檔案數字化管理體系建設研究論文

　　摘要：隨著(zhù)我國信息技術(shù)的發(fā)展，檔案數字化管理體系的建設工作已經(jīng)取得了很大進(jìn)步，檔案管理工作的效率及工作的準確性得到了大幅度上升。但在數字化管理體系建設的過(guò)程中還存在一些問(wèn)題，本文就這些問(wèn)題、電子檔案文件級著(zhù)錄難點(diǎn)、對策方面的內容進(jìn)行分析，以期對檔案管理工作及著(zhù)錄工作的開(kāi)展提供一些幫助。

　　關(guān)鍵詞：檔案；數字化管理；體系建設

　　信息技術(shù)的不斷發(fā)展對檔案數字化管理體系的建設提供了更多支持，然而在實(shí)際工作的開(kāi)展過(guò)程中還存在一些問(wèn)題。深度整理已成為電子檔案管理工作中的重要組成部分，電子檔案文件級著(zhù)錄工作的重要性逐漸得到提高，對整理效果以及服務(wù)效率產(chǎn)生了巨大影響�；�于此，欲使檔案管理的服務(wù)質(zhì)量得到提升，需要切實(shí)落實(shí)電子檔案深度整理工作和文件級著(zhù)錄工作，下面對相關(guān)工作進(jìn)行闡述了分析。

　　1電子檔案文件級著(zhù)錄難點(diǎn)分析

　　1.1著(zhù)錄規則具有極強的系統性

　　目前，我國紙質(zhì)檔案著(zhù)錄標準較為完善，電子檔案著(zhù)錄方面有所欠缺，為了更好的應對電子檔案文件級著(zhù)錄工作，管理人員需要對著(zhù)錄規則系統性方面的要求進(jìn)行明確，對相應的規則體系進(jìn)行建設和完善�，F階段，電子檔案著(zhù)錄工作中存在的問(wèn)題也均是由規則體系的不完整所導致的。

　　1.2來(lái)源方面存在問(wèn)題

　　對電子檔案著(zhù)錄工作而言，文件背景信息及來(lái)源具有重要作用。來(lái)源背景、文檔結構、內容格式、原文等內容均包含在電子檔案的著(zhù)錄信息內，同時(shí)文件利用與查找的方法之間的關(guān)系也是其中的重要組成部分。如今，文檔系統與背景信息一類(lèi)的內容和電子檔案產(chǎn)生較大的關(guān)聯(lián)，甚至其本身也具有極其重要的地位，雖然大部分的電子文件可以簡(jiǎn)單的獲取來(lái)源信息，但也存在一些電子文件的來(lái)源復雜（多個(gè)人或多個(gè)機構），即使來(lái)源相同的文件也可能出現分散的情況。目前在電子檔案著(zhù)錄體系中，關(guān)聯(lián)信息、背景資料、生成者的著(zhù)錄工作還存在較高的重復性，對檢索工具與著(zhù)錄文件進(jìn)行重復操作時(shí)便會(huì )造成共享功能的浪費。

　　1.3在格式方面的項目設置復雜程度較高

　　電子檔案結構中沒(méi)有過(guò)多的著(zhù)錄項目，管理人員需要對結構載體特征、規格、類(lèi)型標識等內容進(jìn)行著(zhù)錄，同時(shí)需要將字節、字符一類(lèi)的邏輯格式內容進(jìn)行著(zhù)錄，對于程序文檔方面，應將編程語(yǔ)言與版本一類(lèi)的信息進(jìn)行著(zhù)錄。但目前對電子檔案的產(chǎn)生系統方面未能提出相應的著(zhù)錄規范及要求，文件名、系統、軟件甚至硬件環(huán)境方面的情況均包含在著(zhù)錄工作中。

