勘察設計單位工程設計檔案管理論文
勘察設計單位在日常工作中會(huì )產(chǎn)生各種勘察檔案，對這些檔案進(jìn)行有效的管理，既能夠提升管理效率，又能夠使這些檔案為今后的項目建設提供依據和參考。
一、勘察設計單位工程設計檔案的特點(diǎn)
1.工程設計檔案具有綜合性。
綜合性主要指的是一個(gè)工程項目設計形成的材料以及載體的多樣性，在建設項目中，設計檔案的主要內容包括有設計過(guò)程中的報告、方案以及項目建設相關(guān)專(zhuān)業(yè)的計算書(shū)等文件材料以及各種圖紙。地質(zhì)勘查工程項目的設計檔案，還產(chǎn)生著(zhù)大量的專(zhuān)業(yè)電子文件，這些都是在施工的過(guò)程中形成的，是整個(gè)施工過(guò)程的重要原始記錄。
2.工程設計檔案具有階段性。
根據不同的設計階段形成的設計檔案，分為設計依據以及設計成果。設計前期，項目的批文、任務(wù)書(shū)、合同書(shū)以及設計過(guò)程中相應的條件和要求、地勘報告等文件，都是設計依據。而在設計過(guò)程中形成的方案設計、初步設計以及相應的設計計算書(shū)、概算書(shū)、預算書(shū)、圖紙校審資料和施工設計圖等都是設計成果。
3.工程設計檔案具有專(zhuān)業(yè)性。
在項目建設的過(guò)程中，每個(gè)階段的設計文件都是和相應的專(zhuān)業(yè)相連接的，可以說(shuō)，設計工作是一項專(zhuān)業(yè)化的活動(dòng)，而設計文件資料則既具有項目建設總體特點(diǎn)，又具有本專(zhuān)業(yè)的特點(diǎn)。在設計的過(guò)程中，每個(gè)專(zhuān)業(yè)之間是相互獨立的，但又存在著(zhù)必然的聯(lián)系。
4.工程設計檔案數目多。
通常情況下，項目建設前期的準備階段較長(cháng)，但是形成的檔案數量較少。在設計階段會(huì )產(chǎn)生較多數量檔案，尤其是大型的工程項目，圖紙會(huì )多達幾百張。因此，在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中必須要認真，不允許出現錯誤。同時(shí)需要注意，一個(gè)工程項目在設計的時(shí)候會(huì )由不同的人接手，有時(shí)會(huì )出現幾個(gè)設計人員共同設計的情況，這樣在設計檔案的收集和整編過(guò)程中就會(huì )出現一定程度的混亂，加之數目較多，會(huì )容易出現問(wèn)題，要引起注意。
二、勘察設計單位工程設計檔案管理措施
1.實(shí)現工程設計檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理。
勘察設計單位的工程設計檔案對項目的建設有著(zhù)重要的意義，是日后項目設計的重要參考。由于工程設計檔案的年度跨度較大，且規格不一，加之數量較多，在管理過(guò)程中難免會(huì )出現疏漏。為了提升管理質(zhì)量和管理效率，需要實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化和自動(dòng)化管理。為此，勘察設計單位內部需要提供檔案自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò )化管理的硬件設備，滿(mǎn)足工程設計檔案管理要求的計算機設備和輔助設備作用的發(fā)揮。同時(shí)，要有符合工程設計檔案信息化管理的相關(guān)軟件，并保證軟件運行的安全性。為了提升管理質(zhì)量，軟件需要具備數據管理、視頻管理、實(shí)體管理、檢索查詢(xún)以及系統維護等基本功能，并要能夠覆蓋工程設計檔案管理的接收、管理、鑒定以及應用的整個(gè)環(huán)節。為了更好地實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化和自動(dòng)化管理，還需要建立起工程設計檔案信息管理數據庫，構建起設計檔案的目錄庫、原件庫以及多媒體信息庫等基礎性的數據庫，便于更好地管理。同時(shí)，在基礎數據庫建成之后，還需要在此基礎上實(shí)現數據的整合，形成各種專(zhuān)題數據庫，便于各種專(zhuān)業(yè)設計方案的管理，提升工程設計檔案信息的利用效率。
2.實(shí)現工程設計檔案的延續性管理。
在工程設計檔案管理的過(guò)程中，要想更好地突出檔案的作用，必須要實(shí)現延續性管理。這就要求管理人員在實(shí)際操作的過(guò)程中要提前介入到工程設計檔案文件的管理工作中，根據文件的具體情況并結合實(shí)際應用狀況制定出每個(gè)層面工程設計檔案的文件夾，分類(lèi)別對文件的形成、收集歸檔以及應用進(jìn)行全過(guò)程的監督和控制，確保文件的完整性和延續性。為了確保工程設計檔案的延續性，在管理的過(guò)程中還需要做好與項目相關(guān)的檔案信息的分析與整合工作，使其能夠有效地應用。
3.做好工程設計檔案后續歸檔工作。
由于建設工程項目的施工周期長(cháng)、分項較多，會(huì )形成很多的設計檔案，對檔案進(jìn)行管理，必須要做好后續的歸檔工作，否則檔案容易出現混亂。工程設計檔案不僅在項目建設的過(guò)程中會(huì )產(chǎn)生，在項目竣工之后也會(huì )有后續的相關(guān)檔案產(chǎn)生。在管理的過(guò)程中不能夠忽視這些檔案，要根據其特性進(jìn)行分類(lèi)管理，并確保檔案之間的聯(lián)系，做好歸檔工作，在歸檔的時(shí)候需要注明這些檔案和相關(guān)檔案的參見(jiàn)號。
4.實(shí)現檔案管理工作的創(chuàng )新，提升管理意識。
勘察設計單位傳統的檔案管理方式已不適應當前的要求，必須要不斷創(chuàng )新管理理念，增強管理意識。要求管理人員必須要具有大局意識，在工作開(kāi)展的過(guò)程中需要緊緊圍繞工程設計檔案這一中心，及時(shí)準確地提供檔案管理服務(wù)。同時(shí)要具有開(kāi)放意識和超前意識，管理人員要能夠從傳統的封閉的框架中走出來(lái)，積極投入到工程設計檔案信息資源的開(kāi)發(fā)之中，并增強設計檔案管理服務(wù)的預見(jiàn)性，能夠有針對性地適應新形勢，創(chuàng )新檔案管理的方法和途徑。
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