提高醫院檔案管理編研質(zhì)量的思考論文
【摘 要】 目前醫院檔案管理中存在編研專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)不高、編研成果利用價(jià)值不大、編研成果缺乏低成本簡(jiǎn)捷推廣手段等問(wèn)題。對此作者認為，首先要重視提高檔案編研人員素質(zhì)，同時(shí)，檔案編研工作要緊密?chē)@醫院中心工作，突破工作局限性，積極探討與相關(guān)部門(mén)開(kāi)展專(zhuān)題編研等途徑以改善和提高檔案編研質(zhì)量，還要借助數字化網(wǎng)絡(luò )化途徑進(jìn)行編研成果推廣，使編研工作帶動(dòng)醫院檔案管理的整體水平，從而推動(dòng)醫院管理現代化水平。
【關(guān)鍵詞】 檔案管理 編研質(zhì)量 提高
隨著(zhù)國家檔案法規的落實(shí)以及醫院自身管理日益科學(xué)化、規范化，醫院對檔案管理越發(fā)重視，部分大型綜合性醫院成立了綜合檔案室，開(kāi)始全面系統地對本單位檔案實(shí)行綜合管理。檔案室的成立，改變了長(cháng)期以來(lái)醫院檔案、文件資料管理分散、缺乏責任人、丟失嚴重等問(wèn)題。其中部分醫院綜合檔案室還通過(guò)了檔案管理國家二級、國家一級的評審，成為同行中的佼佼者。我院在繼2002年6月上旬醫院整體通過(guò)ISO9001國際質(zhì)量認證之后，6月下旬，又通過(guò)了“科技事業(yè)單位檔案管理國家二級”評審，從而使醫院在現代化管理方面上了一個(gè)臺階
作者在從事檔案管理數年工作中，接觸了一些同行工作，也通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)瀏覽了眾多檔案網(wǎng)站，發(fā)現在檔案管理中，檔案編研工作成為檔案管理或者檔案升級中的不小難題，表現在檔案管理專(zhuān)業(yè)人員素質(zhì)拔尖者不多，對檔案編研重視程度不夠，存在應付的心理，編研成果精品少，濾布缺乏“適銷(xiāo)對路”的編研成果；另外，已經(jīng)完成的編研成果因各種原因致難以在單位內公開(kāi)發(fā)行，影響了編研成果發(fā)揮信息資源共享、資料參考的作用。針對以上問(wèn)題，作者結合幾年來(lái)實(shí)踐，就檔案編研工作談幾點(diǎn)體：
1 提高醫院檔案編研人員素質(zhì)，是提高醫院檔案管理整體水平的重要保證
相對于省市一級檔案館從業(yè)人員來(lái)說(shuō)，目前各醫院從事檔案管理專(zhuān)業(yè)人員的專(zhuān)業(yè)程度尤顯不足，很多原來(lái)不是學(xué)習檔案管理專(zhuān)業(yè)，而是從行政、護理、計算機管理等部門(mén)轉崗過(guò)來(lái)的，在經(jīng)過(guò)一段時(shí)間專(zhuān)業(yè)培訓之后，便開(kāi)始從事檔案管理工作。平心而論，這樣的檔案管理人員，完成日常檔案管理業(yè)務(wù)還是能夠勝任的，然而，綜合檔案室面臨的不僅僅是保管和豐富庫藏的任務(wù)，開(kāi)展檔案編研工作，從更高層次開(kāi)展檔案服務(wù)是綜合檔案室生存基礎和發(fā)展方向，是檔案管理在醫院發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮資料保管、信息中心的重要手段
再者，從醫院綜合檔案室而言，由于受編制的關(guān)系，每家醫院的綜合檔案室工作人員僅有2～4名，在人員少、要求高的情況下，對醫院檔案管理人員來(lái)說(shuō)，其工作分工無(wú)法很細，每個(gè)人要身兼數職，如檔案收集整理、電腦錄入、裝訂上架及日常管理均可能是一二位人員完成，除此之外，還有負擔一定的編研業(yè)務(wù)。面對如此客觀(guān)事實(shí)，作為檔案編研人員，撇開(kāi)有獻身檔案事業(yè)的思想境界不算，首先應該是一專(zhuān)多能，除了必須具備檔案管理基本知識外，還要了解檔案管理政策導向，有較強的文字寫(xiě)作能力。再者，要熟悉醫院基本情況，了解醫院發(fā)展動(dòng)態(tài)，掌握足夠多的編研素材，才能做到胸有成竹，選準編研題目，編寫(xiě)出有實(shí)用價(jià)值、參考意義的編研成果
