建設工程檔案的管理及歸檔研究論文
一、建設工程檔案管理及歸檔的特征
�。ㄒ唬┓稚⑿耘c復雜性
建設工程和其他工程有很多區別，工程周期相對比較長(cháng)，整個(gè)建設工程比較復雜，不管是建設用到的復雜材料還是建設工程技術(shù)更新?lián)Q代的速度，以及建設工程結構的高復雜性。整個(gè)工程中不同的分支之間會(huì )產(chǎn)生相互交叉的情況，這就直接導致了工程檔案管理的分散性。
�。ǘ├^承性與時(shí)效性
隨著(zhù)我國建筑業(yè)施工技術(shù)不斷提高，新材料的使用和管理水平的不斷提升，在這整個(gè)過(guò)程中工程檔案管理有很強的時(shí)效性與繼承性。時(shí)效性表現在工程檔案隨著(zhù)時(shí)間的延長(cháng)使用價(jià)值越來(lái)越低。繼承性表現在工程能夠通過(guò)之前的經(jīng)驗教訓對后面的施工提出寶貴意見(jiàn)。
�。ㄈ┤嫘耘c真實(shí)性
建設工程中的檔案管理有自身的真實(shí)性和全面性。真實(shí)性表現在資料填寫(xiě)的真實(shí)性，工程建設中的具體情況需要通過(guò)真實(shí)地填寫(xiě)資料來(lái)進(jìn)行記錄，包括工程中發(fā)生的各種隱患或者事故等。全面性表現在檔案信息的完整和全面。
�。ㄋ模╇S機性
建設工程檔案包含了整個(gè)工程項目的所有資料，它對整個(gè)工程進(jìn)行了詳細記錄，很多資料都是在現實(shí)中的工程事項中產(chǎn)生的。因此，建設工程檔案在一定程度上有較大的隨機性。
二、建設工程檔案管理要點(diǎn)
建設工程檔案管理的整個(gè)過(guò)程大致分為：管理文件收發(fā)文和登記、傳閱、分類(lèi)存放、組卷歸檔、驗收與移交等。下面重點(diǎn)對檔案在管理中的不同環(huán)節進(jìn)行詳細說(shuō)明。
�。ㄒ唬┙ㄔO工程監理文件資料分類(lèi)存放：建設工程檔案的管理工作首先需要管理文件經(jīng)收發(fā)文，然后登記與傳閱，之后必須要采用嚴格的分類(lèi)方法對其進(jìn)行存放。這樣能夠在很大程度上滿(mǎn)足工程在建設中對資料方便查閱和審核，有利于工程完工后檔案的歸檔工作與移交工作。
�。ǘ┙ㄔO工程檔案的管理需要根據分類(lèi)原則進(jìn)行分類(lèi)，在分類(lèi)中需要根據工程不同的特點(diǎn)和監護管理中的相關(guān)內容來(lái)進(jìn)行確定。檔案資料管理的原則應當由工程監理單位技術(shù)管理部門(mén)進(jìn)行，做到檔案的一致管理特色。建設工程檔案資料在管理的過(guò)程中應當保證內容的清晰，方便查閱，不能對資料進(jìn)行隨意更改。在管理過(guò)程中應當保持資料的清潔與破損。
�。ㄈ┙ㄔO工程檔案管理中的分類(lèi)需要根據工程施工的體系、施工順序和工程劃分等因素來(lái)進(jìn)行實(shí)施，并做到分類(lèi)有一個(gè)非常情緒的條理，應當與項目監理機構的業(yè)務(wù)工作相互結合根據工程開(kāi)展情況進(jìn)行管理，能夠大大提高建設工程檔案資料的查閱和歸檔流程的順利進(jìn)行。
�。ㄋ模╉椖勘O理機構在進(jìn)行檔案管理時(shí)需要用到存放檔案的專(zhuān)用柜與資料分類(lèi)存放的專(zhuān)用夾，檔案管理部門(mén)應當選擇一個(gè)合理的檔案存放位置，盡量避免檔案資料由于空氣濕度和昆蟲(chóng)造成的長(cháng)期受潮或者侵蝕輕的發(fā)生。某部分或者某項工程結束之后文件需要轉放到檔案袋；資料夾裝滿(mǎn)的一些相應文件資料也需要轉移到檔案袋中，檔案袋要標注好編號，方便查找。
