淺談事業(yè)單位電算化后會(huì )計檔案的管理論文

　　進(jìn)入 21 世紀以來(lái)，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位基本上都實(shí)現了會(huì )計電算化管理，利用信息手段開(kāi)展會(huì )計核算已經(jīng)成為了大勢所趨。會(huì )計電算化不僅有助于提高數據核算的準確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質(zhì)量，節約時(shí)間，完善管理水平。當然，會(huì )計電算化的應用也對會(huì )計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會(huì )計資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應用過(guò)程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規章不健全。下面我們就結合實(shí)際，談?wù)勛钣行У臅?huì )計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

　　一、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì )計檔案的主要特征

　　第一，會(huì )計電算化檔案存儲的范圍更加廣闊。傳統的手工會(huì )計記賬方式得到的檔案一般只有紙質(zhì)形式一種，而會(huì )計電算化實(shí)施后的會(huì )計檔案存儲范圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機硬盤(pán)上的數據，也包括磁性介質(zhì)中包含的會(huì )計數據。

　　第二，會(huì )計電算化檔案保管難度更大。由于會(huì )計電算化是運用計算機進(jìn)行的數據計算，電腦較為容易出現故障，因此數據資料不僅要保存的計算機中，還要存儲在磁性介質(zhì)或其他硬盤(pán)上，并保證定期進(jìn)行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。

　　第三，會(huì )計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。采用會(huì )計電算化管理方式，就必須將會(huì )計資料和數據進(jìn)行備份存儲，光盤(pán)和磁性介質(zhì)上都要有會(huì )計資料，這就要求電子數據要有不可修改和無(wú)法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會(huì )導致數據丟失。另外，存儲在硬盤(pán)上的數據在沒(méi)有相關(guān)領(lǐng)導批準的情況下也不得隨意復制，且資料硬盤(pán)和磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術(shù)具有更高的要求，要防火、防潮、防銷(xiāo)毀、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。

　　第四，會(huì )計電算化檔案的調用需要一定的軟硬件環(huán)境。過(guò)去的手動(dòng)自動(dòng)化會(huì )計檔案形式具有直觀(guān)性和清晰性，存儲在磁性介質(zhì)上的會(huì )計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環(huán)境的要求更高。

　　二、事業(yè)單位電算化后會(huì )計檔案管理存在的主要問(wèn)題

　　首先，會(huì )計檔案管理制度不健全。事業(yè)單位電算化后的會(huì )計檔案管理內容更加多樣化，缺少完善制度規范的檔案管理方式一定會(huì )造成檔案的混亂性，不利于數據的準確獲取。與此同時(shí)，缺少制度規范的會(huì )計電算化檔案管理，還會(huì )降低管理效率，使得檔案庫房管理達不到單位要求，且容易發(fā)生丟失、破壞現象，甚至出現資料外流。

　　其次，對會(huì )計電算化檔案管理的重視度不夠。會(huì )計電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統手動(dòng)管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認識，不了解它的主要構成，且缺少管理經(jīng)驗。很多管理人員將檔案管理等同于會(huì )計報表的輸出、入入工作，認為只要做好會(huì )計憑證就算完成了管理任務(wù)。他們沒(méi)有從本質(zhì)上明確了解會(huì )計電算化的實(shí)質(zhì)意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲在磁盤(pán)等介質(zhì)上的資料很容易丟失，過(guò)去的檔案記錄也沒(méi)有及時(shí)歸類(lèi)處理，不利于今后對數據的查詢(xún)。此外，由于重視度的缺乏，還會(huì )出現疏于管理的情形，導致人為破壞現象的發(fā)生或病毒入侵，對數據資料進(jìn)行破壞。

　　再次，某些打印輸出的會(huì )計檔案達不到保存期限的要求。事業(yè)單位會(huì )計資料的保管需要滿(mǎn)足一定的保管期限要求，但是據調查發(fā)現很多使用會(huì )計電算化的事業(yè)單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會(huì )計資料容易出現褪色現象，很難保存到規定的日期。

