高校檔案管理信息化建設路徑論文

　　【摘要】信息時(shí)代的到來(lái)預示著(zhù)信息化將進(jìn)駐各個(gè)行業(yè)，高校自然也不會(huì )例外，從教學(xué)活動(dòng)、課程設置、學(xué)生活動(dòng)組織，乃至檔案管理都需要信息化的支持。目前，各高校越來(lái)越重視檔案管理工作，因為檔案管理工作是高校的基礎工作之一，檔案館的資料復雜多樣，行之有效的管理措施是檔案管理工作特別需要的。本文詳細指出了高校加強信息化檔案管理的意義，分析了高校檔案管理信息化建設的現狀，針對現在高校檔案管理存在的問(wèn)題提出了幾點(diǎn)具體的措施，希望能夠成為各高�？梢越梃b的素材和資料。

　　【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；信息化；措施策略

　　一、高校加強檔案管理信息化建設的意義

　　信息化檔案管理指的就是在實(shí)際檔案管理工作中將信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)充分運用，用現代化的科技手段和網(wǎng)絡(luò )支持完善檔案管理工作，對檔案資源重新進(jìn)行排列和整合，充分利用現有資源完善高校校園管理體制。檔案管理工作是學(xué)�；�礎工作的一部分，所有管理制度、招生資料、教職工資料、學(xué)生資料、后勤資料等等，都在檔案管理的范疇，整個(gè)檔案內容龐大，系統眾多，分門(mén)別類(lèi)工作著(zhù)實(shí)給檔案管理人員帶來(lái)很大壓力，所以如何利用現代的信息化技術(shù)完善檔案管理顯得尤為必要。檔案管理信息化可以提高檔案資料檢索的工作效率。例如利用網(wǎng)絡(luò )資源，將資料分門(mén)別類(lèi)，將存放位置、年份等等信息全部輸入電腦，管理人員查閱時(shí)只要輸入部分信息檢索，便會(huì )輕而易舉地找到該資料。檔案管理信息化可以加強信息資料的整合與處理。檔案管理信息化建設逐步完善，使資料信息盡在管理員掌握之中，能有效完成資料信息的收集、加工、處理。檔案信息化建設是高校發(fā)展的必然需求，是評判高校管理水平的一個(gè)指標，在當今這個(gè)信息化時(shí)代，不利用信息化資源，是對網(wǎng)絡(luò )技術(shù)資源的浪費，現在如何加強檔案管理信息化建設成為擺在我們面前的具體問(wèn)題。

　　二、高校檔案管理信息化建設現狀

　　1.部分高校對檔案管理不夠重視，信息化建設雖有一定基礎，但還很薄弱。高校管理層首先要重視檔案管理工作，提高檔案管理意識，充分發(fā)揮檔案資源的功能，實(shí)現資源的合理配置。2.一些高校的檔案管理硬件設施不齊全或落后。信息化建設要求高校在檔案管理設備設施上加大投入，給與一定的資金支持，簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，想要信息化檔案管理，不具備網(wǎng)絡(luò )終端是不可能實(shí)現的。部分高校信息化設備十分有限，這就限制了檔案管理工作的有效性，信息資源共享難度大，信息檢索繁瑣復雜，浪費時(shí)間，效率較低。3.檔案管理人員技術(shù)水平低，專(zhuān)業(yè)技能有待提高。一些高校在人才隊伍建設上不夠重視，導致檔案管理人員素質(zhì)不高，專(zhuān)業(yè)性不強，即使有信息化設備，但操作不得當，依然影響檔案管理的工作效率，甚至檔案管理中出錯的現象屢屢發(fā)生，所以培養一支精干、高效的管理隊伍很有必要。

