高校人事檔案管理工作現狀論文

　　摘要：結合工作實(shí)際分析了當前高校人事檔案管理工作存在的問(wèn)題，并有針對性地提出了解決這些問(wèn)題、改進(jìn)新形勢下高校人事檔案管理工作的行之有效的應對策略。

　　關(guān)鍵詞：高校；人事檔案；管理

　　在高等院校的組織部門(mén)和人事部門(mén)當中，有一項極其重要的服務(wù)性、基礎性工作，即人事檔案管理工作。這項工作的開(kāi)展并不是一成不變，隨著(zhù)時(shí)代的發(fā)展，特別是近年來(lái)事業(yè)單位人事制度的不斷變化、革新，高校人事檔案管理的工作理念、方式方法和服務(wù)標準也發(fā)生了較大變化，且致力于向實(shí)現現代化、信息化、規范化的方向發(fā)展，為檔案管理從業(yè)人員的工作實(shí)踐帶來(lái)了諸多挑戰，也提出了更多更高的要求。在新時(shí)期、新形勢下，如何應對高校人事檔案管理工作存在的新問(wèn)題、新挑戰，并有針對性地探索出更為有效的應對策略，成為了廣大檔案管理工作者亟待解決的課題。

　　１目前高校人事檔案管理工作存在的一些問(wèn)題

　�。保�１高校領(lǐng)導和工作人員對人事檔案管理缺乏足夠認識

　　當前，高等院校普遍沒(méi)有能夠建立起與時(shí)代發(fā)展相適應的人事檔案管理工作體系、工作制度以及相關(guān)檢查考核措施和制度，學(xué)校對其重要性的宣傳力度較為薄弱，導致教師、職工甚至是部分學(xué)校領(lǐng)導普遍缺乏對人事檔案相關(guān)知識的了解和認識，人事檔案管理工作人員的責任意識、宗旨意識和擔當意識也較為欠缺。

　�。保�２高校人事檔案管理工作方式方法普遍滯后，未能緊跟時(shí)代潮流

　　很多高校人事檔案管理工作人員依舊采用傳統的手工操作方式實(shí)現檔案的整理、分類(lèi)、編排、裝訂、檢索以及查閱工作，不但需要消耗大量的時(shí)間和人力資源，操作起來(lái)也非常不方便。工作場(chǎng)所也普遍較為簡(jiǎn)陋，對日常辦公區域、閱檔區域和檔案庫房不進(jìn)行詳細劃分、分隔，使得檔案庫房的安全隱患較大，各種自然和人為原因導致人事檔案材料受到了各式各樣不同程度的損害。

　�。保�３事業(yè)單位人事制度變革為教職員工人事檔案

　　的管理帶來(lái)很多問(wèn)題近年來(lái)，隨著(zhù)事業(yè)單位人事制度改革進(jìn)一步深化，各高校逐步開(kāi)始探索用市場(chǎng)化手段配置人力資源，加強了人才的流動(dòng)性，“人檔分離”的現象由于一些缺乏規范性的人才流動(dòng)和檔案傳遞而普遍凸顯出來(lái)。一些教職員工已經(jīng)離開(kāi)學(xué)校多年，檔案卻沒(méi)有及時(shí)提走；亦或是一些新進(jìn)教職工不能及時(shí)將人事檔案轉入學(xué)校，導致高校人事檔案管理工作難度頗大。個(gè)別教職員工也由于檔案意識淡薄，不按照有關(guān)規定填寫(xiě)個(gè)人的檔案材料，使自己的檔案不夠完整、規范與完善。

　�。保�４高校人事檔案管理工作的從業(yè)人員缺乏足夠

　　的綜合素養和專(zhuān)業(yè)水平當前各高校雖然都有了較為穩定并不斷發(fā)展壯大的檔案管理工作者隊伍，但時(shí)代的飛速進(jìn)步使各行業(yè)各領(lǐng)域都朝著(zhù)現代化、信息化的方向發(fā)展，而學(xué)校中既熟悉傳統檔案工作業(yè)務(wù)，又對檔案信息化開(kāi)發(fā)和管理有一定研究和見(jiàn)解的專(zhuān)業(yè)人才較為缺乏。

　�。保�５高校在經(jīng)費投入方面對人事檔案管理工作的支持較少

　　如前文所述，由于檔案意識淡薄，或是各地區各學(xué)校發(fā)展水平不均衡，個(gè)別高校受人力、財力、物力因素的制約較大，人事檔案材料信息的功能利用也停留在較為原始簡(jiǎn)單的階段，沒(méi)有進(jìn)行深層次開(kāi)發(fā)使用。甚至是手工抄寫(xiě)檔案的目錄，沒(méi)有明確規定書(shū)寫(xiě)用筆、紙張大小、材料規格，使歸檔和裝訂工作困難重重。

　　２解決問(wèn)題的對策

　　新時(shí)期新形勢下，逐步解決高校人事檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題，實(shí)現人事檔案管理向上向好科學(xué)發(fā)展，需要堅持與時(shí)俱進(jìn)，解放思想，轉變觀(guān)念，創(chuàng )新理念，改進(jìn)方式。筆者探索出以下一些具體應對策略。

