管窺創(chuàng )建高校信息化檔案管理的舉措論文
一、檔案管理標準化建設
高校檔案管理實(shí)行標準化建設是實(shí)現檔案管理信息化的基礎和前提。高校檔案的標準化建設指通過(guò)各種規范、標準的貫徹和實(shí)施,使檔案管理各項工作和技術(shù)具有科學(xué)、統一的工作依據和標準,以保障檔案管理各項工作能夠實(shí)現有機組合,提高高校檔案管理工作質(zhì)量。在建設的過(guò)程中要克服當前各高校檔案管理各自為政、標準不一散亂的管理局面,努力打破各高校在檔案信息化建設以及軟件開(kāi)發(fā)等方面體系分散的狀態(tài)。
編派專(zhuān)業(yè)人員對高校檔案管理信息化建設展開(kāi)全面的研究,以在全國范圍內制定出統一的高校檔案管理信息化建設規劃,協(xié)調具體行動(dòng),統一工作思想,集中資金和人力進(jìn)行全文、媒體以及文獻數據庫的建設工作。制定出統一的高校檔案管理相關(guān)技術(shù)、工作、設備規范,并以國內、國際檔案管理標準及發(fā)展趨勢為導向制定出高校檔案管理信息化的過(guò)程各高校應共同恪守的各項準則。如網(wǎng)絡(luò )數據庫及通訊標準、信息傳輸標準、文獻索引即著(zhù)錄標準等。通過(guò)對各高校進(jìn)行科學(xué)的協(xié)調和組織,使各高校在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)使用統一的管理軟件,進(jìn)而實(shí)現高校標準化檔案數據庫的建立,實(shí)現各高校之間檔案信息資源的共享、互通互聯(lián)以及保密安全。
二、檔案信息數字化建設
高校傳統檔案其載體一般都以紙質(zhì)為主,在實(shí)際管理工作過(guò)程中檔案管理工作者工作量較大,不僅查閱困難,檔案占用的空間也較大,致使高校檔案管理費用支出逐年升高,同時(shí)由于其材質(zhì)以紙質(zhì)為主因此在長(cháng)期保管的過(guò)程中易出現檔案發(fā)脆、粘連、泛黃等現象使檔案質(zhì)量受到一定程度的損壞。而進(jìn)行檔案信息數字化建設則可以很好的彌補傳統檔案的以上缺陷,使財力、物力、人力都得以極大的節約。數字化檔案是指以計算機數據庫形式對檔案信息進(jìn)行存放和組織,并通過(guò)特定軟件對其進(jìn)行排序和整理,通過(guò)軟件檢索功能則能夠快速的查找到相應的檔案信息。數字檔案具有可復制性在存放上相對于傳統紙質(zhì)檔案更加安全和便于管理,并且通過(guò)網(wǎng)絡(luò )的傳播功能能夠更好的實(shí)現高校檔案信息資源的共享。
三、網(wǎng)絡(luò )安全化建設
高校在進(jìn)行檔案管理信息化建設的同時(shí)也帶來(lái)了有關(guān)網(wǎng)絡(luò )安全的一系列問(wèn)題,需要我們在建設檔案管理信息化的過(guò)程中進(jìn)行逐步的解決,在這其中檔案信息網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題最為突出。一是要防止由檔案管理人員工作的失誤、計算機病毒攻擊、設備出現故障等原因而引起的高校檔案信息遺失和損毀。二是高校檔案信息保密的問(wèn)題,依據學(xué)校規定有些檔案的信息是要求保密的有些則是對外公開(kāi)的,同時(shí)根據等級不同檔案保密信息又被分為絕密、機密、秘密,在管理的過(guò)程中需要采取與之相應的措施對其進(jìn)行保密。
因此,要想保障高校檔案管理信息化的安全有序建設,首先就要根據高校的實(shí)際情況制定出嚴格合理的檔案信息化保密安全制度,不斷強化和培養檔案管理工作者信息安全防護保密的技能和意識;其次,高校應采用較為成熟嚴密的檔案管理控制系統,實(shí)行責任到人,引入先進(jìn)有效的計算機網(wǎng)絡(luò )安全防范措施,并在檔案信息安全管理的過(guò)程中結合物理、邏輯等安全隔離防范措施對網(wǎng)絡(luò )“”、“病毒”等危險因素和行為進(jìn)行及時(shí)的防范和應對。
四、對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養
就高校檔案管理工作來(lái)說(shuō),人是所有工作的主體,工作人員職業(yè)素質(zhì)的高低將對高校檔案管理工作成效的好壞產(chǎn)生直接的影響。要想促使高校檔案管理信息化建設工作得以保質(zhì)保量的完成,就必須從職業(yè)素養、道德修養、職業(yè)技能等方面對高校檔案管理人員進(jìn)行全面的提高。具體來(lái)說(shuō),首先高校要針對其人員管理特點(diǎn)在檔案管理的過(guò)程中建立科學(xué)、完善的員工培訓管理制度,用以對高校在職檔案管理人員實(shí)行有計劃的培訓和教育,在其原有檔案管理知識結構的基礎上進(jìn)行更新,提升檔案管理業(yè)務(wù)整體水平,主要培訓內容包括:現代檔案管理、計算機網(wǎng)絡(luò )應用技術(shù)、檔案法等方面的知識。
其次,針對高校檔案管理的信息化建設要努力選調、引進(jìn)專(zhuān)業(yè)的計算機應用人才,并對其進(jìn)行高校檔案管理業(yè)務(wù)相關(guān)知識培訓,使其能夠在最短的時(shí)間內以最佳的狀態(tài)融入到高校檔案管理信息化建設工作中去。對檔案管理人員進(jìn)行全面化培養使其成為能夠熟練掌握并運用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的檔案管理復合型人才,以更好的適應高校檔案管理發(fā)展的實(shí)際需要,最終實(shí)現高校檔案管理工作的信息化和現代化。
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