信息化技術(shù)在高校檔案管理的應用研究論文
摘 要：信息化技術(shù)在高校檔案管理中能夠幫助檔案信息數字化構建，提高管理效率，使之規范化、標準化，當前檔案工作呈現出資源多元化、載體多樣化、管理現代化的發(fā)展趨勢。
關(guān)鍵詞：信息化技術(shù);計算機;高校檔案;管理
一、高校檔案管理現存的問(wèn)題及現狀分析
(一)高校檔案管理意識薄弱
在傳統的高校檔案管理工作中，很多學(xué)校領(lǐng)導對檔案的重視程度遠遠不夠，一般認為，高校的發(fā)展重點(diǎn)只在教學(xué)和科研上，檔案工作是檔案部門(mén)的事，與學(xué)校其他教學(xué)科研部門(mén)的工作沒(méi)有太大的關(guān)系，所以導致了一些重要的文件資料不能及時(shí)歸檔，造成積壓甚至丟失，嚴重的影響了檔案的完整性與安全性。
(二)檔案的管理方式落后
近年來(lái)各高校檔案館(室)的館藏數量都在大幅度增長(cháng)，并且這種增長(cháng)勢頭繼續保持，增長(cháng)幅度還在增加。20世紀90年代以來(lái)，檔案館藏更以驚人的速度在增長(cháng)，但是面對檔案的增長(cháng)，許多高校的檔案工作還停留在以手工管理為主的落后管理方式上，即使有條件的學(xué)校以計算機作為輔助管理，計算機的功能也僅限于簡(jiǎn)單的檢索和查詢(xún)基本信息及事務(wù)，沒(méi)有建立無(wú)紙化電子檔案和圖像、聲音、文字三位一體的立體化檔案管理方式，不能從根本上改變檔案管理耗時(shí)長(cháng)、速度慢、利用率低、信息涵蓋不全等問(wèn)題。同時(shí)，隨著(zhù)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，很多電子文檔不斷出現，這不僅極大的增加了檔案管理工作的難度，還加大了檔案管理工作人員的勞動(dòng)量，在這種情況下，如果高校還仍舊應用傳統管理方式，就很容易導致檢索速度慢，查準率、查全率低，檔案材料不齊全等問(wèn)題的出現。
(三)檔案管理人員素質(zhì)還需不斷提高
在高校檔案管理中，缺乏具有全日制檔案管理專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的高素質(zhì)高層次人才，缺乏既懂信息化技術(shù)又通檔案業(yè)務(wù)的“一專(zhuān)多能”復合型人才，因此，高校檔案人員的素質(zhì)還需不斷提高，在完善日常管理工作的同時(shí)，還要對現代化檔案管理理論不斷鉆研，在科研成果上有所建樹(shù)。
二、信息化技術(shù)在高校檔案管理中的應用
(一)構建檔案信息數字化
數字化是高校檔案管理工作的新趨勢，要實(shí)現文檔信息完整完善的存儲，就必須結合光盤(pán)存儲技術(shù)、計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及寬帶數據通信傳輸技術(shù)，讓各種形式的信息資源數字化。數字化高校檔案信息管理系統，是目前國內最先進(jìn)的多媒體信息管理系統之一。該系統采用先進(jìn)的多媒體、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，配置兩臺服務(wù)器組成了雙機后備系統，采用Client/Server結構、TCP/IP等;通信協(xié)議、Un5X操作系統、Win-dows 2000操作系統、Oracle大型數據庫管理系統、300GB的HP磁光盤(pán)庫、多種類(lèi)型的掃描儀、MPEG-1及MPEGZ壓縮系統、專(zhuān)業(yè)級錄像播放編輯機，使用多種軟件開(kāi)發(fā)工具。將檔案目錄建庫、紙質(zhì)、圖片、播音信息數字化，使得來(lái)館查檔者可在閱覽室直接上機，檢索瀏覽館藏檔案信息。檔案管理工作的數字化，可以大大的提高檔案的檢索利用效率，豐富了檔案開(kāi)發(fā)利用手段，加快了檔案信息化管理和規范化管理的步伐，同時(shí)一批珍貴檔案原件得到了有效的保護。隨著(zhù)檔案數據庫規模的不斷擴大，信息化手段的檔案管理形式會(huì )越來(lái)越受到各高校的重視，其作用也會(huì )得到更大的發(fā)揮。.