　�。玻�１加強組織領(lǐng)導，提供政策支持

　　人事檔案的管理工作是高等院校中一項極其重要的服務(wù)性、基礎性工作。人事檔案材料中記錄了學(xué)校的各項活動(dòng)、各類(lèi)事項的開(kāi)展、辦理情況，并成為高校的寶貴經(jīng)驗和財富，是高校領(lǐng)導干部實(shí)現科學(xué)管理、規范決策的重要參考依據。所以，高校的各級領(lǐng)導干部應該堅持唯物史觀(guān)，正確看待人事檔案管理工作，將人事檔案管理工作切實(shí)重視起來(lái)，從人才引進(jìn)、設備配置、經(jīng)費支持等方面給予人事檔案管理工作適當的政策傾斜，盡量解決當前人事檔案管理工作遇到的困難和問(wèn)題，并加強對相關(guān)工作人員、相關(guān)工作開(kāi)展情況的督促、檢查和指導。

　�。玻�２加強高校人事檔案材料收集工作的及時(shí)度和準確性

　　任何一名高校工作人員的學(xué)習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷等都應被記錄在人事檔案材料內，要進(jìn)一步增強對檔案轉移、交接等工作的監督管理，及時(shí)完成轉接檔案工作，杜絕“人檔分離”現象，盡量避免人事檔案丟失、積壓或損壞情況發(fā)生。結合高等院校的工作特點(diǎn)，抓住各部門(mén)、各位工作人員學(xué)期末或年終總結的時(shí)機，多角度、全方位、寬渠道、有重點(diǎn)地收集人事檔案材料，并對各類(lèi)材料加以甄別，嚴守準入門(mén)檻，避免將大量重復無(wú)用的材料收入人事檔案，進(jìn)一步確保歸檔材料真實(shí)、準確、客觀(guān)。

　�。玻�３廣泛應用現代化、信息化手段開(kāi)展人事檔案管理工作

　　進(jìn)一步加強檔案學(xué)、管理學(xué)的理論研究，將研究成果與本校實(shí)際有機融合起來(lái)，形成科學(xué)、有效的現代檔案管理理論用以指導工作實(shí)踐。不斷更新工作方式，革新技術(shù)手段，將先進(jìn)的設備和技術(shù)應用到高校人事檔案工作中。針對高校人事檔案信息化建設問(wèn)題，可以探索性地嘗試編制一些技術(shù)標準和操作規范，作為今后人事檔案管理工作分工協(xié)作、技術(shù)應用的科學(xué)化依據，進(jìn)一步規范檔案數據和檔案資源的交換、傳遞、共享等，構建起現代化的高校人事檔案工作體系，實(shí)現高校人事檔案各項工作全面、協(xié)調、可持續、現代化發(fā)展。

　�。玻�４加強高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續教育

　　在平時(shí)的工作中，應注意運用多種豐富的手段和方式，如舉辦檔案管理業(yè)務(wù)技能培訓班、研討會(huì )、競賽等，加強高校人事檔案管理從業(yè)人員的繼續教育。培訓中，可以培養他們攝影攝像或計算機應用等新媒體設備和技術(shù)的使用能力，讓廣大人事檔案管理工作者熟練掌握圖片、音視頻等電子檔案材料的歸檔、整理工作。建立起適當的獎勵機制，提高人事檔案管理工作者的思想政治覺(jué)悟和責任擔當意識，激發(fā)他們不斷學(xué)習知識、刻苦鉆研業(yè)務(wù)的熱情，從而全面提高人事檔案管理從業(yè)人員的綜合素養和專(zhuān)業(yè)水平。

　�。玻�５建立健全高校人事檔案管理工作的規章制度

　　各高校應因地制宜，結合實(shí)際整章建制，建立健全人事檔案管理工作收集、整理、歸檔、查閱、傳遞、清理等各個(gè)環(huán)節的一整套規章制度，切實(shí)做到有法可依、有法必依。對違規違法篡改、使用人事檔案材料的人員嚴格按照規章制度進(jìn)行處理，追究相應工作人員的責任。確保歸檔的檔案材料能客觀(guān)、真實(shí)、全面地反映每一位教職員工的品德、才能、經(jīng)歷和成績(jì)，更好地為高校的組織人事工作服務(wù)，真正讓高校人事檔案的管理工作向正規化、制度化的方向發(fā)展。

　　３結束語(yǔ)

　　總而言之，高校人事檔案的管理工作只有與社會(huì )的發(fā)展、時(shí)代的變遷和科技的進(jìn)步相適應，才能更好地發(fā)揮出檔案信息的功能優(yōu)勢，才能與高等院校的改革發(fā)展相適應。作為高等院校一項極為重要的系統性工作，今后，要對新形勢下高校人事檔案管理工作中出現的問(wèn)題高度重視起來(lái)，運用現代化、科學(xué)化、信息化的手段和技術(shù)不斷提升其管理水平，逐步解決這些問(wèn)題，為學(xué)校的人力資源開(kāi)發(fā)以及利用充分發(fā)揮更為積極的作用。

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