BT項目檔案管理模式的研究論文
BT（BuildTransfer）即“建設—移交”，是項目建設領(lǐng)域采用的一種投資建設模式，項目發(fā)起人通過(guò)與投資者簽訂合同，由投資者負責項目的融資、建設，并在規定時(shí)限內將竣工后的項目移交項目發(fā)起人，項目發(fā)起人根據簽訂的回購協(xié)議分期向投資者支付項目總投資的過(guò)程。BT模式是隨著(zhù)我國經(jīng)濟體制改革的深入推進(jìn)，在項目投融資建設領(lǐng)域出現的一種新的建設管理方式。與普通的建設項目相比，BT模式建設項目在管理體制、工作流程、運行模式等方面有自身特點(diǎn)，其檔案管理工作面臨諸多新的問(wèn)題。為此，遼寧省檔案局牽頭開(kāi)展了“BT項目檔案管理模式的研究與實(shí)踐”課題研究工作，有效地解決了BT項目檔案管理責任主體不明確、業(yè)務(wù)指導不對稱(chēng)、檔案安全保管及信息化建設等一系列問(wèn)題，為BT項目檔案管理提出行之有效的解決方案。該課題榮獲2016年度國家檔案局優(yōu)秀科技成果二等獎。研究成果
1.明確監管職責，建立監管模型
BT項目各方在項目檔案管理工作方面的監管職責為：(1)項目發(fā)起人負總責，承擔BT項目檔案規章制度制定、監督、指導工作，負責項目前期文件的收集、整理以及全部項目檔案的最終接收工作。(2)BT項目投資方負責投融資過(guò)程、施工準備文件的收集、整理工作，負責各參建單位施工過(guò)程、竣工階段、回購期間形成檔案的監督、指導工作，以及回購前項目檔案的接收、保管工作。(3)臨時(shí)機構如征地拆遷辦公室、建設指揮部、BT項目管理辦公室等負責工作過(guò)程中形成文件的收集、整理工作。(4)勘察設計單位負責收集、整理勘察及設計過(guò)程中形成的設計文件。(5)施工單位負責本單項（單位或標段）工程施工過(guò)程、竣工文件等收集、整理工作。(6)監理單位負責收集、整理監理過(guò)程中形成的監理文件，同時(shí)履行審核項目竣工文件的完整、準確和案卷質(zhì)量等情況的職責。
2.建立文件質(zhì)量控制體系組織、機構控制
BT項目相關(guān)方要明確分管領(lǐng)導和部門(mén)，建立相應的檔案管理機構，配備必要的專(zhuān)（兼）職檔案人員，形成項目發(fā)起人、BT項目投資方、BT項目公司以及施工、監理等多級項目檔案管理網(wǎng)絡(luò )。如圖2所示。制度控制。制定檔案人員崗位責任制，將責任細化分解，落實(shí)到人；制定BT項目文件收集、整理、歸檔、保管、借閱等制度，以及照片、電子、光盤(pán)等不同載體文件的管理制度；將檔案管理納入項目建設基本程序和合同管理。過(guò)程控制。在項目前期、設計、施工等各階段，要針對項目立項、批復、審查備案、勘察設計、施工、監理等過(guò)程中形成的文件材料進(jìn)行收集，確保每一事項文件齊全，確保施工文件收集與施工過(guò)程同步進(jìn)行。結果控制。BT項目完工，施工單位應將自己承擔的單位工程或單項工程的施工過(guò)程文件材料在收集齊全、整理規范后，向BT項目公司歸檔；BT項目竣工，要啟動(dòng)竣工檔案驗收程序，重點(diǎn)對BT項目形成的各種形式和載體（音像、電子）檔案的完整準確、真實(shí)有效以及簽章手續等進(jìn)行驗收；BT項目回購結束后，BT項目公司要將項目檔案按照要求向項目發(fā)起人或其指定單位完整移交。
3.提出驗收移交辦法交工驗收
BT項目交工驗收之前，BT項目發(fā)起人邀請第三方對BT項目投資方、BT項目公司等形成的檔案進(jìn)行綜合評估，對評估中提出的問(wèn)題進(jìn)行整改后方可進(jìn)行交工驗收。交工驗收由項目發(fā)起人組織，被驗收的主體為BT項目投資方及參建方項目檔案。檔案驗收。BT項目檔案的驗收工作應在BT項目竣工驗收之前3個(gè)月內完成，由項目發(fā)起人按照項目管理審批（核準、備案）的權限向相應的檔案行政管理部門(mén)提出申請，檔案行政管理部門(mén)負責組織檔案驗收。沒(méi)有通過(guò)檔案驗收的BT項目不得進(jìn)行BT項目的竣工驗收。移交時(shí)間。BT項目交工驗收后的3個(gè)月內,由BT項目公司將項目檔案移交給項目發(fā)起人或其指定的使用單位。創(chuàng )新點(diǎn)
1.引入第三方評估
