企業(yè)檔案數字化管理研究論文

　　摘要：近些年來(lái)，現代信息技術(shù)不斷發(fā)展，應用范圍也越來(lái)越廣泛，已經(jīng)對現代經(jīng)濟社會(huì )的發(fā)展產(chǎn)生了很大的影響。當前，任何企業(yè)要實(shí)現現代化，在日益激烈的市場(chǎng)競爭中獲得生存，謀求發(fā)展，就需要實(shí)現信息化。因此，對于企業(yè)檔案管理來(lái)說(shuō)，應當由過(guò)去傳統實(shí)體保管向數字化管理方向轉變。本文筆者將結合自身檔案管理工作經(jīng)驗，就如何進(jìn)行企業(yè)檔案數字化管理進(jìn)行深入探討，以期能促進(jìn)企業(yè)檔案的管理水平的提升。

　　關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；數字化管理

　　一、企業(yè)檔案數字化管理的意義

　�。ㄒ唬┯欣�于實(shí)現對企業(yè)檔案的科學(xué)保管和有效利用

　　在我國的很多企業(yè)中，在進(jìn)行企業(yè)檔案管理時(shí)所采用的依然是過(guò)去傳統的管理模式，主要是通過(guò)紙質(zhì)的檔案管理模式，對檔案的長(cháng)期保存和使用極為不利。而通過(guò)采用數字化管理模式，能夠是檔案管理工作的效率和質(zhì)量大大提高，這是因為傳統企業(yè)檔案管理模式下，檔案管理人員或企業(yè)管理人員在重復借閱檔案，會(huì )使檔案受到一定損害，不僅對企業(yè)檔案的保存不利，而且也不能做好企業(yè)檔案管理工作�，F如今，企業(yè)檔案使用的次數越來(lái)越多，如果依舊采用傳統的紙質(zhì)檔案管理模式，已經(jīng)很難滿(mǎn)足檔案使用者的實(shí)際需求了，必須采用數字化管理模式，這樣一方面能夠為檔案使用提供方便，另一方面又能有效解決檔案存儲困難的問(wèn)題。

　�。ǘ�）有利于促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升

　　在激烈的市場(chǎng)競爭環(huán)境下，企業(yè)只有通過(guò)落實(shí)有效改革，才有可能獲得較好的發(fā)展。要確保改革能夠得到及時(shí)有效地落實(shí)，就必須通過(guò)企業(yè)檔案登記各種行之有效的新型管理方式。當前傳統檔案管理模式已經(jīng)不能滿(mǎn)足實(shí)際需求了，必須采用數字化檔案管理模式，這樣企業(yè)就能夠及時(shí)準確的將改革或檔案管理模式在檔案中進(jìn)行記錄，以備后期取用。采用數字化檔案管理模式，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的提升，同時(shí)還能及時(shí)發(fā)現企業(yè)檔案管理不足，并采取相應的改進(jìn)措施，提高企業(yè)整體管理水平。

　　二、企業(yè)檔案數字化管理的對策與建議

　�。ㄒ唬┘訌娖髽I(yè)檔案數字化建設

　　要想加強企業(yè)檔案數字化管理建設，一方面應做好檔案數字化創(chuàng )建工作，另一方面，還要實(shí)現檔案信息資源網(wǎng)絡(luò )化。首先，企業(yè)檔案室必須能夠對各類(lèi)信息軟件進(jìn)行合理利用，既要做好檔案立卷歸檔和著(zhù)錄標引工作，又要專(zhuān)門(mén)建立相應的數據庫，為計算機文件資料管理和查詢(xún)提供方便，從而更好地開(kāi)展檔案管理工作。其次，企業(yè)檔案室應該在企業(yè)內部實(shí)現區域內聯(lián)網(wǎng)，與相關(guān)企業(yè)進(jìn)行互聯(lián)，實(shí)現檔案信息的網(wǎng)絡(luò )化，以達到資源共享的目的。

