高校檔案信息化管理綜述論文

　　摘 要：高校無(wú)紙化辦公及教學(xué)模式的改革發(fā)展，促進(jìn)了高校數字化校園建設的節奏，檔案信息化管理是其極為重要的一部分，高校檔案管理只有數字化、信息化、網(wǎng)絡(luò )化，才能高效便捷、優(yōu)質(zhì)保量地服務(wù)于高校的快速建設與發(fā)展。當前一些高校檔案管理存在手段落實(shí)制度

　　關(guān)鍵詞:高校檔案;信息化管理;措施

　　高校檔案是高校從事科研教學(xué)、黨政管理及其余各項活動(dòng)過(guò)程中形成的對社會(huì )和學(xué)校具有一定保存價(jià)值的各種文字記錄、影像資料、圖標資料等不同存儲類(lèi)型的歷史記錄，是高校進(jìn)步發(fā)展的歷史見(jiàn)證，也是衡量一所高校教育教學(xué)質(zhì)量是否提高、科研學(xué)術(shù)水平和管理水平是否取得長(cháng)足進(jìn)步的重要尺度，在高校發(fā)展中起著(zhù)舉足輕重的作用。隨著(zhù)高校無(wú)紙化辦公、數字化教學(xué)以及科技網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)在高校檔案管理過(guò)程中發(fā)揮了極其重要的作用，加之數字化校園建設的提出，也要求高校充分利用信息技術(shù)，不斷獲取信息、更新信息、及時(shí)有效的傳遞信息和應用信息，不斷向社會(huì )提供更多具有重要意義的檔案信息。高校檔案管理實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化、數字化，無(wú)疑能有效快捷、保質(zhì)保量地為我國高等教育科研管理事業(yè)服務(wù)。

　　1高校檔案管理工作中存在的不足

　　1．1管理形式落后、意識淡薄

　　現如今我國諸多高校的高層管理者認為高校的當務(wù)之急是緊抓、狠抓教育教學(xué)質(zhì)量和科研學(xué)術(shù)水平，忽視檔案管理工作，致使高校檔案管理工作地位不高、責任不明，在一定程度上影響了高校檔案管理工作的順利開(kāi)展，甚至滯緩了學(xué)校的高效建設與快速發(fā)展。一些管理者認為檔案管理就是簡(jiǎn)單的記錄和保管，工作任務(wù)簡(jiǎn)單，無(wú)需專(zhuān)業(yè)人士負責管理，采取其他工作人員兼職或改行或者聘用離退休人員從事檔案管理，致使管理人員素質(zhì)參差不齊，專(zhuān)業(yè)知識水平欠佳，工作中疏漏百出，如各類(lèi)檔案分類(lèi)不清、歸檔范圍不明，導致各類(lèi)檔案收集不齊全;加之，缺乏檔案管理的理論指導，使得整理檔案時(shí)文件先后順序顛倒，案卷標題擬定不準確，保管期限寬嚴劃分不一，組卷水平整體不高，嚴重影響高校檔案管理質(zhì)量。更有甚者，很多高校在檔案管理與建設過(guò)程中投入資金不足，使得創(chuàng )新管理工作開(kāi)展受阻，庫房和辦公設施落后，加之長(cháng)年累積在檔案管理上的故步自封，使得繁雜工作得不到優(yōu)化，形成惡性循環(huán)進(jìn)而阻礙了檔案管理的建設發(fā)展［1］。

　　1．2管理制度不完善、體制不健全

　　普通高等學(xué)校檔案管理工作起步較晚，制度不完善，體制不健全，對檔案的日常管理與建設工作不重視，以致檔案資料建設不齊全，相當一部分檔案存于個(gè)人或者沒(méi)有及時(shí)收集整理歸檔。如各學(xué)院每學(xué)期都有教師外出培訓學(xué)習，卻無(wú)具體實(shí)施過(guò)程中的文字記錄，也無(wú)培養計劃與總結;各院系實(shí)驗室每天對學(xué)生開(kāi)放實(shí)驗，但沒(méi)有詳細的使用記錄和改進(jìn)意見(jiàn)統計，均對高校的教育改革和建設形成一定阻礙。在教學(xué)和科研工作中，雖然各職能部門(mén)管理者傾注了大量的心血，細致工作，詳實(shí)記錄，但部分工作出于種種原因當時(shí)未能全面、及時(shí)的記錄或材料零星記錄或分散存放，加上無(wú)專(zhuān)業(yè)人士管理負責，幾經(jīng)易手容易導致資料丟失、混亂。這樣一來(lái)，在日后學(xué)校建設或改革中需要相關(guān)材料時(shí)，不得不重新添補、整理，花費大量的人力、物力和財力，造成了巨大損失的同時(shí)給學(xué)校的日常教學(xué)管理和教學(xué)工作帶來(lái)一定程度上的影響。

