城市規劃檔案管理策略探討論文

　　一、城市規劃管理審批檔案管理中存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┤狈�對檔案進(jìn)行管理的重視

　　在對城市規劃建設項目進(jìn)行管理時(shí)，管理者只是注重項目施工之前與施工期間的工作，想要縮短時(shí)間并提升進(jìn)度，能盡快完工，所以只是注重項目的建設而忽略了建設期間對項目檔案及資料的管理。部分城市規劃管理審批檔案在建設過(guò)程中，未安排專(zhuān)門(mén)的檔案管理者及儲存檔案的場(chǎng)所；部分城市規劃管理審批檔案的檔案管理者流動(dòng)性強，且未經(jīng)培訓，缺乏有關(guān)的檔案技能及知識，使得檔案的記錄、整理工作無(wú)法很好地進(jìn)行，致使在建項目沒(méi)有相關(guān)嚴謹的檔案記錄。此外，查閱及應用檔案期間，由于時(shí)常被人翻看和使用，就會(huì )給紙質(zhì)檔案帶來(lái)一定的破壞，更有部分初始資料沒(méi)有儲存在檔案部門(mén)中，給檔案的管理增加了困難，導致記錄不全面、跟蹤不到位[1]。

　�。ǘ�）缺乏管理檔案的有關(guān)制度

　　大多城市規劃管理審批檔案的管理制度都有環(huán)節繁雜、時(shí)間較長(cháng)、涵蓋范圍太廣等問(wèn)題，關(guān)系到建設、財務(wù)、招標、會(huì )計等許多部門(mén)，而這些部門(mén)間又缺乏健全的記錄及管理在建項目檔案的相關(guān)制度，檔案管理的職責及范圍分配不確切，無(wú)法使用合理的管理手段及操作方法，也沒(méi)有執行監管、檢查等職責。不管是文字資料還是圖片、音頻等多種形式的檔案在記錄、整理期間都沒(méi)有一個(gè)既定的標準，也沒(méi)有全面的管理制度。由于每個(gè)部門(mén)的檔案產(chǎn)生的時(shí)間不一致，檔案涉及的內容也有差別，這給材料的全方位整理和記錄帶來(lái)了困難，很多檔案都分散到了不同工作者的手中，沒(méi)有合理制度進(jìn)行制約，致使對檔案管理與在建項目的進(jìn)度間產(chǎn)生了差距。

　�。ㄈ�）檔案的記錄不全面，建立不合理，提交不準時(shí)

　　所有項目檔案都產(chǎn)生于建設與管理項目的過(guò)程中，是對各種有儲存價(jià)值的資料進(jìn)行的記錄。近些年，各大城市進(jìn)行的改擴建越來(lái)越多，參與到建設中的有關(guān)部門(mén)很多都不注重對在建項目的檔案進(jìn)行管理。由于檔案存放的期限較久，部分資料在施工期間會(huì )有改變，如合約文件、監測文件等。而且有些時(shí)候檔案管理者在進(jìn)行管理時(shí)沒(méi)有很好地歸類(lèi)并整理，亂丟亂放，致使相同性質(zhì)的檔案間沒(méi)有相應的連接性，無(wú)法維持整體性、正確性、系統性，從而降低了檔案的作用及質(zhì)量。

　�。ㄋ模┕芾砣藛T意識落后

　　部分城市規劃管理審批檔案管理人員的思想觀(guān)念落后，對于城市規劃管理審批檔案管理的動(dòng)態(tài)認識不足。此外，對城市規劃管理審批檔案的宣傳不足，導致很多城市的居民都不了解城市規劃管理審批檔案的意義。

　　二、城市規劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)管理策略

　�。ㄒ唬┱�府應加大動(dòng)態(tài)管理的重視程度，提升檔案管理的完整性

　　城市規劃管理審批檔案管理工作對于一個(gè)城市的行階段性的知識灌輸，在工作之余學(xué)習如何更好地工作。審批檔案管理對于信息資源管理方面要求比較嚴格，要求工作人員要有良好的綜合素質(zhì)以及道德修養。通過(guò)建立一個(gè)高素質(zhì)的城市規劃管理審批檔案管理團隊，才能更好地為城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理工作服務(wù)。

