實(shí)體檔案和電子檔案的安全管理論文

　　［摘要］檔案安全是檔案管理的核心內容，無(wú)論是最初的實(shí)體檔案、隨網(wǎng)絡(luò )技術(shù)發(fā)展應運而生的電子檔案，還是以后可能形成的其他形式檔案，安全管理的重要性都不可小視。實(shí)體檔案和電子檔案的安全，是檔案工作未來(lái)發(fā)展的重中之重。

　　［關(guān)鍵詞］檔案管理；檔案安全；實(shí)體檔案；電子檔案

　　檔案指國家機構、企業(yè)社會(huì )組織和個(gè)人從事各項經(jīng)濟社會(huì )活動(dòng)直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像等不同載體的歷史記錄。檔案是歷史的真實(shí)記錄和全面反映，是積累和傳播知識的重要載體，是開(kāi)展科學(xué)研究和工作的可靠依據，是規范管理的基礎，是建立信用的工具，是維護團體和個(gè)人權益的重要保障，更是推動(dòng)科學(xué)文化發(fā)展的根本。檔案的安全是檔案管理的核心，能否安全有效管理實(shí)體及電子檔案是發(fā)揮檔案作用的關(guān)鍵。只有完整、真實(shí)、準確地收集有價(jià)值的檔案，規范、合理地保管和保存原始檔案，科學(xué)地分類(lèi)并做好登記工作，才能最大限度地發(fā)掘利用檔案的價(jià)值。

　　一、實(shí)體檔案的特點(diǎn)及安全管理

　�。ㄒ唬�實(shí)體檔案的特點(diǎn)

　　實(shí)體檔案相對電子檔案而言，實(shí)體檔案專(zhuān)業(yè)性強。實(shí)體檔案記錄著(zhù)具有不同專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的內容，要保證實(shí)體檔案完整，檔案管理人員必須具有全面的業(yè)務(wù)知識，科學(xué)管理檔案。實(shí)體檔案具有成套性。實(shí)體檔案涵蓋了記錄社會(huì )活動(dòng)的全部?jì)热�，不僅僅是某段文字記錄、某張照片、某段音像資料，必須按照檔案工作程序成套管理、成套利用。實(shí)體檔案形式多樣，有文字檔案（紙質(zhì)、簡(jiǎn)帛、簡(jiǎn)牘、石刻、甲骨、陶文等）、照片檔案、膠片式檔案、標本實(shí)物等，這是實(shí)體檔案最顯著(zhù)特點(diǎn)。

　�。ǘ�）實(shí)體檔案的安全管理

　　要堅持常規安全管理。根據檔案的性質(zhì)，合理采取流水排架、分類(lèi)排架或綜合排架，對檔案進(jìn)行存放。檔案館（室）除了最基本的“八防”措施：防盜、防火、防水、防蟲(chóng)、防潮、防霉、防光、防塵，還要根據材質(zhì)不同，有針對性地分類(lèi)進(jìn)行溫度、濕度的監控，減少環(huán)境因素對檔案的侵蝕。定期對庫房進(jìn)行全面檢查，對老化、破損、褪色、霉變等受損的實(shí)體檔案，需要利用科學(xué)手段及時(shí)進(jìn)行搶救，并對檔案數字化信息進(jìn)行異地、多地、多材質(zhì)備份。檔案工作人員須對珍貴、重要的檔案進(jìn)行復制，并用復制件代替原件提供利用。要執行檔案安全借閱制度。要做好全面、系統、安全地保存檔案資料，建立有序、完整的檔案制度，制定完善的借閱登記、利用效果登記和及時(shí)歸卷的程序；檔案一般只限于檔案閱覽室內使用，確需借出者，應嚴格履行借閱手續，并自覺(jué)遵守借閱時(shí)間，按期歸還。完善檔案、人員出入庫登記制度，定期清點(diǎn)核對，做到出入庫登記與檔案實(shí)體相符，確保檔案去留有跡可循。要樹(shù)立高度的安全管理意識。這是檔案安全管理的重要因素。保證館藏檔案的完整、安全，杜絕一切檔案介質(zhì)和檔案內容的損毀、丟失、泄密事件的發(fā)生，是檔案工作的永久主題。工作人員在檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計等每個(gè)環(huán)節都要認真、細致，維護好檔案的完整。維護安全不僅力求檔案本身不受損壞，盡量延長(cháng)檔案的壽命，還要保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。檔案管理人員不只是對檔案進(jìn)行收集、登記的簡(jiǎn)單工作，要掌握大量的檔案保存、修復知識，會(huì )利用現代化的信息技術(shù)使檔案在安全的前提下發(fā)揮最大的社會(huì )價(jià)值。要加強檔案安全體系等建設。要全面開(kāi)展檔案安全體系的建設。加強檔案管理體系的理論研究；執行相關(guān)國家政策和法律法規；做好人員、技術(shù)、經(jīng)濟保障等。檔案安全工作，實(shí)行總監負責制，領(lǐng)導重視全員參與，專(zhuān)人負責；并與上級檔案管理體系保持高度一致，與同一層次的檔案管理機構做好協(xié)調和配合，避免出現銜接松散、管理縫隙和漏洞。

