談人事檔案信息化管理策略論文

　　摘要：人事檔案是個(gè)人的成長(cháng)經(jīng)歷記錄，對于用人單位而言，有著(zhù)重要的指導和參考作用。隨著(zhù)信息化技術(shù)的發(fā)展，傳統的檔案管理方式也在發(fā)生改變。但是，由于一些觀(guān)念的影響，信息化管理的開(kāi)展進(jìn)度緩慢。本文就通過(guò)探討檔案管理工作信息化過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提出一些改進(jìn)策略。

　　關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化管理；改進(jìn)策略

　　隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，規范化和誠信化是當今社會(huì )人事工作的兩大標準，人事檔案作為人力資源的憑證和依據，已經(jīng)為社會(huì )和個(gè)人所重視。因為人事檔案是個(gè)人情況的真實(shí)記錄，能夠清楚地反映個(gè)人的經(jīng)歷和背景，這對于用人單位而言，是最直接有效的衡量憑據。但是，目前我國大多數用人單位的人事檔案還是傳統的紙質(zhì)材料，而且由于紙質(zhì)檔案的缺點(diǎn)，丟失檔案、遺漏檔案的情況時(shí)有發(fā)生。這樣不僅給個(gè)人帶去一些不必要的麻煩，而且用人單位也無(wú)法全面掌握人員情況，給管理帶來(lái)困難。所以為了解決紙質(zhì)檔案的明顯缺陷，數字化的檔案已經(jīng)是許多用人單位所倡導的一種方式，那么如何加強這些檔案的信息化管理，已經(jīng)成為用人單位必須探究的新問(wèn)題。

　　一、人事檔案管理信息化的重要性

　�。ㄒ唬┨嵘龣n案管理工作效率

　　因為人員流通的關(guān)系，人事檔案的管理工作也變成了一項動(dòng)態(tài)性的工作，所以對于檔案管理人員而言，對人員檔案的變更及時(shí)進(jìn)行記錄和修改是一項看似輕松卻很繁瑣的一件事。而且由于傳統的紙質(zhì)文檔，檔案的錄入還需花費管理人員的大量時(shí)間，所以工作效率想提高卻找不到法門(mén)。同時(shí)，一個(gè)單位的人員數量不少，管理人員不可能將每個(gè)人的人事信息都爛熟于心。但如果實(shí)現檔案管理信息化，一旦出現人事變動(dòng)，管理人員可以通過(guò)管理軟件的強大功能來(lái)減少檔案變更所花費的時(shí)間，就可以大大提升工作效率。

　�。ǘ�）確保人事信息的及時(shí)更新

　　人事檔案管理一旦實(shí)現信息化，管理系統的相關(guān)功能就可以對新錄入的人事信息自動(dòng)進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，保證人事信息的及時(shí)更新。作為實(shí)現信息化管理最重要的功能之一，信息的及時(shí)更新能夠幫助用人單位在作出相關(guān)人事決策時(shí)，不會(huì )因為遺漏而作出錯誤的決定，從而保證了職工的切身利益。

　�。ㄈ�）保證人事的管理合法化

　　人事糾紛是現在許多用人單位比較頭疼的問(wèn)題，而且也讓許多人的利益得不到保障。特別是有些單位在辭退員工的工作上不規范處理，由此產(chǎn)生人事檔案信息不全的問(wèn)題，造成許多勞動(dòng)糾紛。因此，使一些簡(jiǎn)單問(wèn)題復雜化，導致雙方都要花費大量精力去完善人事信息，影響日常工作的順利進(jìn)行。而如果實(shí)現人事檔案的信息化，及時(shí)更新信息系統，就可以保證人事信息的準確和全面性。因此，只要管理人員不出現人為疏漏，檔案信息會(huì )一直存在系統中，為個(gè)人和單位提供最有效的憑證，從而減少勞動(dòng)糾紛，并催生出一系列人事管理的合理制度，保證人事管理的合法化。

　�。ㄋ模┍ＷC人事檔案信息的秘密性

　　人事檔案管理工作具有很強的保密性質(zhì)，傳統的紙質(zhì)檔案發(fā)生篡改、涂改的事件不在少數，而實(shí)現信息化之后，系統的保密性增加了檔案的安全性，只要加強管理系統的密碼保護，人事檔案信息的秘密性就可以得到保證，當然還要注意網(wǎng)絡(luò )不法人員的攻擊等特殊情況的出現，及時(shí)進(jìn)行檔案備份，以確保信息安全。

　　二、人事檔案信息化的問(wèn)題與不足

　�。ㄒ唬�對人事檔案工作本身缺乏重視

　　人事檔案管理工作是每一個(gè)用人單位的重點(diǎn)工作，但是不少單位的人事檔案管理存在一個(gè)“雷聲大、雨點(diǎn)小”的情況，其根本原因就是沒(méi)有對人事管理工作形成一個(gè)正確的認識。大部分人認為該項工作只是輔助性質(zhì)工作，因而放松了對其的管理力度，造成檔案管理工作遠遠落后于單位的其他工作，而也正是對人事檔案管理工作的不重視，提出信息化就顯得有些困難。因為信息化就意味著(zhù)要更新一整套硬件設施，這筆經(jīng)費投入在許多用人單位看來(lái)，有些不值得，這也是人事檔案管理信息化推進(jìn)困難的原因之一。