第三方評估的核心意義在于客觀(guān)、權威、公正和獨立，可以在BT項目檔案管理上集中檔案專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢、人才優(yōu)勢及項目管理的經(jīng)驗優(yōu)勢，確保BT項目檔案評估的權威性；引入第三方評估，是檔案行政管理部門(mén)轉變職能的需要，能夠有效地避免檔案行政管理部門(mén)既當裁判員又當運動(dòng)員的現象，凸顯檔案部門(mén)著(zhù)力轉變職能，實(shí)現“放管服”的有效舉措。第三方對BT項目檔案工作評估包括以下內容：一是檔案管理體制。即是否建立了與實(shí)際工作相適應的檔案管理部門(mén)，是否對各門(mén)類(lèi)載體的檔案實(shí)行了集中統一管理，是否建立相應的檔案管理網(wǎng)絡(luò )等。二是規章制度的建立。即是否建立了與BT項目建設相適應的檔案管理制度、檔案業(yè)務(wù)規范，是否有完善的檔案管理措施。三是項目檔案的規范化管理情況即項目檔案的分類(lèi)方案是否科學(xué)、準確，組卷方法及卷內文件材料的排列是否規范有序等。四是項目檔案的完整、準確、系統及案卷質(zhì)量。即歸檔的各種門(mén)類(lèi)和載體的文件材料是否齊全，書(shū)寫(xiě)材料是否符合檔案的保管要求，保管期限劃分是否準確等。
2.制定《BT項目檔案管理規范》和《BT項目文件歸檔范圍和檔案保管期限表》
《BT項目檔案管理規范》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《規范》），明確了BT項目檔案工作原則，即對BT項目檔案工作實(shí)行統一領(lǐng)導、集中協(xié)調，統一標準、集中監管，統一管理、集中交付的檔案管理原則，并對組織體系構建、參建各方檔案管理職責及檔案工作人員職責，予以明確�！兑幏丁穼T項目檔案工作的控制、檔案管理方式方法給出解決方案。BT項目檔案工作的要求應列入BT項目的“四制”（即：項目法人制、招投標制、監理制、合同制）管理之中。BT項目雙方應在合同中明確BT項目檔案移交的套數，BT項目檔案案卷質(zhì)量，檢索工具編制要求，項目檔案數字化質(zhì)量要求，檔案移交的時(shí)間、方式，以及保證金和違約責任等內容，并實(shí)行檔案案卷質(zhì)量責任終身制。BT項目投資方、BT項目公司以及各施工單位、監理單位要建立歸檔文件材料責任者填寫(xiě)法人名稱(chēng)制度、重要合同法人簽章制度。BT項目檔案的匯總由項目發(fā)起人負責進(jìn)行或組織。
3.提出大數據環(huán)境下BT項目檔案信息化解決方案
課題就檔案工作如何在BT管理自動(dòng)化平臺上遵循項目建設和信息系統的規律來(lái)實(shí)現電子文件和電子檔案的管理，提出由項目發(fā)起人應用云計算、新型圖文、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構建檔案大數據平臺，建設工程建設檔案信息化標準體系，開(kāi)發(fā)建設項目檔案信息化管理系統，實(shí)現與建設項目管理系統、OA辦公系統、政務(wù)網(wǎng)的無(wú)縫對接。提供工程圖紙檔案數字化管理和工程圖文電子資源庫建設及解決方案，搭建信息的云存儲、云利用平臺。應用情況和推廣前景《BT項目檔案管理規范》《BT項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》是BT項目檔案工作的監管方法和具體實(shí)施的規范，它涵蓋BT模式建設項目實(shí)施的全過(guò)程，解決了BT模式下建設項目檔案工作組織管理、文件控制、歸檔移交、專(zhuān)項驗收等一系列問(wèn)題，具有可操作性、指導性和前瞻性，填補了國內檔案界在BT模式建設項目檔案工作方面的空白。相關(guān)辦法的制定，必將推動(dòng)BT模式下建設項目檔案管理工作的規范化和標準化進(jìn)程，使BT模式的建設項目檔案工作有章可循。該課題研究成果對遼寧地區乃至全國的BT項目檔案工作的開(kāi)展具有指導意義。BT項目檔案管理模式的研究與實(shí)踐，是新型投資方式檔案管理的有效探索，對于BT項目檔案管理提供了依據，同時(shí)對以PPP（公共私營(yíng)合作制）、BOT（建設—運營(yíng)—移交）等為代表的新型投資方式檔案管理具有借鑒意義。
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