　　1．3檔案使用效率低下、功能單一

　　高校檔案是高校發(fā)展歷程的見(jiàn)證，也是高校改革發(fā)展的寶貴財富。但是，檔案只有經(jīng)過(guò)開(kāi)發(fā)利用才能成為有效資源，其價(jià)值才能被很好地發(fā)掘和利用，才能很好的服務(wù)于高校的建設發(fā)展中。然而，當前高校由于疏忽了檔案管理工作，缺乏檔案宣傳，使得檔案信息資源的重要性得不到重視。而且，檔案檢索系統缺乏或不完善、不科學(xué)，不能及時(shí)準確地為使用者提供向導和查詢(xún)所需資料;檔案編研工作力度不足，不能及時(shí)有效的對信息進(jìn)行編輯加工或形成各種編研成果，信息分散削弱了檔案信息資源的高效性;硬件建設不足，設備更新緩慢也是阻礙檔案利用效率的重要因素。因此，高校管理者需提高檔案管理意識，加強檔案管理制度建設，保障檔案設施的先進(jìn)性，只有這樣才能使得檔案信息資源在科研教學(xué)、行政管理等工作中得到很好的利用。

　　2檔案信息化管理建設的必要性

　　高校是一個(gè)信息化高度發(fā)展及應用極為普遍的教育機構，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)在這里得到快速發(fā)展和應用，并給日常教學(xué)科研及行政管理等工作中帶來(lái)極大的便利。作為高校資源建設的重要部分，檔案的信息化管理也受到越來(lái)越多的關(guān)注和支持，從而開(kāi)展檔案信息化管理也是響應學(xué)校信息化發(fā)展號召的需求，保障學(xué)校信息資源及時(shí)有效地記錄、更新及傳播［2］。

　　2．1檔案業(yè)務(wù)發(fā)展的需求

　　高等學(xué)校是傳播文化、傳承文明的文化事業(yè)機構，它的文化沉積與文化理念是高等學(xué)校發(fā)展和辦學(xué)的重要內涵。檔案管理部門(mén)是負責收集、記載、保管和研究并提供這些相關(guān)資料、信息的部門(mén)，在高等學(xué)校文化底蘊與文化積累過(guò)程中，具有舉足輕重的作用。教育體制的不斷深入革新，高校的全面快速發(fā)展使得交往活動(dòng)與教學(xué)科研管理等相關(guān)工作門(mén)類(lèi)眾多、內容多彩，相應的檔案門(mén)類(lèi)和信息數據急劇增長(cháng);另外一方面，隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的快速發(fā)展，高校發(fā)展也進(jìn)入信息化時(shí)代，電子政務(wù)使辦公自動(dòng)化程度得到提高及普及，檔案載體類(lèi)型也由最初單一的紙質(zhì)檔案發(fā)展成為圖片、聲像、光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等多種載體檔案，載體信息容量大，不穩定因素多，因此，需要對載體信息實(shí)施信息化管理。

　　2．2檔案工作人員素質(zhì)提升的需求

　　隨著(zhù)教育事業(yè)的快速發(fā)展，科技的迅猛進(jìn)步，高校教育越來(lái)越綜合性與專(zhuān)業(yè)化，齊頭并進(jìn)，互為推動(dòng)，使得教育人才更加特色化和精英化。這也就意味著(zhù)從事檔案管理的工作者知識結構專(zhuān)一、管理模式獨具特色，才能更好的順應高校獨具特色的信息化快速發(fā)展的需要。此外，無(wú)紙化自動(dòng)辦公也加快了檔案管理工作現代化進(jìn)程，電子文件等新載體檔案已取代了傳統的紙質(zhì)檔案，也就使得傳統的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足新載體檔案管理的需求，也對新時(shí)期高校檔案管理人員的知識水平和專(zhuān)業(yè)技能提出新的要求。更具專(zhuān)業(yè)特色和管理技能的檔案管理人員的出現也必然會(huì )除舊革新，使得檔案管理進(jìn)入信息化時(shí)代。

