遠程教育檔案管理的探討論文

　　一、遠程教育檔案管理的難點(diǎn)探析

　　第一，遠程教育體制中對檔案管理的投人較少。隨著(zhù)信息網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的普及發(fā)展，檔案信息的電子化發(fā)展已經(jīng)成為必然趨勢，對遠程教育工作而言，實(shí)現電子化的檔案管理更是極為必要。但是從當前的操作現實(shí)看，一些院校的通信基礎設施較為薄弱，沒(méi)有獨立的電子檔案管理室，檔案管理仍然過(guò)多地依賴(lài)人工操作，無(wú)論是從管理平臺還是信息儲備上都未能實(shí)現檔案的信息化管理。導致這些問(wèn)題產(chǎn)生的一個(gè)雇接原因就是在檔案管理工作上的投人較少，資金投人不足，導致沒(méi)有能力更換新的設備與操作系統，電子檔案沒(méi)有很好地建立，紙質(zhì)檔案容易遺失、遺漏，檔案管理中的隨意性使得許多遠程教育學(xué)生的學(xué)籍檔案信息丟失，不利于學(xué)生學(xué)籍檔案的完整管理和規范管理那。

　　第二，學(xué)籍檔案管理的相關(guān)理論不足。在現行教育體制中，任何一項管理工作的開(kāi)展都需要相應的理論知識做基礎。而理論研究和準備的不足，正是當前遠程教育檔案管理工作暴露出來(lái)的一個(gè)重要問(wèn)題。遠程教育，受制于自身特殊的教育形式，在辦學(xué)形式與辦學(xué)機制上與普通學(xué)校有鮮明區別，這就導致普通學(xué)校檔案管理工作的相關(guān)理淪無(wú)法在遠程教育工作中得到運用，特別是涉及電子檔案信息的安全勝、學(xué)籍檔案的數字化管理等方面的問(wèn)題時(shí)，理論準備不夠充足，無(wú)法解決當前現實(shí)工作中遇到的各種難題。理論研究的欠缺，直接導致檔案管理的水平難以提升。

　　第三，遠程教育的檔案管理效率偏低。遠程教育的檔案管理工作有著(zhù)較強的特殊性，我們以廣播電視大學(xué)為例，所采用的檔案信息管理流程就是層層上報的形式。也就是叭市級、省級到中央分級上報，這種上報模式由于中間環(huán)節多，涉及的人工力量較多，又缺乏統一有效的操作規程和操作指南，在具體工作中很容易出現檔案信息遺失，紙質(zhì)檔案信息上報麻煩、工作效率低等問(wèn)題。這種情況，與遠程教育本身的便捷勝相背離，給辦學(xué)單位帶來(lái)了人力負擔和成本負擔，容易造成不必要的麻煩。

　　第四，學(xué)籍管理數字化面臨的網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題。信息社會(huì )，安全問(wèn)題已經(jīng)成為一個(gè)公眾普遍重視的問(wèn)題。學(xué)籍檔案自身的私密性更是對信息網(wǎng)絡(luò )的安全指數提出了更高的要求。但是在當前，針對檔案管理的安全防范技術(shù)玲不突出。存在潛在的網(wǎng)絡(luò )安全問(wèn)題，有的檔案缺乏保密措施輕易被人打開(kāi)，有的檔案密碼被人破澤導致信息泄露。在網(wǎng)絡(luò )信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò )安全成為檔案管理工作面臨的一項重要挑戰。