具備以上素質(zhì)的檔案編研人員，應該說(shuō)是難能可貴的，然而，從方便工作、提高效率出發(fā)，編研人員還要熟練掌握計算機技術(shù)，最大限度借助現代科技為自己的工作學(xué)習提供便利。要學(xué)會(huì )借助網(wǎng)絡(luò )及時(shí)了解、傳遞專(zhuān)業(yè)信息，熟練掌握電腦寫(xiě)作、編輯，采用文字掃描識別方法提高文字錄入效率，借助美工編輯軟件如photoshop、Ulead PhotoImpact、corelDRAW、PageMaker這樣的專(zhuān)業(yè)圖像編輯、文字排版軟件，應用到檔案編研中的美工編輯、文字排版等等。只有這樣，才能爭取工作的主動(dòng)性，減少對外界依賴(lài)，提高檔案編研工作效率，提高編研成果整體效果
提高檔案編研人員素質(zhì)，應該有多種途：是醫院領(lǐng)導有意識選拔素質(zhì)高、責任心強、有獻身檔案事業(yè)的同志從事檔案管理工作；二是加強在職檔案編研人員在崗學(xué)習，自學(xué)互學(xué)，通過(guò)參加各種培訓，外出進(jìn)修等多種方式提高其專(zhuān)業(yè)技能，其中特別是在日常工作環(huán)境中營(yíng)造一種互相學(xué)習溝通，支持，共同向上的氛圍；三是聘請檔案管理專(zhuān)家檢查輔導工作，及時(shí)發(fā)現并糾正存在問(wèn)題
2 檔案編研工作要有的放矢，緊緊圍繞醫院中心任務(wù)開(kāi)展工作
由于綜合檔案室所處位置，遠離醫院各種紛繁復雜的醫療行政管理業(yè)務(wù)，檔案管理人員較少參加醫院重大活動(dòng)，壓濾機濾布不能及時(shí)掌握醫院發(fā)展動(dòng)態(tài)，編研選題可能脫離醫院中心工作，造成編研成果實(shí)用性不強，或者參考價(jià)值不大。針對存在問(wèn)題，我們認為，檔案管理人員要樹(shù)立強烈的“同步”意識，在院領(lǐng)導的重視支持下，參與醫院各項重大活動(dòng)，及時(shí)了解、掌握醫院發(fā)展動(dòng)態(tài)，系統完整收集到有關(guān)重大活動(dòng)的檔案資料。在此基礎上，檔案編研人員才能緊密?chē)@醫院中心工作，有針對性地開(kāi)展編研工作，給領(lǐng)導科學(xué)化決策提供科學(xué)依據，給醫院今后留下寶貴歷史資料，檔案室也才能真正發(fā)揮檔案保存、開(kāi)發(fā)的作用，也讓人們認識到檔案管理在醫院發(fā)展中所起的作用，從而更支持檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展
這幾年來(lái)，我們緊緊圍繞醫院中心工作，融合于醫院各項重大活動(dòng)中，把推動(dòng)醫院發(fā)展作為檔案室義不容辭的責任，并為此開(kāi)展多項檔案編研工作。2001年上半年，結合廣東省開(kāi)展衛生系統行風(fēng)評議活動(dòng)，我院檔案室對1990年以來(lái)發(fā)表在各級報刊雜志上有關(guān)本院醫德醫風(fēng)報道進(jìn)行編輯（主要采用文字掃描識別錄入），編寫(xiě)出12萬(wàn)字的《我們的心靈比白云高潔——1990年～2001年汕大醫學(xué)院第二附屬醫院醫德醫風(fēng)媒體報道集萃》，并發(fā)給相關(guān)科室，該書(shū)既成為醫院醫德醫風(fēng)生動(dòng)教材，也使零碎、缺乏連貫性的媒體檔案資料有了一次系統整理。結合名人檔案工作的開(kāi)展，醫院綜合檔案室搜集十余年歷史資料（含相片、媒體、醫院大事記等），自己設計排版，并借助單位彩色打印機出版了《李嘉誠先生與第二附屬醫院》專(zhuān)題畫(huà)冊，該畫(huà)冊已成為本院職工愛(ài)國愛(ài)院的生動(dòng)教材。2000年下半年，按照汕頭市衛生系統關(guān)于各醫療單位開(kāi)展編寫(xiě)院志的要求，我室依托豐富檔案材料，承擔了《院志》編寫(xiě)工作，在人手少，時(shí)間緊的情況下，編研人員全力以赴，加班加點(diǎn)，認真組織素材，核對材料，統籌規劃，終于以較高質(zhì)量完成了計文字24萬(wàn)，插圖60幅，以及大量圖表、電腦示意圖的《院志續編》（1988年～2001年），受到醫院領(lǐng)導的好評
3 醫院檔案編研人員要突破自身局限性，采取與其他科室聯(lián)合編研形式，有針對性開(kāi)展高質(zhì)量的專(zhuān)項編研工作
