途徑分析論文

　　摘要:在新形勢下,企事業(yè)單位檔案管理工作有了更高的要求,其必須革新管理觀(guān)念,在工作中引進(jìn)先進(jìn)的方法和技術(shù),以使檔案管理工作更為快捷、高效。本文簡(jiǎn)要介紹了新形勢下我國檔案管理工作中不足,并為有效實(shí)行現代化的檔案管理提出了建議。

　　關(guān)鍵詞:新形勢;檔案管理;現代化

　　檔案管理工作是一項綜合性的工作,管理者需要以專(zhuān)業(yè)的技術(shù)、手段、并在單位其他部門(mén)的有機配合下才能夠做好該項工作,以良好服務(wù)于單位的總體運營(yíng)及發(fā)展。在新時(shí)期下,傳統的檔案管理方式已無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)單位的發(fā)展需要,為此,檔案管理部門(mén)必須改變管理方式,以現代化的手段進(jìn)行檔案管理。

　　一、檔案管理現代化的必要作用

　　隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展,企事業(yè)單位已經(jīng)開(kāi)始推行無(wú)紙辦公、自動(dòng)化辦公,在這樣的背景下,檔案的現代化管理已經(jīng)勢在必行,為此,企事業(yè)單位應當革新其管理理念及方法,使其檔案管理工作過(guò)程跟上時(shí)代節奏。另外對單位檔案建設電子檔案庫,實(shí)行檔案的現代化、智能化管理,可便于查詢(xún)資料,也助于實(shí)現資源節約,并優(yōu)化管理效率。對于檔案的保管及使用方面主要有以下幾點(diǎn);第一,企事業(yè)單位中很多紙質(zhì)檔案易因防護不力出現模糊、脫落;第二,傳統的管理檔案方式不利于在單位內部的檔案查閱及信息共享。因此為充分對檔案進(jìn)行保護及利用,應當對檔案進(jìn)行現代化管理。

　　二、新形勢下我國檔案管理現代化中的不足

　　(一)對檔案管理認識不足

　　對于檔案管理工作,很多人認識不足,認為就是簡(jiǎn)單記錄、總結人員的過(guò)往信息。在形成檔案后,非特殊情況也不太進(jìn)行檔案調取,且企業(yè)有些管理者對檔案的現代化管理的必要性認識不足,不會(huì )提供足夠的技術(shù)、資金支持,結果使得企業(yè)無(wú)法及時(shí)引人先進(jìn)技術(shù)、更新設備,依然以傳統的人工整理、記錄、分類(lèi)方式管理檔案,這樣難以充分展現出檔案價(jià)值。綜上,在推行檔案管理現代化中,會(huì )因有關(guān)人員認識不充分而受到阻礙。

　　(二)檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)不佳

　　檔案管理工作者在社會(huì )各方面不斷進(jìn)步的今天,需要具有更高工作水平,只有這樣,企業(yè)的檔案管理才能夠高效、有序的進(jìn)行。為實(shí)現現代化管理,檔案管理者不僅要具有良好的職業(yè)素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)能力,還應當具備較高的個(gè)人修養、職業(yè)精神,還應對時(shí)代發(fā)展把握清楚與時(shí)俱進(jìn),特別是還應充分學(xué)習、吸收現代管理技術(shù)及理念,在檔案管理中應用好現代科技手段,保證管理工作適應企業(yè)發(fā)展需要、跟上時(shí)代形勢。但現在因中國企業(yè)制度建設比較初級,相應的檔案管理發(fā)展也不盡成熟,同時(shí),專(zhuān)業(yè)檔案管理者專(zhuān)業(yè)水平、職業(yè)能力較為欠缺,使得企業(yè)檔案管理現代化發(fā)展不盡人意。