　　最后，會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)能力有待進(jìn)一步提高�，F如今，現代信息技術(shù)和現代化設備的使用數量逐年增多，這也對會(huì )計檔案管理者的素質(zhì)能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會(huì )計技能，又具備優(yōu)秀管理能力的人才相對匱乏，他們的素質(zhì)能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會(huì )計檔案管理工作順利開(kāi)展的重要原因。

　　三、事業(yè)單位實(shí)施電算化后會(huì )計檔案管理的有效對策

　　在上述內容中，我們已經(jīng)清晰直觀(guān)的看到了事業(yè)單位實(shí)施電算化會(huì )計檔案管理后存在的主要問(wèn)題。針對這些弊端，我們一定要找到切實(shí)可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。

　　(一)健全完善電算化會(huì )計檔案管理制度

　　俗話(huà)說(shuō)“沒(méi)有規矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎，會(huì )計電算化實(shí)施后的檔案管理工作涉及到的內容較多，對制度的規范要求也更高。針對檔案管理的新特點(diǎn)，事業(yè)單位要制定完善的管理規章，根據單位會(huì )計資料的實(shí)際情況，具體歸納制度方法，將檔案進(jìn)行歸檔保管，并完善具體的管理內容、資料分類(lèi)方式、備份存儲資料、檔案維護日期等等。與此同時(shí)，還要嚴格落實(shí)崗位責任制，明確每個(gè)管理者的主要職能，避免出現問(wèn)題互相推諉的現象發(fā)生，切實(shí)提高檔案管理的有效性。

　　(二)提升檔案管理人員對電算化后檔案管理的認識度

　　實(shí)施電算化后的檔案管理形式與過(guò)去的手動(dòng)化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業(yè)單位要轉變人們的思想觀(guān)念，改變以往只注重紙質(zhì)資料管理的情況，加強對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運用到實(shí)際工作中，完善硬件和軟件設施，建立專(zhuān)門(mén)的電子檔案管理部門(mén)，配備監控設備，對軟件系統進(jìn)行及時(shí)的更新應用和升級。與此同時(shí)，事業(yè)單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認識水平。

　　(三)采用定期檢查手段開(kāi)展檔案管理

　　電算化后的會(huì )計檔案資料涉及到的內容眾多，由于計算機自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數據資料的丟失，存儲在磁性介質(zhì)上的檔案內容也容易流失。為了避免出現檔案遺失或隨意被篡改的現象，事業(yè)單位一定要采取有效措施加強對檔案進(jìn)行管理和檢查，選擇質(zhì)量好的硬件保存資料，將磁盤(pán)放在防潮、防熱、防塵的環(huán)境下予以保管，并定期安排專(zhuān)人進(jìn)行檢查。

　　(四)對檔案管理者的素質(zhì)能力予以提高

　　事業(yè)單位在實(shí)施檔案管理過(guò)程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，發(fā)揮他們的巨大作用，從根本上加強管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會(huì )計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學(xué)習培訓，并派遣有潛力的年輕人對外進(jìn)行學(xué)習，提高他們的綜合能力，促進(jìn)檔案管理能力的提升。

　　四、結語(yǔ)

　　在社會(huì )主義信息技術(shù)迅猛發(fā)展的大背景下，采用電算化技術(shù)實(shí)施會(huì )計管理已經(jīng)成為了大勢所趨。以往的手動(dòng)化檔案管理對管理者的能力水平要求不高，新的檔案管理形式則相反。檔案管理者一定要找到傳統模式中存在的弊端，提高對新的檔案管理內容的認識度，健全相關(guān)的制度體系，逐步提升自身素質(zhì)，并完善管理條例，避免檔案資料的丟失和泄漏，為我國電算化后的會(huì )計檔案管理能力的提高奠定堅實(shí)的基礎。

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