　　2．3檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用的需求

　　隨著(zhù)高校信息化的深入發(fā)展，檔案信息資源備受人們的廣泛關(guān)注，學(xué)校師生及社會(huì )人士對檔案信息的依賴(lài)程度也日趨漸長(cháng)，這就要求更加系統、更加完善和更加精準的檔案信息服務(wù)。檔案信息化本來(lái)就是一項全新的工作，是一個(gè)極其系統的工程，也是檔案管理模式一次質(zhì)的飛躍。電子檔案以其輕巧便捷、存儲容量大、使用壽命長(cháng)、易傳播復制等特點(diǎn)已逐步取代了過(guò)去的紙質(zhì)檔案。加之，網(wǎng)絡(luò )技術(shù)及信息化時(shí)代的發(fā)展，人們對檔案信息的系統全面、及時(shí)有效的更新服務(wù)提出了更高的要求。檔案管理者就要在門(mén)類(lèi)眾多、內容多彩、信息量龐大的檔案信息資源中精簡(jiǎn)加工、汲取精華，及時(shí)有效的提供信息化服務(wù)。

　　3檔案信息化管理舉措

　　高校檔案信息化是以國家信息化建設和檔案事業(yè)發(fā)展要求為導向，以檔案網(wǎng)絡(luò )建設為基礎，信息資源建設為核心，擴大檔案信息資源開(kāi)發(fā)和利用為目標，同時(shí)以檔案信息化人才隊伍為依托，以政策法規、標準規范、管理制度等為保障體系的信息化工作。

　　3．1檔案管理的標準化與規范化建設

　　檔案信息化管理離不開(kāi)規范化和標準化的要求，只有規范管理形式，將管理模式形成制度化標準，才能逐漸向現代化信息管理方向發(fā)展。高校檔案信息內容豐富、形式多樣，應建立統一科學(xué)的檔案管理目錄標準和規范的檔案管理規章制度，合理應用網(wǎng)絡(luò )管理和查詢(xún)規范等方式快捷準確的為查詢(xún)者提供檔案資料。甚至可以結合各大高校的自身情況，建立符合自身發(fā)展的信息資源庫，在符合國家信息化和檔案管理的有關(guān)方針政策下，兼具綜合性、可操作性和向導性，區分不同情況，科學(xué)、有序地制定檔案信息化標準體系和完善的管理和運行制度［3］。

　　3．2檔案信息資源的數字化建設與管理軟件應用

　　全球信息化建設加快各大高校之間數據庫的銜接，使得各大高校之間的信息資源共享更為便捷快通。傳統的紙質(zhì)檔案信息在數字化和信息化的發(fā)展模式下，已經(jīng)嚴重滯后于高校的發(fā)展需求，各大高校就必須借鑒成功高校的辦學(xué)理念和經(jīng)驗，結合自身發(fā)展特點(diǎn)，建立極具特色的、同時(shí)附有專(zhuān)業(yè)性、共享性、規律性和多樣性的數字化檔案數據庫，以便于各大高校之間的網(wǎng)絡(luò )交流和資源共享。在數字化檔案建設與管理中，遵循“規范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，加大檔案管理軟件的實(shí)施力度，努力提高檔案管理技術(shù)與操作應用水平，確保為檔案信息交換和資源共享提供便利條件［4］。

　　3．3檔案管理人員自身素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)化建設

　　隨著(zhù)高校教育事業(yè)的現代化和信息化的逐步推進(jìn)，高校檔案信息化管理工作需要必須注重引進(jìn)或培養一批專(zhuān)業(yè)知識技能過(guò)硬、計算機操作及相關(guān)軟件應用嫻熟的復合型人才。同時(shí)注重營(yíng)造學(xué)習高新技術(shù)知識的良好環(huán)境，加強檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德培訓，逐步提高現有管理人員的信息意識、專(zhuān)業(yè)知識和管理技能，確保高校檔案信息化工作管理的順利推進(jìn)。另外，高校加強對檔案信息化管理建設工作過(guò)程中的指導和監督工作，同時(shí)要求各部門(mén)各院系在紙質(zhì)文件歸檔的時(shí)候也應完成電子文件的歸檔任務(wù)，確保紙質(zhì)文件與電子文檔的齊全完整，從而更好地為高校師生服務(wù)［5］。

　　參考文獻:

　�。�1］馬玉杰．本科教學(xué)評估與高校檔案管理工作研究［J］．檔案學(xué)研究，2006(6):22－26．

　�。�2］梁晶晶．淺談檔案信息化管理的必要性［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2015(6):38．

　�。�3］張學(xué)．淺談高校檔案管理信息化建設［J］．辦公室業(yè)務(wù)，2013(21):145－146．

　�。�4］譚春霞．高校檔案管理信息化建設現狀及對策研究［J］．科技資訊，2015(11):144．

　�。�5］王艷玲．淺談高校檔案管理信息化建設［J］．現代情報，2007(6):63－67．

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