事業(yè)單位檔案管理信息化建設研論文

　　【摘要】信息技術(shù)實(shí)現了事業(yè)單位數字化管理檔案，為事業(yè)單位管理檔案提供了許多便利。信息技術(shù)的應用也是事業(yè)單位檔案管理形成新的環(huán)境，并面臨新的問(wèn)題。事業(yè)單位應結合檔案管理信息化的特點(diǎn)，總結信息技術(shù)帶來(lái)的影響，并制定針對性應對措施，完善檔案管理信息化建設。

　　【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設

　　引言

　　隨著(zhù)檔案管理工作量不斷增加，傳統檔案管理的弊端不斷顯現，信息技術(shù)為事業(yè)單位檔案管理提供了技術(shù)支持。信息技術(shù)使事業(yè)單位檔案管理工作從紙質(zhì)化向數字化轉變，提高了檔案管理的效率。但是，檔案管理信息化以信息技術(shù)為支撐，檔案管理面臨內外部威脅，檔案管理工作也呈復雜化、多樣化和個(gè)性化趨勢發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理也暴露出新的問(wèn)題。

　　一、事業(yè)單位檔案管理信息化現狀分析

　　隨著(zhù)計算機技術(shù)應用普及和信息技術(shù)發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作的各項設施日趨完備，為檔案管理工作向規范化、科學(xué)化方向發(fā)展奠定了技術(shù)基礎。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作仍存在許多問(wèn)題。

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　　檔案管理信息化建設是一個(gè)系統、長(cháng)期的工程，檔案管理系統需要隨著(zhù)信息技術(shù)不斷更新而不斷完善，事業(yè)單位也需要長(cháng)期保證資金投入，及時(shí)更新信息系統的硬件和軟件設備，減少系統漏洞，保證檔案管理系統的安全性。但是許多事業(yè)單位對檔案管理信息化建設缺少科學(xué)認識，不愿在檔案信息系統建設投入大量資金，導致系統軟件和設備長(cháng)期未更新，信息化設備和技術(shù)無(wú)法完善，限制信息技術(shù)在檔案管理中的作用，檔案管理系統存在許多的威脅。

　�。ǘ�）人員問(wèn)題

　　檔案管理信息化包括許多先進(jìn)的技術(shù)，檔案管理也應由專(zhuān)人技術(shù)人員負責。而許多事業(yè)單位認為檔案管理信息化僅僅為紙質(zhì)檔案向電子檔案轉變，管理人員只需掌握基本的計算機操作技能即可。因而多數事業(yè)單位的檔案管理人員多為自理老、傳統檔案管理經(jīng)驗豐富的人員。雖然這類(lèi)管理人員具備過(guò)硬的檔案管理能力，但是信息技術(shù)操作能力不足，無(wú)法滿(mǎn)足信息化管理檔案需要。如利用信息技術(shù)管理檔案的能力不高，影響檔案收集和存放，進(jìn)而影響檔案資料的準確性，使信息技術(shù)難以在事業(yè)單位檔案管理工作中得到發(fā)展。另外，信息化檔案管理系統需要日常維護，對管理人員的計算機能力有更高的要求。

　�。ㄈ�）檔案信息化建設缺少針對性

　　檔案管理信息化建設是一項極具專(zhuān)業(yè)性的工作，它需要以事業(yè)單位的情況為基礎，才能保證檔案管理系統發(fā)揮作用。但是部分事業(yè)單位忽視檔案管理信息化建設的特殊性，根據“拿來(lái)主義”原則生搬硬套其它單位的經(jīng)驗，把其它部門(mén)檔案管理方式應用于本單位檔案管理信息化建設工作中，導致的檔案管理信息化建設缺少針對性，浪費單位的資源。對影響檔案管理信息化建設工作帶來(lái)不利影響，并影響檔案管理信息系統的作用。