　�。ǘ�）建立完善的企業(yè)檔案數據管理庫

　　一方面，建立檔案目錄數據庫，主要建立企業(yè)檔案資料類(lèi)別，并將檔案名稱(chēng)內容錄入到計算機中去，這樣就能在計算機中建立完善的檔案目錄數據庫。目錄數據庫建立完成之后，企業(yè)員工就可以很便利的查詢(xún)到香港檔案資料，同時(shí)也便于企業(yè)檔案管理。另一方面，建立檔案狀態(tài)數據庫。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )傳輸渠道，將企業(yè)信息與相關(guān)資料錄入檔案狀態(tài)數據庫，以實(shí)現數據庫的實(shí)時(shí)更新，這樣企業(yè)檔案使用者就能夠及時(shí)查詢(xún)到最新檔案數據信息。同時(shí)，還能讓檔案管理人員擁有更多的時(shí)間對各種檔案信息進(jìn)行準確分類(lèi)，并歸檔到相應的檔案庫中，從而讓檔案數字化管理工作更加具有條理性。

　�。ㄈ�）全面落實(shí)檔案管理制度

　　長(cháng)期從事檔案管理工作，筆者深知工作時(shí)間長(cháng)、處理繁瑣是檔案管理工作的明顯特點(diǎn)，企業(yè)領(lǐng)導應當給予足夠重視，員工應該給予適當支持，這樣才能為檔案管理制度落實(shí)，企業(yè)檔案管理水平的提升創(chuàng )造條件。一是建立完善的企業(yè)檔案管理部門(mén)制度，確保部門(mén)管理具有穩定性。二是檔案管理數字化工作需要應用多種現代化科技，這往往需要強有力的經(jīng)濟支撐，引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設備，以實(shí)現對企業(yè)檔案的數字化管理。因此，企業(yè)方面應當努力為檔案管理工作創(chuàng )造有利的物質(zhì)環(huán)境，加快檔案資金管理制度完善，為檔案管理提供資金與政策支持。第三，企業(yè)必須對檔案管理人員進(jìn)行合理配置，建立健全檔案數字化管理人員制度，同時(shí)還應盡可能地降低檔案管理人員隊伍的流動(dòng)性，保持人員穩定。

　�。ㄋ模�強化負責人對檔案管理的重視程度

　　要想讓企業(yè)負責人對檔案數字化管理工作給予足夠的重視，可以從以下幾個(gè)方面著(zhù)手采取有效的措施。首先，加強檔案管理人員隊伍建設。要想盡可能地進(jìn)行數字化管理建設，企業(yè)高層就必須重視建立專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員隊伍，通過(guò)加強工作培養，專(zhuān)業(yè)管理人員的配備，來(lái)促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平提升。其次，企業(yè)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )、獵頭公司或者熟人推薦等各種方式向社會(huì )招聘優(yōu)秀的檔案管理人員，為檔案管理人員隊伍注入新鮮血液，同時(shí)對在崗的檔案管理人員，應當加強培訓，提高他們的職業(yè)素養，從而促進(jìn)其檔案數字化管理水平的提升。最后，企業(yè)負責人應當奔走于各部門(mén)之間，加強部門(mén)關(guān)系協(xié)調，這樣能夠讓檔案管理部門(mén)能夠獲得其他部門(mén)的幫助，為檔案收集、整理等工作提供方便。因此，就需要配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，能夠使部門(mén)關(guān)系協(xié)調，對工作進(jìn)行合理安排，讓各部門(mén)都能對檔案管理工作提供支持，對檔案管理工作表示配合，方便檔案管理部門(mén)獲取運營(yíng)資料，以便更好地進(jìn)行整理歸檔，從而提高檔案數字化管理水平。

　　三、結束語(yǔ)

　　通過(guò)采用數字化管理模式，能夠有效提高企業(yè)檔案管理水平，以滿(mǎn)足新時(shí)期檔案管理水平的需求。在當前這種日益競爭的市場(chǎng)環(huán)境下，企業(yè)要想獲得生存，謀求發(fā)展，就必須加強企業(yè)檔案數字化建設、建立完善的企業(yè)檔案數據管理庫、全面落實(shí)檔案管理制度以及強化負責人對檔案管理的重視程度，促進(jìn)企業(yè)管理水平提升，從而讓企業(yè)獲得更好地發(fā)展。

　　參考文獻：

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