電子政務(wù)系統中的檔案管理問(wèn)題與思考論文
一.前言
由于計算機應用范圍越來(lái)越廣，在政務(wù)管理工作中出現了很多的電子檔案，通過(guò)電腦進(jìn)行存儲、瀏覽、傳遞、發(fā)布，在方便了人們日常工作和生活的同時(shí)，由于電腦網(wǎng)絡(luò )的開(kāi)放和自由特點(diǎn)，誰(shuí)都能夠自由便捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)站，也很容易出現電子政務(wù)檔案被隨意訪(fǎng)問(wèn)、人為破壞、病毒感染、資料丟失等情況，一定程度上制約了電子政務(wù)檔案的科學(xué)化、規范化管理。因此筆者試就電子政務(wù)系統中的檔案管理，談些粗淺的認識。
二.電子政務(wù)系統中檔案管理的現狀和存在的問(wèn)題
2.1電子政務(wù)系統檔案管理基本情況
電子政務(wù)檔案的出現是伴隨著(zhù)計算機應用的日益普及和完善而產(chǎn)生的，國際上往往認為從上個(gè)世紀60年代起，計算機就對電子檔案產(chǎn)生了深遠的影響。60年代初期召開(kāi)的倫敦國際檔案會(huì )議上，就提出了自動(dòng)處理檔案的要求。60年代末期和70年代初期的國際檔案會(huì )議上，也相繼對電子檔案的產(chǎn)生和發(fā)展進(jìn)行了熱議，提出了在計算機上進(jìn)行檔案應用的新概念，之后經(jīng)過(guò)了機讀文件、機讀檔案和電子文件等幾個(gè)發(fā)展歷程，近些年逐漸規范地使用了電子文件和電子檔案的準確概念。比如，關(guān)于電子政務(wù)檔案的概念解釋?zhuān)睹绹?lián)邦文件管理術(shù)語(yǔ)手冊》就將其稱(chēng)為機讀文件，認為是利用計算機進(jìn)行處理的文檔材料。美國聯(lián)邦管理法規將電子文件定義為涵蓋了數字、圖形和文本的信息資料，能夠通過(guò)計算機這一手段進(jìn)行記錄，同時(shí)符合了文件的基本特征。二十一世紀初，國家質(zhì)檢部門(mén)頒布實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規范》，對電子文檔進(jìn)行了明確的定義，把在數字設備及環(huán)境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體，依賴(lài)計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò )上傳送的文件統稱(chēng)為電子文檔。
上述概念和定義一個(gè)共同的特點(diǎn)就是，認為電子政務(wù)檔案是利用計算機設備進(jìn)行存儲、閱讀和傳遞的文件類(lèi)型。并且相比于傳統的文檔材料，電子政務(wù)系統檔案一般有這樣幾個(gè)特征：
一是電子政務(wù)檔案具有獨立性。由于電子檔案可以通過(guò)計算機網(wǎng)絡(luò )進(jìn)行傳遞，所以相對來(lái)說(shuō)沒(méi)有固定的存儲位置，并且能夠經(jīng)常變換存儲環(huán)境，經(jīng)常更換利用載體，但保持內容和信息形態(tài)的固定。
二是充分利用計算機設備。由于電子政務(wù)系統中的檔案材料主要通過(guò)計算機來(lái)進(jìn)行，所以對其軟硬件設施、操作系統依賴(lài)性比較強，無(wú)論是電子檔案的制發(fā)、存儲、處置，還是分類(lèi)歸檔，往往均需要利用計算機來(lái)完成，所以一旦不依靠電腦設備，電子檔案將失去存在的空間。
三是存在一定的安全隱患。由于電子政務(wù)系統中的檔案是依靠計算機來(lái)完成，由于計算機中互聯(lián)網(wǎng)登陸的非常便捷，任何人都可以使用，所以電子檔案的修改、復制相對就非常容易，并且能夠在極短的時(shí)間就將原電子檔案材料進(jìn)行變更而不留處理痕跡，這就給電子檔案的管理帶來(lái)了一定的現實(shí)問(wèn)題，如果原材料沒(méi)有備份，在傳遞的過(guò)程中，如果計算機硬盤(pán)系統出現了故障，就很容易丟失或者遭到破壞。