　　二、遠程教育檔案管理的完善策略分析

　　第一，加強學(xué)籍檔素管理隊伍建設。遠程教育學(xué)籍檔案管理難度大，管理的現代化劉管理人員素質(zhì)的要求也日益提高，必須專(zhuān)兼職相結合加強學(xué)籍檔案管理隊伍建設。一是要培養和培訓高素質(zhì)的專(zhuān)職管〕酬、員，要全面提高管理人員的責任意識、大局意識、服務(wù)意識，增強其專(zhuān)業(yè)知識和現代化的管理技能二二是要切實(shí)搞好兼職管理隊伍的建i妥，學(xué)校應明確兼職檔案員在學(xué)校工作中的地位，就其職責、考核、獎罰、培習、職務(wù)晉升等方面作出具體現定，以充分調動(dòng)他們的積極性。三是要建立管理學(xué)籍檔案管理人才的有效機制，通過(guò)激勵、培訓和引進(jìn)的方式培養造就學(xué)籍檔案管衛盯丁面的專(zhuān)才陽(yáng)。

　　第二，完善學(xué)籍檔案管理平臺和理論研究。學(xué)籍檔案的管理，其規范化的發(fā)展必須依賴(lài)一個(gè)健全合理的管理平臺。檔案管理的現代化發(fā)展，對信息數字設備的要求越來(lái)越高，既要求合格的硬件設備，也要求有與之相對應的軟件操作管理系統和熟練的操作管理人員。所以遠程教育必須要有足夠的投人，不僅要重視中央以及省級檔案管理系統的市縣級的基層檔案管理平臺也要重視，盡可能實(shí)現整個(gè)系統內部的操作整i乍蛇」一，減少信息傳遞的環(huán)節，避免造成信息傳遞的延誤和遺漏。除此以外，由于遠程教育的特殊性，普通學(xué)校檔案管理〔作的相關(guān)理淪無(wú)法在遠程教育工作中得到運用，在現時(shí)期，我們必須針對遠程教育的特質(zhì)，對電子學(xué)籍檔案管理的相關(guān)理論進(jìn)行探究，例如電子檔案信息的安全性、學(xué)籍檔案的數字化管理等方面的問(wèn)題，加強〕戮侖研究和各項調研工作的開(kāi)展，解決各種理論難題，提升檔案管理的水平。

　　第三，加強學(xué)籍檔案管理的法制化和標準化。檔案管理在我國有專(zhuān)門(mén)的法{約:以現定，因為檔案信息的私密性涉及學(xué)生的個(gè)人隱私權，對公民個(gè)儀以及整個(gè)社會(huì )賒定都會(huì )產(chǎn)生重要影響。所以在檔案管理操作過(guò)程中，我們必項重視法律精神的學(xué)習和法律概念的融人。遠程教育學(xué)籍管理人員要熟知《中華人民共和國檔案法》和育玲的政策法規和標準，加大檔案法規的宣傳教育力度，使大家認識到檔案管理的重要性和嚴肅性。要加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開(kāi)和網(wǎng)上安全、網(wǎng)絡(luò )建i量與管理等方面的規章，形成高效的檔案爽文字化管理建設的激勵與約束機制，特別是要加強網(wǎng)上信息安全機制建投，推動(dòng)檔案數字化建設的有序進(jìn)行剛。

　　第四，提高學(xué)籍檔案資料的利用率。遠程教育檔案管理，除了管理工作的需要外，其重要目的還是青手些涅檔案材料能夠被有效利用，特別是電子信息檔案，能夠更加方便地被查閱和使用，能有效地被利用在現實(shí)生活中。遠程教育學(xué)籍檔案管理儀員要樹(shù)立服務(wù)育人意識，明確服務(wù)的目的，改善服務(wù)態(tài)度，急用者之所急，想用者之所想，敢于開(kāi)動(dòng)腦筋研究新情況，解決新問(wèn)題。各級管理人員都應該積極解決每一級管理問(wèn)題，及時(shí)周到地為大家提供各不信息咨詢(xún)服務(wù)。要促進(jìn)多途徑、多形式的檔案利用，包括接待查閱、檔案外借、開(kāi)具證明、咨詢(xún)服務(wù)等工作。通過(guò)努力提高檔案的利用率，提高人們對檔案重要性的認識，從而贏(yíng)得領(lǐng)導和各部門(mén)對檔案工作的支持。

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