　�。ǘ�）人事管理檔案的信息化水平不高

　　管理手段上的傳統�，F在許多用人單位提供的人事檔案還局限在紙質(zhì)檔案上，管理的中心點(diǎn)依舊是實(shí)體檔案，沒(méi)有跟上電子化檔案的大潮。所以在利用效率上依舊很低，而且檔案管理的材料無(wú)論是從管理還是保管，都依舊是人工操作。在工作量巨大的檔案管理工作面前，無(wú)疑使得許多工作人員感覺(jué)力不從心。

　�。ㄈ�）專(zhuān)業(yè)管理人才缺乏

　　檔案管理工作雖然不是一項新工作，但是隨著(zhù)信息化的推進(jìn)，這項工作也開(kāi)始慢慢發(fā)生蛻變。使得檔案管理不再是一項人人都可以“兼職”的輕松活。因此，檔案管理信息化過(guò)程中的尷尬就出現了，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的管理人才，使得檔案管理工作出現高屬性低配置的情況，影響了檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程。

　　三、人事檔案信息化的改進(jìn)策略

　�。ㄒ唬┨嵘�人員對檔案管理信息化的認識

　　信息化建設已經(jīng)是人事檔案管理工作的一個(gè)主要方向，但是許多人對于這一點(diǎn)還沒(méi)有一個(gè)充分清醒的認識，對于信息化建設持觀(guān)望態(tài)度，造成信息化進(jìn)程緩慢。所以，要實(shí)現人事檔案信息化，就要改變人員的態(tài)度。首先，對檔案管理人員，要求必須是積極上進(jìn)，擁有良好的學(xué)習態(tài)度，能夠快速接受信息化管理過(guò)程中的新知識。其次，提高管理人員的檔案意識，實(shí)現在做好本職的管理工作時(shí)，能夠認識到自身工作的重要性，這樣才不至于產(chǎn)生懈怠，影響自身工作的積極性。最后，要讓檔案管理人員認識到，這項工作是不能夠一蹴而就的，需要其能夠在不斷地學(xué)習中，循序漸進(jìn)地摸索，這樣才能做好檔案管理工作。

　�。ǘ�）建立完善的人事檔案管理制度

　　人事檔案關(guān)系到單位人員的切身利益，所以對于管理人員而言必須要細心認真。而針對檔案信息化的新要求，管理制度的重要性更加凸顯，所以必須堅持制度改革的要求，從實(shí)際出發(fā)，根據單位自身的特點(diǎn)，制定一套完善的管理制度。該制度應該明確檔案管理信息化過(guò)程中的人員職責和工作要求，管理人員應該做到在工作中遇到問(wèn)題，能夠及時(shí)反應，保證事態(tài)不惡性發(fā)展。而對人事檔案的提取和查閱，應該有相關(guān)的手續流程，保證檔案管理工作的嚴謹性。

　�。ㄈ�）注重專(zhuān)業(yè)管理人才的培養

　　人事檔案的信息化管理是一項專(zhuān)業(yè)性較強的工作，所以傳統認為的檔案管理是人人都可兼職的看法是錯誤的，在倡導信息化管理時(shí)，一支高素質(zhì)的管理隊伍是必不可少的。管理人員在完成本職工作時(shí)，除了具有較強的專(zhuān)業(yè)知識外，還要根據信息化的發(fā)展程度，掌握更為先進(jìn)的管理方法和電腦操作技術(shù)。因此，用人單位在建設檔案信息化時(shí)，應該加大對相關(guān)人員的培訓力度，組織學(xué)習相關(guān)的知識技能，對于特殊的技能，有必要邀請專(zhuān)業(yè)老師進(jìn)行培訓，這樣才能達到信息化管理要求。

　�。ㄋ模┩晟茩n案管理的相關(guān)硬件設施

　　檔案管理工作的信息化，意味著(zhù)要更新一大批硬件設施，比如必備的電腦、打印機等，而對于一些特殊檔案的日常安全保護，滅火器以及除濕機也是必不可少的。因為人事檔案如果出現損毀，補救工作會(huì )相當困難。所以除了及時(shí)備份，日常硬件的維護工作也非常重要。因為相關(guān)設備的添置，防盜也成為必須注意的問(wèn)題。人事檔案是重要的社會(huì )資源，對于個(gè)人和用人單位都極其重要，因為現代社會(huì )對人才的要求越來(lái)越高，人事檔案作為最重要的憑證，加強對檔案的管理是必然的。而信息化的手段，可以更好地進(jìn)行檔案管理。所以，只有轉變觀(guān)念、合理利用信息化平臺、充分發(fā)揮信息化技術(shù)，才能真正提高檔案管理工作的水平。

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