文書(shū)檔案規范化管理與研究論文
【摘要】本文主要以事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現狀作為出發(fā)點(diǎn)，從以人為本、積極引入現代化信息技術(shù)兩方面探討了加強企事業(yè)單位文書(shū)檔案規范化管理的具體對策，以期為提高企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理效率提供一些參考和意見(jiàn)。
【關(guān)鍵詞】企事業(yè)單位；文書(shū)檔案；規范化
一、引言
文書(shū)檔案管理是企事業(yè)單位內部管理體系的重要組成部分，是提升單位管理與服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵要素。在文書(shū)檔案管理中，分類(lèi)和歸檔是核心部分。但是隨著(zhù)現代化水平的提升，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作出現了諸多問(wèn)題。這就需要單位結合具體情況，針對問(wèn)題提出具體的解決措施，促使文書(shū)檔案管理工作更加科學(xué)化、規范化。
二、企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現狀
當前，我國企事業(yè)文書(shū)檔案管理理念和管理方法較為落后，且企事業(yè)單位領(lǐng)導對文書(shū)檔案管理工作并不重視，也沒(méi)有結合企事業(yè)單位實(shí)際情況健全和完善文書(shū)檔案管理制度，導致企事業(yè)單位文書(shū)檔案工作無(wú)法滿(mǎn)足發(fā)展所需。首先，企事業(yè)單位領(lǐng)導不夠重視文書(shū)檔案管理工作。這是造成文書(shū)檔案管理資金不足的主要原因，無(wú)論是人員配置還是設備配置，都無(wú)法滿(mǎn)足企事業(yè)單位實(shí)際要求。甚至不少企事業(yè)單位文書(shū)檔案部門(mén)人員均是兼職人員，或者是依靠單位領(lǐng)導裙帶關(guān)系進(jìn)入檔案管理部門(mén)的關(guān)系人員，兼職人員專(zhuān)業(yè)能力欠缺、關(guān)系人員綜合素質(zhì)較低，這是造成單位文書(shū)檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量低的關(guān)鍵要素。其次，單位沒(méi)有加大對文書(shū)檔案工作人員的培訓，也沒(méi)有做好崗前和崗位培訓工作，導致工作人員的綜合素質(zhì)普遍低下、責任意識不強、管理水平不高。這種惡性循環(huán)致使企事業(yè)單位檔案管理工作的針對性不強，準確性不高，也就不能充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理部門(mén)應有的作用和效益。
三、加強企事業(yè)單位文書(shū)檔案規范化管理的具體對策
�。ㄒ唬┮匀藶楸�。隨著(zhù)國家的進(jìn)步和社會(huì )的不斷發(fā)展，以人為本思想逐步被推廣和應用至各行各業(yè)。將以人為本思想引入企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作中，是有效改善單位工作人員管理思想和管理方式的主要途徑。單位領(lǐng)導需要加強對文書(shū)檔案管理工作的重視，并加大對文書(shū)檔案部門(mén)的人力、物力、資金投入力度，加強對工作人員的關(guān)注，從而使工作人員充分認識到文書(shū)檔案管理工作在單位內部管理體系的重要性。除此之外，單位領(lǐng)導應積極加強與工作人員之間的有效溝通與交流，真正深入群眾內部，了解工作人員的實(shí)際需求和心理情緒，并引導各部門(mén)之間加強溝通與聯(lián)系，從而確保文書(shū)檔案管理工作的順利實(shí)施，并促使文書(shū)檔案工作引起各部門(mén)領(lǐng)導的認可與支持，實(shí)現提高文書(shū)檔案管理效率和工作人員工作積極性的目的。除此之外，單位領(lǐng)導應積極創(chuàng )設有利條件，增加工作人員學(xué)習與培訓的機會(huì )，進(jìn)而提高工作人員專(zhuān)業(yè)能力和綜合素質(zhì)。并做好人員配置工作，綜合分析人員的綜合能力，將其安排在最為合適的崗位，進(jìn)而促使工作人員在工作中找到歸屬感，并實(shí)現其自身價(jià)值。對于培訓活動(dòng)的安排與展開(kāi)，應安排專(zhuān)業(yè)人員負責，從而在提升工作人員綜合能力的同時(shí)提高他們的責任意識，為企事業(yè)單位建立一支專(zhuān)業(yè)能力強、綜合素質(zhì)高的管理隊伍奠定堅實(shí)的基礎。（二）引入現代化技術(shù)。隨著(zhù)現代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位應改變落后單一的文書(shū)檔案管理方式，結合現代化信息技術(shù)，促使文書(shū)檔案管理方式逐步向現代化、數字化、網(wǎng)絡(luò )化方向發(fā)展。將現代化信息技術(shù)引入企事業(yè)單位文書(shū)檔案管理體系，不僅可以大大提高檔案管理工作效率，還可以提高文書(shū)檔案管理工作的真實(shí)性和完整性，對于構建新型管理模式具有積極的促進(jìn)作用。1.健全和完善各項管理制度，促使管理制度的規范性和科學(xué)性。健全和完善管理制度的目的是確保文書(shū)檔案管理工作順利展開(kāi)，并確保管理工作規范化，進(jìn)而滿(mǎn)足單位發(fā)展所需。單位應配置專(zhuān)門(mén)的檔案室負責管理文書(shū)檔案。對于資料入庫管理或者出庫管理，都需要事先征求科室主要負責人的同意才能執行。2.提高工作人員的計算機操作能力。在構建現代化和數字化管理模式的同時(shí)，單位領(lǐng)導應積極引入計算機，將計算機作為培養管理工作人員管理水平的主要工具，從而起到提高工作人員綜合能力和管理效率的目的。利用計算機建立資料檔案，將文書(shū)檔案資料及時(shí)錄入數據庫，利用計算機進(jìn)行資料管理，這樣既可以給上級領(lǐng)導檢查提供便利，又可以減少不必要的人力和資金投入。另外，其他部門(mén)需要文書(shū)檔案資料時(shí)，可以直接用電腦將資料發(fā)送至部門(mén)主要負責人處。由此可見(jiàn)，利用計算機管理企事業(yè)單位文書(shū)檔案工作，既可以提高文獻檢索速度和檔案管理效率，又可以確保文書(shū)檔案資料的完整性和真實(shí)性。
四、結語(yǔ)
隨著(zhù)現代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，企事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作取得了不錯的成效。但是由于單位領(lǐng)導的不重視、管理制度的不健全、管理思想和管理方法的落后，導致單位文書(shū)檔案管理工作不夠規范化。針對以上問(wèn)題，單位領(lǐng)導需要加強對文書(shū)檔案管理工作的重視，并結合單位實(shí)際情況健全和完善管理制度，積極引入現代信息技術(shù)提高文書(shū)檔案管理效率，從而進(jìn)一步滿(mǎn)足單位的發(fā)展所需，為促進(jìn)企事業(yè)單位的長(cháng)遠健康發(fā)展提供保障。
【參考文獻】
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