(二)信息技術(shù)在檔案工作中發(fā)揮的重要作用
首先，利用各種信息技術(shù)，可以使檔案工作部門(mén)快、精、準地完成各項任務(wù)，實(shí)現檔案工作技術(shù)走向現代化道路的目標。
其次，信息技術(shù)的應用，可以使檔案管理工作規范化、標準化、高效化。
最后，信息技術(shù)的應用，可以提高工作人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。在信息化管理的過(guò)程中，要及時(shí)對檔案工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識和技能的培訓，讓他們學(xué)習先進(jìn)技術(shù)和操作方法。培養一批具有良好的思想政治素養和職業(yè)道德，熱愛(ài)檔案事業(yè)，掌握系統的檔案專(zhuān)業(yè)知識和最新科學(xué)管理技術(shù)的檔案專(zhuān)業(yè)人才。
三、16校檔案管理的發(fā)展前景
(一)檔案資源呈現多元化趨勢
隨著(zhù)睿土會(huì )經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的物質(zhì)生活和精神生活都變得豐富多彩，而在檔案資源中，也日益展現出多元化的趨勢。以紙質(zhì)文件為主，各種電子文本、音像資料、網(wǎng)絡(luò )資料等在高校全部檔案資源的比重日益增多，面對這一變化，高校檔案管理工作中首要的就是強化檔案資源的收集，不斷豐富和優(yōu)化檔案館藏結構，突出電子文檔在檔案資源建設中的地位，及時(shí)調整檔案接收領(lǐng)域和接收內容，把接收范圍擴大，實(shí)理檔案資源多元化。
(二)檔察載體的多樣化趨勢
由于檔寒資源的多元化，必然會(huì )導致檔案載體的多樣化，紙質(zhì)檔案、電子檔案、實(shí)物檔案成為了檔案存儲的主要內容。文字信息是指以符號形式存在的信息形式，每括漢字在內的由各類(lèi)字符組成的文本，主要用于褒字處理，但是這種傳統的紙質(zhì)載體已經(jīng)不能滿(mǎn)足社會(huì )發(fā)展的需要了，尤其是電子檔案的高速發(fā)展，決定了檔案載體必然會(huì )呈現出多樣化的趨勢。在電子檔案保存中，一般利用計算機進(jìn)行信息(如照片、錄音、錄像等多種載體檔案)的處理、錄入和保存，采用光盤(pán)系統作為海量存儲系統。
(三)檔案工作現代化趨勢
現代社會(huì )的發(fā)展日新月異，在這個(gè)“信息爆炸的時(shí)代”里，面對高速的信息流通和傳遞，必然要求在檔案管理工作中，提高對信息文檔進(jìn)行采集、存貯、處理和祗出速度，提高檔案管理工作的服務(wù)質(zhì)量。檔案部門(mén)是信息部門(mén)的組成部分，檔案工作現代化是社會(huì )進(jìn)步的客觀(guān)需要，也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。梢案管理工作應該以嶄新的面貌服務(wù)于高校師生，逐步采用科學(xué)的管理手段，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和裝氤、不斷的解決檔案工作面臨的挑戰，改善管理。提高工作效率。
綜上所述隨著(zhù)社會(huì )的進(jìn)步、檔案信息的多元化，檔案娠務(wù)對象、服務(wù)內涵、服務(wù)方式也發(fā)生了很大的變化,在這種新形勢下，要求高校檔案管理工作人員的科學(xué)發(fā)展觀(guān)來(lái)提高自我認知水平，與時(shí)俱進(jìn)，不斷開(kāi)拓創(chuàng )新，利用信息化技術(shù)去武裝自己，提高檔案管孵的綜合素質(zhì)，使得檔案管理工作可以更好的為帝蚊全體師生提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。
參期寵獻：
[1]楊敏.高技檔案信息服務(wù)機制創(chuàng )新[D].浙江大學(xué)，2005.
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[7]葉昌蓮，試論IS09001質(zhì)量標準與高校學(xué)生檔案管理[J].重慶文理學(xué)院學(xué)報(社會(huì )科學(xué)版)，2007(2).
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