事業(yè)單位檔案管理規范化路徑論文

　　摘要：事業(yè)單位在我國的經(jīng)濟發(fā)展中占有重要的地位，在事業(yè)單位中，檔案管理是一項重要的工作，影響事業(yè)單位的整體發(fā)展。隨著(zhù)我國經(jīng)濟的發(fā)展，傳統的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需求。在市場(chǎng)經(jīng)濟體制日益變革的今天，工作人員要改變傳統人工化的管理方式，積極應用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)而使事業(yè)單位的檔案管理朝著(zhù)規范化、科學(xué)化的方向發(fā)展�；�于此，本文首先對現階段事業(yè)單位檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后對實(shí)現檔案管理的規范化路徑進(jìn)行探討，希望為相關(guān)人士提供有價(jià)值的參考。

　　關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規范化

　　事業(yè)單位的檔案中包括許多珍貴的資料，不僅記錄了事業(yè)單位的發(fā)展歷程，同時(shí)也包括事業(yè)單位工作執行的法則，對促進(jìn)事業(yè)單位健康良好的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，現階段我國事業(yè)單位檔案管理中存在許多亟待解決的問(wèn)題，這些問(wèn)題就在一定程度上影響了檔案管理的水平。因此，相關(guān)人員要對事業(yè)單位檔案管理加強重視，對事業(yè)單位檔案管理中所存在的問(wèn)題進(jìn)行深入的研究，并采取適當的措施進(jìn)行解決，進(jìn)而有效的提高檔案的利用率。由此可見(jiàn)，對事業(yè)單位檔案管理的規范化路徑進(jìn)行分析具有重要的現實(shí)意義。

　　一、現階段我國事業(yè)單位檔案管理中所存在問(wèn)題

　�。ㄒ唬┕ぷ魅藛T對檔案管理缺乏重視

　　管理人員的意識匱乏是我國事業(yè)單位檔案管理中存在的首要問(wèn)題，目前，我國事業(yè)單位的管理人員普遍具有重效益、輕管理的傳統觀(guān)念，認為檔案管理無(wú)法為事業(yè)單位創(chuàng )造更多的經(jīng)濟效益，從而在檔案管理上缺乏人力、物力、財力等方面的支持，在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，認為只要確保檔案的完整性，沒(méi)有發(fā)生遺漏就可以，這種觀(guān)念就在一定程度上降低了我國事業(yè)單位檔案管理的水平[1]。除此之外，我國檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，在工作中普遍具有拿固定工資的傳統觀(guān)念，并且在工作中缺乏專(zhuān)業(yè)知識，對檔案收集、分類(lèi)與整理缺乏正確的認知，而一些管理人員雖然掌握了基礎知識，但是對目錄號、宗號等具體環(huán)節的編寫(xiě)上缺乏了解，進(jìn)而在整理過(guò)程中編碼經(jīng)常出現錯誤，進(jìn)而無(wú)法對檔案進(jìn)行有效的管理，降低事業(yè)單位檔案管理的使用價(jià)值。

　�。ǘ�）缺乏健全的檔案管理制度

　　現階段我國事業(yè)單位內部并沒(méi)有制定嚴格的檔案管理條例，這就使得事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時(shí)，缺乏相應的理論指導，使檔案管理流于形式，不能得到徹底的貫徹與執行。除此之外，缺乏健全的檔案管理制度，也無(wú)法對檔案管理的具體職責進(jìn)行劃分，事業(yè)單位內部管理人員常會(huì )因為責任劃分不清而發(fā)生糾紛。另外，我國事業(yè)單位在檔案管理制度不完善，也就無(wú)法建立健全的檔案資料編制體系，在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作時(shí)，管理人員要按照制度對檔案資料進(jìn)行編制，目前我國在檔案資料編制時(shí)，通常使用的紙張為A4，這種紙張其實(shí)并不適用檔案的歸檔與修剪，但是由于事業(yè)單位缺乏相關(guān)的檔案資料編制標準，給管理人員帶來(lái)了不便，影響檔案管理的工作效率[2]。

　�。ㄈ�）檔案管理模式落后

　　現階段我國事業(yè)單位在檔案管理中硬件設施不夠齊全，在管理工作中仍然沿用人工管理的方式，這種管理模式不僅會(huì )加大管理人員的工作壓力，還會(huì )影響檔案管理的工作質(zhì)量，造成檔案信息的失真。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的背景下，工作人員要在傳統的紙質(zhì)文檔的基礎上建立電子文檔，避免因時(shí)間流失，出現字跡淡化的現象。在應用電子檔案時(shí)，常會(huì )發(fā)生一些網(wǎng)絡(luò )安全風(fēng)險，為了提高電子檔案的安全性能，要加強對電子檔案的監管。

　�。ㄋ模┦聵I(yè)單位缺乏完善的檔案管理監督體系

　　完善的檔案管理監督體系是確保事業(yè)單位檔案管理工作順利實(shí)施的重要保障，監督管理部門(mén)受到環(huán)境因素、人為因素等影響，并不能對事業(yè)單位檔案管理制度的每一個(gè)環(huán)節進(jìn)行嚴格的監督，這就無(wú)法發(fā)現事業(yè)單位檔案管理各個(gè)環(huán)節的變化[3]。另外，事業(yè)單位在執行檔案管理制度時(shí)，相關(guān)的監管部門(mén)也沒(méi)有進(jìn)行隨時(shí)的跟蹤和調查，并沒(méi)有及時(shí)的記錄檔案管理制度執行方面的內容，由于缺乏健全的檔案管理監督體系，管理人員經(jīng)常會(huì )出現懶惰、散漫等現象，進(jìn)而對檔案缺乏有效的管理。