　　三、檔案管理信息化建設的路徑探索

　　1.加強檔案管理意識，高校管理層加強重視程度，將檔案管理工作列入校園管理工作的重點(diǎn)之一。從高校高管到實(shí)際操作的檔案管理人員首先要從思想上轉變觀(guān)念，不要認為檔案管理工作無(wú)足輕重，盡管一些陳年資料多年無(wú)人問(wèn)津，但一旦需要時(shí)立刻檢索成功便會(huì )大大縮短時(shí)間。高校要多次組織相關(guān)人員制定詳盡的檔案管理計劃，增加他們的重視程度，同時(shí)對檔案管理工作定期抽檢情況，了解本校檔案管理的實(shí)際情況，要明晰檔案管理信息化對校園管理的重要意義和作用，從根本上將檔案管理工作提到和其他管理工作一個(gè)層面上來(lái)。2.高校要加大信息化建設力度，對設備機器進(jìn)行資金支持。信息化檔案管理依托于現代的機器設備，包括電腦、打印機、掃面議、光學(xué)儀器、檢索機器等等。硬件設施能否達到標準是檔案管理工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵點(diǎn)，利用機器和網(wǎng)絡(luò )建立電子化信息管理平臺，通過(guò)學(xué)校的站穩步推進(jìn)信息化建設的發(fā)展。信息化平臺要包含以下幾種功能，涵蓋信息收集、整理、檢索、編碼等項目，同時(shí)要與其他數據庫建立連接，方便信息的更新與交換。建立好信息平臺后，要建立相關(guān)的安全防護，比如在信息化系統里建立防火墻，避免非管理人員擅自查閱檔案信息，除一些公布在校園網(wǎng)站上的信息外，其它保密檔案要通過(guò)網(wǎng)絡(luò )設置安全防護防止別人盜取相關(guān)信息。3.加強檔案資料的規范化管理。利用網(wǎng)絡(luò )資源管理，檔案管理資料形成無(wú)數的電子文件，這些電子文件檔案管理人員要做到集中管理，同意存錄，做好備份工作，一旦系統崩潰或網(wǎng)絡(luò )平臺出現問(wèn)題能夠找到備份資料有效恢復數據庫，不至于造成信息丟失和錯亂的情況發(fā)生。此外，高校要制定合理規范的檔案管理制度，是檔案管理工作有據可依，規范指導檔案管理工作，使檔案管理工作朝著(zhù)標準化的方向發(fā)展。4.建立一支高效、精進(jìn)、專(zhuān)業(yè)的檔案管理隊伍。目前，高校檔案管理工作存在一些弊端，很大原因在于檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不強，技術(shù)知識不到位，沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統的培訓，甚至一些檔案管理員是通過(guò)關(guān)系留在高校檔案館工作，這都是制約檔案管理工作的一些因素。高校要本著(zhù)為學(xué)生負責的態(tài)度，聘用人員時(shí)注重專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的考核，上崗前做好檔案管理培訓工作，定期檢查工作情況，上崗后定期考核，對檔案管理人員嚴格要求，相信檔案管理工作會(huì )有所轉變。其次，檔案管理人員要學(xué)會(huì )信息化平臺的操作和使用，網(wǎng)絡(luò )平臺建立，需要有人使用和維護，如果做不到這一點(diǎn)，那檔案管理信息化形同虛設，沒(méi)有任何意義，只有真正利用信息化設備資源充分做好檔案管理工作，才算將檔案管理信息化建設落到實(shí)處。結語(yǔ)高校的校園建設包括很多層面，物質(zhì)建設、環(huán)境建設、校園文化建設，檔案管理信息化建設也可以說(shuō)是其中一個(gè)重要的組成部分，檔案是記錄一所學(xué)校從建立之初到后來(lái)的發(fā)展軌跡，很多資料與校園建設息息相關(guān)，一些資料甚至成為一所學(xué)校發(fā)展的指導信息，所以檔案管理工作必須被放到非常重要的位置上去。

　　參考文獻：

　　[1]王常虹.淺談信息公開(kāi)條件下的高校檔案管理[J].中國校外教育,2010(3):8.

　　[2]夏文.新時(shí)期高校檔案管理模式的電子信息化[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報:哲學(xué)社會(huì )科學(xué)版,2010(2):151-152.

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