三、建設工程檔案歸檔范圍及要求
�。ㄒ唬┙ㄔO檔案的歸檔層次
首先，向單位檔案管理部門(mén)移交形成的文件，一般包括勘察、設計和施工等工程。然后，需要向建設單位檔案管理機構移交的文件，主要包括設計、監督管理、施工等工程建設。最后，需要向地方城建檔案管理部門(mén)移交的文件，建設工程單位根據歸檔要求進(jìn)行的檔案文件。
�。ǘ┙ㄔO工程文件歸檔范圍
我國對建設工程檔案歸檔有明確的規定，規定中指出，需要歸檔的資料指的是在整個(gè)工程中應當進(jìn)行保存的文件，時(shí)間范圍是工程項目的提出到工程完工投產(chǎn)使用的過(guò)程，在這個(gè)過(guò)程中主要形成了以文字、圖紙和錄像等資料。這些資料是工程從建設到交付使用的依據與憑證。具體歸檔范圍主要有以下兩個(gè)方面：第一，與該建設工程有關(guān)的建設活動(dòng)、記錄了建設過(guò)程的材料，有很大保存價(jià)值的各種形式的文件；第二，按照國家規范的檔案歸檔具體管理措施。
�。ㄈ┙ㄔO工程文件歸檔的要求
建設工程文件歸檔的具體要求主要表現在以下幾個(gè)方面：建設單位應當對單位中的工程文件的形成進(jìn)行管理和監督，對文件的積累和立卷進(jìn)行責任管理；在進(jìn)行建設工程檔案移交時(shí)，雙方交接單位應當按照規范的交接手續進(jìn)行，需要編制移交清單，雙方必須要在交接清單上簽字并且蓋章；有關(guān)人員在拿到工程檔案文件以后，必須要由檔案管理機構出具的工程檔案認可文件，才能夠進(jìn)行工程竣工驗收程序；工程文件的材料制作需要使用耐高溫和耐腐蝕材料，雙方的工程文化檔案一定要為原件；工程文件紙張的使用必須要統一使用A4紙進(jìn)行資料的記錄，不能使用其他規格的紙張，工程竣工之后竣工圖必須要加蓋圖章；不同工程文件的保存期限有很大差異，一般情況下分為永久保存、長(cháng)期保存和短期保存三種形式，根據不同工程來(lái)選擇不同的檔案保存形式；在建設工程過(guò)程中，如果出現意外導致工程建設日期推遲或者停建的，工程檔案需要由建設單位進(jìn)行保存。
四、結束語(yǔ)
檔案實(shí)現信息化管理是社會(huì )發(fā)展的唯一趨勢。隨著(zhù)我國經(jīng)濟不斷發(fā)展，對信息化檔案管理工作提出更高要求的同時(shí)也面臨著(zhù)更大的挑戰。在21世紀，要有突破舊觀(guān)念的決心，以人為本不斷刷新成績(jì)，使建設工程檔案管理及歸檔工作能夠更好地發(fā)展和運行，為了中國能夠繁榮富強，而更好地努力。在經(jīng)濟發(fā)展中要把握好經(jīng)濟時(shí)代的發(fā)展趨勢，更新傳統觀(guān)念，做到利用現代化技術(shù)進(jìn)行科學(xué)保存，積極地對傳統檔案管理方式進(jìn)行必要的變革，讓建設工程檔案管理更加高效和安全，這也是國內高效發(fā)展所面臨的一個(gè)非常重要的環(huán)節。檔案資料對工程中每一個(gè)環(huán)節都進(jìn)行了真實(shí)、全面的記錄，保障了建設工程檔案的完整性和真實(shí)性。
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