　　二、事業(yè)單位檔案管理的規范化路徑

　�。ㄒ唬┡囵B工作人員樹(shù)立正確的檔案管理理念

　　提高事業(yè)單位檔案管理水平的首要措施就是培養相關(guān)的工作人員樹(shù)立正確的檔案管理觀(guān)念，只有管理人員具有正確檔案管理觀(guān)念，才會(huì )改變傳統重效益、輕管理的思想，對檔案管理中出現的問(wèn)題進(jìn)行及時(shí)的解決。事業(yè)單位應該定期對單位的成員進(jìn)行培訓，加強成員對檔案管理制度的學(xué)習，從根本上改變事業(yè)單位檔案管理人員敷衍、應付的態(tài)度，并且在培訓之后，事業(yè)單位也要制定相應的考核制度，對培訓結果進(jìn)行檢驗，并且事業(yè)單位也可以制定科學(xué)合理的獎懲機制，對一些管理意識強的人員進(jìn)行薪資、額外假期等獎勵，對一些不具有管理意識的管理人員要給予批評教育，通過(guò)這種方式來(lái)約束檔案管理人員的行為，提高工作人員主觀(guān)能動(dòng)性，進(jìn)而樹(shù)立事業(yè)單位內部人員的檔案管理意識，提高工作人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)技能[4]。

　�。ǘ�）健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系

　　健全檔案管理制度體系是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的重要環(huán)節，可以使檔案管理變得有法可依，事業(yè)單位要結合自身實(shí)際情況和國家的法律法規，對檔案的管理制度進(jìn)行完善，檔案管理制度需要具有合規性，所以要以國家準則為基礎進(jìn)行完善。在完善事業(yè)單位檔案管理制度體系時(shí)，要對其具體職責進(jìn)行劃分，將具體的職責落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)和人員，避免工作人員以及部門(mén)責任劃分不清而出現糾紛、業(yè)務(wù)拖沓的情況，進(jìn)而對事業(yè)單位的檔案進(jìn)行系統化的管理[5]。以檔案資料的管理為例，在檔案資料的管理上，需要健全查閱流程與系統保管制度，而檔案資料管理的具體職責則包括歸檔要求、材料移交等，其中在進(jìn)行材料移交這一環(huán)節時(shí)，要對檔案資料的清單進(jìn)行檢查，以此來(lái)確保檔案資料的完整性，以免在事后出現問(wèn)題而發(fā)生責任糾紛。

　�。ㄈ�）積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設

　　在科技飛速發(fā)展的今天，傳統手工式處理檔案數據的方式不能滿(mǎn)足事業(yè)單位的發(fā)展需求，現階段事業(yè)單位需要利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò )技術(shù)進(jìn)行檔案管理，檔案管理的信息化可以在一定程度上實(shí)現資源的共享，相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)信息平臺對公司的檔案進(jìn)行共同的管理，這在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理的效率，同時(shí)也提高了檔案信息的準確率。事業(yè)單位在推進(jìn)檔案管理的信息化建設的過(guò)程中，要加大資產(chǎn)的投放力度，完善檔案管理的硬件設施，例如，電腦、掃描儀、打印機等，并對這些設備進(jìn)行及時(shí)的更新，從而高效的完成檔案記載、存儲、查閱等流程，從而在根本上改變檔案管理的運作體制[6]。

　�。ㄋ模┙∪珯n案管理監管系統

　　完善檔案管理的監管系統可以避免事業(yè)單位檔案管理出現形式化的現象，對檔案管理的監管系統進(jìn)行完善，首先，要檢查檔案管理部門(mén)是否按照管理制度以及相關(guān)規定對檔案進(jìn)行整理和收集，并且也應對檔案資料進(jìn)行定期和不定期的檢查，一旦發(fā)現錯誤，要及時(shí)對檔案資料進(jìn)行修改，并且事業(yè)單位也可以借助外界的力量，進(jìn)行社會(huì )監督，從而對事業(yè)單位的檔案管理加強控制。

　　三、結束語(yǔ)：

　　綜上所述，檔案管理對事業(yè)單位的健康發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，相關(guān)部門(mén)應該引起重視，首先要對現階段我國事業(yè)單位檔案管理中所存在問(wèn)題進(jìn)行分析，然后采取培養工作人員樹(shù)立正確的檔案管理理念、健全事業(yè)單位檔案管理的制度體系、積極推進(jìn)檔案管理的信息化建設、健全檔案管理監管系統等措施來(lái)提高事業(yè)單位檔案管理的水平，進(jìn)而為事業(yè)單位的發(fā)展奠定良好的基礎。

　　參考文獻：

　　[1]李霞.事業(yè)單位檔案管理規范化的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（9）：105-105.

　　[2]武麗麗.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng )新發(fā)展[J].卷宗，2018（21）：49.

　　[3]劉殿強.淺談如何推進(jìn)機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作規范化標準化[J].卷宗，2018（21）：86.

　　[4]萬(wàn)玉俠.行政事業(yè)單位檔案管理制度流程體系的研究[J].文學(xué)教育（下），2018（7）：150-151.

　　[5]周菲.淺析事業(yè)單位人事檔案規范化管理的重要性[J].檔案管理，2017（5）：93-94.

　　[6]王紅玉.關(guān)于醫療機構檔案編研工作幾個(gè)問(wèn)題的探討[J].卷宗，2018（21）：61.

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