檔案信息化建設與檔案管理的探討論文

　　摘要：檔案信息化是隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)進(jìn)步、社會(huì )發(fā)展，逐步形成的一種新的管理模式，檔案管理要跟隨時(shí)代變化而革新、與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能更好地適應信息時(shí)代的需求，實(shí)現檔案信息管理的歸檔、管理、提供服務(wù)和收集的效率，滿(mǎn)足當前人們對檔案信息的要求[1]。本文就檔案信息化建設與檔案管理的策略進(jìn)行細致的探討，內容如下。

　　關(guān)鍵詞：檔案信息化、管理、建設

　　1、檔案信息化建設含義

　　檔案信息化建設就是借助或者依托現代化的手段，例如：網(wǎng)絡(luò )、信息技術(shù)、計算機等，在檔案的管理中，根據國家相關(guān)的檔案行政管理部門(mén)的要求和相關(guān)的信息社會(huì )要求，對信息進(jìn)行管理、搜集、保存的一種管理模式，以檔案工作為依托、檔案管理學(xué)最新理論為指導、以檔案資源為對象的管理模式[2]。檔案信息的管理主要是依據數字化信息的技術(shù)管理方式，實(shí)現網(wǎng)絡(luò )共享，資源共享，最終達到一體化數字管理。

　　2、檔案管理現狀

　　2.1在檔案信息化建設中缺乏足夠的重視

　　在非專(zhuān)業(yè)檔案管理機構中，普遍對檔案管理工作不夠重視，這些機構中檔案管理部門(mén)由于不是主要業(yè)務(wù)部門(mén)，因此在人員配備、檔案管理設施設備上都多多少少存在“老弱病殘”的現象，主要領(lǐng)導對于檔案管理標準不夠了解，導致機構內部檔案管理部門(mén)“積貧積弱”，檔案管理標準化較差，更別談檔案信息化建設和管理。這也導致了機構內部檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、工作積極性不佳的現狀。另一方面，由于檔案管理工作的特性，檔案工作管理人員容易養成墨守成規的工作習慣，遵循于陳舊的管理系統，缺乏時(shí)代性的創(chuàng )新，如果讓他們重新再接受別的工作形式，在短時(shí)間內他們身體和心理上都接受不了，甚至會(huì )出現抵觸，不愿意輕易改變的情況[3]，如此形成了機構內部檔案管理工作的不良循環(huán)，使檔案管理工作大大落后于信息時(shí)代的要求。

　　2.2對檔案信息化的管理標準不明確

　　在有關(guān)檔案信息化的管理過(guò)程中，還沒(méi)有齊全、完整、有效的管理制度和有關(guān)部門(mén)的管理系統。國家檔案局對于各單位的檔案管理工作，大多數只是發(fā)揮業(yè)務(wù)指導作用，對非直屬單位的檔案管理工作人員和主要領(lǐng)導的考核、考評并不具有話(huà)語(yǔ)權，因此對于相關(guān)管理制度和相關(guān)的管理系統只是起建議性的作用，并不具備相關(guān)行政強制力，對此各行業(yè)、各部門(mén)檔案信息的管理水平參差不齊，標準各不相同，加之各行業(yè)、各單位對于檔案工作服務(wù)于本單位中心工作各有各的要求和標準。因此對于檔案信息化的管理實(shí)行統一標準也具有較大困難。

　　2.3檔案管理工作人員的素質(zhì)不高

　　現今，各單位檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，多數人員業(yè)務(wù)水平較低，主要表現：一是，從其他崗位上調到檔案管理工作崗位，半路出家，對檔案工作的理解和管理理念存在先天不足，需要長(cháng)期的工作磨合才能提高檔案管理工作業(yè)務(wù)技能和檔案管理理念的共鳴。二是，工作責任心不強，由于大部分單位對于檔案工作不夠重視，直接反映在檔案工作管理崗位的人員上，基本是“老弱病殘”，甚至將檔案室作為職業(yè)生涯的最后一站。這類(lèi)人員一是沒(méi)有精力學(xué)習，“心有余而力不足”，更別談檔案信息化建設、管理工作；三是，純粹抱著(zhù)“做一天和尚敲一天鐘”的心態(tài)，根本不想學(xué)習，只要不犯原則性錯誤就行。這種現狀，不但降低了單位中心工作的效率，也給他人在事務(wù)辦理上造成了很多的不便[4]。

