高職院校檔案管理信息化建設思考論文

　　【摘要】信息時(shí)代背景下，高職院校檔案管理工作與時(shí)俱進(jìn)，逐漸向著(zhù)檔案管理信息化建設的方向發(fā)展。這種檔案管理工作的革新與全新探索，有助于發(fā)揮出高職院校服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì )的時(shí)代發(fā)展要求。筆者結合自身對于檔案管理工作的全新認知，提出基于信息化大趨勢下高職院校檔案管理信息化建設的必要性與基本途徑。

　　【關(guān)鍵詞】高職院校；檔案管理；信息化建設

　　一、前言

　　高職院校的檔案管理實(shí)際上發(fā)揮的是一種歷史記錄功能，將高職院校在招生、教學(xué)、科研及管理工作等多種活動(dòng)形態(tài)以文字、圖表或者圖片的方式保存下來(lái)，從而為后續信息的使用提供有效資料。檔案管理信息化建設的本質(zhì)則是基于數字化、網(wǎng)絡(luò )化條件下，轉變檔案管理工作形態(tài)，讓檔案信息的利用更加快捷、高效。

　　二、高職院校檔案管理信息化建設重要性

　　高職院校傳統的檔案管理工作在信息化時(shí)代已經(jīng)十分落后，信息化技術(shù)為信息的優(yōu)化處理提供可能�？梢�(jiàn)，新時(shí)代背景下要求信息的高度流通，檔案信息化建設對推動(dòng)高職院校的發(fā)展作用顯著(zhù)，具體可從以下幾個(gè)方面入手并展開(kāi)實(shí)踐：

　　1.有效提升檔案管理工作質(zhì)量與效率。傳統的檔案管理工作過(guò)程較為煩瑣，大量的紙質(zhì)材料無(wú)論是在存儲還是在查閱過(guò)程中所耗費大量的人力與時(shí)間，效率低下。而在信息化大趨勢的推動(dòng)下，高職院校檔案管理逐漸實(shí)現信息化建設，傳統的紙質(zhì)檔案被電子檔案所替代，查閱方式從人工查閱轉變?yōu)樽詣?dòng)查閱，工作效率與工作質(zhì)量明顯提升；

　　2.檔案管理水平明顯提高。高職院校作為高等教育的關(guān)鍵構成環(huán)節，在具體運營(yíng)與發(fā)展過(guò)程中涉及招生、教學(xué)與就業(yè)全過(guò)程，這一整個(gè)過(guò)程中所產(chǎn)生的信息內容都需要檔案管理工作來(lái)具體執行與管理，各個(gè)環(huán)節都依賴(lài)于信息的交互作用。而檔案管理信息化建設則能夠有效保證信息的交互與共享，滿(mǎn)足各環(huán)節的使用需求，并能夠將各環(huán)節產(chǎn)生的信息進(jìn)行整理與管理；

　　3.確保檔案信息得到充分利用。高職院校在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所涉及的檔案信息，實(shí)質(zhì)上是高職院校發(fā)展的一個(gè)微觀(guān)縮影。這些檔案當中所涉及的各項信息對整個(gè)高職院校的發(fā)展具有關(guān)鍵性作用，能夠有效提供一個(gè)發(fā)展框架。檔案管理信息化建設較為依賴(lài)于多元化信息的整合，在重組與分析之中挖掘信息中的內在因素，保證檔案信息得到充分利用。

　　三、信息化大趨勢下談高職院校檔案管理信息化建設途徑

　�。ㄒ唬┺D變檔案管理基本理念。傳統高職院校檔案管理的基本理念則是保證資料的健全性、記錄的完整性、保存的完善性。而檔案管理工作并非僅僅是對檔案信息的存儲，其價(jià)值更直接表現在信息的運用與應用環(huán)節。而現代信息化大趨勢下要求轉變檔案管理基本理念，將側重點(diǎn)表現在對信息的高效利用層面，挖掘信息中的潛在價(jià)值。理念的轉變具體可從兩個(gè)方面入手：一方面，高職院校的管理者從思想上對信息化建設有一個(gè)明確的認知，進(jìn)而在制定決策與制度的過(guò)程中有所傾斜，帶動(dòng)全校各部門(mén)對信息化建設的認知，做到管理理念的轉變�？赏ㄟ^(guò)開(kāi)展活動(dòng)的方式增強認知并轉變理念，如在高職院校內部開(kāi)展“檔案信息化之我見(jiàn)”活動(dòng)，鼓勵檔案管理人員全員參加，在活動(dòng)中各抒己見(jiàn)，發(fā)表對于信息化建設的看法與相關(guān)意見(jiàn)，做到建議的綜合處理之后認清建設方向；另一方面，信息化大趨勢下高職院校應該從工作目標、任務(wù)落實(shí)上加強統籌規劃，制定詳細的建設方案，加快信息化建設的各項指標與規章制度，確保在信息化建設方面有章可循，有據可依。

　�。ǘ�）完善檔案信息化管理體系。檔案信息化管理體系的建設與完善是檔案管理信息化建設取得成效的核心要素。有關(guān)于當前信息化管理體系在高職院校的建設途徑，需要從以下兩個(gè)方面入手：其一，建立獨立的檔案管理機構。檔案管理工作作為高職院校發(fā)展的關(guān)鍵性工作之一，在開(kāi)展信息化建設的過(guò)程中需要以獨立的檔案管理機構為基礎，意識到檔案管理信息化建設與傳統檔案管理之間的差異性，建立專(zhuān)門(mén)負責檔案管理的機構，以健全的管理機制為前提條件，指導該機構的各項工作，在規范化的基礎之上發(fā)揮出檔案管理機構的價(jià)值；其二，高職院校擴大檔案管理信息化建設經(jīng)費投入。云計算與大數據視角下，雖然為檔案管理信息化建設提供了便捷途徑，但對于現代化設備的需求明顯增加，擴大經(jīng)費投入既是為了采購現代化設備為信息化建設提供支撐，也需要預留后期維護所需成本。

　�。ㄈ�）提高信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。信息化管理人員是高職院校信息化管理工作得以實(shí)現的關(guān)鍵性要素，為實(shí)踐過(guò)程提供可能。從當前檔案管理工作的本質(zhì)特征來(lái)看，具有知識性、專(zhuān)業(yè)性與系統性特點(diǎn)，正是憑借其特點(diǎn)，才需要依賴(lài)于高質(zhì)量的管理人員對信息進(jìn)行處理、分析、挖掘與開(kāi)發(fā)工作。因此，提高信息化管理人員專(zhuān)業(yè)素養顯得十分必要，具體途徑如下：其一，充分發(fā)揮出“引進(jìn)來(lái)”策略。這里所提到的“引進(jìn)來(lái)”則是高職院校從外部引進(jìn)人才，為充分適應檔案管理工作信息化建設的基本要求，做好對人才的儲備工作。以激勵機制為核心吸引高質(zhì)量人才，在市場(chǎng)競爭中持續的發(fā)揮優(yōu)勢，為信息化建設提供堅實(shí)保障；其二，執行“走出去”策略�！白叱鋈ァ辈呗允菍⒏呗氃盒�內部的檔案管理工作人員以培訓機會(huì )的提供實(shí)現綜合素質(zhì)的提升，高職院校提供平臺，工作人員接受培訓，最終目的是將先進(jìn)的檔案管理信息化理念與知識帶回來(lái)，從而優(yōu)化高職院校本身的檔案管理工作。

　　【參考文獻】

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