淺析電力工程檔案管理對策論文

　　一、檔案管理概念

　　檔案是反映黨和國家及各級地方組織，以及企事業(yè)單位的真實(shí)面貌的工具，它同時(shí)也是科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟建設等活動(dòng)歷史面貌的原始記錄，檔案管理工作是一項集專(zhuān)業(yè)技術(shù)性、科學(xué)管理性與服務(wù)性的工作，需要按照一定原則科學(xué)地進(jìn)行管理，為科研、生產(chǎn)、基建等服務(wù)。檔案管理工作的內容大概包括：檔案的管理體制、檔案事業(yè)的規章制度、檔案的立法和規章制度、建立檔案的系統工程、建立檔案標準化規范、建立并實(shí)行檔案業(yè)務(wù)職稱(chēng)制度等等。具體的內容包括檔案的收集整理、分類(lèi)編目、保管、鑒定、統計、利用等工作，歸檔前科技文件材料形成、積累的指導工作，歸檔后對檔案的更改、補充以及監督檢查等。以下是關(guān)于科學(xué)有效地做好電力工程檔案管理的相關(guān)策略。電力工程檔案管理是一項為企業(yè)生產(chǎn)與決策及時(shí)且準確的提供服務(wù)的工作。在管理工作中基本原則是集中統一的進(jìn)行管理，且保證檔案的完整、準確、系統和安全，讓其能有效地得到利用。

　　二、電力工程檔案管理現狀分析

　　在國家經(jīng)濟的快速發(fā)展的背景下，我國大量投入建設電力工程基礎設施，電力工程建設項目不斷增加，與之相關(guān)的重要資料越來(lái)越需要加強管理，一些重要的資料需要存檔管理，這需要進(jìn)一步的完善電力工程建設檔案管理工作。電力工程建設中的資料和數據較多，檔案管理工作有著(zhù)舉重若輕的意義。新形勢下電力工程所承擔的職責越來(lái)越重，能否科學(xué)管理好檔案直接關(guān)系到電力工程建設能否順利進(jìn)行。電力工程檔案主要是記錄各類(lèi)電力工程項目的實(shí)施過(guò)程、工程結果、存在的問(wèn)題及改進(jìn)意見(jiàn)。它反映了電力工程的各環(huán)節內容，電力工程項目的質(zhì)量及效果都可以在其中進(jìn)行查詢(xún)，目的是為了管理電力工程質(zhì)量、持續的改進(jìn)和擴大電力工程成果應用。由此可見(jiàn)這一工作的重要意義。

　　三、為了做好電力工程檔案的信息化管理工作，應從以下三方面來(lái)著(zhù)手

　�。ㄒ唬�對檔案管理的流程進(jìn)行規范。傳統的電力工程檔案的不規范已經(jīng)不能適應現代企業(yè)的管理要求，也不能應用于信息化形勢下電子檔案的查詢(xún)，所以要根據企業(yè)文化及特點(diǎn)，在傳統的檔案歸檔基礎上引入現代檔案管理的理念與方式，以滿(mǎn)足企業(yè)需要。在企業(yè)內部建立標準化流程及歸檔時(shí)間限制來(lái)規范化管理電力工程資料的歸檔。在真實(shí)有效的信息記錄方面可以兼具紙質(zhì)與電子檔案兩種方式。

　�。ǘ�）科學(xué)合理的劃分檔案類(lèi)別。對電力工程設計、施工、驗收過(guò)程進(jìn)行合理科學(xué)的分類(lèi)，按照“分門(mén)別類(lèi)”進(jìn)行存儲及管理，便于保存、統計及查詢(xún)。將電力工程各類(lèi)檔案進(jìn)行登記、編目、分類(lèi)整理、保管，以此便于查找、統計和分析。

　�。ㄈ�）建立標準一致的檔案。電力工程檔案的規范統一對歸檔、查詢(xún)及應用很重要，建立標準一致的系統化檔案模板及裝訂順序對了解電力工程進(jìn)度、電力工程效果及電力工程評估、改進(jìn)意見(jiàn)都具有直觀(guān)性及針對性。電力工程檔案應根據電力工程類(lèi)別分類(lèi)制定各類(lèi)標準化、系統化的檔案。

　　四、建立信息化電力工程檔案管理體系

　�。ㄒ唬┤珕T參與。充分梳理電力工程項目建設業(yè)務(wù)，明確電力工程檔案管理體系的結構，科學(xué)的界定檔案管理的職責。檔案管理的職責除了要分配給專(zhuān)業(yè)的文件檔案管理部門(mén)人員，還應適當的分配到相應的部門(mén)和層級，包括高管、項目經(jīng)理、信息管理相關(guān)工作人員、系統管理人員和日常工作中需要創(chuàng )建和控制文件的其他人員，讓全員參與到檔案的管理中來(lái)。領(lǐng)導是重要支撐，應保證檔案管理體系與電力工程項目建設的戰略方向一致。單位還可以采取輔助措施來(lái)保障檔案管理工作的順利開(kāi)展，如將檔案管理的要求明確寫(xiě)進(jìn)合同條款。

　�。ǘ�）全程管控。保證電力工程檔案的系統、準確、完整，必須全過(guò)程的進(jìn)行質(zhì)量管理，事前進(jìn)行計劃，事中進(jìn)行控制，事后進(jìn)行檢查的方式進(jìn)行管理。在項目的規劃中分局檔案管理的要求及實(shí)際情況，制定與項目相適應的規劃，在進(jìn)度計劃和質(zhì)量要求中可細化到每項業(yè)務(wù)過(guò)程中需形成的文件和其中的信息；在工程建設中，要做好關(guān)于施工的檔案管理，定期總結匯報檔案管理工作，指導和檢查關(guān)鍵點(diǎn)；在竣工驗收的過(guò)程中，對工程檔案資料進(jìn)行全面檢查并提出整改意見(jiàn)。

　�。ㄈ�）建立系統。電力工程檔案的信息化管理需要建立管理系統。對文件從形成、流轉、歸檔、鑒定、保存或銷(xiāo)毀的全過(guò)程的信息管理，實(shí)現電力工程檔案的自動(dòng)化、智能化、標準化、精細化管理。信息管理體系的研發(fā)要以國內外文件檔案管理最新的規范、標準為參考，讓信息管理系統最大化提高檔案管理的效率，讓管理系統在文件檔案的計劃、形成、流轉、歸檔等階段實(shí)現自動(dòng)化管理。

　　五、總結

　　綜上，電力工程檔案工作要順應時(shí)代的發(fā)展，加快網(wǎng)絡(luò )化和信息化的建設來(lái)適應企業(yè)發(fā)展的需要。在電力工程檔案信息化建設中應用現代化科技方式來(lái)逐步構建完善的檔案信息平臺，提高工作效率和水平，提升服務(wù)質(zhì)量，使電力工程檔案管理水平邁向新臺階，為企業(yè)創(chuàng )造更大的經(jīng)濟、社會(huì )效益。

　　【參考文獻】

　　[1]陶琨.電力工程建設檔案管理新探[J].中國電力教育,2013(33):179-180.

　　[2]段如鑫.淺析電力工程檔案信息化管理[J].檔案時(shí)空,2016(8):38-39.

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