　　3、檔案信息化建設過(guò)程中存在的一些問(wèn)題

　　3.1分散性

　　檔案信息化建設過(guò)程中信息重疊現象屢見(jiàn)不鮮，主要原因是因為各單位、部門(mén)在檔案信息化建設中無(wú)法實(shí)現信息的聯(lián)網(wǎng)互通、數據共享，各個(gè)部門(mén)的信息資源無(wú)法互通，就容易造成擁有相同主題信息這樣的后果。

　　3.2異構性

　　很多部門(mén)在接到檔案信息后，在數據往資料庫轉移的過(guò)程中導致信息出現了異構，從而導致了很多數據檔案信息的來(lái)源差異，導致了不同的數據結構，也致使一些文件屬性差異，有些甚至出現了特殊的文件形式，從而導致了復雜的信息結構，也增加了人工處理檔案信息的困難，浪費了本來(lái)就有限的人力物力，也對信息數據庫造成了很大的存儲壓力，增加了維護的負擔。

　　3.3具有滯后性

　　利用現代先進(jìn)的電子技術(shù)手段建設檔案的信息化，這是對原有的實(shí)體化的檔案信息資料進(jìn)行數字化的轉變，這樣可以快速地通過(guò)查找計算機目錄的形式在計算機上顯示出相關(guān)度資料信息和想要查找的存儲內容。但是檔案信息化建設不應該單單體現在先進(jìn)的技術(shù)上，更應該體現在是否具有完善的管理體制上，以及對于檔案工作錄入的人員是否具有責任心等方面上，現如今，沒(méi)有及時(shí)有效的歸檔的現象仍然存在著(zhù)，導致很多資料信息化的缺失，大大降低了人們對檔案信息化的信心和效率。

　　3.4混淆信息化和數字化的概念

　　有人認為從網(wǎng)上下載的信息就是將檔案數字化后的信息，也有人將電子文件和辦公手段的自動(dòng)化認為是檔案信息化的建設。從概念上來(lái)說(shuō)檔案的信息化是一個(gè)趨勢，一個(gè)目標，或者是一種發(fā)展的方向[5]。數字化的檔案管理是一種檔案信息發(fā)展到一定程度后的一種新的信息化的檔案管理形式，因此，應該明確不同的概念和其中存在的區別，在具體的檔案信息化建設中避免公式化以及操作的簡(jiǎn)單化。目前，我們只是進(jìn)行檔案信息化的建設，實(shí)際上本質(zhì)還遠未達到數字化的發(fā)展階段，檔案管理數字化是檔案信息化的最終目標

　　3.5安全性

　　現階段許多的檔案管理機構和個(gè)人對檔案的信息化后的安全意識存在不足，防范措施不夠完善，不能夠認識到信息安全問(wèn)題帶來(lái)的后果，只是片面地認為只要建立安全的防護系統就能無(wú)后顧之憂(yōu)。對風(fēng)險認識不夠，不能夠及時(shí)地更新安全的防范措施。

　　4、構建檔案信息化的策略分析

　　4.1構建完善水平高的信息化檔案系統

　　想要構建起完整的數字化平臺，首先要建立完整的數字化系統，并在此基礎上，構建公眾服務(wù)平臺以及內部檔案系統，充分利用現今的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，設立符合要求且滿(mǎn)足實(shí)際需求的宣傳和服務(wù)窗口，進(jìn)而對信息資料進(jìn)行管理，加強實(shí)際應用，達到凸顯其作用價(jià)值的目的。此外，還要強化信息自身的可靠性與安全性。