　　2解決電子檔案文件級問(wèn)題的對策

　　2.1搭建軟件平臺，為文件級著(zhù)錄工作奠定堅實(shí)基礎

　　管理人員對電子檔案文件級著(zhù)錄時(shí)，若想使著(zhù)錄工作的水平有所提升，需要結合現代化的信息技術(shù)和數字技術(shù)，對著(zhù)錄及管理工作進(jìn)行完善。通過(guò)對文件級著(zhù)錄軟件平臺的搭建，可以使后續的著(zhù)錄工作按部就班。一些電子檔案的易變性較高，需要經(jīng)常對其進(jìn)行更新或調整，因此著(zhù)錄工作靈活性較強，若想使電子檔案的應用價(jià)值、實(shí)用價(jià)值得到保障，提高其準確性，管理人員需要通過(guò)動(dòng)態(tài)的方式完成著(zhù)錄工作，進(jìn)而對傳統著(zhù)錄工作中的靜態(tài)性質(zhì)進(jìn)行調整和改變，實(shí)現多維度的實(shí)時(shí)著(zhù)錄。電子檔案文件級著(zhù)錄軟件平臺的搭建可以對上述問(wèn)題進(jìn)行有效的處理和解決，對全程著(zhù)錄方面工作的實(shí)現具有較高的價(jià)值和意義，并且這種方式可以確保管理人員在各個(gè)時(shí)期能夠更好地控制電子檔案信息，對著(zhù)錄工作進(jìn)行實(shí)時(shí)調整，并將背景信息以及檔案內容當作基礎，促進(jìn)深度整理工作的開(kāi)展，最終使著(zhù)錄工作的效率得到提升，對檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生更多積極的影響。

　　2.2明確著(zhù)錄標準與規范，促進(jìn)多級著(zhù)錄工作的開(kāi)展

　　管理人員需要做好信息資源方面的控制工作，這也是電子檔案文件級著(zhù)錄方面的重要要求和內容，對其屬性進(jìn)行分析，可以將其歸類(lèi)于智力控制。為了使人們可以對電子檔案文件進(jìn)行高效的利用，發(fā)揮其最大價(jià)值，人們需要對文件級著(zhù)錄工作更加重視，進(jìn)而促進(jìn)電子檔案資源的共享。若想實(shí)現深度整理，人們需要對著(zhù)錄標準與規范方面的內容進(jìn)行明確，同時(shí)制定出相應的多級著(zhù)錄規則，最終使規則趨于完整和完善。此外，人們需要對著(zhù)錄細則進(jìn)行明確，這樣在出現著(zhù)錄方面的問(wèn)題時(shí)，可以依據細則內容對其進(jìn)行處理。我國標準規范的制訂人員要對國際標準進(jìn)行研究，完善我國的規則的不足之處。為了使不同級別的實(shí)體管理方面的內容可以由電子檔案文件進(jìn)行明確的表達，管理人員需要提高電子檔案管理的工作效率，為著(zhù)錄工作的開(kāi)展奠定堅實(shí)的基礎。在對多級著(zhù)錄規范和標準進(jìn)行明確時(shí)，需要對社會(huì )理論原則方面的內容進(jìn)行考慮，對實(shí)際的工作情況進(jìn)行考慮，最終形成特有的著(zhù)錄系統及結構，使其可以獨立對著(zhù)錄問(wèn)題進(jìn)行處理，促進(jìn)著(zhù)錄工作效率的提高。

　　2.3外包模式及管理工作的細化分析

　　管理人員在對電子檔案進(jìn)行管理時(shí)，需要將多級著(zhù)錄方面的管理工作以及外包模式進(jìn)行分解，換言之，管理人員不僅需要對電子檔案進(jìn)行標準、規范的管理，同時(shí)還應對自身的服務(wù)水平進(jìn)行提升，使電子檔案配置工作變得更加科學(xué)合理，提高電子檔案資源的利用程度。管理人員需要對設備、資金以及人員方面進(jìn)行合理調配，通過(guò)有效的管理手段對其進(jìn)行管理，對操作模式以及外包條件進(jìn)行規范化處理，最終使著(zhù)錄管理及外包模式的工作效率得到提升。

　　主要參考文獻：

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