　�。ǘ�）加強網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的運用，加強管理中的控制

　　城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的具體實(shí)現依賴(lài)于基礎硬件設施的運作，檔案動(dòng)態(tài)管理包括檔案資源共享與檔案信息交換兩個(gè)必要程序，利用網(wǎng)絡(luò )作為途徑，建立信息資源數字化系統，而檔案管理工作人員則對檔案文件的歸檔和鑒定進(jìn)行監督，使得檔案及時(shí)歸檔并且保證檔案信息的規范和完整。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )的形式對信息資料進(jìn)行收集、整理、儲存以及資料的提取，而這些環(huán)節是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )動(dòng)態(tài)技術(shù)才能得以實(shí)現的。除此之外，還需要利用數據掃描儀、數據打印設備等硬件設備進(jìn)行數據的動(dòng)態(tài)管理，為城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理奠定基礎。此外，還需要加強審批的控制，許多工程項目進(jìn)行立項申請時(shí)要進(jìn)入收件窗口，在這個(gè)過(guò)程之中，就會(huì )自動(dòng)生成相應的條形碼，這樣不僅能夠反映檔案內容之間的聯(lián)系，還能進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，有利于管理。

　�。ㄈ�）加強檔案管理團隊的建設

　　城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理最關(guān)鍵的元素還是人的管理，要提高管理團隊的綜合素質(zhì)，建立專(zhuān)業(yè)的培訓機構對管理人員進(jìn)行針對性的培訓，從工作能力、工作理念、道德品質(zhì)三個(gè)方面對管理人員的工作素養進(jìn)行提升。城市規劃管理審批檔案管理是一份具有相當大延續性的工作，所以對于管理人員而言要保證工作人員的穩定。由于城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理所涉及到的知識較為廣泛，因此要對工作人員進(jìn)管理機制與管理標準的完善是城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的重要保障，城市規劃管理審批檔案管理范圍比較廣泛，包括城市建設中規劃、設計以及施工等各種檔案的管理，在對城市規劃管理審批檔案的管理過(guò)程中必須有規范化的管理程序，而動(dòng)態(tài)的管理工作中更是涉及到更多高端的技術(shù)和管理方法，這對管理人員在工作中的協(xié)調配合能力有著(zhù)更高的要求，城市規劃管理中審批檔案管理部門(mén)應該對管理過(guò)程中的規范和標準加以落實(shí)，讓動(dòng)態(tài)管理中的分工協(xié)作與技術(shù)運用有著(zhù)統一的規范。使用計算機及相關(guān)設備同紙質(zhì)型檔案之間相關(guān)聯(lián)，并形成一種對應的文件格式、檔案模塊、文件種類(lèi)，合理科學(xué)地記錄、查找、儲存并管理與建設項目有關(guān)的檔案，確保這些檔案的準確性、全面性及長(cháng)時(shí)間的可讀性。同時(shí)，還應增強安全方面的管理，可設置一定的查閱權限、密碼等，避免對檔案與電子檔案中的有關(guān)內容及材料進(jìn)行隨便改變。新時(shí)期對城市規劃管理審批檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理已經(jīng)勢在必行，將城市規劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)管理工作做好，必須要完善檔案管理基礎設施，還要對網(wǎng)絡(luò )與計算機技術(shù)加以合理地利用。工作人員在與城市規劃管理審批檔案的動(dòng)態(tài)建設需求相適應的同時(shí)，還需要增強自身專(zhuān)業(yè)素養的學(xué)習，以促進(jìn)城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理工作更加平穩快速的運行。

　�。ㄋ模┮幏秾徟鷻n案的動(dòng)態(tài)管理

　　重要程度是不可忽視的，城市審批檔案管理部門(mén)應該創(chuàng )新宣傳手段、加大宣傳力度，與當地政府進(jìn)行有效溝通，獲得政府的關(guān)注與支持，以加大對城市規劃管理審批檔案動(dòng)態(tài)管理的經(jīng)費投入。要實(shí)現動(dòng)態(tài)管理必須解決管理硬件設施上的問(wèn)題，比如修建城市建設檔案館以及建立檔案動(dòng)態(tài)管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓機構，增加對科研項目的資金與人力資源的投入，將城市規劃管理審批檔案工作的支出納入當地政府的財政預算當中[2]。除此之外，需要加強前端控制，完善歸檔制度，統一檔案數據格式，將審批作為重要內容之一。在文件的形成過(guò)程之中，需要將相關(guān)數據應用其中，協(xié)調好各部門(mén)之間的關(guān)系，充分發(fā)揮好政府在城市規劃管理中的作用。

　　參考文獻：

　　[1]李玲.規劃審批檔案及其動(dòng)態(tài)管理研究[J].中國管理動(dòng)態(tài)，2015（18）：200.

　　[2]李新民，張國強.城鄉規劃管理審批檔案的日常管理[J].城市規劃管理審批檔案，2013（1）：9-10.

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