　　4.2充分發(fā)揮多部門(mén)協(xié)作的作用

　　在對電子文檔進(jìn)行處理、管理過(guò)程中，一般來(lái)說(shuō)，原始檔案產(chǎn)生部門(mén)對相應的電子信息資源較為熟悉，可以實(shí)現對其初步有效整合、管理。電力檔案形成以后，檔案管理部門(mén)一定要按照其內容來(lái)完成分類(lèi)、歸檔、鑒別等工作，從而對其中有價(jià)值的文件進(jìn)行充分利用，最終實(shí)現文檔信息化的目的。通過(guò)多部門(mén)之間的協(xié)作，可以提高檔案信息化的價(jià)值水平。

　　4.3對電子檔案進(jìn)行處理

　　電子檔案文件建立以后，相關(guān)的工作人員要對形成好的電子信息進(jìn)行審核、鑒別，等確定其中的價(jià)值后，將文件設置成只讀性，確保文件不可以隨意更改，保證文件的原始性和符合性。

　　5、檔案信息化建設的好處

　　5.1節約成本

　　檔案信息化建設將有利于單位或部門(mén)節約資源，避免不必要的浪費。在檔案信息化建設之前，檔案信息的管理需要檔案人員花很多的時(shí)間和紙張對檔案資料進(jìn)行撰寫(xiě)，人為地整理撰寫(xiě)檔案信息難免會(huì )出現漏記和漏寫(xiě)的情況，對于資料的查找更是需要大量的時(shí)間，這樣做也大量浪費了物力和人力。信息化建設后可以快速地查詢(xún)到所需的資料，在保存上不易缺損和丟失，也相對簡(jiǎn)單。

　　5.2提高工作效率

　　現代化技術(shù)的發(fā)展被看作一個(gè)將紙質(zhì)信息檔案到信息化的一個(gè)過(guò)渡過(guò)程，現代化的技術(shù)能夠高效提高對信息查詢(xún)的效率，還可以節約人工成本，運用現代化的技術(shù)對信息處理后只需要很少的人就能完成這份工作，也大大提高了工作人員的效率。

　　6、檔案管理信息化建設的策略

　　6.1逐步完善檔案信息化管理的設施

　　檔案信息化建設的首要條件就是要求基礎設施要完善，如果沒(méi)有這樣的基本條件，檔案信息化的建設就無(wú)從談起，沒(méi)有實(shí)實(shí)在在的意義。所以建立現代的信息化檔案管理系統就需要基本的基礎設施，其中最為主要的設施就是計算機，其次就是相應的輔助設備，例如：打印機、復印機、掃描儀等設備。在設備條件滿(mǎn)足后我們還需要有一套完整的、可靠的系統可以快速地對檔案進(jìn)行錄入和查詢(xún)，也需要可靠的管理系統對檔案進(jìn)行分類(lèi)管理。

　　6.2將檔案信息化與傳統方式并重

　　檔案的信息化建設很重要，但是傳統的檔案保管方式也不能被我們無(wú)情地拋棄，不能全盤(pán)否定過(guò)去的檔案管理方式，比如，現如今的房地產(chǎn)有關(guān)的資料文件作為房產(chǎn)擁有者的一個(gè)證明文件，就需要紙質(zhì)文件的長(cháng)期保存。還有一些原始的紙質(zhì)檔案比電子檔案具有更高的學(xué)術(shù)或歷史價(jià)值。

　　6.3提高檔案信息化建設的安全性

　　信息時(shí)代，人們生活越來(lái)越信息化，隨之而來(lái)的關(guān)于信息泄漏的問(wèn)題也屢見(jiàn)不鮮，我們應該在現代化信息建設的基礎上進(jìn)一步加強和提高檔案信息化建設后的安全性和可靠性。不少不法分子利用一些技術(shù)和網(wǎng)絡(luò )上的漏洞，對檔案信息管理系統進(jìn)行攻擊，這造成了檔案信息的損壞和流失。很多檔案信息在沒(méi)有備份的情況下，導致出現流失的、破損的文件的情況，這就很難對原有文件進(jìn)行修復和還原，所以，檔案管理部門(mén)應該對信息管理的系統進(jìn)行完善和升級，確保管理檔案信息系統的安全性和可靠性。

　　6.4增強管理檔案工作人員自身素質(zhì)