　　二、電子檔案的特點(diǎn)及安全管理

　�。ㄒ唬╇娮訖n案的特點(diǎn)

　　電子檔案，是指通過(guò)計算機磁盤(pán)等設備進(jìn)行存儲，與紙質(zhì)檔案相對應，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案的產(chǎn)生，使檔案工作方式、安全管理的對象、安全設施及技術(shù)設備都在發(fā)生變化。檔案以電子文件形式歸檔、保存、管理、應用正成為檔案工作的重要組成部分。電子檔案有其自己的特點(diǎn)。操作便捷，效率提升。在檔案歸檔時(shí)形成的電子文件，按照檔案管理規范將其增加、刪除、修改等都很方便，并且改后不留任何痕跡，確保檔案頁(yè)面的整潔。與其文件處理系統融合可使檔案目錄信息自動(dòng)生成，大大降低了檔案管理人員的工作量，提升工作效率。傳遞快捷、實(shí)現資源共享。電子檔案的處理環(huán)境是計算機和網(wǎng)絡(luò )終端，為此不受時(shí)間和空間的限制。存儲空間小，容量無(wú)限大。電子檔案占據極少量空間，幾乎無(wú)重量和體積可言。表現形式多樣、全面、形象、生動(dòng)、安全。[1]

　�。ǘ�）電子檔案的安全管理

　　自然災害、電磁干擾、電源故障、設備被盜被毀及人為操作失誤等多種因素仍時(shí)刻威脅著(zhù)檔案的安全，但電子檔案的安全威脅還不僅于此。電子檔案在網(wǎng)絡(luò )環(huán)境中傳播和存儲的過(guò)程中，每個(gè)步驟都有可能存在一些安全漏洞，造成檔案泄密、信息被竊取、被改寫(xiě)或被刪除等嚴重后果。在電子檔案安全系統中，應該準備好預防方案和緊急應對的方法，加快構建應急檔案的長(cháng)效機制，以保證檔案信息的安全性。[2]電子檔案安全管理，首先在于人員的管理。必須提高檔案管理人員的責任心和思想覺(jué)悟，加強其對檔案安全的重要性教育。在檔案信息公開(kāi)前，必須防范任何可能蓄意或者非蓄意的人為疏失。有人員變動(dòng)時(shí)，必須使其在有效的管控范圍，避免檔案信息意外流出。對于利用檔案信息者，先要確認其身份，并確定其已獲得一定范圍電子檔案的使用權，在工作人員的管控下進(jìn)行電子檔案的瀏覽、使用和復制。并嚴格規定存儲介質(zhì)的使用范圍，杜絕病毒感染的渠道和通過(guò)存儲介質(zhì)泄密的可能。為了保障電子檔案的唯一性和真實(shí)性，電子檔案的內容須預先進(jìn)行加密處理。在完善的合作存取控制下，防止在電子檔案的借閱和利用過(guò)程中造成檔案信息的遺失。電子檔案存儲設備必須存放在加密管理的機房?jì)�，只允許指定負責人員進(jìn)入。檔案工作，是維護黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是為社會(huì )、企業(yè)提供現代化建設史料研究，開(kāi)展各項工作的根據和條件。隨著(zhù)科技的發(fā)展，檔案的形式和管理方法都在不斷發(fā)生著(zhù)變化。

　　電子檔案只是在檔案的發(fā)展變化中出現的新的形式，也存在著(zhù)它的有限性和安全問(wèn)題。如何科學(xué)、合理地將實(shí)體檔案與電子檔案的管理相結合，充分發(fā)揮各自的優(yōu)勢，是值得檔案管理人員思考的問(wèn)題。檔案工作者肩負著(zhù)“為黨管檔、為國守史”的歷史重任，應始終把保障檔案安全放在十分重要的位置，合理構建三維檔案安全管理系統，主動(dòng)適應新形勢，提升檔案安全保障的能力，及時(shí)采取更加有效的安防措施，切實(shí)保障檔案實(shí)體安全和信息安全。[3]

　　〔參考文獻〕

　　[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統檔案管理的區別[J].管理與財富，2008，（9）：19-20.

　　[2]馮萬(wàn)恒.電子檔案與傳統檔案管理上的差異[J].蘭臺世界，2005，（4）：52-54.

　　[3]趙鵬.從檔案安全體系建設的角度看檔案保護[J].中國檔案，2010，（6）:24-25.

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