客觀(guān)來(lái)說(shuō)，醫院檔案管理人員由于自身知識的限制，所涉及范圍較窄，要滿(mǎn)足全院各科室對檔案需求有一定困難，這也帶來(lái)了檔案室編研成果專(zhuān)業(yè)性、針對性不強的問(wèn)題，或者說(shuō)，完成的編研成果在醫院沒(méi)有用武之地，沒(méi)有實(shí)用參考價(jià)值
針對此問(wèn)題，我們認為，要使編研成果有用武之地，在醫院發(fā)展進(jìn)程中發(fā)揮作用，其方法是要大膽突破自身的局限性，發(fā)揮檔案室庫藏資料豐富、有較強編研能力的優(yōu)勢，與相關(guān)科室合作，開(kāi)展專(zhuān)業(yè)性編研成果寫(xiě)作。這樣，既可以較快完成預定目標，又使檔案管理人員更加深入掌握各科室動(dòng)態(tài)，對進(jìn)一步發(fā)掘、收集檔案材料有較大幫助
就醫院具體單位來(lái)說(shuō)，檔案編研人員與職能科室開(kāi)展編研工作的范圍是十分廣泛的，類(lèi)似與黨委部門(mén)合作開(kāi)展黨建專(zhuān)題編研，與信息統計部門(mén)開(kāi)展疾病統計分析、流行病學(xué)調查，與護理部門(mén)就護理人員知識層次、護理新技術(shù)開(kāi)展相應專(zhuān)題編研等等�？梢哉f(shuō)，突破檔案室自身限制，多部門(mén)開(kāi)展聯(lián)合編研的前景是十分廣闊的
我院綜合檔案室近年來(lái)在這方面作了一些嘗試。2000年12月在醫院職代會(huì )召開(kāi)前夕，與工會(huì )合作完成了《騰飛中的汕頭大學(xué)醫學(xué)院第二附屬醫院》（1997年～2000年醫院工作回顧）專(zhuān)題展版，2003年中，完成《發(fā)揮工會(huì )職能作用，依法推進(jìn)醫院現代化建設》（1993年～2002年醫院工會(huì )工作回顧）等專(zhuān)題圖片展，專(zhuān)題展覽其素材、美工設計、電腦排版均由綜合檔案室人員完成，展覽后職工對其反映效果極佳
4 借助數字化、網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)，積極開(kāi)展編研成果推廣工作，提高編研成果的兩個(gè)效益
編研工作完成后，編研成果的推廣利用才是編研工作目的所在。由于醫院自身經(jīng)濟的原因，編研成果往往難以印制成冊并在單位范圍內推廣發(fā)行。即便是采用內部手工印刷形式，出版一種編研成果起碼也要數千元資金，更不要說(shuō)通過(guò)出版社在社會(huì )公開(kāi)發(fā)行。綜合檔案室在花了九牛二虎之力完成編研成果之后，卻將其藏于深閨，束之高閣。假如檔案編研成果沒(méi)有送達有關(guān)人員手中，則根本發(fā)揮不了檔案編研作用，其意義便大打折扣
事實(shí)上，借助現代計算機技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)，推廣檔案編研成果便可以做到事半功倍的效果。例如，將編研成果以電子文本形式（類(lèi)似以word文本、電子書(shū)、網(wǎng)頁(yè)、PowerPoint幻燈等多種形式），制作成電子光盤(pán)或網(wǎng)站進(jìn)行推廣提供利用，同樣達到出版發(fā)行目的。目前光盤(pán)價(jià)格低廉（每片光盤(pán)市場(chǎng)價(jià)2～5元），而容量大，采用光盤(pán)出版形式其成本低微。我院綜合檔案室對自己編輯完成的十余種編研成果，除了每種僅自行印制數份供存檔及領(lǐng)導審閱外，其余均以網(wǎng)站形式制作成電子光盤(pán)。光盤(pán)內容有《院志》、《人物志》、《大事記》《歷年干部任免文件》、《光輝的足跡——歷年醫院發(fā)展媒體報道集萃》、《1990年～2001年醫院醫德醫風(fēng)媒體報道集萃》、《全宗指南》、《醫院基礎數據匯編》、《李嘉誠先生與第二附屬醫院（專(zhuān)題畫(huà)冊）》、《相片檔案專(zhuān)題》、《醫院檔案管理制度匯編》等12種編研成果，共計90萬(wàn)文字、近千幅相片及視頻文件等，如此多的內容匯集于一片薄薄光盤(pán)中，送發(fā)至各科室中，給全院干部職工瀏覽、下載、剪貼等提供了極大便利，充分發(fā)揮了編研成果所起的作用。
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