　　首先要提高檔案工作人員的工作水平，熟悉對電子文檔和自動(dòng)化系統的操作，有一些很有價(jià)值的書(shū)面材料，時(shí)間長(cháng)了后就容易出現破損和陳舊，很多紙質(zhì)上存在的資料就看不清楚，這就需要管理人員具有一定的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，對紙質(zhì)資料進(jìn)行妥善的保管保存[6]。其次，主管領(lǐng)導對檔案工作的高度重視。領(lǐng)導的重視是做好工作的重要條件，對于人員配備、硬件設施完善都具有十分重要的作用，同時(shí)也能提高檔案管理工作人員的工作積極性，從根本上突破檔案信息化建設和管理的瓶頸。最后，關(guān)于工作人員的敬業(yè)精神。這就需要定期對工作人員展開(kāi)責任教育，使其感受到強烈的自身約束力和使命感，也要執行強有力的管理措施對工作人員形成約束力，保證檔案信息的安全。

　　6.5強化檔案信息化建設水平

　　在對資料以及信息進(jìn)行接收以及處理時(shí)，需要嚴格按照數據信息的類(lèi)型及其方式上的差異，充分利用計算機等相關(guān)手段來(lái)將其轉化成數字化，同時(shí)根據信息數據的實(shí)際情況，做好專(zhuān)門(mén)的鑒定、分類(lèi)以及歸檔，進(jìn)行甄別，確保其在保存過(guò)程中的完整性、可使用性、真實(shí)性和有效性。同時(shí)還要制定相應的管理辦法，用來(lái)加強檔案信息化管理的規范，制定相應的制度，嚴格遵循制度的執行和實(shí)施，這樣做可以更好地加強檔案信息化建設應有的效率和成效。

　　6.6實(shí)現檔案信息資源的共享，改變原有的檔案管理模式

　　為進(jìn)一步對檔案信息化管理上的效率和作用的提高，我們必須改變相關(guān)工作人員對于檔案管理理念的轉變，提高檔案管理者的態(tài)度，加強主動(dòng)服務(wù)意識和反應能力。管理工作人員將信息及時(shí)進(jìn)行整理，確保信息的時(shí)效性和真實(shí)性，做到信息共享，主動(dòng)提供檔案信息內容，為人們和社會(huì )提供有價(jià)值的信息。在檔案信息化管理過(guò)程中，要進(jìn)一步加強對電子軟件和信息內容的檢索，確保檔案信息的有效性、規范性、安全性、使用性。

　　6.7堅持質(zhì)量第一

　　第一，在有關(guān)檔案信息化的轉移和歸類(lèi)的過(guò)程中，工作人員必須做到每一步所做的都能夠達到一個(gè)高水準，不能因為時(shí)間上的限制或者其他的一些托詞，導致了質(zhì)量上的下降。

　　第二，檔案工作人員要提高對自身的要求，加快自己對檔案信息建設的知識更新，保證對于檔案信息的使用者可以享受到更好的服務(wù)、更快捷的服務(wù)體驗。

　　第三，檔案信息化的建設是國家檔案工作的重點(diǎn)和發(fā)展方向，所有地區、所有單位都必須要參與進(jìn)來(lái)，在這過(guò)程中，我們還需要下列兩點(diǎn)并重：1.信息資源的整理與調整的職能并重；2.拓展建設與安全防范并重；軟件與硬件并重。

　　本文所闡述和研究的現代化信息檔案管理模式，突出了檔案信息化建設的重要作用，和現代化的檔案管理系統無(wú)法超越的優(yōu)越性。在此基礎上，提出了建設檔案信息化的存在的問(wèn)題，以及建設檔案信息化的一些步驟，這些意見(jiàn)為建設現代化的檔案管理系統提供了較好的參考建議。

　　參考文獻：

　　[1]褚志臣.關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2017（13）：250.

　　[2]馬小榮.關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（8）：84.

　　[3]齊宏佳.關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（6）：132.

　　[4]劉爽.關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科技信息，2017（8）：143.

　　[5]李曉琳，王艷華.關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的探索[J].企業(yè)改革與管理，2016（5）：58.

　　[6]楊志聯(lián).關(guān)于檔案信息化建設與檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（3）：48.

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