　�。ㄋ模�檔案信息化管理工作漏洞多

　　由于檔案管理信息系統建設和維護過(guò)程中存在的問(wèn)題，事業(yè)單位的檔案管理信息化程度較低，對于檔案信息化操作的各種手法及流程不熟，檔案管理操作容易出現差錯，導致檔案損壞，造成數據丟失。

　　二、加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設的對策

　�。ㄒ唬┺D變思想觀(guān)念

　　事業(yè)單位領(lǐng)導及工作人員需要正確認識檔案管理信息系統的地位和作用，重視系信息化系統建設與投入，引進(jìn)現代化管理設備，完善信息系統軟件和硬件設施，保證檔案管理設備齊全、充足，符合信息化管理檔案工作要求。依據科學(xué)有序原則存放不同門(mén)類(lèi)和不同載體的檔案，方便日常查找使用，保證突發(fā)情況即使搶救檔案。建立全文數據庫和多媒體數據庫，有條件的事業(yè)單位還應建立規范化電子檔案接受系統，方便對各類(lèi)型檔案進(jìn)行數字化錄入和管理，也方便事業(yè)單位實(shí)現電子化查詢(xún)檔案的全文信息，提供信息系統的服務(wù)效率和質(zhì)量。

　�。ǘ�）提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

　　對檔案管理信息化建設而言，提高管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對推進(jìn)檔案管理信息化建設具有重要的作用。首先，重點(diǎn)提高管理人員的計算機水平、信息化管理檔案的工作技能以及綜合素質(zhì)的，培養符合實(shí)際工作需求的人才。事業(yè)單位也需要從思想上重視檔案管理工作，樹(shù)立信息化管理檔案的意識，讓所有工作人員重視信息化檔案管理以及信息化管理檔案應注意的事項。最后，加強檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)能力考核，建立科學(xué)的績(jì)效考核制度，激發(fā)工作人員自我提高的意識，主動(dòng)完善技能，使個(gè)人能力符合崗位要求，符合單位檔案管理信息化建設要求。

　�。ㄈ�）加強檔案管理信息系統軟件開(kāi)發(fā)

　　對于盲目套用檔案管理信息系統行為，需要開(kāi)發(fā)完善檔案管理工作所需的硬件設備與開(kāi)發(fā)好適合本事業(yè)單位檔案管理的應用軟件工作同步進(jìn)行，互相配合。如制定符合本單位發(fā)展的檔案管理信息化總體規劃，結合本單位實(shí)際人才信息需求，建設符符合本單位檔案管理工作需求的管理模式的，提高的檔案管理系統的靈活性和可擴展性，使檔案管理信息系統能夠根據本單位檔案管理工作需求變化而調整。

　�。ㄋ模┲贫�檔案信息化管理制度

　　檔案管理信息化建設不僅是資金、人才投入，還需要建立一套符合本單位的信息化管理制度和流程，根據流程對檔案管理工作加以規范和控制。如每個(gè)部門(mén)的日常工作流程涉及的信息、檔案存在較大的差別，事業(yè)單位可要求各個(gè)部門(mén)根據工作需要設立不同的信息資源庫，方便部門(mén)內部檔案和信息快速共享、流通，工作人員可根據需要快速查詢(xún)獲取目標檔案，提高檔案管理系統的針對性和實(shí)用性�？茖W(xué)有效的管理制度和操作流程減少操作錯誤，避免檔案受損造成檔案丟失。

　　三、結語(yǔ)

　　事業(yè)單位需要充分利用信息技術(shù)，抓住信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的便利，積極推動(dòng)檔案管理信息化建設工作。同時(shí)事業(yè)單位也需要充分認識信息技術(shù)給檔案管理工作帶來(lái)的問(wèn)題以及應用信息技術(shù)管理檔案后產(chǎn)生的新問(wèn)題，從軟件和硬件設備、人員、管理制度多個(gè)層面分析檔案管理信息化建設中存在問(wèn)題，結合本單位情況完善的檔案管理信息化建設，充分發(fā)信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用。

　　【參考文獻】

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