2.2電子政務(wù)系統中檔案管理存在的問(wèn)題
如前所述，電子政務(wù)系統中的檔案經(jīng)常面臨著(zhù)一些薄弱環(huán)節，一旦處理不當，就會(huì )給檔案管理帶來(lái)安全隱患。主要問(wèn)題表現在：
一是原有電子政務(wù)檔案遭到破壞。由于電子政務(wù)系統中的檔案資料在計算機或存儲介質(zhì)中予以保存，所以確保其真實(shí)、全面、完整地反映出來(lái)，具有很強的技術(shù)要求。檔案管理就是要求各項資料的原始性，但是電子政務(wù)檔案不如紙質(zhì)文件那樣始終保持其原始結構，經(jīng)常會(huì )隨著(zhù)載體的變化而發(fā)生明顯的改變甚至丟失、破壞等，如果被人為地修改、刪除或者被計算機病毒侵擾，就將無(wú)法恢復。
二是電子政務(wù)檔案安全隱患嚴重�，F今網(wǎng)絡(luò )應用非常普遍，而互聯(lián)網(wǎng)有具有極強的開(kāi)放、共享和自由特性，誰(shuí)都能夠非常方便快捷地登陸互聯(lián)網(wǎng)，如果電子政務(wù)檔案經(jīng)由互聯(lián)網(wǎng)大量的傳遞、發(fā)布、瀏覽，就經(jīng)常會(huì )出現人為地破壞、修改、刪除等情況，而且保管、存檔過(guò)程中還能夠被各種計算機病毒或者hacker侵襲，造成原有電子政務(wù)檔案的損壞或者無(wú)法恢復利用，給電子政務(wù)系統中的檔案管理帶來(lái)嚴重的安全風(fēng)險隱患。
三.解決電子政務(wù)系統檔案管理問(wèn)題的措施
針對上述問(wèn)題，為了有效地防范電子政務(wù)系統中的檔案管理更加安全、科學(xué)、規范、高效，結合檔案管理工作實(shí)際，可以通過(guò)以下措施解決：
一是規范電子政務(wù)檔案管理體系建設。隨著(zhù)電子政務(wù)檔案出現的越來(lái)越多，檔案管理機構應當充分考慮到這種現實(shí)情況，加強電子政務(wù)檔案管理體系建設，健全完善統一規范的檔案管理標準，明確電子政務(wù)檔案管理流程和主要工作任務(wù)，明細歸檔的電子政務(wù)檔案材料的類(lèi)別和技術(shù)難點(diǎn)，確保電子政務(wù)檔案管理的科學(xué)化、規范化和標準化。
二是完善電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段。在電子政務(wù)檔案接收、鑒定、存儲、應用等環(huán)節，提前做好各種準備工作，科學(xué)防范人為破壞、病毒侵擾、傳遞丟失等風(fēng)險，并且提前做好備份，防止出現電子政務(wù)檔案管理技術(shù)手段缺失的問(wèn)題。
三是健全電子政務(wù)檔案管理相關(guān)法規。強化法律法規建設，在現行檔案法中修改完善電子政務(wù)檔案管理的有關(guān)內容條款，解決電子政務(wù)檔案管理法治環(huán)境的保障問(wèn)題，做到有法可依、有法必依，增強電子政務(wù)檔案管理的法律效力。
四.結束語(yǔ)
綜上所述，由于計算機普及程度的日益提高，電子政務(wù)系統中的檔案材料將會(huì )越來(lái)越多，在方便工作的同時(shí)，也增加了一系列的管理問(wèn)題，因此對于檔案管理機構和工作人員來(lái)說(shuō)，確保電子政務(wù)檔案的真實(shí)、完整存在，便于日后參考利用便成為了一項重要任務(wù)。在日常管理中，應當科學(xué)地了解和把握檔案管理中存在的各種問(wèn)題，并且及時(shí)采取行之有效的措施加以解決，保證電子檔案管理更加安全、科學(xué)，促進(jìn)檔案事業(yè)健康協(xié)調穩步發(fā)展。
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