　　(三)檔案管理過(guò)程不夠規范

　　成功的檔案的現代化管理需要實(shí)現管理過(guò)程的標準化、規范化,只有具清晰標準、規范,才能夠使檔案管理高效、有序展開(kāi),實(shí)現現代化。但目前企事業(yè)單位的管理檔案部門(mén)缺乏良好秩序,人員職責劃分不清晰,檔案存儲不科學(xué),且經(jīng)常出現隨意取用現象,一102一2016年10月這樣會(huì )影響單位其他工作的開(kāi)展,并有危害整個(gè)單位利益之患。但對于以上問(wèn)題,相關(guān)部門(mén)缺乏重視以及并未采取措施加以解決。

　　三、新形勢下檔案管理現代化的實(shí)施策略

　　(一)加強檔案現代化管理的宣傳

　　在實(shí)施檔案管理現代化中,思維理念現代化是其前提保證,有關(guān)管理者應對檔案管理相關(guān)的發(fā)展、變化動(dòng)向及時(shí)關(guān)注,并對國家、上級號召主動(dòng)響應,以起到良好的示范作用。另外需做好宣傳,使得每個(gè)單位員工均具有科學(xué)、合理的檔案管理觀(guān)念,并得到社會(huì )各界對檔案現代化管理的廣泛關(guān)注。同時(shí)企事業(yè)單位應當致力改革以往落后的工作模式及方法,加強資金投人、支持領(lǐng)光設備和技術(shù)的引進(jìn),以在實(shí)踐中真正實(shí)現檔案的現代化管理。

　　(二)不斷提高檔案管理者的工作素質(zhì)

　　在檔案管理中,除了具有先進(jìn)的設備技術(shù)及領(lǐng)先的理論知識,最重要的是需要有高素質(zhì)的專(zhuān)門(mén)人才來(lái)著(zhù)手實(shí)施,他們可以對當今發(fā)展動(dòng)態(tài)準確、及時(shí)把握,并可在實(shí)際工作中有效應用其儲備的理論知識,在工作中遇到困難時(shí)可靈活應對及處理,并可與其他部門(mén)積極溝通協(xié)作,以完成工作任務(wù)。為此企業(yè)應當做好培訓,讓檔案管理人才具備良好知識儲備、綜合素質(zhì),并懂得網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、電子通訊技術(shù)。在引進(jìn)、培養人才時(shí),企業(yè)還應當注重分類(lèi)培養人才,如維修人員、技術(shù)操作、組織管理者、工程技術(shù)者等。另外,企業(yè)還應對檔案管理者定期培訓,使其具有當代企業(yè)管理思想和良好的專(zhuān)業(yè)技能。

　　(三)實(shí)現檔案的規范化、標準化管理

　　企事業(yè)單位應當以標準的技術(shù)方法和理論原則進(jìn)行檔案管理,實(shí)現規范化、標準化的檔案管理,促進(jìn)現代化管理的順利開(kāi)展。在進(jìn)行管理時(shí),應當對便于利用、維護檔案安全及完整、統一集中管理國家檔案原則嚴格遵守。這樣才能夠使得規范化、標準化管理}匝利實(shí)現,為單位檔案的現代化管理提供有力保障。目前,數據庫開(kāi)發(fā)及應用、信息技術(shù)處理、圖書(shū)管理、檔案管理等和檔案管理現代化有關(guān)課程在很多高校開(kāi)設著(zhù),與此同時(shí)高校還應當加強學(xué)生實(shí)際操作能力的培養,以全面提高畢業(yè)生的綜合素質(zhì),使其可勝任企事業(yè)單位中的檔案管理工作。結束語(yǔ)檔案管理者應該認識到以現代化手段管理檔案的重要作用,及時(shí)關(guān)注時(shí)代發(fā)展動(dòng)態(tài),主動(dòng)學(xué)習先進(jìn)的理念、技術(shù),并加強培養自身專(zhuān)業(yè)素養和職業(yè)能力,改變以往低效、落后的工作模式,以規范化、現代化方式進(jìn)行檔案管理,全面優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

　　參考文獻:

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